智能合同管理與審批模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場景業(yè)務(wù)部門需與供應(yīng)商簽訂采購合同時可通過模板發(fā)起審批；法務(wù)部門需對合作框架協(xié)議進(jìn)行合規(guī)性審核時，可調(diào)用模板中的審核要點；跨部門項目需聯(lián)合簽署服務(wù)協(xié)議時，模板可明確各方審批職責(zé)及時限。二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與草擬發(fā)起準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，收集對方主體資格信息（如營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等），確認(rèn)合作核心條款（標(biāo)的、金額、履行期限、違約責(zé)任等）。草擬合同：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板或參照《合同基本信息表》（見第三部分）填寫內(nèi)容，保證條款完整、表述清晰。涉及金額、權(quán)利義務(wù)等關(guān)鍵信息需經(jīng)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人初審。（二）內(nèi)部審批流程發(fā)起提交流程：通過企業(yè)OA或合同管理系統(tǒng)合同草稿及相關(guān)附件（如需求說明、對方資質(zhì)文件），填寫《審批流程跟蹤表》（見第三部分），選擇審批節(jié)點（業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)→財務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理）。逐級審批：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：審核合同需求真實性、業(yè)務(wù)條款合理性（如交付標(biāo)準(zhǔn)、驗收流程）；法務(wù)部門：審核合同合法性、合規(guī)性（如條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險）、文字表述嚴(yán)謹(jǐn)性；財務(wù)部門：審核金額準(zhǔn)確性、付款方式與財務(wù)制度匹配度、稅費承擔(dān)合理性；分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理：審核合同戰(zhàn)略alignment（如是否符合企業(yè)年度目標(biāo)）、重大風(fēng)險事項（如金額超限、特殊條款）。審批反饋：各節(jié)點審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審核，通過則流轉(zhuǎn)至下一節(jié)點，駁回則注明具體修改意見，發(fā)起人根據(jù)意見修訂后重新發(fā)起。（三）合同審核與修訂匯總意見：法務(wù)部門匯總各審批節(jié)點意見，形成《合同修訂清單》，明確需修改的條款及修改原因。修訂確認(rèn)：發(fā)起人根據(jù)《合同修訂清單》與對方溝通修訂，若對方不接受重大修改，需重新啟動審批流程并說明理由。（四）對方確認(rèn)與簽署最終版本確認(rèn)：審批通過后，法務(wù)部門輸出合同最終版本，通過系統(tǒng)或郵件發(fā)送給對方簽署（電子簽署需符合《電子簽名法》要求，紙質(zhì)簽署需保證文本完整無涂改）。簽署歸檔：雙方簽署完成后，掃描件系統(tǒng)，原件由行政部統(tǒng)一歸檔，同時更新《合同臺賬》（見第三部分）。（五）合同執(zhí)行與跟蹤履行監(jiān)控：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交付時間、質(zhì)量驗收），按《合同變更記錄表》（見第三部分）記錄異常情況（如延遲履行、違約行為）。驗收與結(jié)算：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織驗收，財務(wù)部門根據(jù)驗收單辦理結(jié)算，完成付款后關(guān)閉合同流程。三、核心模板示例表1：合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號按規(guī)則編制（如“年份-部門類型-序號”，例：2024-CG-001）2024-CG-001合同名稱明確合同性質(zhì)及合作方設(shè)備采購合同（與A公司）甲方（采購方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人及電話有限公司；9111X；*；乙方（供應(yīng)方）全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系人及電話A科技有限公司；9112X；*；139合同類型單選（采購/銷售/服務(wù)/租賃/合作等）采購合同金額大小寫一致，幣種明確（人民幣/美元等）￥100,000.00（人民幣壹拾萬元整）履行期限起止時間，關(guān)鍵節(jié)點（如交付期、驗收期）2024-03-01至2024-06-30，2024-06-30前驗收主要條款摘要核心權(quán)利義務(wù)（標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等）標(biāo)的：設(shè)備10臺；質(zhì)量：符合國標(biāo)；付款：簽約付30%，驗收后付70%附件清單列明所有附件名稱及份數(shù)附件1：設(shè)備參數(shù)清單；附件2：質(zhì)量承諾書發(fā)起部門采購部發(fā)起人*發(fā)起日期2024-02-20表2：審批流程跟蹤表審批節(jié)點審批人部門審批意見審批時間狀態(tài)（通過/駁回/待審）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人趙六*采購部需求屬實，同意2024-02-21通過法務(wù)部門周七*法務(wù)部第5條違約責(zé)任需細(xì)化2024-02-22駁回財務(wù)部門吳八*財務(wù)部付款比例合理2024-02-23通過（修訂后）分管領(lǐng)導(dǎo)鄭九*副總辦同意2024-02-25通過總經(jīng)理王十*總經(jīng)理辦最終批準(zhǔn)2024-02-26通過表3：合同變更記錄表變更編號原合同編號變更日期變更內(nèi)容變更原因?qū)徟庖娚掌贐G0012024-CG-0012024-05-10履行期限延長至2024-07-30乙方生產(chǎn)設(shè)備故障，需延期交付同意延期2024-05-11BG0022024-CG-0012024-06-15金額調(diào)整為￥110,000.00增加備件采購按流程補充審批2024-06-16四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示合規(guī)性優(yōu)先：合同條款不得違反《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，涉及特許經(jīng)營、數(shù)據(jù)安全等特殊領(lǐng)域需提前取得相關(guān)資質(zhì)。信息準(zhǔn)確性：雙方主體信息（名稱、信用代碼）、金額、期限等關(guān)鍵信息需與附件一致，避免因筆誤導(dǎo)致糾紛。審批時效管理：各節(jié)點審批人需在系統(tǒng)時限內(nèi)完成審批，緊急合同可標(biāo)注“加急”，但不得跳過審批節(jié)點。保密要求：合同內(nèi)容及審批信息僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁泄露給無關(guān)第三方，電子合同需加密存儲。變更控制：合同履行中如需變更，必須書面確認(rèn)并履行審批流程，口頭約定無效。歸檔規(guī)范：合同