合同管理標(biāo)準(zhǔn)化模板及條款填寫指南一、適用范圍與對象本指南適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在開展業(yè)務(wù)合作過程中，涉及買賣、服務(wù)、委托、租賃等類型的合同管理場景。主要使用對象包括：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、法務(wù)專員、合同管理員、部門負(fù)責(zé)人及法定代表人等，旨在規(guī)范合同全流程管理，降低法律風(fēng)險，提高合同履約效率。二、合同標(biāo)準(zhǔn)化管理操作流程（一）合同起草與草擬明確合作需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容（如采購貨物、提供服務(wù)、項目外包等），與對方初步溝通合作意向，確定合同標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限等核心要素，形成《合作需求說明書》。選擇標(biāo)準(zhǔn)模板從企業(yè)合同模板庫中匹配對應(yīng)類型的標(biāo)準(zhǔn)合同模板（如《產(chǎn)品買賣合同模板》《服務(wù)外包合同模板》），若無完全匹配模板，可在通用模板基礎(chǔ)上補(bǔ)充特殊條款。填寫基礎(chǔ)條款按模板要求填寫合同主體信息（甲方、乙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式等）、合同標(biāo)的（名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）、權(quán)利義務(wù)條款（交付/驗收方式、付款條件、保密義務(wù)等）、違約責(zé)任（違約情形、賠償計算方式等）及爭議解決方式（仲裁/訴訟管轄地、適用法律等）。內(nèi)部初審業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同內(nèi)容的真實性、可行性進(jìn)行初審，重點核對合作要素與《合作需求說明書》是否一致，保證無遺漏或沖突。（二）合同內(nèi)部審核法務(wù)審核法務(wù)專員重點審核合同條款的合法性、合規(guī)性及完整性，包括：主體資格是否有效（如營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否包含合作項目）；權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在“霸王條款”；違約責(zé)任是否明確，賠償范圍是否合理；爭議解決方式是否符合企業(yè)規(guī)定（如優(yōu)先選擇企業(yè)所在地法院管轄）。業(yè)務(wù)與財務(wù)會簽業(yè)務(wù)部門確認(rèn)履約能力（如供應(yīng)商的生產(chǎn)資質(zhì)、服務(wù)商的技術(shù)實力）；財務(wù)部門審核付款方式、稅務(wù)處理（如發(fā)票類型、稅率）及資金安排是否符合企業(yè)財務(wù)制度。終審與批準(zhǔn)根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人終審批準(zhǔn)（如金額超過10萬元的合同需法定代表人簽字確認(rèn)）。（三）合同簽署與用印文本核對經(jīng)審核通過的合同文本，由合同管理員與對方最終確認(rèn)，保證雙方版本一致，無涂改（若有修改需雙方蓋章/簽字確認(rèn)）。簽署與用印按照企業(yè)用印流程，在合同指定位置（如落款處、騎縫處）加蓋企業(yè)公章或合同專用章；若為法定代表人授權(quán)簽署，需提供《授權(quán)委托書》（明確授權(quán)范圍、期限），并由授權(quán)代表簽字；乙方蓋章后，及時收回合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）。（四）合同履行與歸檔履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，按約定節(jié)點交付標(biāo)的、驗收成果、支付款項，并留存履約憑證（如驗收單、付款憑證、溝通記錄等）。變更與解除若需變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致并簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》或《解除協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、履約調(diào)整及責(zé)任劃分，原合同相關(guān)條款自動失效。歸檔管理合同履行完畢或終止后，合同管理員將合同正本、審批單、附件、履約憑證等資料整理成冊，按“年份-部門-合同類型-序號”規(guī)則編號歸檔，電子版同步至企業(yè)合同管理系統(tǒng)，保存期限不少于合同履行期滿后5年。三、核心模板及填寫示例（一）合同基本信息表字段名稱填寫說明示例合同編號按企業(yè)規(guī)則編制（如“部門簡稱-年份-序號”，如“CG-2024-001”）CG-2024-001合同名稱明確合同類型及核心內(nèi)容（如“設(shè)備采購合同”“項目服務(wù)合同”）辦公自動化設(shè)備采購合同甲方（采購方）全稱與營業(yè)執(zhí)照一致，填寫統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式甲方：科技有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：91110108；法定代表人：王*；地址：北京市海淀區(qū)路號；電話：010-乙方（供應(yīng)方）同甲方要求乙方：商貿(mào)有限公司；統(tǒng)一社會信用代碼：91310115；法定代表人：李*；地址：上海市浦東新區(qū)路號；電話：021-合同類型買賣/服務(wù)/委托/租賃等買賣簽約地點合同簽署的詳細(xì)地址北京市海淀區(qū)街道辦事處會議室簽約日期年/月/日格式（如“2024年3月15日”）2024年3月15日合同金額（大寫）中文大寫，后加“整”字（如“人民幣壹萬元整”）人民幣壹拾萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，標(biāo)注幣種（如“￥100,000.00”）￥100,000.00履行期限起始時間及截止時間（或“自之日起日內(nèi)完成”）自