2026年紡織科技公司HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理制度一、總則（一）目的為保障公司HR系統(tǒng)（含員工信息管理、薪酬核算、考勤休假、招聘培訓(xùn)等模塊）數(shù)據(jù)的保密性、完整性與可用性，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或篡改，保護員工個人信息權(quán)益，符合《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國網(wǎng)絡(luò)安全法》等法律法規(guī)要求，維護公司正常經(jīng)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司HR系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)（包括員工基本信息、薪酬福利數(shù)據(jù)、考勤記錄、招聘簡歷、培訓(xùn)檔案等），涵蓋數(shù)據(jù)的收集、存儲、使用、傳輸、銷毀等全生命周期管理。公司人事部門、IT部門、財務(wù)部門及所有有權(quán)訪問HR系統(tǒng)的人員，均需遵守本制度。（三）基本原則合法合規(guī)原則：HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理嚴(yán)格遵循國家數(shù)據(jù)安全與個人信息保護相關(guān)法規(guī)，確保數(shù)據(jù)收集、使用等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。最小必要原則：僅收集、存儲與HR業(yè)務(wù)相關(guān)的必要數(shù)據(jù)，不收集無關(guān)信息；僅授予工作人員開展業(yè)務(wù)所需的最小數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，避免權(quán)限過度授予。安全優(yōu)先原則：將數(shù)據(jù)安全貫穿于HR系統(tǒng)運營全流程，建立多層級安全防護措施，優(yōu)先保障數(shù)據(jù)不泄露、不被破壞。責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理中的職責(zé)，出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題時可精準(zhǔn)追溯責(zé)任主體。二、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全管理機構(gòu)及職責(zé)（一）人事部門作為HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)主管部門，負(fù)責(zé)制定HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)收集符合“最小必要”原則；審核數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性與完整性，建立《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入核查臺賬》；管控HR系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作權(quán)限，根據(jù)員工崗位與職責(zé)申請系統(tǒng)訪問權(quán)限，明確權(quán)限范圍（如僅查看本部門員工考勤、可編輯全公司薪酬數(shù)據(jù)）；定期梳理HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)，清理無效、過期數(shù)據(jù)（需經(jīng)審批后處理）；配合IT部門開展數(shù)據(jù)安全檢查，提供業(yè)務(wù)層面的數(shù)據(jù)安全需求；在數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時，協(xié)助開展數(shù)據(jù)影響評估與后續(xù)處理。（二）IT部門作為HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全的技術(shù)保障部門，負(fù)責(zé)搭建HR系統(tǒng)安全技術(shù)架構(gòu)，部署防火墻、數(shù)據(jù)加密、入侵檢測等安全防護設(shè)備；設(shè)置HR系統(tǒng)訪問認(rèn)證機制（如賬號密碼、雙因素認(rèn)證），定期更新系統(tǒng)安全補丁；備份HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)，制定《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份計劃》（含每日增量備份、每周全量備份），并定期驗證備份數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性；監(jiān)控HR系統(tǒng)運行狀態(tài)與數(shù)據(jù)訪問日志，發(fā)現(xiàn)異常訪問（如非工作時間大量下載數(shù)據(jù)、跨部門頻繁查詢數(shù)據(jù)）及時預(yù)警并核查；負(fù)責(zé)HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全技術(shù)培訓(xùn)，指導(dǎo)相關(guān)人員正確操作以保障數(shù)據(jù)安全；在數(shù)據(jù)安全事件發(fā)生時，提供技術(shù)支持，定位事件原因并采取技術(shù)補救措施。