合同履行跟進(jìn)和風(fēng)險評估管理工具一、適用場景與價值定位本工具適用于各類企業(yè)（含中小微企業(yè)、大型集團(tuán)）的合同全生命周期管理場景，尤其適合以下情況：多項目并行管理：當(dāng)企業(yè)同時推進(jìn)多個合同項目（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、工程建設(shè)合同等），需統(tǒng)一監(jiān)控各項目履約進(jìn)度與風(fēng)險狀態(tài)時；高風(fēng)險合同重點管控：針對金額較大、履約周期長、條款復(fù)雜或涉及核心業(yè)務(wù)的合同（如重大采購、戰(zhàn)略合作、跨境業(yè)務(wù)等），需動態(tài)跟蹤履約偏差并提前預(yù)警風(fēng)險；跨部門協(xié)同履約：當(dāng)合同履行涉及銷售、采購、法務(wù)、財務(wù)、項目執(zhí)行等多部門協(xié)作時，需明確責(zé)任分工與信息同步機(jī)制；歷史履約數(shù)據(jù)分析：通過積累的履約記錄與風(fēng)險數(shù)據(jù)，優(yōu)化供應(yīng)商/客戶管理策略，為后續(xù)合同談判與風(fēng)險預(yù)案提供依據(jù)。通過系統(tǒng)化使用本工具，可實現(xiàn)“履約進(jìn)度可視化、風(fēng)險預(yù)警前置化、責(zé)任分工清晰化”，降低合同違約風(fēng)險，保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合同管理效率。二、全流程操作指南（一）階段一：合同基礎(chǔ)信息建檔（合同簽訂后1個工作日內(nèi)完成）操作目標(biāo)：完成合同核心信息錄入，建立履約跟蹤基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。責(zé)任人：合同管理員（或指定業(yè)務(wù)部門接口人）操作步驟：獲取合同文本：從法務(wù)部門或業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人處獲取最終簽訂的合同掃描件（PDF格式）及電子版，保證合同條款完整、無歧義。填寫《合同基礎(chǔ)信息表》（見“核心工具表單設(shè)計”部分），錄入以下關(guān)鍵信息：合同基本信息：合同編號、合同名稱、簽訂日期、生效日期、到期日期、簽約主體（甲方/乙方全稱及統(tǒng)一社會信用代碼）；合同核心條款：合同總金額、計價方式（固定單價/總價/成本加成等）、支付節(jié)點（如預(yù)付款比例、到貨款、驗收款、質(zhì)保金比例及對應(yīng)條件）；履約關(guān)鍵節(jié)點：根據(jù)合同約定明確各階段任務(wù)（如“設(shè)計圖紙確認(rèn)”“原材料交付”“項目驗收”“質(zhì)保金退還”等）、計劃完成時間、責(zé)任部門（如“采購部”“技術(shù)部”“項目部”）；關(guān)聯(lián)信息：合同負(fù)責(zé)人（業(yè)務(wù)部門）、法務(wù)審核人、財務(wù)對接人*、對方聯(lián)系人及聯(lián)系方式（僅限工作電話，禁止錄入私人信息）。信息校驗與存檔：合同管理員核對信息準(zhǔn)確性后，提交法務(wù)部門復(fù)核，確認(rèn)無誤后將《合同基礎(chǔ)信息表》與合同掃描件歸入指定電子檔案（建議按“合同編號-合同名稱”格式命名文件夾），并同步更新《合同臺賬總表》。（二）階段二：定期履約跟蹤與進(jìn)度更新（按履約節(jié)點頻率執(zhí)行，關(guān)鍵節(jié)點每日跟蹤，常規(guī)節(jié)點每周跟蹤）操作目標(biāo)：實時監(jiān)控合同履約進(jìn)度，及時發(fā)覺履約偏差并記錄。責(zé)任人：各履約節(jié)點責(zé)任部門負(fù)責(zé)人（如“采購部負(fù)責(zé)人”負(fù)責(zé)原材料交付跟蹤）、合同管理員*（匯總更新）操作步驟：明確跟蹤頻率：關(guān)鍵節(jié)點（如“首付款支付”“核心設(shè)備交付”“最終驗收”等影響合同根本目的的節(jié)點）：責(zé)任部門每日跟蹤進(jìn)度，同步至合同管理員*；常規(guī)節(jié)點（如“階段進(jìn)度匯報”“中間文檔提交”等）：責(zé)任部門每周五下班前更新進(jìn)度，提交合同管理員*。