2026年智控專用設備公司合同法律審查管理制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司合同法律審查工作，防范合同法律風險，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴謹完整，保障公司在智控專用設備生產(chǎn)、銷售、研發(fā)、合作等業(yè)務中的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》《中華人民共和國合同法》（注：實際以現(xiàn)行有效法律為準）及公司管理制度，結(jié)合業(yè)務實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司對外簽訂的所有合同，包括但不限于智控專用設備銷售合同、采購合同、研發(fā)合作合同、技術服務合同、租賃合同、借款合同、保密協(xié)議等。公司各部門（銷售、采購、研發(fā)、生產(chǎn)、行政等）發(fā)起的合同簽訂需求，均需按本制度要求開展法律審查。內(nèi)部管理類協(xié)議（如員工勞動合同）可參照本制度執(zhí)行，或按專項制度管理。第三條基本原則合法合規(guī)原則：合同內(nèi)容需嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管規(guī)定，不得存在違法條款或損害國家、社會公共利益及公司合法權(quán)益的內(nèi)容。風險可控原則：法律審查需重點識別合同中的權(quán)利義務失衡、違約責任不清、爭議解決方式不當?shù)蕊L險點，提出修改建議，確保風險在可控范圍內(nèi)。權(quán)責明確原則：明確法務部門、業(yè)務部門及審批人員在合同審查中的職責，避免推諉或越權(quán)審批，確保審查流程高效有序。效率與質(zhì)量兼顧原則：在保證審查質(zhì)量的前提下，優(yōu)化審查流程，縮短審查周期，滿足業(yè)務部門合同簽訂的時效需求，避免因?qū)彶檠舆t影響業(yè)務推進。第二章職責分工第四條法務部門作為合同法律審查的歸口管理部門，主要職責包括：制定和修訂合同法律審查管理制度及標準合同模板（如銷售合同、采購合同模板）；負責公司所有合同的法律審查，出具書面審查意見；對業(yè)務部門提交的合同草案進行合規(guī)性、完整性、嚴謹性審查，識別法律風險并提出修改建議；協(xié)助業(yè)務部門與合同相對方就法律條款進行協(xié)商溝通，推動合同條款優(yōu)化；解答業(yè)務部門在合同起草、履行過程中的法律疑問；負責合同審查檔案的管理，留存審查記錄與意見；定期開展合同法律風險培訓，提升業(yè)務部門人員的合同風險意識與起草能力。第五條業(yè)務部門作為合同發(fā)起與執(zhí)行部門，主要職責包括：根據(jù)業(yè)務需求起草合同草案，或選用公司標準合同模板填寫內(nèi)容，確保合同內(nèi)容與業(yè)務實際一致（如產(chǎn)品型號、數(shù)量、價格、交付時間等）；收集合同相對方的資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、信用報告等），核實對方主體資格與履約能力；在提交法務部門審查前，對合同草案的業(yè)務條款（如標的、數(shù)量、質(zhì)量要求、付款方式）進行內(nèi)部審核，確保條款清晰、可執(zhí)行；根據(jù)法務部門出具的審查意見，修改合同草案，或與相對方協(xié)商調(diào)整條款，反饋修改結(jié)果；合同簽訂后，負責合同的履行與跟蹤，及時向法務部門反饋履行中的法律問題；配合法務部門開展合同風險培訓與檔案整理工作。第六條財務部門負責對合同中的財務條款進行審查，包括但不限于合同金額、付款方式、付款周期、發(fā)票類型與開具時間、違約責任中的財務賠償?shù)?；評估合同財務風險（如付款期限過長導致的資金占用、預付款比例過高的履約風險），提出財務層面的修改建議；審核合同款項支付的合規(guī)性，確保付款與合同條款一致；配合法務部門與業(yè)務部門，提供財務相關的法律風險支持（如稅務合規(guī)、資金安全相關條款審查）。