會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)化撰寫與存檔模板一、適用范圍與常見場(chǎng)景本模板適用于企業(yè)內(nèi)部各類會(huì)議的紀(jì)要撰寫與存檔，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)：同步項(xiàng)目進(jìn)度、解決跨部門協(xié)作問題、明確下一階段任務(wù)；部門協(xié)調(diào)會(huì)：對(duì)接資源分配、流程優(yōu)化、目標(biāo)對(duì)齊等跨部門議題；決策會(huì)議：重要方案評(píng)審、預(yù)算審批、制度修訂等需形成明確結(jié)論的會(huì)議；專題研討會(huì)：針對(duì)特定問題（如技術(shù)難點(diǎn)、市場(chǎng)策略）的深度討論與方案輸出。通過標(biāo)準(zhǔn)化模板，保證會(huì)議信息傳遞準(zhǔn)確、行動(dòng)責(zé)任明確、歷史記錄可追溯，提升會(huì)議效率與管理規(guī)范。二、標(biāo)準(zhǔn)化撰寫流程（分步詳解）（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息提前與會(huì)議主持人確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍（含必到/可選人員）及需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目數(shù)據(jù)、方案草案）。準(zhǔn)備記錄工具與模板電子版：本模板，提前填寫“會(huì)議基本信息”部分（如會(huì)議名稱、日期、地點(diǎn)等），預(yù)留空白區(qū)域供會(huì)中填寫；輔助工具：準(zhǔn)備錄音設(shè)備（需提前征得主持人同意）、思維導(dǎo)圖軟件（梳理討論邏輯）或shorthand符號(hào)（提升記錄速度）。梳理會(huì)議背景與議題關(guān)聯(lián)若會(huì)議為系列會(huì)議（如項(xiàng)目周會(huì)），需回顧上次會(huì)議紀(jì)要中的“行動(dòng)項(xiàng)完成情況”，保證本次會(huì)議討論與前期工作銜接。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息，避免遺漏區(qū)分“討論內(nèi)容”與“結(jié)論/決議”討論內(nèi)容：客觀記錄各方觀點(diǎn)（如“*技術(shù)部認(rèn)為當(dāng)前方案存在數(shù)據(jù)兼容性問題，建議優(yōu)先優(yōu)化接口”），不添加個(gè)人判斷；結(jié)論/決議：明確最終確定的結(jié)論（如“會(huì)議決定暫不調(diào)整方案，由*技術(shù)部在3個(gè)工作日內(nèi)提供兼容性測(cè)試報(bào)告”），需標(biāo)注“決議”“最終確認(rèn)”等關(guān)鍵詞。重點(diǎn)記錄“行動(dòng)項(xiàng)”（ActionItems）行動(dòng)項(xiàng)是會(huì)議紀(jì)要的核心，需包含“任務(wù)描述、負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付物”四要素，示例：任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付物完成Q2營(yíng)銷方案初稿市場(chǎng)部2024-05-20方案PPT（含預(yù)算明細(xì)）協(xié)調(diào)研發(fā)部測(cè)試資源項(xiàng)目經(jīng)理2024-05-15資源協(xié)調(diào)確認(rèn)單若討論中未明確負(fù)責(zé)人或截止時(shí)間，需當(dāng)場(chǎng)提出確認(rèn)，避免模糊表述（如“盡快完成”“相關(guān)負(fù)責(zé)人跟進(jìn)”）。實(shí)時(shí)標(biāo)注“待確認(rèn)事項(xiàng)”對(duì)會(huì)議中暫未達(dá)成一致、需進(jìn)一步討論或核實(shí)的問題，單獨(dú)記錄“待確認(rèn)清單”，會(huì)后及時(shí)跟進(jìn)（如“*財(cái)務(wù)部需確認(rèn)本次活動(dòng)預(yù)算是否包含第三方服務(wù)費(fèi)，下次會(huì)議前反饋”）。