填寫《履約跟蹤記錄表》（見“核心工具表單設(shè)計”部分），記錄以下內(nèi)容：當(dāng)前節(jié)點狀態(tài)：按“正常進(jìn)行中”“已提前完成”“已按期完成”“延遲完成”“未啟動”標(biāo)記；進(jìn)度詳情：若為“延遲完成”或“未啟動”，需說明具體原因（如“供應(yīng)商生產(chǎn)排期延誤”“我方資金審批延遲”“不可抗力因素”等）；佐證材料：相關(guān)證明文件（如交付簽收單、驗收報告、進(jìn)度郵件截圖等），保證信息可追溯。進(jìn)度異常預(yù)警：當(dāng)節(jié)點延遲超過3個工作日，或可能影響后續(xù)履約（如延遲交付導(dǎo)致項目整體延期）時，責(zé)任部門需立即啟動《風(fēng)險預(yù)警流程》（見階段三）。（三）階段三：風(fēng)險識別、評估與應(yīng)對（發(fā)覺履約異常時立即啟動，24小時內(nèi)完成初步評估）操作目標(biāo)：系統(tǒng)化識別合同履行中的潛在風(fēng)險，量化風(fēng)險等級，制定針對性應(yīng)對措施。責(zé)任人：合同管理員（發(fā)起）、法務(wù)部門（法律風(fēng)險評估）、財務(wù)部門（財務(wù)風(fēng)險評估）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（履約可行性評估）操作步驟：風(fēng)險識別：通過履約跟蹤記錄、對方溝通反饋、市場環(huán)境變化等渠道，識別風(fēng)險類型，參考以下維度：履約能力風(fēng)險：對方經(jīng)營異常（如停產(chǎn)、破產(chǎn)）、財務(wù)惡化（如拖欠貨款、信用評級下降）、履約資源不足（如人員、技術(shù)短缺）；履約意愿風(fēng)險：對方故意拖延、拒絕履行關(guān)鍵義務(wù)、提出不合理變更要求；法律合規(guī)風(fēng)險：合同條款歧義、對方違約行為觸發(fā)法律糾紛（如知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)）、政策變化導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行；外部環(huán)境風(fēng)險：自然災(zāi)害、疫情、戰(zhàn)爭等不可抗力；原材料價格大幅波動、匯率變化等市場風(fēng)險。風(fēng)險量化評估：填寫《風(fēng)險評估表》（見“核心工具表單設(shè)計”部分），采用“可能性-影響度”矩陣判定風(fēng)險等級：可能性（L）：1-5分（1分=極不可能發(fā)生，5分=極可能發(fā)生）；影響度（C）：1-5分（1分=影響極小，如小額延遲；5分=影響重大，如合同目的無法實現(xiàn)）；風(fēng)險值（R=L×C）：1-8分為低風(fēng)險，9-16分為中風(fēng)險，17-25分為高風(fēng)險。制定應(yīng)對措施：根據(jù)風(fēng)險等級明確處理策略：低風(fēng)險（R≤8）：持續(xù)跟蹤，責(zé)任部門每周更新一次《履約跟蹤記錄表》，無需升級處理；中風(fēng)險（9≤R≤16）：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人牽頭，3個工作日內(nèi)制定《風(fēng)險應(yīng)對措施表》（見“核心工具表單設(shè)計”部分），明確措施內(nèi)容、責(zé)任人、完成時限，抄送合同管理員及法務(wù)部門*；高風(fēng)險（R≥17）：立即上報分管領(lǐng)導(dǎo)*，啟動應(yīng)急預(yù)案（如暫停付款、發(fā)送律師函、啟動合同解除程序等），并同步更新《重大風(fēng)險清單》。（四）階段四：風(fēng)險應(yīng)對執(zhí)行與效果監(jiān)控（應(yīng)對措施制定后立即執(zhí)行，高風(fēng)險措施每日監(jiān)控）操作目標(biāo)：落實風(fēng)險應(yīng)對措施，跟蹤措施執(zhí)行效果，保證風(fēng)險得到有效控制。