一、適用場景與價值定位在企業(yè)日常運營中，合同作為商業(yè)活動的重要載體，其數(shù)量與復(fù)雜度隨業(yè)務(wù)規(guī)模擴大而顯著增加。傳統(tǒng)分散式管理方式易導(dǎo)致合同信息遺漏、條款執(zhí)行偏差、履約進度滯后等問題，增加法律風險與運營成本。本模板適用于各類企業(yè)（尤其是中小型企業(yè)）的合同全生命周期管理，旨在通過標準化流程與結(jié)構(gòu)化信息記錄，實現(xiàn)合同信息的集中化、可視化、可控化管理，提升合同管理效率，降低潛在風險，為企業(yè)決策提供數(shù)據(jù)支撐。二、系統(tǒng)化管理操作流程（一）合同信息前置梳理與分類合同收集與初步審核業(yè)務(wù)部門在合同簽訂前，需將合同草案（含附件）提交至法務(wù)/合規(guī)部門進行條款審核，重點核對主體資格、權(quán)利義務(wù)、違約責任等核心內(nèi)容。審核通過后，收集合同正本（或掃描件）及雙方主體資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書等），保證材料完整、清晰。合同分類與編碼規(guī)則制定按合同類型分類（如采購合同、銷售合同、服務(wù)合同、勞動合同、租賃合同等），每類可進一步細分（如采購合同分為原材料采購、設(shè)備采購等）。設(shè)定唯一編碼規(guī)則（示例：合同類型拼音縮寫-簽訂年份-部門代碼-序號，如CG-2024-SALES-001），避免重復(fù)與混亂。（二）合同信息錄入與建檔填寫《合同信息管理表》依據(jù)本模板“核心表單”要求，逐項錄入合同基本信息，包括合同編號、名稱、簽訂主體、核心條款、履行狀態(tài)等，保證信息真實、準確、完整。關(guān)鍵字段（如合同金額、履行期限、付款方式）需經(jīng)財務(wù)/業(yè)務(wù)部門二次核對，避免數(shù)據(jù)誤差。附件與關(guān)聯(lián)將合同正本掃描件（PDF格式）、雙方資質(zhì)文件、補充協(xié)議、審批記錄等附件與合同編號關(guān)聯(lián)存儲，保證電子檔案與紙質(zhì)材料一致。（三）合同履行動態(tài)跟蹤關(guān)鍵節(jié)點設(shè)置根據(jù)合同條款設(shè)置履約關(guān)鍵節(jié)點（如付款截止日、交付日期、驗收時間、質(zhì)保期起始日等），在系統(tǒng)中設(shè)置提前提醒（如提前7天、3天）。對長期合同（如年度框架協(xié)議），按季度或半年度跟蹤履行進度，記錄階段性成果或問題。狀態(tài)更新與異常處理履行過程中，負責人需及時更新合同狀態(tài)（如“未履行”“履行中”“已完成”“已終止”“違約”），并記錄變更原因（如“提前交付”“雙方協(xié)商解除”）。出現(xiàn)履約異常（如逾期付款、質(zhì)量不達標）時，立即啟動風險預(yù)警流程，由法務(wù)部門牽頭處理，并記錄處理措施與結(jié)果。（四）合同歸檔與數(shù)據(jù)分析到期合同歸檔合同履行完畢或終止后，負責人需在30日內(nèi)完成合同信息歸檔，標注“已歸檔”狀態(tài)，并將所有相關(guān)材料整理成冊（電子+紙質(zhì)），移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。定期數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析每季度/年度對合同數(shù)據(jù)進行匯總分析，統(tǒng)計各類型合同數(shù)量、總金額、履約率、逾期率、糾紛率等指標，形成《合同管理分析報告》，為企業(yè)優(yōu)化合同策略、調(diào)整業(yè)務(wù)方向提供依據(jù)。三、合同信息管理核心表單字段分類字段名稱填寫說明示例基本信息合同編號按編碼規(guī)則填寫，唯一不可重復(fù)CG-2024-PURCH-005合同名稱與合同文本一致，簡潔反映合同核心內(nèi)容原材料采購合同簽訂日期合同上注明的生效日期或簽訂日期2024-03-15合同類型按預(yù)設(shè)分類填寫（采購/銷售/服務(wù)等）采購合同主體信息甲方信息單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人（先生/女士）、聯(lián)系方式（）、地址甲方：科技有限公司；聯(lián)系人：*女士乙方信息同甲方信息乙方：商貿(mào)有限公司；聯(lián)系人：*先生核心條款合同金額（含大小寫）大寫金額需與數(shù)字金額一致，幣種明確￥100,000.00（壹拾萬元整）履行期限起止時間或關(guān)鍵節(jié)點（如“2024年4月1日至2024年6月30日”）2024-04-01至2024-06-30付款方式分期/一次性，明確各期金額與支付節(jié)點分三期，驗收后付60%關(guān)鍵權(quán)利義務(wù)摘錄核心條款（如交付標準、驗收方式、違約責任）交付標準：GB/T19001-2016管理信息履行狀態(tài)未履行/履行中/已完成/已終止/違約（動態(tài)更新）履行中風險等級低（無風險條款）/中（存在潛在風險）/高（存在明顯違約或法律風險）中負責部門/人業(yè)務(wù)歸屬部門及具體負責人采購部/*先生歸檔狀態(tài)未歸檔/已歸檔（合同終止后30日內(nèi)更新）未歸檔備注與附件備注其他需說明事項（如特殊約定、補充說明）質(zhì)保期12個月附件列表關(guān)聯(lián)附件名稱及類型（如合同掃描件、資質(zhì)文件）1.合同正本.pdf；2.營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件四、關(guān)鍵管理要點與風險規(guī)避信息準確性保障合同錄入前需經(jīng)“業(yè)務(wù)部門初審-法務(wù)部門審核-財務(wù)部門復(fù)核”三級校驗，保證關(guān)鍵信息（金額、主體、期限）無誤；合同變更（如金額調(diào)整、期限延長）需重新履行審批流程，并在系統(tǒng)中更新記錄，避免“舊版合同信息未及時清理”導(dǎo)致的混亂。分類與編碼標準化嚴格執(zhí)行合同分類與編碼規(guī)則，新增合同類型需經(jīng)管理部門備案，杜絕隨意分類或編碼重復(fù)；定期（如每半年）對合同分類與編碼進行復(fù)盤優(yōu)化，保證與企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展匹配。動態(tài)跟蹤與預(yù)警機制負責人需每周檢查合同履行節(jié)點提醒，對逾期或潛在風險合同（如付款方信用下降）立即上報，協(xié)同相關(guān)部門制定應(yīng)對方案；系統(tǒng)需支持“風險自動預(yù)警”功能（如臨近付款日未收到款項時自動標記），減少人為疏漏。權(quán)限管理與保密要求實行分級權(quán)限管理：普通員工僅可查看本部門合同，法務(wù)/管理層可查看全量合同，系統(tǒng)操作需留痕（記錄操作人、時間、內(nèi)容）；涉及商業(yè)秘密的合同（如獨家代理協(xié)議、核心技術(shù)合同），需單獨加密存儲，訪問權(quán)限需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理與合規(guī)審計電子檔案備份：每月對合同數(shù)據(jù)庫進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失；定期審計：每年由內(nèi)審部門