供應商信息管理及評估模板一、適用場景與價值新供應商準入：規(guī)范新供應商引入流程，保證合作方資質(zhì)合規(guī)、能力匹配；現(xiàn)有供應商維護：動態(tài)跟蹤供應商基礎信息、合作表現(xiàn)，及時更新檔案；定期績效評估：通過量化指標評估供應商質(zhì)量、交付、服務等維度的表現(xiàn)，為合作決策提供依據(jù)；供應商分級管理：基于評估結(jié)果對供應商進行分級（如戰(zhàn)略級、優(yōu)先級、合格級、淘汰級），實現(xiàn)資源差異化配置。二、操作流程詳解（一）供應商準入申請與初篩需求發(fā)起：業(yè)務部門（如生產(chǎn)部、采購部）因新增業(yè)務或現(xiàn)有供應商不足，提出供應商需求，填寫《供應商準入申請表》，明確所需產(chǎn)品/服務的規(guī)格、數(shù)量、技術要求及期望合作條件。信息收集：采購部門根據(jù)需求，通過行業(yè)推薦、公開招標、主動尋源等方式收集潛在供應商信息，要求供應商提供基礎資料（包括但不限于營業(yè)執(zhí)照復印件、法定代表人證件號碼明、相關資質(zhì)證書、產(chǎn)品/服務樣本等）。資質(zhì)初審：采購部門對供應商提交的資質(zhì)文件進行合規(guī)性審核，重點核查營業(yè)執(zhí)照有效期、經(jīng)營范圍與需求匹配度、行業(yè)特殊資質(zhì)（如食品行業(yè)的SC認證、建筑行業(yè)的安全生產(chǎn)許可證等）是否齊全有效。現(xiàn)場考察（必要時）：對資質(zhì)初審通過的供應商，由采購部門牽頭，聯(lián)合技術、質(zhì)量等部門組成考察小組，實地考察供應商的生產(chǎn)場地、設備配置、工藝流程、質(zhì)量管控體系、倉儲物流能力等，形成《供應商現(xiàn)場考察報告》。（二）供應商檔案建立與信息維護檔案創(chuàng)建：準入審批通過后，由采購專員在供應商管理系統(tǒng)中創(chuàng)建供應商檔案，錄入《供應商基本信息表》（見模板1）中的核心信息，并資質(zhì)文件、考察報告等附件，賦予唯一供應商編碼。信息動態(tài)更新：定期更新：每季度由采購專員核對供應商聯(lián)系方式、銀行賬戶、資質(zhì)有效期等信息，發(fā)生變化時及時在系統(tǒng)中更新；即時更新：供應商發(fā)生重大變更（如股權結(jié)構(gòu)調(diào)整、地址遷移、停產(chǎn)整頓等）時，需在5個工作日內(nèi)提交書面說明及證明材料，經(jīng)采購經(jīng)理*審核后更新檔案。（三）供應商績效評估評估周期：根據(jù)供應商合作重要性及風險等級，設定差異化評估周期——戰(zhàn)略級供應商：每半年評估1次；優(yōu)先級/合格級供應商：每年評估1次；新合作供應商（合作未滿1年）：每季度評估1次。評估指標與數(shù)據(jù)收集：采購專員從ERP系統(tǒng)、質(zhì)量部門、倉庫等部門收集評估周期內(nèi)的客觀數(shù)據(jù)，包括：質(zhì)量維度：產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴處理及時率；交付維度：訂單準時交付率、缺貨率、緊急訂單響應速度；服務維度：售后問題解決時長、溝通配合度、技術支持滿意度；價格維度：價格穩(wěn)定性、成本優(yōu)化貢獻、付款賬期合理性；合規(guī)維度：合同履約率、社會責任（如環(huán)保、用工合規(guī)）表現(xiàn)。