責(zé)任人：措施執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人（如“法務(wù)部”負(fù)責(zé)發(fā)送律師函）、合同管理員*（效果匯總）操作步驟：措施執(zhí)行：責(zé)任人按《風(fēng)險應(yīng)對措施表》要求落實行動，例如：對方延遲交貨：與對方協(xié)商新的交付時間，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》；對方財務(wù)惡化：要求提供擔(dān)保或增加保證金，啟動備用供應(yīng)商篩選；合同條款歧義：法務(wù)部門*與對方溝通，簽署《會議紀(jì)要》明確條款含義。效果監(jiān)控：執(zhí)行過程中，責(zé)任部門需記錄措施進(jìn)展（如“已發(fā)送律師函，對方承諾3日內(nèi)付款”“備用供應(yīng)商已通過資質(zhì)審核”），每日（高風(fēng)險）或每周（中風(fēng)險）更新至《風(fēng)險應(yīng)對措施表》，并執(zhí)行證據(jù)（如郵件往來、補(bǔ)充協(xié)議、溝通記錄等）。措施調(diào)整：若原有措施未達(dá)預(yù)期（如對方未按承諾付款），需在24小時內(nèi)重新評估風(fēng)險等級，調(diào)整應(yīng)對策略，并更新相關(guān)表單。（五）階段五：合同履約完成與復(fù)盤歸檔（合同到期/終止后5個工作日內(nèi)完成）操作目標(biāo)：總結(jié)履約情況，提煉經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合同管理機(jī)制。責(zé)任人：合同管理員（牽頭）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門、財務(wù)部門操作步驟：履約結(jié)果確認(rèn)：財務(wù)部門核對合同款項支付情況（如質(zhì)保金是否退還、尾款是否結(jié)清），業(yè)務(wù)部門提交《履約總結(jié)報告》，說明最終履約結(jié)果（如“完全按約定履行”“部分履行，已協(xié)商解決”“因?qū)Ψ竭`約終止”）。風(fēng)險復(fù)盤：組織跨部門會議（含業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)），回顧合同履行過程中的風(fēng)險事件（如延遲交付、糾紛處理等），分析風(fēng)險成因（如“供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)不明確”“合同條款未約定違約金計算方式”），總結(jié)應(yīng)對措施的有效性。資料歸檔：將《合同基礎(chǔ)信息表》《履約跟蹤記錄表》《風(fēng)險評估表》《風(fēng)險應(yīng)對措施表》《履約總結(jié)報告》及相關(guān)佐證材料整理歸檔，電子版?zhèn)浞葜疗髽I(yè)知識庫，紙質(zhì)版（如有）按檔案管理規(guī)定存檔。三、核心工具表單設(shè)計（一）合同基礎(chǔ)信息表合同編號合同名稱簽訂日期生效日期到期日期甲方信息乙方信息單位名稱：單位名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：統(tǒng)一社會信用代碼：聯(lián)系人：聯(lián)系人：職務(wù)：職務(wù)：工作電話：工作電話：合同核心條款合同總金額（元）：計價方式：□固定單價□固定總價□成本加成□其他：支付節(jié)點：1.預(yù)付款：比例_%，條件_，計劃支付時間____；2.進(jìn)度款：比例_%，條件_，計劃支付時間____；3.驗收款：比例_%，條件_，計劃支付時間____；4.質(zhì)保金：比例_%，條件_，計劃退還時間____。