（三）財務(wù)部門負(fù)責(zé)管控HR系統(tǒng)中薪酬福利相關(guān)數(shù)據(jù)的使用，僅在核算薪酬、發(fā)放福利時訪問相關(guān)數(shù)據(jù)，不得用于其他用途；核對HR系統(tǒng)中薪酬數(shù)據(jù)與財務(wù)核算數(shù)據(jù)的一致性，發(fā)現(xiàn)差異及時與人事部門溝通；妥善保管從HR系統(tǒng)導(dǎo)出的薪酬數(shù)據(jù)文件，存儲在加密設(shè)備中，使用后按規(guī)定刪除或歸檔；不得向未授權(quán)人員提供HR系統(tǒng)中的薪酬數(shù)據(jù)，配合人事、IT部門開展薪酬數(shù)據(jù)安全檢查。（四）數(shù)據(jù)安全管理小組由公司管理層（總經(jīng)理、分管人事/IT的副總經(jīng)理）、人事部門負(fù)責(zé)人、IT部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人組成，作為HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全決策機構(gòu)。主要職責(zé)包括：審議修訂本制度及相關(guān)安全政策；審批HR系統(tǒng)重大數(shù)據(jù)操作（如批量導(dǎo)出數(shù)據(jù)、銷毀歷史數(shù)據(jù)）；協(xié)調(diào)處理重大數(shù)據(jù)安全事件；監(jiān)督各部門數(shù)據(jù)安全職責(zé)的履行情況；定期評估HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險，制定風(fēng)險防控措施。（五）法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核本制度及HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理相關(guān)流程的合規(guī)性，確保符合數(shù)據(jù)安全與個人信息保護法規(guī)；提供數(shù)據(jù)安全相關(guān)法律咨詢，指導(dǎo)處理涉及員工個人信息的合規(guī)問題；在數(shù)據(jù)安全事件引發(fā)法律風(fēng)險時，提供法律支持，協(xié)助應(yīng)對外部監(jiān)管與員工維權(quán)；定期開展數(shù)據(jù)安全法規(guī)培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的合規(guī)意識。三、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)分類分級與安全管控（一）數(shù)據(jù)分類根據(jù)HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)內(nèi)容與敏感程度，分為三類：高度敏感數(shù)據(jù)：包括員工身份證號、銀行卡號、薪酬明細（基本工資、獎金、補貼）、社保公積金賬號、健康體檢報告、背景調(diào)查資料等，此類數(shù)據(jù)泄露可能導(dǎo)致員工財產(chǎn)安全、個人隱私受到嚴(yán)重影響。中度敏感數(shù)據(jù)：包括員工聯(lián)系方式（手機號、家庭住址、緊急聯(lián)系人信息）、考勤記錄（遲到早退、請假天數(shù)）、績效評估結(jié)果、培訓(xùn)記錄等，此類數(shù)據(jù)泄露可能影響員工正常生活或職業(yè)發(fā)展。一般敏感數(shù)據(jù)：包括員工姓名、工號、所屬部門、崗位名稱、入職離職日期、勞動合同期限等，此類數(shù)據(jù)單獨泄露影響較小，但需與其他數(shù)據(jù)結(jié)合保護。（二）數(shù)據(jù)分級安全管控措施高度敏感數(shù)據(jù)管控：采用數(shù)據(jù)加密存儲（存儲在HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫時加密，導(dǎo)出文件時設(shè)置密碼保護）；訪問權(quán)限僅授予核心崗位人員（如人事部門薪酬專員、財務(wù)部門薪酬核算員），且需雙因素認(rèn)證（賬號密碼+手機驗證碼）；禁止批量導(dǎo)出高度敏感數(shù)據(jù)，確需導(dǎo)出的（如向稅務(wù)部門報送薪酬數(shù)據(jù)），需提交《HR系統(tǒng)高度敏感數(shù)據(jù)導(dǎo)出申請》，經(jīng)數(shù)據(jù)安全管理小組審批后，由IT部門協(xié)助導(dǎo)出并記錄導(dǎo)出用途、接收人、導(dǎo)出時間；導(dǎo)出的數(shù)據(jù)文件使用后，需在3個工作日內(nèi)刪除，不得留存。中度敏感數(shù)據(jù)管控：設(shè)置數(shù)據(jù)訪問權(quán)限分級（如部門負(fù)責(zé)人僅可訪問本部門員工中度敏感數(shù)據(jù)）；限制數(shù)據(jù)導(dǎo)出頻次（如每月最多導(dǎo)出2次本部門員工考勤數(shù)據(jù)）；導(dǎo)出的中度敏感數(shù)據(jù)文件需標(biāo)注使用期限，到期后自行銷毀或歸檔至加密存儲設(shè)備；不得將中度敏感數(shù)據(jù)用于業(yè)務(wù)外用途（如不得將員工聯(lián)系方式用于商業(yè)推廣）。一般敏感數(shù)據(jù)管控：在HR系統(tǒng)內(nèi)按崗位權(quán)限開放訪問，確保相關(guān)人員可獲取開展業(yè)務(wù)所需數(shù)據(jù)；導(dǎo)出一般敏感數(shù)據(jù)時，需記錄導(dǎo)出用途與接收人；不得隨意向外部機構(gòu)或個人提供一般敏感數(shù)據(jù)，確需提供的（如向社保部門報送員工入職信息），需核實接收方資質(zhì)并簽訂數(shù)據(jù)保密協(xié)議。四、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)全生命周期安全管理（一）數(shù)據(jù)收集階段人事部門收集員工數(shù)據(jù)時，需明確告知員工數(shù)據(jù)收集的目的、范圍與用途（如“收集身份證號用于辦理入職手續(xù)與社保登記”），獲得員工同意（可通過入職承諾書、電子確認(rèn)單等形式）。收集的數(shù)據(jù)需真實、準(zhǔn)確，由員工本人提供或從合法渠道獲?。