行政工作督辦事項及跟進通用模板適用工作場景跨部門協(xié)作任務(wù)（如年度會議籌備、辦公區(qū)改造項目）；重要會議決議事項（如總經(jīng)理辦公會部署的工作）；領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦專項任務(wù)（如緊急文件流轉(zhuǎn)、外部接待協(xié)調(diào)）；常規(guī)重點工作（如季度制度修訂、固定資產(chǎn)盤點）；需長期跟進的持續(xù)性工作（如企業(yè)文化建設(shè)落地、供應(yīng)商管理優(yōu)化）。全流程操作步驟一、事項發(fā)起與提報操作主體：任務(wù)發(fā)起部門（如行政部、人力資源部）或指定人員。操作說明：明確事項核心內(nèi)容：清晰描述督辦事項的目標、范圍、預(yù)期成果及完成標準（例如“完成2024年全員體檢安排，保證覆蓋率100%”）。收集基礎(chǔ)信息：記錄事項來源（如“會議決議”“領(lǐng)導(dǎo)批示”“部門申請”）、緊急程度（高/中/低）、涉及關(guān)聯(lián)部門及人員。提交督辦申請：通過OA系統(tǒng)、郵件或紙質(zhì)表單提交至行政督辦崗，注明“督辦事項”及聯(lián)系人（經(jīng)辦人）。二、事項登記與分類操作主體：行政督辦崗。操作說明：統(tǒng)一登記編號：按“年份-月份-流水號”規(guī)則唯一編號（如202405-001），便于后續(xù)查詢。分類歸檔管理：根據(jù)事項性質(zhì)分為“會議類”“項目類”“制度類”“臨時類”等，標簽化管理提升檢索效率。初核信息完整性：檢查提交材料是否包含目標、責(zé)任人、時間節(jié)點等關(guān)鍵要素，缺失時及時聯(lián)系發(fā)起部門補充。三、責(zé)任分配與任務(wù)分解操作主體：行政督辦崗牽頭，協(xié)同發(fā)起部門。操作說明：確定責(zé)任主體：明確事項主要責(zé)任部門（如“人力資源部”）及第一責(zé)任人（負責(zé)人），涉及多部門協(xié)作時，指定牽頭部門。分解任務(wù)顆粒度：將復(fù)雜事項拆解為可執(zhí)行子任務(wù)（例如“體檢安排”分解為“醫(yī)院對接-通知發(fā)布-數(shù)據(jù)統(tǒng)計-報告匯總”），明確各子任務(wù)的責(zé)任人及配合人（如對接專員、行政助理）。簽認責(zé)任分工：通過郵件或書面函件向責(zé)任部門發(fā)送《任務(wù)確認單》，3個工作日內(nèi)確認無異議后啟動督辦。四、計劃制定與節(jié)點確認操作主體：責(zé)任部門制定，行政督辦崗審核。操作說明：制定詳細計劃：明確事項總起止時間，關(guān)鍵節(jié)點需設(shè)置里程碑（如“6月10日前確定合作醫(yī)院”“6月20日前完成體檢通知”）。審核計劃合理性：督辦崗核查時間節(jié)點是否符合業(yè)務(wù)邏輯、資源是否匹配，避免計劃過于寬松或緊張。備份計劃存檔：審核通過的計劃同步錄入督辦臺賬，作為后續(xù)跟進依據(jù)。五、過程跟進與協(xié)調(diào)操作主體：行政督辦崗主導(dǎo)，責(zé)任部門配合。操作說明：定期跟蹤進展：常規(guī)事項：每周通過線上（釘釘/企業(yè)）或線下溝通知曉進展，記錄《跟進日志》；緊急/重要事項：每日跟蹤，必要時發(fā)起專項協(xié)調(diào)會。問題收集與反饋：責(zé)任部門遇資源不足、流程卡點時，及時向督辦崗反饋，督辦崗協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決（如跨部門資源調(diào)配需請示分管領(lǐng)導(dǎo)）。