供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)自動審批工具使用指南一、適用場景與價值體現(xiàn)本工具適用于企業(yè)供應(yīng)商全生命周期管理中的標(biāo)準(zhǔn)化審批環(huán)節(jié)，主要解決人工審批效率低、流程不統(tǒng)一、易出錯等問題。具體場景包括：新供應(yīng)商準(zhǔn)入審批：當(dāng)供應(yīng)商首次提交資質(zhì)申請時，系統(tǒng)自動校驗營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等關(guān)鍵信息，匹配預(yù)設(shè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)后觸發(fā)審批流程。供應(yīng)商合同續(xù)簽審批：現(xiàn)有供應(yīng)商合同到期前，系統(tǒng)自動提取歷史合作數(shù)據(jù)（如履約評分、交付時效），結(jié)合續(xù)簽條件審批單，減少人工重復(fù)核對。供應(yīng)商付款申請審批：供應(yīng)商提交付款憑證后，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)合同條款、驗收單據(jù)，校驗金額、節(jié)點是否符合約定，快速完成付款審批。供應(yīng)商績效調(diào)整審批：根據(jù)季度/年度績效評估結(jié)果，系統(tǒng)自動供應(yīng)商等級調(diào)整（如升級、降級、淘汰）申請，按權(quán)限提交審批。通過自動化審批，可縮短審批周期50%以上，降低人為干預(yù)風(fēng)險，保證流程合規(guī)性與數(shù)據(jù)一致性。二、操作流程詳解步驟1：系統(tǒng)登錄與權(quán)限初始化操作說明：使用企業(yè)統(tǒng)一賬號登錄供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，進(jìn)入“自動審批工具”模塊。系統(tǒng)根據(jù)用戶角色（如采購專員、部門經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)）自動匹配審批權(quán)限，權(quán)限范圍可在“個人中心-權(quán)限管理”中查看（如僅能審批所屬部門供應(yīng)商、金額上限等）。步驟2：發(fā)起審批申請操作說明：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇審批類型（如“新供應(yīng)商準(zhǔn)入”“合同續(xù)簽”），“新建申請”。填寫/基礎(chǔ)信息：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：供應(yīng)商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、所屬行業(yè)、聯(lián)系人及電話、營業(yè)執(zhí)照掃描件、相關(guān)資質(zhì)證明（如ISO認(rèn)證、行業(yè)許可證）等。合同續(xù)簽：原合同編號、續(xù)簽期限、調(diào)整條款（如價格、服務(wù)范圍）、歷史履約報告等。系統(tǒng)自動校驗信息完整性：必填項缺失時提示補充；資質(zhì)文件過期或不符合格式要求時，駁回并說明原因。步驟3：配置審批規(guī)則（首次使用或規(guī)則變更時）操作說明：在“審批規(guī)則管理”中，根據(jù)審批類型設(shè)置觸發(fā)條件與流程節(jié)點：觸發(fā)條件：如“新供應(yīng)商準(zhǔn)入”需滿足“營業(yè)執(zhí)照在有效期內(nèi)、行業(yè)資質(zhì)齊全、信用評分≥80分”；“付款申請”需滿足“驗收單狀態(tài)為‘通過’、未超過合同約定付款比例”。流程節(jié)點：按審批金額或供應(yīng)商等級配置節(jié)點（如≤10萬元由采購專員審批，10萬-50萬元由部門經(jīng)理審批，＞50萬元需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），可添加“會簽”或“或簽”模式。設(shè)置通知方式：審批人通過系統(tǒng)消息、郵件或企業(yè)接收提醒，超時未處理自動升級通知。步驟4：提交審批并跟蹤進(jìn)度操作說明：確認(rèn)信息無誤后，“提交審批”，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至首個審批節(jié)點。在“審批進(jìn)度”頁面可實時查看當(dāng)前狀態(tài)（如“待審批審批人A”“審批人B已通過”）、審批意見及預(yù)計完成時間。若審批人駁回，系統(tǒng)自動通知申請人，駁回原因需填寫具體修改意見（如“資質(zhì)證明需補充2023年度審計報告”），申請人修改后可重新提交。步驟5：審批完成與結(jié)果歸檔操作說明：所有節(jié)點審批通過后，系統(tǒng)自動審批結(jié)果通知，同步更新供應(yīng)商檔案狀態(tài)（如“準(zhǔn)入通過”“合同生效”“付款已安排”）。申請人可在“審批記錄”中審批單（含電子簽章），相關(guān)附件自動歸檔至供應(yīng)商電子檔案庫，支持后續(xù)查詢與審計。三、審批申請表模板供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)自動審批申請單申請單號SAP-2024-00156申請日期2024-03-15供應(yīng)商信息供應(yīng)商全稱科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼91110108供應(yīng)商類型□新供應(yīng)商□現(xiàn)有供應(yīng)商□戰(zhàn)略供應(yīng)商所屬行業(yè)軟件開發(fā)聯(lián)系人張*聯(lián)系方式申請事項□新供應(yīng)商準(zhǔn)入□合同續(xù)簽□付款申請□績效調(diào)整□其他________申請詳情合同/協(xié)議名稱（如有）2024年度軟件采購框架協(xié)議合同編號HT-2024-0082申請金額人民幣50萬元有效期/續(xù)簽期限2024.04.01-2025.03.31服務(wù)/產(chǎn)品范圍定制化ERP系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)附件清單營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認(rèn)證、報價單審批流程審批節(jié)點審批人審批狀態(tài)審批意見一級審批采購部經(jīng)理*□待審批□已通過□已駁回二級審批分管領(lǐng)導(dǎo)*□待審批□已通過□已駁回三級審批財務(wù)總監(jiān)*□待審批□已通過□已駁回備注如需現(xiàn)場考察，請安排采購專員*跟進(jìn)四、使用關(guān)鍵提示規(guī)則配置精準(zhǔn)性：審批規(guī)則需與企業(yè)內(nèi)控制度完全匹配，定期（如每季度）回顧并更新規(guī)則，避免因政策或業(yè)務(wù)變化導(dǎo)致審批偏差。信息填寫完整性：供應(yīng)商資質(zhì)文件需保證清晰、完整，關(guān)鍵信息（如信用代碼、有效期）與原件一致，系統(tǒng)校驗失敗將影響審批進(jìn)度。異常處理機制：若系統(tǒng)出現(xiàn)流程卡頓、規(guī)則沖突等異常，需立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員（如IT支持*），啟用臨時人工審批通道，保證業(yè)務(wù)不中斷。數(shù)據(jù)安全與保密：審批過程中涉及的供應(yīng)商信息、合同金額等敏感數(shù)據(jù)，嚴(yán)禁通過非系統(tǒng)渠道（如個人）傳輸，操作完成后及時退出系統(tǒng)賬號。審批時效管理：審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批（如常規(guī)申請24小時、緊急申請8小時），超時未處理將觸發(fā)系統(tǒng)升級提醒至上級主管。歷史記錄查詢：審批完成后，所有