企業(yè)行政管理事務辦理手冊一、辦公物品申領(lǐng)與管理事務概述本流程適用于企業(yè)員工因日常辦公需要（如文具、耗材、設(shè)備配件等）申領(lǐng)辦公物品，旨在規(guī)范物品申領(lǐng)、發(fā)放與庫存管理，保障辦公需求的同時避免資源浪費。辦理流程提交申請申請人根據(jù)實際需求，通過企業(yè)OA系統(tǒng)“辦公物品申領(lǐng)”模塊或填寫《辦公物品申領(lǐng)表》（紙質(zhì)版），明確物品名稱、規(guī)格型號、申領(lǐng)數(shù)量及用途。部門審批申請人將申請表提交至部門負責人經(jīng)理審核，確認申領(lǐng)物品與部門工作需求匹配、數(shù)量合理后簽字批準。行政審核部門審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至行政部，行政專員核對物品庫存情況：若庫存充足，直接進入發(fā)放環(huán)節(jié)；若庫存不足，行政部根據(jù)采購周期統(tǒng)籌安排采購，并同步告知申請人預計到貨時間。物品發(fā)放與簽收申請人憑審批通過的申請表至行政部領(lǐng)取物品，行政專員核對信息無誤后發(fā)放，申請人在《辦公物品發(fā)放登記表》上簽字確認（包含領(lǐng)取人、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)取日期等信息）。相關(guān)表單《辦公物品申領(lǐng)表》申領(lǐng)人所屬部門申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量部門負責人審批意見：簽字：日期：行政部審核意見：簽字：日期：特別提示申領(lǐng)物品需符合實際工作需求，避免超量申領(lǐng)或申領(lǐng)與工作無關(guān)的物品。辦公設(shè)備（如電腦、打印機）的申領(lǐng)需額外填寫《設(shè)備配置申請表》，由行政部評估后統(tǒng)一采購。領(lǐng)取物品時請當場核對數(shù)量與規(guī)格，如有異議需當場提出，事后不予處理。行政部每月5日前在內(nèi)部公告欄公示上月物品領(lǐng)用情況，接受員工監(jiān)督。二、會議室使用申請與安排事務概述本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類會議（如部門例會、項目研討會、客戶接待等）的會議室預約與使用管理，旨在合理調(diào)配會議室資源，保障會議有序進行。辦理流程查詢會議室可用情況申請人通過企業(yè)OA系統(tǒng)“會議室預約”模塊查詢目標會議室（如“第一會議室”“視頻會議室”）的使用時段，或直接聯(lián)系行政部知曉實時空閑情況。提交申請申請人確定會議室后，在OA系統(tǒng)填寫《會議室使用申請表》或提交紙質(zhì)表單，明確會議名稱、時間（起止時刻）、參會人數(shù)、所需設(shè)備（如投影儀、麥克風、白板等）及特殊需求（如茶水、橫幅等）。審批與確認內(nèi)部部門會議：由部門負責人經(jīng)理審批；跨部門會議或外部會議：需提前3個工作日提交至行政部，由行政負責人主管審批。審批通過后，系統(tǒng)自動發(fā)送確認通知至申請人及相關(guān)部門，行政部同步做好會前準備（如設(shè)備調(diào)試、桌椅擺放等）。會議使用與會后整理申請人需提前10分鐘到達會議室，檢查設(shè)備是否正常運行；會議結(jié)束后，協(xié)助整理會場（關(guān)閉設(shè)備、清理垃圾、恢復桌椅原位），并在《會議室使用登記表》上簽字確認。相關(guān)表單《會議室使用申請表》申請人所屬部門聯(lián)系方式申請日期會議名稱會議時間時長參會人數(shù)所需會議室所需設(shè)備（可多選）：投影儀□麥克風□白板□激光筆□其他：______特殊需求：□茶水□橫幅□其他：______部門負責人/行政部審批意見：簽字：日期：特別提示會議室預約遵循“先到先得”原則，如需變更或取消會議，需提前2個工作日在OA系統(tǒng)操作并通知行政部，以免造成資源浪費。會議期間請保持會場安靜，禁止吸煙，愛護會議室設(shè)施設(shè)備，如有損壞需照價賠償。茶水、橫幅等增值服務需提前1個工作日告知行政部，以便統(tǒng)籌安排。嚴禁私自占用會議室或長時間預約后未使用，如有違規(guī)，行政部有權(quán)取消后續(xù)預約權(quán)限。三、差旅事務辦理事務概述本流程適用于員工因公出差（如外出洽談、參加會議、項目考察等）的交通、住宿及補貼報銷管理，旨在規(guī)范差旅行為，控制差旅成本，保障員工出差期間的合理需求。辦理流程出差申請員工因公出差需提前填寫《出差申請審批表》，明確出差事由、時間、地點、行程安排、交通工具（首選高鐵/經(jīng)濟艙，特殊情況需注明原因）及預計費用，經(jīng)部門負責人經(jīng)理審批后提交行政部備案。票務與住宿預訂行政部根據(jù)審批通過的行程，協(xié)助預訂往返交通票據(jù)（如高鐵票、飛機票）及住宿酒店（優(yōu)先選擇協(xié)議酒店，標準需符合企業(yè)差旅管理規(guī)定）；或員工自行預訂后憑合規(guī)票據(jù)報銷。