合同管理文件審批與歸檔工具模板一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的合同全生命周期管理，尤其適用于以下場景：新業(yè)務(wù)合作啟動(dòng)：當(dāng)企業(yè)與外部客戶、供應(yīng)商或合作伙伴達(dá)成初步合作意向，需簽訂正式合同時(shí)用于規(guī)范合同起草、審批及歸檔流程；常規(guī)業(yè)務(wù)合同續(xù)簽：對(duì)于即將到期的租賃、服務(wù)、采購等合同，需啟動(dòng)續(xù)簽審批時(shí)，可快速調(diào)用模板進(jìn)行流程化管理；跨部門協(xié)作合同：涉及多個(gè)部門（如采購部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部）的合同審批，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確各部門職責(zé)，避免推諉或遺漏；合規(guī)審查需求：在金融、醫(yī)療等對(duì)合規(guī)性要求較高的行業(yè)，用于保證合同條款符合法律法規(guī)及內(nèi)部制度要求；歷史合同追溯：當(dāng)需查詢過往合同履行情況、條款細(xì)節(jié)或歸檔文件時(shí)，通過規(guī)范化的歸檔登記實(shí)現(xiàn)快速檢索。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與起草發(fā)起人準(zhǔn)備材料：由業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部）指定經(jīng)辦人*作為合同發(fā)起人，根據(jù)合作需求收集以下基礎(chǔ)材料：合作方主體資格證明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書）；合作需求說明書（明確服務(wù)內(nèi)容、交付標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格等核心要素）；往來溝通記錄（如郵件、會(huì)議紀(jì)要，作為合同條款的補(bǔ)充依據(jù)）。起草合同文本：發(fā)起人根據(jù)《合同管理辦法》及公司模板，使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本起草合同，內(nèi)容需包括：合同雙方基本信息、標(biāo)的物/服務(wù)描述、權(quán)利義務(wù)條款、價(jià)格及支付方式、違約責(zé)任、爭議解決方式、合同生效條件等核心要素。內(nèi)部初步審核：起草完成后，發(fā)起人需將合同文本及附件提交給部門負(fù)責(zé)人*進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)需求的合理性、條款的完整性及數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性（如金額、日期、數(shù)量等），審核通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（二）部門協(xié)同審核法務(wù)合規(guī)審核：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，合同流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門，由法務(wù)專員*進(jìn)行合規(guī)性審查，重點(diǎn)審核：合同主體是否具備完全民事行為能力，授權(quán)委托是否有效；條款是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；格式是否規(guī)范，術(shù)語是否準(zhǔn)確，與公司制度的沖突點(diǎn)。法務(wù)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，出具書面意見（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并說明修改理由。財(cái)務(wù)審核：法務(wù)審核通過后，合同流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)經(jīng)理*審核財(cái)務(wù)相關(guān)條款，重點(diǎn)審核：價(jià)格構(gòu)成是否合理，是否符合公司預(yù)算；支付方式、節(jié)點(diǎn)是否明確，是否符合財(cái)務(wù)管理制度；涉及稅費(fèi)、發(fā)票開具等條款是否合規(guī)。財(cái)務(wù)需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。其他部門審核（如需）：若合同涉及技術(shù)、運(yùn)營等專項(xiàng)內(nèi)容（如技術(shù)開發(fā)合同、服務(wù)外包合同），需同步提交至技術(shù)部/運(yùn)營部負(fù)責(zé)人*審核，重點(diǎn)審核技術(shù)可行性、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，審核通過后方可進(jìn)入審批環(huán)節(jié)。（三）最終審批與簽署領(lǐng)導(dǎo)審批：完成所有部門審核后，合同根據(jù)金額及重要性提交至對(duì)應(yīng)層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批：金額在[具體金額，如10萬元]以下的，由分管領(lǐng)導(dǎo)*審批；金額在[具體金額，如10萬-50萬元]的，由總經(jīng)理*審批；金額在[具體金額，如50萬元以上]或涉及重大合作事項(xiàng)的，需提交至董事會(huì)/決策委員會(huì)審批。審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批，重點(diǎn)關(guān)注合同的戰(zhàn)略匹配度、成本效益及風(fēng)險(xiǎn)可控性。合同簽署：審批通過后，由發(fā)起人根據(jù)公司《合同用印管理規(guī)定》辦理用印手續(xù)，保證合同文本與審批版本一致，加蓋公司公章或合同專用章。若需對(duì)方簽署，應(yīng)通過郵寄、面簽等方式完成雙方簽署，并簽署回執(zhí)單。（四）歸檔與跟蹤管理合同歸檔：簽署完成后，發(fā)起人需在3個(gè)工作日內(nèi)將合同文本（含附件、審批單、簽署回執(zhí)等）整理成冊(cè)，提交至檔案管理部門，由檔案管理員*進(jìn)行歸檔登記，歸檔信息包括：合同編號(hào)、名稱、簽署日期、存放位置、保管期限等。臺(tái)賬管理：檔案管理部門同步更新《合同管理臺(tái)賬》，記錄合同基本信息、審批流程、履行狀態(tài)（如“履行中”“已完成”“終止”），保證臺(tái)賬與歸檔文件一致。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門作為合同履行主體，需定期跟蹤合同履行情況（如交付進(jìn)度、款項(xiàng)支付），每季度向法務(wù)及財(cái)務(wù)部門提交《合同履行報(bào)告》，發(fā)覺問題及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)流程。三、常用模板清單（一）合同審批表合同基本信息內(nèi)容合同名稱合同編號(hào)（按“年份-部門-序號(hào)”規(guī)則編制，如2024-采-001）甲方（我方）信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話乙方（對(duì)方）信息名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、聯(lián)系人、電話合同標(biāo)的（如“設(shè)備采購”“年度技術(shù)服務(wù)”）合同金額大寫：________________________小寫：________________________合同期限自_年_月_日起至_年__月__日止發(fā)起部門發(fā)起人部門負(fù)責(zé)人審核意見□同意□修改后同意□不同意（說明：________________________）簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)審核意見□同意□修改后同意□不同意（說明：________________________）簽字：__________日期：____年__月__日財(cái)務(wù)審核意見□同意□修改后同意□不同意（說明：________________________）簽字：__________日期：____年__月__日其他部門審核意見（如技術(shù)部/運(yùn)營部）簽字：__________日期：____年__月__日最終審批意見（分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理/董事會(huì)）簽字：__________日期：____年__月__日用印記錄用印日期：____年_月日用印人：_______（二）合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽署日期存放位置（柜號(hào)/頁碼）保管期限歸檔人查閱登記（查閱人/日期/事由）（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成情況責(zé)任部門責(zé)任人異常情況說明處理結(jié)果報(bào)告日期四、關(guān)鍵操作提示合同信息準(zhǔn)確性：合同文本中的名稱、金額、日期、主體信息等關(guān)鍵要素需與審批材料一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)；審批流程完整性：嚴(yán)禁跳過審核環(huán)節(jié)直接審批，如遇特殊情況需提前審批，須由分管領(lǐng)導(dǎo)出具書面說明；歸檔及時(shí)性：合同簽署后須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成歸檔，保證審批單、簽署文本、附件等材料齊全，避免材料遺失；保密管理：合同文本涉及商業(yè)秘密的，需在文件上標(biāo)注“保密