會(huì)議紀(jì)要與存檔管理規(guī)范手冊(cè)前言為規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要的編寫、審核、分發(fā)及存檔管理工作，保證會(huì)議信息的準(zhǔn)確傳遞、有效落實(shí)和可追溯性，提高會(huì)議效率與決策執(zhí)行力，特制定本規(guī)范手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司各部門、各項(xiàng)目組各類會(huì)議的紀(jì)要管理活動(dòng)，旨在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任，保障公司運(yùn)營(yíng)管理的規(guī)范性與高效性。會(huì)議紀(jì)要與存檔管理適用情境本規(guī)范適用于公司內(nèi)部各類正式會(huì)議及重要非正式會(huì)議的紀(jì)要管理工作，具體包括但不限于以下情境：戰(zhàn)略決策類會(huì)議：如年度經(jīng)營(yíng)工作會(huì)議、戰(zhàn)略規(guī)劃研討會(huì)、重大投資決策會(huì)議等，需對(duì)會(huì)議決策過(guò)程、核心結(jié)論及后續(xù)行動(dòng)計(jì)劃進(jìn)行詳細(xì)記錄。項(xiàng)目管理類會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周/月度例會(huì)、階段評(píng)審會(huì)、項(xiàng)目總結(jié)會(huì)等，需跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、協(xié)調(diào)資源、解決問(wèn)題并明確任務(wù)分工。日常運(yùn)營(yíng)類會(huì)議：如部門工作例會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題討論會(huì)等，需溝通工作進(jìn)展、部署階段性任務(wù)、協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。專項(xiàng)工作類會(huì)議：如制度評(píng)審會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)、客戶需求分析會(huì)、內(nèi)部培訓(xùn)研討會(huì)等，需記錄討論要點(diǎn)、達(dá)成的共識(shí)及形成的方案。其他需形成正式紀(jì)要以備查考的會(huì)議。會(huì)議紀(jì)要編制與存檔操作流程一、會(huì)議紀(jì)要編制準(zhǔn)備階段明確會(huì)議基本信息：會(huì)議組織者/發(fā)起人需提前明確會(huì)議的主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍（主持人、記錄人、核心參會(huì)人、列席人等）。記錄人提前向主持人或會(huì)議組織者索取會(huì)議議程及相關(guān)背景材料，熟悉會(huì)議內(nèi)容和討論重點(diǎn)。準(zhǔn)備會(huì)議記錄工具：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和重要性，選擇合適的記錄方式，如紙質(zhì)筆記本、電腦、錄音設(shè)備（需提前征得主持人及參會(huì)人員同意）或?qū)I(yè)會(huì)議記錄軟件。保證記錄工具狀態(tài)良好，電量充足，必要時(shí)準(zhǔn)備備用工具。二、會(huì)議紀(jì)要核心內(nèi)容記錄階段準(zhǔn)確記錄會(huì)議要素：會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱、會(huì)議編號(hào)（如有）、日期、具體開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（列出姓名及職務(wù)，用號(hào)代替具體人名，如：、市場(chǎng)部經(jīng)理*）、缺席人員及原因（如適用）、列席人員（如適用）。會(huì)議主題與議程：簡(jiǎn)述會(huì)議的核心議題及主要討論順序。會(huì)議主要內(nèi)容：各議題的討論過(guò)程摘要，突出不同觀點(diǎn)（如有必要）。關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)、引述的重要發(fā)言（需提煉核心觀點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)）。主持人總結(jié)性發(fā)言。會(huì)議決議：對(duì)各項(xiàng)議題形成的最終決定、結(jié)論性意見(jiàn)，需明確、具體、無(wú)歧義。行動(dòng)項(xiàng)（待辦事項(xiàng)）：這是會(huì)議紀(jì)要的核心部分，需逐條清晰記錄，包括：具體任務(wù)內(nèi)容負(fù)責(zé)人（明確到具體崗位或用號(hào)代替人名，如：產(chǎn)品部）計(jì)劃完成時(shí)限所需資源支持（如適用）交付成果形式（如適用）記錄注意事項(xiàng)：客觀準(zhǔn)確：忠實(shí)于會(huì)議原意，不添加個(gè)人主觀臆斷，不隨意篡改發(fā)言內(nèi)容。突出重點(diǎn)：優(yōu)先記錄決議、行動(dòng)計(jì)劃、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、重要觀點(diǎn)，避免流水賬式記錄。簡(jiǎn)潔明了：使用規(guī)范、簡(jiǎn)潔的書(shū)面語(yǔ)言，避免口語(yǔ)化、模糊不清的表述。及時(shí)記錄：在會(huì)議進(jìn)行中或結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初步整理，保證記憶清晰。