通知書與告知書寫作規(guī)范指南在行政履職、企業(yè)運營、法律事務(wù)等場景中，通知書與告知書作為傳遞信息、明晰權(quán)責(zé)的重要文書，其寫作規(guī)范性直接影響文書效力與溝通效果。本文結(jié)合實務(wù)經(jīng)驗，系統(tǒng)梳理兩類文書的寫作邏輯、結(jié)構(gòu)要素與優(yōu)化要點，為文書撰寫者提供專業(yè)指引。一、通知書寫作規(guī)范：指令性與規(guī)范性并重（一）文書定位與適用場景通知書是帶有指令性、約束性的文書，多用于要求受文方履行特定行為（如整改、繳款、配合調(diào)查）或告知重大決定（如合同解除、資格撤銷）。典型場景包括行政處罰通知、限期整改通知、會議通知、任免通知等。其核心作用是通過明確的要求與期限，推動事項落地或規(guī)范行為邊界。（二）結(jié)構(gòu)要素與撰寫要點1.標(biāo)題：需體現(xiàn)文書性質(zhì)與事由，格式為“[發(fā)文主體]+[事由]+通知書”（如《XX市市場監(jiān)督管理局行政處罰通知書》《XX公司員工崗位調(diào)整通知書》）。標(biāo)題應(yīng)簡潔精準(zhǔn)，避免歧義。2.主送對象：明確受文方（個人/單位），需標(biāo)注全稱或規(guī)范稱謂（如“XX有限公司”“張三”），確保送達(dá)主體無爭議。3.正文核心模塊：緣由部分：說明發(fā)文依據(jù)（法律法規(guī)、合同約定、事實依據(jù)），需引用具體條款或事件背景，增強合法性與說服力。例如：“依據(jù)《XX條例》第X條規(guī)定，你單位存在……行為，現(xiàn)責(zé)令……”。事項與要求：清晰列舉需受文方執(zhí)行的行為、期限、標(biāo)準(zhǔn)，采用條目化表述（如“一、整改要求：1.于X年X月X日前完成……；2.整改后3個工作日內(nèi)提交驗收申請”）。要求需具備可操作性，避免模糊表述（如“盡快整改”改為“于X年X月X日前完成整改”）。權(quán)利告知（可選）：涉及權(quán)益處分的通知書（如處罰、辭退），需告知救濟(jì)途徑（如“如不服本通知，可于收到之日起60日內(nèi)向XX機(jī)關(guān)申請行政復(fù)議”）。結(jié)語：常用“特此通知”“請遵照執(zhí)行”，語氣正式但避免生硬。4.落款與附件：需標(biāo)注發(fā)文單位全稱、日期，并加蓋公章（電子文書需確保電子簽章合法有效）；涉及材料提交的，可附《材料清單》作為附件。二、告知書寫作規(guī)范：信息傳遞與權(quán)利明晰（一）文書定位與適用場景告知書以信息傳遞、權(quán)利義務(wù)說明為核心，側(cè)重“告知”而非“指令”，受文方通常無強制行為要求（或僅需知悉）。典型場景包括權(quán)利義務(wù)告知（如“消費者知情權(quán)告知書”）、事項說明（如“停電告知書”）、風(fēng)險提示（如“產(chǎn)品召回告知書”）等。其作用是通過清晰的信息披露，保障受文方知情權(quán)或明確雙方權(quán)責(zé)。（二）結(jié)構(gòu)要素與撰寫要點1.標(biāo)題：格式為“[發(fā)文主體]+[事由]+告知書”（如《XX物業(yè)停電檢修告知書》《XX醫(yī)院患者權(quán)利告知書》），需體現(xiàn)告知核心內(nèi)容。2.主送對象：同通知書，需明確受文方，若面向不特定對象（如小區(qū)全體業(yè)主），可表述為“XX小區(qū)全體業(yè)主”。3.正文核心模塊：告知事由：說明為何告知（如“因設(shè)備維護(hù)需要，我司擬于X年X月X日進(jìn)行停電檢修”），需簡明闡述背景。告知內(nèi)容：分點說明關(guān)鍵信息，如時間、范圍、影響、注意事項等。例如停電告知書需包含“停電時間：X年X月X日X時—X時；停電范圍：XX棟XX單元；注意事項：請?zhí)崆瓣P(guān)閉電器，避免來電損壞設(shè)備”。權(quán)利/義務(wù)說明：若涉及受文方權(quán)利（如“您有權(quán)查閱檢測報告，聯(lián)系電話：XXX”）或需配合的事項（如“請于X日前反饋意見”），需清晰表述，語氣平和中性。結(jié)語：常用“特此告知”“感謝您的理解與配合”，語氣更溫和。