履約關(guān)鍵節(jié)點序號節(jié)點名稱計劃完成時間責(zé)任部門節(jié)點類型（□關(guān)鍵/□常規(guī)）—————-————–———-————————–123關(guān)聯(lián)責(zé)任人合同負(fù)責(zé)人：部門：聯(lián)系方式：法務(wù)審核人：部門：聯(lián)系方式：財務(wù)對接人：部門：聯(lián)系方式：備注（如特殊條款、附件清單等）：（二）履約跟蹤記錄表合同編號合同名稱跟蹤日期跟蹤人（責(zé)任人）節(jié)點跟蹤明細(xì)序號當(dāng)前節(jié)點名稱計劃完成時間實際完成時間（若未完成，填“未完成”）——————–————–—————————————-123異常情況說明（若有）異常描述：對應(yīng)風(fēng)險類型（□履約能力□履約意愿□法律合規(guī)□外部環(huán)境）：是否需啟動風(fēng)險預(yù)警：□是（請?zhí)顚憽讹L(fēng)險評估表》）□否（三）風(fēng)險評估表合同編號合同名稱風(fēng)險識別日期風(fēng)險識別人風(fēng)險信息風(fēng)險描述（具體說明風(fēng)險事件、觸發(fā)條件、當(dāng)前狀態(tài)）：風(fēng)險類型：□履約能力風(fēng)險□履約意愿風(fēng)險□法律合規(guī)風(fēng)險□外部環(huán)境風(fēng)險風(fēng)險評估可能性（L）：1分（極不可能）-2分-3分（可能）-4分-5分（極可能），評分：____影響度（C）：1分（影響極?。?2分-3分（一般影響）-4分-5分（影響重大），評分：____風(fēng)險值（R=L×C）：____，風(fēng)險等級：□低風(fēng)險（R≤8）□中風(fēng)險（9≤R≤16）□高風(fēng)險（R≥17）潛在影響（若風(fēng)險發(fā)生，對合同履行、企業(yè)利益的具體影響）：相關(guān)部門意見業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部門：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門：負(fù)責(zé)人簽字：日期：（四）風(fēng)險應(yīng)對措施表合同編號合同名稱風(fēng)險等級制定日期制定部門/人風(fēng)險信息風(fēng)險描述：風(fēng)險值（R）：____應(yīng)對措施措施內(nèi)容（具體行動方案、資源支持需求）：責(zé)任部門/責(zé)任人：計劃完成時限：預(yù)期效果（目標(biāo)狀態(tài)）：執(zhí)行情況跟蹤更新日期執(zhí)行進(jìn)展完成狀態(tài)（□未開始□進(jìn)行中□已完成□需調(diào)整）新增問題/調(diào)整建議佐證材料———-———-———————————————————————-———-效果評估（措施完成后填寫）是否有效控制風(fēng)險：□是□部分有效□無效，原因：改進(jìn)建議：四、使用關(guān)鍵要點提示信息錄入及時性與準(zhǔn)確性：合同基礎(chǔ)信息需在簽訂后1個工作日內(nèi)完成錄入，履約跟蹤記錄需按節(jié)點頻率更新，保證數(shù)據(jù)真實、完整，避免因信息滯后導(dǎo)致風(fēng)險誤判。風(fēng)險等級判定標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點，在“可能性-影響度”矩陣基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化評分標(biāo)準(zhǔn)（如“影響度5分”可定義為“直接導(dǎo)致企業(yè)年利潤損失超5%”），保證跨部門風(fēng)險評價一致性。跨部門協(xié)同機(jī)制：明確業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)等部門職責(zé)，建立“風(fēng)險信息共享-聯(lián)合評估-協(xié)同應(yīng)對”機(jī)制，避免責(zé)任推諉。例如財務(wù)部門需每月反饋對方付款情況，法務(wù)部門需及時提示合同條款變更的法律風(fēng)險。數(shù)據(jù)保密與權(quán)限管理：合同信息及風(fēng)險評估結(jié)果涉及企業(yè)商業(yè)