供應(yīng)商合同管理與評審模板一、適用范圍與核心目標(biāo)二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程步驟1：供應(yīng)商資質(zhì)前置審核操作說明：資料收集：采購專員向供應(yīng)商索取必備資質(zhì)文件，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照（加蓋公章）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、過往合作業(yè)績證明（近2年同類合同復(fù)印件）、法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（如由代理人簽署）。資質(zhì)核驗(yàn)：采購部門聯(lián)合法務(wù)部門核驗(yàn)資質(zhì)文件的真實(shí)性、有效性與適用性。重點(diǎn)檢查營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容、資質(zhì)等級是否符合項(xiàng)目要求，避免與無資質(zhì)或超范圍供應(yīng)商合作。審核結(jié)論：填寫《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》，對審核結(jié)果標(biāo)注“通過”“不通過”或“需補(bǔ)充材料”，并由采購經(jīng)理、法務(wù)專員簽字確認(rèn)。審核不通過的供應(yīng)商不得進(jìn)入合同起草環(huán)節(jié)。步驟2：合同草案起草操作說明：模板選擇：根據(jù)采購類型（如貨物采購、服務(wù)采購、工程外包等）選擇對應(yīng)的合同模板，模板需包含核心條款：雙方主體信息、合作內(nèi)容與范圍、交付標(biāo)準(zhǔn)與時間、驗(yàn)收流程、付款方式與條件、違約責(zé)任、保密條款、爭議解決方式、合同生效與終止條件等。條款細(xì)化：業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際需求細(xì)化合作內(nèi)容，明確技術(shù)參數(shù)、交付節(jié)點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等量化指標(biāo)；財(cái)務(wù)部門審核付款條款（如分期付款比例、發(fā)票要求、質(zhì)保金約定等）；法務(wù)部門審核法律條款的合規(guī)性（如違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院）。內(nèi)部初審：起草完成后，由采購專員將合同草案提交至采購經(jīng)理*進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)檢查條款完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及與供應(yīng)商前期溝通的一致性。步驟3：多部門聯(lián)合評審操作說明：評審組織：采購部門組織召開合同評審會，參會部門包括法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門（如使用部門、技術(shù)部門）及分管領(lǐng)導(dǎo)*，必要時邀請外部法律顧問參與。評審要點(diǎn)：法務(wù)部門：審核合同主體合法性、條款法律效力（如是否存在無效格式條款）、知識產(chǎn)權(quán)約定、保密條款的完整性及爭議解決方式的可行性。財(cái)務(wù)部門：審核付款條件與企業(yè)資金流匹配度、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及稅率、違約金與賠償金的財(cái)務(wù)影響。業(yè)務(wù)部門：審核合作內(nèi)容是否符合需求、交付與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行、售后服務(wù)條款（如質(zhì)保期、響應(yīng)時間）的合理性。評審輸出：各部門填寫《合同評審意見表》，明確標(biāo)注“同意”“修改后同意”或“不同意”，并具體說明修改意見。采購專員匯總意見，形成《合同評審報告》，由參會部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。步驟4：談判與修訂確認(rèn)操作說明：談判準(zhǔn)備：采購專員根據(jù)評審意見，梳理需與供應(yīng)商協(xié)商的條款清單（如付款周期、違約責(zé)任上限、交付延遲的賠償標(biāo)準(zhǔn)等），制定談判策略。商務(wù)談判：由采購經(jīng)理*牽頭，業(yè)務(wù)部門配合與供應(yīng)商進(jìn)行談判，重點(diǎn)解決評審中提出的爭議條款，達(dá)成一致意見。談判過程需形成《談判紀(jì)要》，記錄雙方協(xié)商結(jié)果及未決事項(xiàng)。合同修訂：采購專員根據(jù)談判結(jié)果修訂合同草案，修訂后的合同需再次提交法務(wù)部門審核確認(rèn)，保證條款與談判結(jié)果一致，避免歧義。步驟5：合同簽署與生效操作說明：審批流轉(zhuǎn)：修訂后的合同按企業(yè)審批流程提交至分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（或授權(quán)代表）最終審批，審批通過后加蓋企業(yè)合同專用章。簽署規(guī)范：合同簽署需由法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋供應(yīng)商公章（需與資質(zhì)文件中的公章一致）。采用電子簽署的，需保證簽署平臺符合《電子簽名法》要求，可靠的電子簽名。生效確認(rèn)：合同自雙方簽字蓋章之日起生效，或在合同中約定的生效條件成就后生效（如審批通過、預(yù)付款支付等）。采購專員在合同生效后1個工作日內(nèi)將合同文本分送至法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)部門備案。步驟6：合同履行與歸檔管理操作說明：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收），財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定審核付款申請，采購部門定期匯總履行中的問題，協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決。變更與終止：合同履行中需變更的，由雙方簽訂《合同變更協(xié)議》，經(jīng)原審批流程審批后生效；需提前終止的，應(yīng)按合同約定通知供應(yīng)商，并處理善后事宜（如未完成工作的交接、違約責(zé)任的承擔(dān)）。檔案歸檔：合同簽署后，采購專員將合同原件、評審記錄、談判紀(jì)要、變更協(xié)議等資料整理成冊，按供應(yīng)商名稱+合同編號+簽訂日期分類歸檔，保存期限不少于合同終止后5年，保證檔案完整、可追溯。三、核心模板表格設(shè)計(jì)表1：供應(yīng)商資質(zhì)審核表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系方式合作項(xiàng)目資質(zhì)類型□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)□業(yè)績證明審核項(xiàng)目審核內(nèi)容審核結(jié)果備注主體資格營業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)□通過□不通過經(jīng)營范圍是否涵蓋合作內(nèi)容□通過□不通過資質(zhì)等級是否符合項(xiàng)目要求□通過□不通過業(yè)績證明過往合作真實(shí)性核查□通過□不通過審核結(jié)論□通過□不通過□需補(bǔ)充材料審核人采購專員*日期審核部門負(fù)責(zé)人采購經(jīng)理*日期表2：合同評審意見表合同編號供應(yīng)商名稱合同名稱評審部門評審人日期評審意見（可附頁）□同意□修改后同意□不同意修改說明（如選“修改后同意”）法務(wù)部意見簽字：*日期：財(cái)務(wù)部意見簽字：*日期：業(yè)務(wù)部門意見簽字：*日期：綜合評審結(jié)論□通過□不通過采購專員匯總簽字：*日期：表3：合同履行變更記錄表合同編號變更日期變更內(nèi)容摘要變更原因雙方協(xié)商結(jié)果審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)*日期：生效日期歸檔情況□已歸檔□待歸檔歸檔人：*四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險規(guī)避資質(zhì)審核動態(tài)化：供應(yīng)商資質(zhì)并非一成不變，需在合作期間定期（如每年）復(fù)核，保證資質(zhì)持續(xù)有效，避免因資質(zhì)過期導(dǎo)致合同無效。條款明確無歧義：合同中的關(guān)鍵條款（如交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款節(jié)點(diǎn)）需量化、可執(zhí)行，避免使用“盡快”“良好”等模糊表述，防止后續(xù)履行爭議。評審流程完整性：嚴(yán)禁跳過內(nèi)部評審直接簽署合同，尤其法務(wù)與財(cái)務(wù)部門的審核意見必須納入修訂范圍，保證法律與財(cái)務(wù)風(fēng)險可控。檔案管理規(guī)范化：合同及相關(guān)文件需集中存放，指定專人負(fù)責(zé)，避免資料散失；電子檔案需加密存儲，防止信息泄露。