三、會(huì)議紀(jì)要整理與完善階段整理初稿：根據(jù)會(huì)議記錄，按照“會(huì)議基本信息-會(huì)議主題與議程-主要議題討論情況-會(huì)議決議-行動(dòng)項(xiàng)”的邏輯結(jié)構(gòu)整理成文。對(duì)行動(dòng)項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，保證“任務(wù)、負(fù)責(zé)人、時(shí)限”三要素清晰無(wú)誤。檢查語(yǔ)言是否通順，有無(wú)錯(cuò)別字或表述不當(dāng)之處。核對(duì)與補(bǔ)充：如有疑問(wèn)或不清晰之處，及時(shí)與主持人或相關(guān)參會(huì)人員溝通核實(shí)。必要時(shí)，可向參會(huì)人員發(fā)送初稿進(jìn)行確認(rèn)，特別是涉及決議和行動(dòng)項(xiàng)的部分。四、會(huì)議紀(jì)要審核與簽發(fā)階段審核流程：初稿完成后，首先由記錄人自查。提交至?xí)h主持人或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)容審核，重點(diǎn)審核決議的準(zhǔn)確性、行動(dòng)項(xiàng)的明確性以及整體內(nèi)容的完整性。涉及多個(gè)部門或重大事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要，可根據(jù)需要送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。定稿與簽發(fā)：審核通過(guò)后，由記錄人根據(jù)審核意見(jiàn)進(jìn)行最終修改，形成定稿。定稿需經(jīng)主持人簽字確認(rèn)（或電子簽章）。在會(huì)議結(jié)束后1-2個(gè)工作日內(nèi)，將簽發(fā)后的會(huì)議紀(jì)要分發(fā)給所有參會(huì)人員、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及需要知曉的部門/人員，并做好分發(fā)記錄。五、會(huì)議紀(jì)要與相關(guān)材料存檔階段存檔內(nèi)容：會(huì)議紀(jì)要定稿（簽字版或電子簽章版）。會(huì)議議程、背景材料、演示文稿（PPT）等相關(guān)輔助材料。會(huì)議簽到表（如有）。會(huì)議錄音/錄像（如有，需按規(guī)定管理，并保證可追溯性）。存檔方式：電子存檔：優(yōu)先采用電子存檔方式。將會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)材料掃描或直接電子版，按照統(tǒng)一命名規(guī)則和路徑存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器、共享文件夾或文檔管理系統(tǒng)中。紙質(zhì)存檔：對(duì)于需要永久保存或具有法律效力的重要會(huì)議紀(jì)要，可打印紙質(zhì)版，經(jīng)簽字后與相關(guān)紙質(zhì)材料一同歸檔。存檔命名規(guī)則：格式建議：YYYY-MM-DD_會(huì)議類型_會(huì)議主題_會(huì)議編號(hào)（如有）。示例：2023-10-27_戰(zhàn)略決策_(dá)年度預(yù)算審議會(huì)_BJ20231001。存檔路徑與期限：電子存檔路徑：按照“公司/部門/項(xiàng)目/年份/會(huì)議類型”的層級(jí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。存檔期限：日常運(yùn)營(yíng)類會(huì)議紀(jì)要：至少保存2年。項(xiàng)目管理類會(huì)議紀(jì)要：項(xiàng)目結(jié)束后至少保存3年，重大項(xiàng)目（如涉及合同、審計(jì)等重要事項(xiàng)）需保存至項(xiàng)目結(jié)束后5年以上。戰(zhàn)略決策類、重大事項(xiàng)類會(huì)議紀(jì)要：長(zhǎng)期保存。具體存檔期限可根據(jù)公司檔案管理規(guī)定及實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行調(diào)整。存檔管理：明確各部門/項(xiàng)目的會(huì)議紀(jì)要存檔負(fù)責(zé)人，保證存檔工作的及時(shí)性和規(guī)范性。定期對(duì)存檔的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行整理和備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。建立會(huì)議紀(jì)要檢索索引，方便后續(xù)查閱。會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：[例如：項(xiàng)目第三周進(jìn)度例會(huì)]會(huì)議編號(hào)：[如有，填寫]日期：YYYY年MM月DD日時(shí)間：上/下午HH:MM-HH:MM地點(diǎn)：[例如：公司3號(hào)會(huì)議室/線上會(huì)議平臺(tái)：騰訊會(huì)議，會(huì)議號(hào)X]主持人：[姓名及職務(wù)，用號(hào)代替，如：項(xiàng)目經(jīng)理]記錄人：[姓名及職務(wù)，用號(hào)代替，如：項(xiàng)目助理]參會(huì)人員：[列出姓名及職務(wù)，用號(hào)代替，如：開(kāi)發(fā)部、測(cè)試部趙六、市場(chǎng)部孫七等]缺席人員：[姓名及職務(wù)，用號(hào)代替，如：設(shè)計(jì)周八（事假）]，缺席原因：[如適用]列席人員：[如有，列出姓名及職務(wù)，用*號(hào)代替]會(huì)議主題：[簡(jiǎn)述本次會(huì)議的核心議題，如：討論項(xiàng)目第三周進(jìn)展、風(fēng)險(xiǎn)及下周計(jì)劃]會(huì)議議程：各模塊負(fù)責(zé)人匯報(bào)本周工作進(jìn)展討論項(xiàng)目當(dāng)前存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)確定下周工作計(jì)劃與任務(wù)分配其他事項(xiàng)主要議題及討論情況：議題一：各模塊負(fù)責(zé)人匯報(bào)本周工作進(jìn)展開(kāi)發(fā)模塊（負(fù)責(zé)人：*）：已完成用戶登錄模塊開(kāi)發(fā)，正在進(jìn)行單元測(cè)試，預(yù)計(jì)本周五完成。