ㄈ鐝纳绫２块T獲取員工社保繳費記錄），不得收集虛假數(shù)據(jù)或非法獲取第三方數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入HR系統(tǒng)前，人事部門需進行核查（如核對身份證號與原件一致性、檢查銀行卡號是否正確），核查無誤后錄入系統(tǒng)，錄入人需在《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入核查臺賬》簽字確認(rèn)。（二）數(shù)據(jù)存儲階段HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲在公司內(nèi)部服務(wù)器或經(jīng)認(rèn)證的合規(guī)云服務(wù)平臺，IT部門需對存儲設(shè)備進行加密處理，定期檢測存儲設(shè)備安全狀態(tài)，防止設(shè)備損壞導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。嚴(yán)格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份計劃，每日增量備份數(shù)據(jù)存儲在本地加密硬盤，每周全量備份數(shù)據(jù)存儲在異地備份服務(wù)器，備份數(shù)據(jù)保留期限為3年（超過期限的備份數(shù)據(jù)經(jīng)審批后銷毀）。禁止將HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲在非公司指定設(shè)備（如員工個人電腦、私人U盤、非合規(guī)云盤），發(fā)現(xiàn)違規(guī)存儲及時整改并追究相關(guān)人員責(zé)任。（三）數(shù)據(jù)使用階段工作人員訪問HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，需使用本人賬號登錄，不得借用他人賬號或泄露本人賬號密碼（賬號密碼需滿足復(fù)雜度要求，每90天更換一次）。僅在開展本職工作時使用HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)，不得超范圍使用（如人事部門招聘專員不得訪問公司高管薪酬數(shù)據(jù)），不得篡改、偽造系統(tǒng)數(shù)據(jù)（確需修改數(shù)據(jù)的，需提交《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)修改申請》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后操作，并記錄修改前后內(nèi)容）。從HR系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)后，需在公司指定設(shè)備上使用，使用過程中保持設(shè)備安全（如開啟殺毒軟件、不連接公共網(wǎng)絡(luò)），使用完畢后按規(guī)定刪除或歸檔，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)給未授權(quán)人員。（四）數(shù)據(jù)傳輸階段HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸需通過加密網(wǎng)絡(luò)通道（如公司內(nèi)部局域網(wǎng)、VPN），禁止在公共網(wǎng)絡(luò)（如咖啡館WiFi、無密碼熱點）傳輸系統(tǒng)數(shù)據(jù)。傳輸HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件（如郵件發(fā)送薪酬表、U盤拷貝考勤記錄）時，需對文件進行加密處理（如設(shè)置文件密碼、壓縮加密），傳輸后及時告知接收方密碼（通過單獨渠道告知，不與文件同渠道發(fā)送）。向外部機構(gòu)傳輸HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如向稅務(wù)部門、社保部門）時，需通過官方指定的合規(guī)傳輸渠道，傳輸前核實接收方身份與權(quán)限，傳輸后獲取接收確認(rèn)憑證并歸檔。（五）數(shù)據(jù)銷毀階段對于無效、過期的HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)（如離職超過5年員工的非必要數(shù)據(jù)、重復(fù)錄入的錯誤數(shù)據(jù)），人事部門需提交《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)銷毀申請》，說明銷毀數(shù)據(jù)的類型、數(shù)量與原因，經(jīng)數(shù)據(jù)安全管理小組審批后，由IT部門執(zhí)行銷毀操作（銷毀方式包括物理粉碎存儲介質(zhì)、使用專業(yè)軟件徹底刪除數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)）。銷毀HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，需有人事部門與IT部門人員共同在場監(jiān)督，填寫《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)銷毀記錄表》，記錄銷毀時間、地點、數(shù)據(jù)信息、參與人員，相關(guān)人員簽字確認(rèn)后歸檔。不得擅自銷毀HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)，未按規(guī)定審批或記錄的銷毀操作視為違規(guī)，需追究相關(guān)人員責(zé)任。五、HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件處理（一）事件報告工作人員發(fā)現(xiàn)HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件（如賬號被盜用、數(shù)據(jù)被篡改、敏感數(shù)據(jù)泄露），需立即停止相關(guān)操作，保護現(xiàn)場（如保留訪問日志、不刪除異常文件），并在1小時內(nèi)報告直接上級與IT部門；IT部門接到報告后，需在2小時內(nèi)初步評估事件嚴(yán)重程度（一般事件、重大事件、特別重大事件），并向數(shù)據(jù)安全管理小組報告；重大及以上數(shù)據(jù)安全事件（如全公司員工薪酬數(shù)據(jù)泄露、大量數(shù)據(jù)被篡改），數(shù)據(jù)安全管理小組需在24小時內(nèi)報告公司管理層與相關(guān)監(jiān)管部門（如當(dāng)?shù)財?shù)據(jù)安全管理部門）。