評分與評級：采購專員根據(jù)《供應商績效評估表》（見模板2），對照評分標準（如質(zhì)量合格率≥99%得10分，每低1%扣2分）逐項打分，計算加權總分（各維度權重可根據(jù)企業(yè)實際調(diào)整，如質(zhì)量30%、交付25%、服務20%、價格15%、合規(guī)10%）；評審小組（由采購、質(zhì)量、財務等部門負責人組成）對評分結(jié)果進行復核，結(jié)合供應商合作潛力、行業(yè)口碑等因素綜合評定，確定最終評級：優(yōu)秀（90分及以上）：推薦為戰(zhàn)略級供應商，優(yōu)先分配訂單；合格（70-89分）：維持現(xiàn)有合作，針對扣分項制定改進計劃；待改進（60-69分）：發(fā)出《供應商改進通知書》，限期3個月整改，期間減少訂單量；不合格（60分以下）：啟動淘汰流程，終止合作。（四）評估結(jié)果應用與持續(xù)改進結(jié)果反饋與溝通：評估結(jié)果確認后，由采購經(jīng)理*向供應商出具《績效評估結(jié)果通知書》，明確評級、優(yōu)勢及改進要求，并安排雙方會議溝通確認。激勵與約束：優(yōu)秀供應商：授予“年度優(yōu)秀供應商”稱號，給予訂單傾斜、付款賬期延長等激勵；待改進供應商：跟蹤整改落實情況，未達標的納入下一輪重點評估對象；不合格供應商：完成合同終止交接，清理供應商檔案，2年內(nèi)不得準入。優(yōu)化供應商結(jié)構(gòu)：每年結(jié)合評估結(jié)果，對供應商庫進行梳理，淘汰長期低效供應商，引入優(yōu)質(zhì)新供應商，保證供應商隊伍的活力與競爭力。三、配套工具模板模板1：供應商基本信息表供應商全稱統(tǒng)一社會信用代碼供應商簡稱成立時間法定代表人注冊資本（萬元）聯(lián)系人及聯(lián)系方式（如：張*）注冊地址經(jīng)營地址主營業(yè)務主要合作產(chǎn)品/服務開戶銀行銀行賬號（*號隱去）資質(zhì)文件清單（可附頁）（如：營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認證、專利證書等）備注（如：曾獲榮譽、特殊資質(zhì)等）模板2：供應商績效評估表評估周期：年月至年月供應商名稱：供應商編碼：評估維度評分標準實際得分（滿分100分）質(zhì)量管理（30%）產(chǎn)品合格率≥99%得10分，每低1%扣2分；質(zhì)量投訴1次扣3分，未及時處理扣5分交付履約（25%）訂單準時交付率≥95%得10分，每低1%扣1分；缺貨1次扣2分；緊急訂單響應超24小時扣3分服務支持（20%）售后問題24小時內(nèi)響應得5分，48小時內(nèi)解決得5分；溝通配合度差（如延遲提供資料）每次扣2分價格成本（15%）價格低于市場平均5%得5分，持平得3分，高于3%扣5分；主動提出成本優(yōu)化方案得5分合規(guī)履約（10%）合同履約率100%得5分，每違約1次扣2分；社會責任（環(huán)保、用工）合規(guī)得5分，違規(guī)扣10分加權總分綜合評級□優(yōu)秀（≥90分）□合格（70-89分）□待改進（60-69分）□不合格（<60分）主要優(yōu)勢改進建議評估人：評審小組組長：*評估日期：年月日四、關鍵注意事項與風險提示資質(zhì)文件時效性管理：資質(zhì)證書（如營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證）需在到期前3個月由供應商提交更新件，逾期未提供的暫停合作，避免因資質(zhì)失效導致合規(guī)風險。評估數(shù)據(jù)客觀性：評分需基于系統(tǒng)數(shù)據(jù)、部門記錄等客觀事實，避免主觀臆斷，重要評估依據(jù)（如檢驗報告、交付記錄）需留存紙質(zhì)或電子檔案，保存期不少于3年。溝通與保密：評估結(jié)果需與供應商充分溝通，對改進項明確責任人和時間節(jié)點；供應商信息（如財務數(shù)據(jù)、核心技術參數(shù)）需嚴格保密，僅限內(nèi)部相關部門人員