（三）會(huì)后整理：24小時(shí)內(nèi)完成初稿與審核補(bǔ)充與核對(duì)信息根據(jù)會(huì)議錄音或筆記，補(bǔ)充遺漏的討論要點(diǎn)、行動(dòng)項(xiàng)細(xì)節(jié)，保證語言簡(jiǎn)潔（避免口語化，如“我覺得”改為“參會(huì)人員認(rèn)為”）；核對(duì)參會(huì)人員名單（含缺席人員及原因）、決議編號(hào)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，與會(huì)議主持人交叉確認(rèn)。結(jié)構(gòu)化排版與標(biāo)注按“會(huì)議基本信息-議程討論要點(diǎn)-決議事項(xiàng)-行動(dòng)項(xiàng)-附件-其他說明”順序排版，使用加粗、編號(hào)（如“1.2.3.”）或符號(hào)（如“●”“-”）提升可讀性；對(duì)重要結(jié)論或緊急行動(dòng)項(xiàng)可添加“【重要】”“【緊急】”標(biāo)簽。分發(fā)與反饋初稿完成后，1小時(shí)內(nèi)發(fā)送給會(huì)議主持人審核，標(biāo)注“【請(qǐng)審閱】并補(bǔ)充遺漏信息”；主持人反饋后，2小時(shí)內(nèi)修訂定稿，按參會(huì)范圍分發(fā)（抄送需知悉的部門/人員，抄送領(lǐng)導(dǎo)需標(biāo)注“抄送：*總經(jīng)辦”）；分發(fā)時(shí)附言：“本紀(jì)要已由*經(jīng)理審閱通過，如有疑問請(qǐng)?jiān)?4小時(shí)內(nèi)反饋，逾期視為確認(rèn)”。（四）存檔管理：保證長(zhǎng)期可追溯電子存檔規(guī)范文件命名格式：“【會(huì)議紀(jì)要】-年份-月份-會(huì)議類型-序號(hào)”，如“【會(huì)議紀(jì)要】-2024-05-項(xiàng)目例會(huì)-001”；存儲(chǔ)路徑：按部門/項(xiàng)目分類，例如“公司檔案-市場(chǎng)部-2024年項(xiàng)目會(huì)議”或“公司檔案-項(xiàng)目-周會(huì)紀(jì)要”；版本控制：僅保留最終定稿版本，避免多版本混淆，若需修改需重新命名并注明“修訂版-日期”。存檔期限與權(quán)限常規(guī)會(huì)議紀(jì)要：保存期限不少于3年，到期前由部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)是否歸檔或銷毀；重大決策會(huì)議紀(jì)要（如戰(zhàn)略調(diào)整、重大投資）：保存期限不少于10年，需至公司檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置“僅部門負(fù)責(zé)人及以上權(quán)限查閱”。紙質(zhì)存檔（可選）涉及合同簽署、制度發(fā)布等需紙質(zhì)確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要，打印后由主持人簽字，交行政部統(tǒng)一歸檔，標(biāo)注“紙質(zhì)歸檔編號(hào)-日期”。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（表格版）【會(huì)議基本信息】項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱（例：項(xiàng)目Q2進(jìn)度推進(jìn)會(huì)）會(huì)議日期（例：2024年5月10日）會(huì)議時(shí)間（例：14:00-16:30）會(huì)議地點(diǎn)（例：3樓第一會(huì)議室/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：））主持人（例：*經(jīng)理）記錄人（例：*助理）參會(huì)人員（例：市場(chǎng)部、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、項(xiàng)目經(jīng)理；共8人）缺席人員及原因（例：*主管——因客戶拜訪請(qǐng)假，已提前提交書面意見）會(huì)議議程1.項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（技術(shù)部）；2.營(yíng)銷方案討論（市場(chǎng)部）；3.資源協(xié)調(diào)（*項(xiàng)目經(jīng)理）；4.