2024年4月1日起至2024年6月30日止主要標(biāo)的簡述合同核心內(nèi)容（如“采購電腦20臺”“提供年度保潔服務(wù)”）采購聯(lián)想ThinkPad筆記本20臺（型號：SL510）附件清單列明所有附件名稱及份數(shù)（如“附件1：設(shè)備參數(shù)表；附件2：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)說明”）附件1：設(shè)備參數(shù)表（一式兩份）；附件2：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)說明（一式兩份）備注其他需說明事項（如“合同生效條件”“特殊約定”）本合同自雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并蓋章之日起生效（二）主要條款填寫表條款類型條款內(nèi)容填寫示例常見錯誤標(biāo)的條款明確標(biāo)的名稱、規(guī)格/型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等1.標(biāo)的物：聯(lián)想ThinkPadSL510筆記本電腦；2.規(guī)格：i5處理器、8G內(nèi)存、512G固態(tài)硬盤；3.數(shù)量：20臺；4.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：符合國家GB/T9813.1-2016標(biāo)準(zhǔn)及附件1參數(shù)要求1.標(biāo)的名稱模糊（如“一批電腦”）；2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)未引用國家標(biāo)準(zhǔn)或附件（如“質(zhì)量合格”）交付條款約定交付時間、地點、方式及驗收流程1.交付時間：2024年4月20日前；2.交付地點：甲方北京市海淀區(qū)倉庫；3.驗收：乙方交付后5個工作日內(nèi)，甲方按附件1參數(shù)進(jìn)行驗收，驗收合格出具《驗收合格單》1.未約定驗收期限（如“驗收合格后付款”）；2.驗收標(biāo)準(zhǔn)不明確（如“無明顯劃痕”）付款條款明確付款金額、時間、方式及賬戶信息1.首付款：合同簽訂后3個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付合同總額的30%（￥30,000.00）；2.到貨款：驗收合格后7個工作日內(nèi)，支付至合同總額的70%（￥70,000.00）；3.付款方式：銀行轉(zhuǎn)賬；賬戶信息：戶名商貿(mào)有限公司，開戶行銀行上海支行，賬號1.付款條件未與履約節(jié)點掛鉤（如“合同簽訂后一次性付清”）；2.賬戶信息未核對（如戶名與合同乙方不一致）違約責(zé)任條款列明違約情形及對應(yīng)的違約金/賠償計算方式1.乙方逾期交付：每逾期1日，按合同總額的0.5%支付違約金，逾期超過15日，甲方有權(quán)解除合同；2.甲方逾期付款：每逾期1日，按應(yīng)付未付款項的0.05%支付違約金；3.質(zhì)量不符合約定：乙方應(yīng)在7日內(nèi)更換，更換仍不符合的，甲方有權(quán)退貨并要求賠償損失1.違約金比例過高（超過實際損失的30%）；2.未約定違約金上限（如“支付違約金直至履約完成”）爭議解決條款約定爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄地/機(jī)構(gòu)因本合同引起的或與本合同有關(guān)的任何爭議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，任何一方均有權(quán)向甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟1.同時約定仲裁和訴訟（如“仲裁不成，可向法院起訴”）；2.管轄地不明確（如“由當(dāng)?shù)胤ㄔ汗茌牎保ㄈ└郊鍐伪砀郊Q份數(shù)頁數(shù)備注附件1：設(shè)備參數(shù)表23需雙方簽字確認(rèn)附件2：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)說明25引用國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9813.1-2016附件3：授權(quán)委托書11乙方授權(quán)代表簽署合同用四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險防控（一）條款填寫規(guī)范信息一致性：合同主體名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等信息需與營業(yè)執(zhí)照完全一致，避免因名稱不符導(dǎo)致合同無效。金額與日期：合同金額大小寫必須一致，日期需采用“年/月/日”格式，避免使用“近期”“月底”等模糊表述。術(shù)語準(zhǔn)確：專業(yè)術(shù)語需明確含義（如“驗收合格”需定義具體標(biāo)準(zhǔn)），避免歧義；涉及計量單位的，需注明法定單位（如“噸”“臺”“平方米”）。（二）主體資格審查核實對方資質(zhì)：簽約前需審查對方營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）、生產(chǎn)/經(jīng)營資質(zhì)，保證其具備履約能力。授權(quán)代表核查：若對方由授權(quán)代表簽署合同，需要求提供《授權(quán)委托書》，并核對授權(quán)范圍、期限及授權(quán)代表證件號碼明，避免無權(quán)代理風(fēng)險。（三）履約風(fēng)險防控保留履約憑證：在合同履行過程中，所有溝通記錄（如郵件、）、交付憑證（如物流單）、驗收文件（如《驗收合格單》）均需書面化并留存，作為發(fā)生爭議時的證據(jù)。變更與解除程序：合同履行中如需變更，必須簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，單方面變更或解除合同可能構(gòu)成違約；若對方違約，需及時發(fā)函催告并保留證據(jù)。（四）法律合規(guī)底線禁止性條款：避免約定違反法律、行政法規(guī)的條款（如“一方無需承擔(dān)違約責(zé)任”“爭議提交境外仲裁”等），否則可能導(dǎo)致條款無效。格式提示義務(wù)：若使用企業(yè)單方提供的格式合同，需以顯著