4.落款與附件：同通知書，需加蓋公章；若有補充材料（如政策文件、操作指南），可附附件并標(biāo)注“詳見附件”。三、兩類文書的核心差異與寫作邊界維度通知書告知書--------------------------------------------------------------------**性質(zhì)**指令性、約束性說明性、告知性**受文方行為**需按要求執(zhí)行特定行為以“知悉”或輕度配合為主**語氣風(fēng)格**正式、嚴(yán)肅，可帶強制性表述平和、客觀，側(cè)重信息說明**救濟(jì)途徑**涉及權(quán)益處分時需明確告知一般無救濟(jì)途徑（除非隱瞞關(guān)鍵信息）寫作時需嚴(yán)格區(qū)分邊界：若需受文方“行動”（如繳費、整改），用通知書；若僅需受文方“知曉”（如政策說明、事項提示），用告知書?；煜再|(zhì)會導(dǎo)致文書效力受損（如告知書要求強制行為，易被認(rèn)定為程序違法）。四、常見誤區(qū)與優(yōu)化建議（一）典型誤區(qū)1.性質(zhì)混淆：用告知書要求受文方履行強制行為（如“告知書”要求“3日內(nèi)繳納罰款”），或用通知書僅作信息說明，削弱文書權(quán)威性。2.內(nèi)容模糊：要求表述不具體（如“盡快整改”未明確期限）、依據(jù)引用不完整（如僅說“根據(jù)相關(guān)規(guī)定”未標(biāo)注條款），導(dǎo)致執(zhí)行爭議。3.格式不規(guī)范：未加蓋公章、日期缺失、主送對象表述隨意（如“XX公司相關(guān)人員”），降低文書正式性。（二）優(yōu)化建議1.明確文書定位：起草前先判斷需求——“是否需要對方行動？”，據(jù)此選擇文書類型。2.內(nèi)容精準(zhǔn)化：要求需量化（時間、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)），依據(jù)需引用具體條款（如“依據(jù)《XX法》第X條第X款”），避免模糊表述。3.格式規(guī)范化：嚴(yán)格遵循“標(biāo)題-主送-正文-落款”結(jié)構(gòu)，加蓋公章并標(biāo)注日期；電子文書需確保簽章合法、可追溯。4.審核流程化：重要文書需經(jīng)法務(wù)、業(yè)務(wù)部門雙重審核，重點核查依據(jù)合法性、要求合規(guī)性、表述準(zhǔn)確性。五、實務(wù)案例參考（一）通知書案例（行政處罰類）標(biāo)題：XX市生態(tài)環(huán)境局行政處罰通知書主送：XX化工有限公司正文：>依據(jù)《中華人民共和國環(huán)境保護(hù)法》第六十條規(guī)定，我局于X年X月X日對你公司進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)你公司存在“未按規(guī)定處理危險廢物”的違法行為（事實依據(jù)：現(xiàn)場筆錄、檢測報告〔XX檢字X號〕）。現(xiàn)責(zé)令你公司：>1.于X年X月X日前停止違法行為，完成危險廢物合規(guī)處置；>2.于X年X月X日前繳納罰款人民幣XX元（大寫：XX）；>如不服本通知，可于收到之日起60日內(nèi)向XX人民政府申請行政復(fù)議，或6個月內(nèi)向XX法院提起行政訴訟。落款：XX市生態(tài)環(huán)境局（公章）X年X月X日（二）告知書案例（停電類）標(biāo)題：XX物業(yè)XX小區(qū)停電檢修告知書主送：XX小區(qū)全體業(yè)主正文：>因小區(qū)供電設(shè)備年度檢修，我司擬于X年X月X日（周六）9:00—17:00進(jìn)行停電作業(yè)，現(xiàn)將相關(guān)事項告知如下：>1.停電范圍：1號樓、2號樓（含商業(yè)裙樓）；>2.注意事項：請?zhí)崆瓣P(guān)閉空調(diào)、熱水器等電器，避免來電時設(shè)備損壞；電梯將轉(zhuǎn)為應(yīng)急電源運行，低層住戶可步行上下；>3.咨詢方式：如有疑問，可致電物業(yè)服務(wù)中心XXX（工作時間：8:00—20:00）。落款：XX物業(yè)服務(wù)