第七條審批部門根據(jù)合同類型與金額，按公司審批權(quán)限對合同進行最終審批；審批時需結(jié)合法務部門的法律審查意見、財務部門的財務審查意見及業(yè)務部門的說明，判斷合同是否符合公司利益與風險管控要求；對審查意見中未解決的風險點，需要求業(yè)務部門與法務部門進一步溝通，明確風險應對措施后再行審批；審批通過后，監(jiān)督業(yè)務部門按合同條款執(zhí)行，關注履約風險。第三章合同審查范圍與標準第八條審查范圍主體資格審查：審查合同相對方是否具備合法主體資格，如企業(yè)需提供有效的營業(yè)執(zhí)照（核實經(jīng)營范圍是否包含合同標的相關業(yè)務）、特殊行業(yè)需提供相應經(jīng)營許可證（如危險化學品采購需對方具備危險化學品經(jīng)營許可證）；個人需提供身份證明，確保其具備完全民事行為能力；事業(yè)單位、社會團體需提供事業(yè)單位法人證書或社會團體登記證書。合同條款審查：審查合同條款是否完整，是否包含《民法典》規(guī)定的合同必備條款（當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式）；審查條款表述是否清晰、無歧義，避免使用模糊語言（如“盡快交付”“合理價格”）；審查權(quán)利義務是否對等，避免出現(xiàn)單方面加重公司責任或免除對方主要義務的條款。合規(guī)性審查：審查合同內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)（如知識產(chǎn)權(quán)合同需符合《專利法》《商標法》，勞動合作合同需符合《勞動合同法》）；審查合同是否違反公司管理制度（如采購合同需符合公司采購流程，銷售合同需符合定價政策）；審查合同是否存在反壟斷、反不正當競爭相關風險，或涉及國家安全、公共利益的禁止性內(nèi)容。風險條款審查：審查違約責任條款是否明確，包括違約情形（如延遲交付、質(zhì)量不合格、付款逾期）、違約金計算方式（如按日計算違約金的比例、違約金上限）、賠償范圍（如直接損失、間接損失是否包含），避免違約金過高或過低導致的風險；審查爭議解決方式是否合理，優(yōu)先選擇公司所在地或業(yè)務開展地的人民法院或仲裁機構(gòu)，明確爭議解決的法律適用（如涉外合同需明確適用中國法律）；審查保密條款是否完善，明確保密范圍（如公司商業(yè)秘密、技術秘密、客戶信息）、保密期限（一般不短于合同履行期后2-3年）、泄密責任，保護公司核心信息。財務條款審查：審查合同金額是否明確，是否與業(yè)務報價、預算一致；審查付款方式是否合理（如預付款比例一般不超過合同總額的30%，尾款支付需與驗收合格掛鉤）；審查發(fā)票條款是否清晰，明確發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）、開具時間（如驗收合格后10日內(nèi)開具）、發(fā)票錯誤的更正責任；審查財務賠償條款是否具有可執(zhí)行性，如賠償金的計算依據(jù)、支付期限等。第九條審查標準主體資格標準：合同相對方資質(zhì)文件需在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍與合同標的匹配，無經(jīng)營異常記錄（可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”查詢是否存在列入經(jīng)營異常名錄、嚴重違法失信企業(yè)名單等情況）；個人作為合同主體時，需確認其無失信記錄或法律糾紛，具備履約能力。條款完整性標準：合同需包含全部必備條款，補充條款需與主條款無沖突，且不違反法律法規(guī)；條款表述需具體、明確，如交付時間需明確到“某年某月某日”，交付地點需明確到“某市某區(qū)某地址”，質(zhì)量標準需引用國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的具體標準（如“符合GB/TXXXXX-202X《智控專用設備通用技術條件》”）。