（二）事件處置一般事件（如單個員工考勤數(shù)據(jù)被誤刪、非敏感數(shù)據(jù)臨時泄露）：由IT部門協(xié)助人事部門開展處置，恢復(fù)誤刪數(shù)據(jù)（通過備份恢復(fù)）、回收泄露數(shù)據(jù)（聯(lián)系接收方刪除數(shù)據(jù)），查明事件原因并采取整改措施（如加強數(shù)據(jù)錄入核查、調(diào)整賬號權(quán)限），處置完成后3個工作日內(nèi)提交《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件處置報告》。重大事件（如部門級員工敏感數(shù)據(jù)泄露、部分?jǐn)?shù)據(jù)被篡改）：數(shù)據(jù)安全管理小組組織人事、IT、法務(wù)部門成立專項處置小組，IT部門定位事件技術(shù)原因（如系統(tǒng)漏洞、賬號被盜），采取技術(shù)措施阻斷風(fēng)險（如修復(fù)漏洞、凍結(jié)被盜賬號）；人事部門評估數(shù)據(jù)泄露影響范圍，聯(lián)系受影響員工說明情況并提供必要協(xié)助（如提醒更換銀行卡密碼）；法務(wù)部門評估法律風(fēng)險，制定應(yīng)對方案；處置完成后7個工作日內(nèi)提交《重大HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件處置報告》，并向管理層匯報。特別重大事件（如全公司高度敏感數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)數(shù)據(jù)被大規(guī)模篡改）：公司立即啟動數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，由管理層牽頭成立應(yīng)急指揮部，協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源（如聘請第三方數(shù)據(jù)安全機構(gòu)）開展處置；IT部門全力恢復(fù)系統(tǒng)正常運行與數(shù)據(jù)完整性，阻斷數(shù)據(jù)進一步泄露；人事部門全面梳理受影響數(shù)據(jù)與員工，開展安撫與解釋工作；法務(wù)部門對接監(jiān)管部門與外部律師，應(yīng)對可能的監(jiān)管調(diào)查與法律糾紛；處置完成后15個工作日內(nèi)提交《特別重大HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全事件處置報告》，并按要求向監(jiān)管部門報備。（三）事件復(fù)盤與改進數(shù)據(jù)安全事件處置完成后，數(shù)據(jù)安全管理小組需組織相關(guān)部門開展事件復(fù)盤，分析事件發(fā)生的根本原因（如制度漏洞、技術(shù)缺陷、人員操作失誤），總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)；根據(jù)復(fù)盤結(jié)果，修訂本制度或完善安全措施（如增加系統(tǒng)訪問監(jiān)控頻次、加強員工數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)）；對事件責(zé)任人員進行問責(zé)（如操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露的，給予警告或罰款；故意泄露數(shù)據(jù)的，按公司規(guī)定解除勞動合同并追究法律責(zé)任）；將事件復(fù)盤結(jié)果與改進措施在公司內(nèi)部公示，提升全員數(shù)據(jù)安全意識。六、監(jiān)督與培訓(xùn)（一）監(jiān)督檢查人事部門每月開展HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)合規(guī)檢查，核查數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確性、權(quán)限使用合規(guī)性、數(shù)據(jù)導(dǎo)出記錄完整性，形成《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)合規(guī)檢查報告》，報數(shù)據(jù)安全管理小組。IT部門每季度開展HR系統(tǒng)技術(shù)安全檢查，檢測系統(tǒng)安全漏洞、數(shù)據(jù)備份有效性、訪問日志完整性，評估系統(tǒng)抗風(fēng)險能力，形成《HR系統(tǒng)技術(shù)安全檢查報告》，提出技術(shù)整改建議并跟蹤落實。數(shù)據(jù)安全管理小組每半年開展HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全全面審計，結(jié)合人事、IT部門的檢查結(jié)果，評估數(shù)據(jù)安全管理成效，識別潛在風(fēng)險，制定《HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險防控方案》，督促相關(guān)部門執(zhí)行。（二）培訓(xùn)教育人事部門、IT部門每年至少組織2次HR系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括本制度條款、數(shù)據(jù)安全法規(guī)、系統(tǒng)安全操作規(guī)范（如如何設(shè)置安全密碼、如何識別異常訪問）、數(shù)據(jù)安全事件應(yīng)急處理流程等，培訓(xùn)對象覆蓋所有有權(quán)訪問HR系統(tǒng)的人員。新員工入職時，人