風(fēng)險預(yù)警：對可能延期的節(jié)點，提前2個工作日向責(zé)任部門發(fā)出《預(yù)警通知》，要求提交《延期說明及調(diào)整方案》。六、結(jié)果反饋與驗收操作主體：責(zé)任部門提交，行政督辦崗驗收，發(fā)起部門確認。操作說明：提交完成材料：責(zé)任部門在截止日期后3個工作日內(nèi)提交《完成情況報告》，附佐證材料（如會議紀要、簽批文件、成果截圖）。驗收標準核查：督辦崗對照原定目標檢查完成質(zhì)量（如“體檢覆蓋率100%”需提供人員簽到表及未參與人員說明）。結(jié)果確認：驗收通過后，發(fā)起部門在《驗收確認單》簽字；未通過則明確整改要求，重新進入督辦流程。七、事項歸檔與復(fù)盤操作主體：行政督辦崗。操作說明：整理歸檔資料：將督辦過程中的《任務(wù)確認單》《跟進日志》《完成報告》《驗收單》等材料分類掃描存檔，電子檔案保存不少于2年。復(fù)盤總結(jié)：對典型事項（如重大項目、跨部門任務(wù)）組織復(fù)盤會，分析成功經(jīng)驗與改進點（如“溝通效率提升建議”“流程優(yōu)化方向”），形成《復(fù)盤報告》供后續(xù)參考。標準模板表格結(jié)構(gòu)大類子類填寫說明示例事項基本信息督辦編號按年份-月份-流水號規(guī)則202405-001事項名稱簡潔明確，概括核心任務(wù)2024年全員體檢工作安排事項來源會議決議/領(lǐng)導(dǎo)批示/部門申請/其他總經(jīng)理辦公會決議發(fā)起部門/人填寫部門全稱及經(jīng)辦人（經(jīng)辦人）人力資源部/**緊急程度高（3日內(nèi)啟動）/中（1周內(nèi)啟動）/低（1月內(nèi)啟動）中責(zé)任信息責(zé)任部門/人主要負責(zé)部門及第一責(zé)任人（負責(zé)人）人力資源部/**配合部門/人涉及協(xié)作部門及聯(lián)系人（配合人）行政部/**、財務(wù)部/趙六計劃節(jié)點總起止時間YYYY-MM-DD至YYYY-MM-DD2024-06-01至2024-06-30關(guān)鍵節(jié)點子任務(wù)名稱+計劃完成時間（至少3個里程碑）1.醫(yī)院對接：2024-06-10；2.通知發(fā)布：2024-06-20跟進記錄跟進時間YYYY-MM-DDHH:MM2024-06-0514:30跟進人督辦崗或指定人員行政專員進展情況簡述當(dāng)前完成進度（百分比/具體成果）已完成3家醫(yī)院比價，待確定最終合作方存在問題描述推進中的障礙合作醫(yī)院報價超出預(yù)算10%解決措施針對問題提出的解決方案或協(xié)調(diào)需求申請增加5%預(yù)算，或再聯(lián)系2家備選醫(yī)院結(jié)果反饋完成時間實際完成時間（YYYY-MM-DD）2024-06-28完成情況達成目標/部分達成/未達成，簡要說明原因達成目標，覆蓋105%人員（含異地員工）佐證材料材料名稱（如“體檢報告匯總表”“簽批文件”）體檢人員名單及醫(yī)院結(jié)算單驗收人/部門發(fā)起部門或指定驗收人簽字人力資源部/**備注其他需說明事項如特殊情況說明、后續(xù)建議等異地員工體檢費用需單獨結(jié)算關(guān)鍵執(zhí)行要點時效性優(yōu)先：緊急事項需啟動“綠色通道”，明確每日跟進節(jié)點，避免拖延；責(zé)任到人：每個子任務(wù)必須明確唯一責(zé)任人，避免“多頭負責(zé)”導(dǎo)致落實落空；溝通閉環(huán)：跟進過程需留痕（郵件/系統(tǒng)記錄），重要協(xié)調(diào)結(jié)果需書面確認，避免口頭信息偏差；動態(tài)調(diào)整