合規(guī)性標準：合同內(nèi)容無違法違規(guī)條款，如不得約定“偷稅漏稅”“規(guī)避知識產(chǎn)權(quán)保護”等內(nèi)容；合同條款與公司制度無沖突，如銷售合同定價不得低于公司最低限價，采購合同付款不得違反公司資金管理規(guī)定。風險控制標準：違約責任條款需具有可操作性，違約金比例一般不超過合同總額的30%（特殊情況需經(jīng)法務部門與財務部門共同評估），且需明確違約情形對應的賠償方式；爭議解決方式優(yōu)先選擇訴訟（公司所在地法院），若選擇仲裁需明確仲裁機構(gòu)名稱（如“XX仲裁委員會”），避免約定不明確導致無法確定爭議解決機構(gòu)；保密條款需覆蓋公司核心信息，保密期限需滿足業(yè)務保密需求，泄密責任需包含賠償損失與法律責任。財務合規(guī)標準：合同金額計算準確，無計算錯誤或模糊表述；付款周期需與公司資金規(guī)劃匹配，避免過長的賬期（如銷售合同付款周期一般不超過6個月，特殊情況需財務部門審批）；發(fā)票條款需符合稅務規(guī)定，確保公司能正常抵扣稅款或核算成本。第四章合同審查流程第十條審查發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，完成合同草案起草（選用標準模板或自行起草），收集相對方資質(zhì)文件，填寫《合同法律審查申請表》，注明合同類型、金額、相對方名稱、業(yè)務背景、需審查的重點內(nèi)容及期望完成審查的時間，經(jīng)部門負責人審核后，提交至法務部門。若合同金額超過5萬元（或按公司分級標準確定的金額），業(yè)務部門需同時將合同草案與《合同法律審查申請表》提交至財務部門，由財務部門開展財務條款審查；若合同涉及技術研發(fā)、知識產(chǎn)權(quán)等專業(yè)內(nèi)容，需同時提交至技術部門，由技術部門開展專業(yè)條款審查。第十一條審查實施法務部門收到審查申請后，需在1個工作日內(nèi)確認材料是否齊全（合同草案、資質(zhì)文件、申請表），材料不齊的需通知業(yè)務部門補充，補充材料時間不計入審查周期；材料齊全的，根據(jù)合同類型與復雜程度確定審查周期：簡單合同（如常規(guī)銷售合同、采購合同）審查周期不超過2個工作日，復雜合同（如研發(fā)合作合同、涉外合同）審查周期不超過5個工作日，特殊緊急合同（如涉及重大業(yè)務且需盡快簽訂）可縮短至1個工作日（需業(yè)務部門出具緊急說明，經(jīng)法務部門負責人審批）。法務部門按審查范圍與標準開展審查，逐項分析合同條款，識別法律風險，填寫《合同法律審查意見表》，明確審查結(jié)論（通過、修改后通過、不通過）及具體修改建議（如“將‘盡快交付’修改為‘合同簽訂后30日內(nèi)交付’”“補充‘對方延遲交付超過15日，公司有權(quán)解除合同并要求支付合同總額10%的違約金’條款”）；對審查不通過的合同，需詳細說明不通過原因（如“相對方無相應經(jīng)營資質(zhì)，存在合同無效風險”“違約責任條款缺失，無法保障公司權(quán)益”），并提出整改方向。財務部門收到審查申請后，需在1個工作日內(nèi)完成財務條款審查，填寫《合同財務審查意見表》，提出財務層面的修改建議（如“將預付款比例從50%調(diào)整為30%，降低資金風險”“明確發(fā)票需在付款前開具，避免付款后無法取得發(fā)票”），提交至法務部門與業(yè)務部門。技術部門或其他專業(yè)部門收到審查申請后，需在2個工作日內(nèi)完成專業(yè)條款審查，提出專業(yè)建議（如研發(fā)合同中技術指標的合理性、采購合同中產(chǎn)品質(zhì)量標準的可執(zhí)行性），反饋至業(yè)務部門與法務部門。第十二條意見反饋與修改業(yè)務部門收到法務部門、財務部門及專業(yè)部門的審查意見后，需在3個工作日內(nèi)完成合同草案修改，或與相對方協(xié)商調(diào)整條款；若無法按審查意見修改（如相對方不同意調(diào)整違約金比例），需向法務部門提交《合同審查意見異議說明》，注明異議理由、實際情況及風險承擔措施，由法務部門重新評估風險，提出替代解決方案。