下一步計(jì)劃確認(rèn)【議程討論要點(diǎn)】議程序號(hào)議題討論要點(diǎn)參與人員發(fā)言摘要（關(guān)鍵觀點(diǎn)）1.1項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)當(dāng)前開發(fā)階段完成情況、延期風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)技術(shù)部：前端開發(fā)已完成80%，后端接口調(diào)試因第三方數(shù)據(jù)接口問題延期2天，需市場(chǎng)部協(xié)助對(duì)接客戶方獲取測(cè)試數(shù)據(jù)2.1營(yíng)銷方案討論Q2活動(dòng)主題、預(yù)算分配、渠道選擇市場(chǎng)部：建議聚焦“年輕用戶群體”，預(yù)算重點(diǎn)投入短視頻平臺(tái)（占比60%），財(cái)務(wù)部需確認(rèn)預(yù)算是否可上浮10%3.1資源協(xié)調(diào)研發(fā)測(cè)試人力、市場(chǎng)推廣物料支持項(xiàng)目經(jīng)理：需技術(shù)部增派1名測(cè)試工程師（5月15日前到位），*行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)活動(dòng)物料制作（5月18日前交付）【決議事項(xiàng)】序號(hào)決議內(nèi)容決議依據(jù)（對(duì)應(yīng)議程）決策人1后端接口調(diào)試優(yōu)先對(duì)接客戶方測(cè)試數(shù)據(jù)，*技術(shù)部負(fù)責(zé)5月12日前完成議程1.1*經(jīng)理2Q2營(yíng)銷方案預(yù)算按原計(jì)劃執(zhí)行（短視頻平臺(tái)占比60%），*市場(chǎng)部5月14日前提交詳細(xì)媒介排期議程2.1*總經(jīng)辦3技術(shù)部增派1名測(cè)試工程師（工程師），*行政部5月18日前完成活動(dòng)物料制作議程3.1*經(jīng)理【行動(dòng)項(xiàng)（ActionItems）】任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付物狀態(tài)（待執(zhí)行/進(jìn)行中/已完成）對(duì)接客戶方獲取測(cè)試數(shù)據(jù)，完成后端接口調(diào)試技術(shù)部2024-05-12接口調(diào)試報(bào)告待執(zhí)行提交Q2營(yíng)銷方案詳細(xì)媒介排期（含預(yù)算明細(xì)）市場(chǎng)部2024-05-14媒介排期表待執(zhí)行協(xié)調(diào)*工程師加入項(xiàng)目組，完成入職對(duì)接項(xiàng)目經(jīng)理2024-05-15人員到崗確認(rèn)單進(jìn)行中完成活動(dòng)物料設(shè)計(jì)與制作行政部2024-05-18物料樣品及驗(yàn)收單待執(zhí)行【附件清單】《項(xiàng)目Q2進(jìn)度匯報(bào)表》（*技術(shù)部提交）《Q2營(yíng)銷方案草案》（*市場(chǎng)部提交）《資源需求清單》（*項(xiàng)目經(jīng)理提交）【其他說明】會(huì)議錄像已保存至公司共享文件夾“會(huì)議錄像-2024年5月-項(xiàng)目例會(huì)”，權(quán)限：參會(huì)人員可查閱；下次會(huì)議時(shí)間：2024年5月17日14:00，地點(diǎn)：3樓第一會(huì)議室，議題：Q2方案最終評(píng)審。四、使用規(guī)范與避坑指南（一）信息準(zhǔn)確性原則禁止主觀臆斷：記錄討論內(nèi)容時(shí)，需客觀轉(zhuǎn)述觀點(diǎn)（如“財(cái)務(wù)部建議削減預(yù)算”而非“財(cái)務(wù)部太保守”）；關(guān)鍵信息復(fù)核：決議編號(hào)、負(fù)責(zé)人姓名、截止時(shí)間等需與會(huì)議主持人二次確認(rèn)，避免因筆誤導(dǎo)致責(zé)任不清。（二）行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性任務(wù)描述具體化：避免“推進(jìn)工作”等模糊表述，改為“完成方案初稿并提交*經(jīng)理審核”；截止時(shí)間明確：優(yōu)先使用“具體日期”（如“2024-05-20”）而非“下周”“月底”，避免理解偏差。（三）語言簡(jiǎn)潔與邏輯清晰提煉核心觀點(diǎn)：討論部分無需逐字記錄，聚焦“問題-原因-建議”三要素，刪除重復(fù)性發(fā)言；結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)：使用“總-分”結(jié)構(gòu)（如先寫結(jié)論，再寫依據(jù)），或按“議題-觀點(diǎn)-結(jié)論”邏輯分段，避免信息堆砌。（四）保密與存檔安全標(biāo)注密級(jí)：涉及敏感信息（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、戰(zhàn)略規(guī)劃）的會(huì)議紀(jì)要，需在文件名后標(biāo)注“【內(nèi)部保密】”，并設(shè)置查