本周完成工作量80%。測(cè)試模塊（負(fù)責(zé)人：趙六*）：已完成對(duì)上周提交的“商品瀏覽模塊”的測(cè)試，發(fā)覺(jué)3個(gè)bug，已反饋開(kāi)發(fā)部修復(fù)中。本周測(cè)試用例編寫完成30%。市場(chǎng)模塊（負(fù)責(zé)人：孫七*）：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告初稿已完成，內(nèi)部評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后下周提交。宣傳物料設(shè)計(jì)已啟動(dòng)。（其他議題討論情況依此類推，突出關(guān)鍵信息、不同觀點(diǎn)及最終共識(shí)）議題二：討論項(xiàng)目當(dāng)前存在的問(wèn)題與風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題1：測(cè)試環(huán)境資源緊張，影響測(cè)試進(jìn)度。（趙六*提出）討論結(jié)論：由*協(xié)調(diào)IT部門，下周二前增加一臺(tái)測(cè)試服務(wù)器。風(fēng)險(xiǎn)1：第三方接口對(duì)接可能存在延期風(fēng)險(xiǎn)。（*提出）討論結(jié)論：由*主動(dòng)與第三方接口負(fù)責(zé)人溝通，明確對(duì)接時(shí)間節(jié)點(diǎn)，若遇困難及時(shí)上報(bào)。會(huì)議決議：確認(rèn)項(xiàng)目第三周整體進(jìn)展符合預(yù)期，按計(jì)劃推進(jìn)。同意增加測(cè)試服務(wù)器資源，由IT部門負(fù)責(zé)落實(shí)，*跟蹤。原則通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告初稿，由孫七*根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)修改完善后，于下周一提交最終版。行動(dòng)項(xiàng)（待辦事項(xiàng)）：序號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人計(jì)劃完成時(shí)限備注1完成用戶登錄模塊單元測(cè)試*YYYY-MM-29提交測(cè)試報(bào)告2修復(fù)“商品瀏覽模塊”測(cè)試發(fā)覺(jué)的bug*YYYY-MM-28趙六*驗(yàn)證3編寫剩余70%測(cè)試用例趙六*YYYY-MM-024完善市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告并提交最終版孫七*YYYY-MM-30發(fā)送*及項(xiàng)目組5協(xié)調(diào)增加測(cè)試服務(wù)器資源*（IT配合）YYYY-MM-266跟進(jìn)第三方接口對(duì)接進(jìn)度*持續(xù)進(jìn)行每日匯報(bào)分發(fā)范圍：全體參會(huì)人員、項(xiàng)目相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、[其他需要知曉的部門/人員]記錄人簽字：______________主持人簽字：______________日期：YYYY年MM月DD日會(huì)議紀(jì)要與存檔管理關(guān)鍵提示責(zé)任到人，保證落實(shí)：會(huì)議紀(jì)要的記錄、整理、審核、分發(fā)、存檔各環(huán)節(jié)均需明確責(zé)任人，避免推諉扯皮。主持人對(duì)會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性和完整性負(fù)總責(zé)。內(nèi)容精煉，重點(diǎn)突出：避免記錄與主題無(wú)關(guān)的閑聊內(nèi)容，聚焦于決議、行動(dòng)項(xiàng)和關(guān)鍵信息。使用簡(jiǎn)潔、規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化和模糊不清的表述。及時(shí)高效，注重時(shí)效：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)后盡快整理完成，保證信息的時(shí)效性。分發(fā)和存檔工作也需及時(shí)跟進(jìn)，避免拖延。信息準(zhǔn)確，杜絕錯(cuò)誤：人名、職務(wù)、時(shí)間、數(shù)據(jù)、決議內(nèi)容等關(guān)鍵信息務(wù)必反復(fù)核對(duì)，保證準(zhǔn)確無(wú)誤。行動(dòng)項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人”和“完成時(shí)限”必須明確具體。嚴(yán)格保密，規(guī)范管理：會(huì)議紀(jì)要可能涉及公司敏感信息，相關(guān)人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。存檔的電子文檔需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，紙質(zhì)文檔需存放在安全地點(diǎn)。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤，閉環(huán)管理：會(huì)議紀(jì)要中的行動(dòng)項(xiàng)是保證會(huì)議效果的關(guān)鍵，相關(guān)部門及負(fù)責(zé)人需嚴(yán)