業(yè)務部門修改完成后，需將修改后的合同草案及修改說明（注明已采納的審查意見與未采納意見的處理）再次提交至法務部門，法務部門需在1個工作日內(nèi)復核，確認風險已解決或有合理應對措施后，出具“審查通過”意見；若仍存在未解決的重大風險，需繼續(xù)與業(yè)務部門溝通，直至風險可控。第十三條審批與簽訂合同審查通過后，業(yè)務部門按公司審批權(quán)限，將合同草案、審查意見表、相對方資質(zhì)文件等材料提交至相應審批部門（如部門負責人、分管領導、總經(jīng)理）審批；審批人員需結(jié)合審查意見，判斷合同是否符合公司利益，審批通過后在《合同審批表》上簽字確認。審批通過后，業(yè)務部門按公司規(guī)定辦理合同簽訂手續(xù)，確保合同簽字蓋章符合法律要求（如公司需加蓋公章或合同專用章，法定代表人或授權(quán)代表人簽字；相對方需加蓋有效印章，簽字人需提供授權(quán)委托書）；簽訂后，業(yè)務部門需在1個工作日內(nèi)將合同原件提交至法務部門存檔，同時留存復印件用于業(yè)務執(zhí)行。第五章審查檔案管理與風險監(jiān)控第十四條檔案管理法務部門負責建立合同審查檔案，按合同類型（銷售、采購、研發(fā)等）分類存放，檔案內(nèi)容包括《合同法律審查申請表》《合同法律審查意見表》《合同財務審查意見表》、合同草案（修改前后版本）、相對方資質(zhì)文件、審批表、最終簽訂的合同原件等；檔案需按年度整理，保存期限不低于合同履行期后5年（重要合同需永久保存）。業(yè)務部門需留存合同復印件及相關執(zhí)行材料（如交付憑證、驗收報告、付款記錄），定期整理后提交至法務部門，補充至合同審查檔案；財務部門需留存合同財務條款相關材料，配合法務部門完善檔案。合同審查檔案需專人管理，建立檔案借閱登記制度，內(nèi)部部門借閱需經(jīng)法務部門負責人審批，外部單位借閱（如律師、司法機關）需提供有效證明并經(jīng)公司管理層審批，嚴禁擅自借閱或復制檔案。第十五條風險監(jiān)控法務部門定期（每季度）開展合同審查風險分析，統(tǒng)計審查合同數(shù)量、類型、風險點分布（如主體資格風險、條款缺失風險、合規(guī)風險），分析風險產(chǎn)生的原因，提出改進措施（如優(yōu)化標準合同模板、加強業(yè)務部門培訓），形成《合同審查風險分析報告》，提交至公司管理層。業(yè)務部門在合同履行過程中，若發(fā)現(xiàn)相對方存在違約跡象（如延遲交付、質(zhì)量不合格、付款逾期），需及時向法務部門報告，法務部門協(xié)助分析違約風險，提出應對措施（如發(fā)函催告、協(xié)商解決、準備訴訟或仲裁），避免風險擴大。法務部門與財務部門、業(yè)務部門建立定期溝通機制（每月一次），共享合同履行中的風險信息，如財務部門發(fā)現(xiàn)付款與合同條款不符、業(yè)務部門發(fā)現(xiàn)對方履約能力下降等，共同制定風險應對方案，保障公司權(quán)益。第六章培訓與責任追究第十六條培訓管理法務部門每年至少組織2次合同法律審查培訓，培訓對象包括業(yè)務部門、財務部門及審批部門相關人員，培訓內(nèi)容包括合同起草技巧、常見法律風險點識別、審查標準與流程、最新法律法規(guī)解讀等；培訓可采用案例教學、現(xiàn)場講解、線上課程等方式，確保培訓效果。新入職員工（尤其是業(yè)務部門、財務部門員工）需參加合同審查專項培訓，考核合格后方可參與合同相關工作；法務部門需根據(jù)業(yè)務需求，提供定制化培訓（如針對研發(fā)部門的研發(fā)合作合同審查培訓，針對銷售部門的銷售合同風險培訓）。第十七條責任追究業(yè)務部門未按本制度要求發(fā)起合同審查，或隱瞞合同關鍵信息、提供虛假材料導致審查遺漏風險，造成公司損失的，對業(yè)務部門負責人及直接責任人給予批評教育、績效考核扣分；損失嚴重的，給予崗位調(diào)整、紀律處分，并處以損失金額10%-30%的罰款。法務部門未按審查范圍與標準開展審查，或未及時出具審查意見導致合同簽訂延遲或存在重大法律風險，造成公司損失的，對法務部門負責人及審查人員給予批