出差期間管理員工出差期間需保持通訊暢通，遵守企業(yè)紀律及出差地相關(guān)規(guī)定；如行程變更，需及時向部門負責人及行政部報備。費用報銷員工出差結(jié)束后5個工作日內(nèi)，整理差旅期間產(chǎn)生的合規(guī)票據(jù)（如交通票據(jù)、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票等），填寫《差旅費用報銷單》，附上《出差申請審批表》及行程單據(jù)，經(jīng)部門負責人審核后提交至財務部報銷。相關(guān)表單《出差申請審批表》申請人所屬部門出差日期返回日期出差地點出差事由行程安排交通工具：□高鐵□飛機□汽車□其他：______預計費用：______住宿標準：□單人間□標準間預計費用：______部門負責人審批意見：簽字：日期：行政部備案意見：簽字：日期：特別提示差旅申請需提前3個工作日提交，緊急事務可先電話報備，事后補辦手續(xù)。交通與住宿標準需嚴格遵循企業(yè)《差旅費用管理規(guī)定》，超支部分原則上由個人承擔，特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導總審批。報銷票據(jù)需真實、合法、完整，抬頭需為企業(yè)全稱，票據(jù)背面需注明出差事由及經(jīng)辦人。差旅補貼（如餐補、交通補）按企業(yè)標準發(fā)放，無需單獨申請，隨同差旅費用一并報銷。四、內(nèi)部文件借閱與流轉(zhuǎn)事務概述本流程適用于員工因工作需要查閱、借閱企業(yè)內(nèi)部文件（如規(guī)章制度、項目資料、會議紀要等）的管理，旨在規(guī)范文件使用，保證文件安全與保密。辦理流程提交借閱申請員工需查閱文件時，填寫《文件借閱申請表》，注明文件名稱、編號、借閱用途、借閱期限（一般不超過3個工作日），經(jīng)部門負責人經(jīng)理審批后提交至行政部（或檔案室）。審核與登記行政部（檔案室）核對文件信息及審批權(quán)限：普通內(nèi)部文件：直接辦理借閱手續(xù)；涉密文件：需經(jīng)分管領(lǐng)導總審批，且僅限在指定場所查閱，不得帶出。文件借閱與歸還借閱人憑審批通過的《文件借閱申請表》至行政部（檔案室）領(lǐng)取文件，核對無誤后在《文件借閱登記表》上簽字；借閱期滿需按時歸還，如需續(xù)借需提前1個工作日申請。文件使用規(guī)范借閱人需妥善保管文件，不得涂改、抽取、復制、損壞；涉密文件嚴禁私自摘抄或外傳，如有違反將按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。相關(guān)表單《文件借閱申請表》借閱人所屬部門借閱日期歸還日期文件名稱文件編號密級等級借閱用途□普通□機密□絕密部門負責人審批意見：簽字：日期：行政部/檔案室審核意見：簽字：日期：特別提示文件借閱需“一事一申請”，不得一次性借閱與工作無關(guān)的文件。涉密文件僅限指定人員查閱，借閱時需全程在行政部（檔案室）監(jiān)督下進行。歸還文件時需檢查是否完好，如有缺失或損壞，需及時向行政部說明并承擔責任。行政部每季度對文件借閱情況進行匯總統(tǒng)計，保證文件流轉(zhuǎn)可追溯。五、印章使用管理事務概述本流程適用于企業(yè)公章、合同章、財務專用章等印章的使用管理，旨在規(guī)范印章使用行為，保證企業(yè)用印安全及法律效力。辦理流程提交用印申請申請人需使用印章時，填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、文件名稱/編號、用印份數(shù)、用印部位（如文件首頁、騎縫章等），并附用印文件樣本（如合同、函件等）。審核與審批日常辦公類用?。ㄈ缱C明材料、內(nèi)部通知）：由部門負責人經(jīng)理審批；合同、協(xié)議類用?。盒杞?jīng)法務部審核后，提交分管領(lǐng)導總審批；涉及重大事項（如對外擔保、資產(chǎn)處置）的用?。盒杞?jīng)總經(jīng)理審批。用印登記與蓋章審批通過后，申請人持《印章使用申請表》及用印文件至行政部，行政專員核對信息無誤后，在指定位置加蓋印章，并在《印章使用登記表》上詳細記錄（含用印日期、用印部門、文件名稱、份數(shù)、經(jīng)辦人、審批人等信息）。文件留存與印章保管用印后的文件正本由行政部（或指定部門）統(tǒng)一留存歸檔，副本交申請人使用；印章由行政部專人保管，實行“專人專管、專柜存放”，嚴禁私自帶出或交他人代管。相關(guān)表單《印章使用申請表》申請人所屬部門用印日期用印印章類型用印事由文件名稱/編號用印份數(shù)用印部位附件說明□首頁□騎縫□末頁□其他：______部門負責人/分管領(lǐng)導審批意見：簽字：日期：特別提示用印文件需內(nèi)容完整、審批手續(xù)齊全，嚴禁在空白紙張、空白合同或未審核通過的文件上蓋章。印章保管人需每日檢查印章存放情況，保證安全；如印章丟失或損壞，需立即報告行政部及企業(yè)領(lǐng)導，并按規(guī)定補辦。嚴