排球俱樂部檔案借閱登記實施細則

一、總則本俱樂部檔案是俱樂部在運營、管理、訓練、比賽等各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。為了加強俱樂部檔案的管理，規(guī)范檔案借閱登記工作，確保檔案的安全與合理利用，特制定本實施細則。本細則適用于俱樂部內(nèi)部各部門、員工以及因工作需要借閱俱樂部檔案的會員和外部相關(guān)單位、人員。檔案借閱登記工作應遵循嚴格審批、規(guī)范登記、按時歸還、確保安全的原則。通過有效的管理，充分發(fā)揮檔案在俱樂部發(fā)展中的重要作用，為俱樂部的決策、業(yè)務拓展、經(jīng)驗總結(jié)等提供有力支持。二、檔案借閱范圍與權(quán)限俱樂部檔案分為不同密級，包括公開級、內(nèi)部級、機密級和絕密級。公開級檔案主要是俱樂部面向社會公開的一般性資料，如活動宣傳資料、公開賽事報道等；內(nèi)部級檔案涉及俱樂部內(nèi)部工作流程、部門文件等，供俱樂部內(nèi)部人員查閱；機密級檔案包含俱樂部的重要商業(yè)信息、戰(zhàn)略規(guī)劃、球員合同等；絕密級檔案則是關(guān)系到俱樂部核心利益、重大決策等關(guān)鍵信息。俱樂部內(nèi)部員工因工作需要可借閱公開級和內(nèi)部級檔案。普通員工借閱公開級檔案，可直接向檔案管理部門提出申請；借閱內(nèi)部級檔案，需經(jīng)所在部門負責人審批。部門負責人借閱機密級檔案，需經(jīng)俱樂部分管領(lǐng)導審批；俱樂部高層管理人員借閱絕密級檔案，需經(jīng)俱樂部董事會批準。會員因?qū)銟凡炕顒?、賽事等情況進行深入了解或參與俱樂部組織的相關(guān)研究等正當理由，可申請借閱公開級檔案，經(jīng)檔案管理部門審核通過后即可借閱。外部相關(guān)單位（如合作企業(yè)、媒體等）因工作需要借閱公開級檔案，需出具單位介紹信，并經(jīng)俱樂部公關(guān)部門審核同意；如需借閱內(nèi)部級檔案，除介紹信外，還需經(jīng)俱樂部相關(guān)業(yè)務部門負責人審批；借閱機密級及以上檔案，需經(jīng)俱樂部董事會特批。三、檔案借閱申請流程俱樂部內(nèi)部員工申請借閱檔案時，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預計借閱時間等信息。普通員工借閱公開級檔案的申請表提交至檔案管理部門；借閱內(nèi)部級檔案的申請表需先經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，再提交給檔案管理部門。部門負責人申請借閱機密級檔案，在填寫《檔案借閱申請表》后，先由所在部門負責人簽字，再提交給俱樂部分管領(lǐng)導審批，審批通過后交至檔案管理部門。俱樂部高層管理人員申請借閱絕密級檔案，填寫申請表后，經(jīng)俱樂部董事會秘書匯總，提交董事會審議，董事會批準后，由董事會秘書將申請表轉(zhuǎn)至檔案管理部門。會員申請借閱公開級檔案，需在俱樂部會員服務中心領(lǐng)取并填寫《會員檔案借閱申請表》，注明會員編號、借閱目的等信息，提交給會員服務中心工作人員。工作人員對申請信息進行初步審核，確認無誤后轉(zhuǎn)至檔案管理部門進行最終審核，審核通過后通知會員前來借閱。外部相關(guān)單位申請借閱檔案，需由申請單位出具蓋有公章的介紹信，介紹信中應明確借閱單位名稱、借閱人員身份、借閱目的、擬借閱檔案范圍等內(nèi)容。將介紹信連同填寫完整的《外部單位檔案借閱申請表》一并提交給俱樂部公關(guān)部門。公關(guān)部門對申請進行審核，對于借閱公開級檔案的申請，審核通過后轉(zhuǎn)至檔案管理部門；對于借閱內(nèi)部級檔案的申請，公關(guān)部門審核后還需經(jīng)俱樂部相關(guān)業(yè)務部門負責人審批，審批通過后再交檔案管理部門；對于借閱機密級及以上檔案的申請，公關(guān)部門審核后提交俱樂部董事會審批，批準后由公關(guān)部門將申請表轉(zhuǎn)至檔案管理部門。四、檔案借閱登記手續(xù)檔案管理部門收到經(jīng)審批的《檔案借閱申請表》后，對申請表內(nèi)容進行再次核對，確保信息準確無誤。核對通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表中注明的檔案名稱、編號等信息，從檔案存儲庫中調(diào)出相應檔案。檔案管理人員在專門的《檔案借閱登記簿》上進行登記，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名（或單位名稱）、檔案名稱、檔案編號、借閱目的、預計歸還日期等。同時，要求借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字確認。對于電子檔案的借閱，檔案管理人員在完成上述登記手續(xù)后，根據(jù)借閱人需求，將電子檔案發(fā)送至借閱人指定的、符合俱樂部信息安全要求的電子郵箱或存儲設(shè)備，并記錄發(fā)送時間和接收信息。在借閱檔案交付借閱人時，檔案管理人員應對檔案的完整性進行檢查，并向借閱人說明檔案的使用注意事項，如不得擅自修改、損壞檔案，不得轉(zhuǎn)借他人等。五、檔案借閱期限與續(xù)借規(guī)定檔案的借閱期限根據(jù)檔案的密級和使用需求確定。公開級檔案一般借閱期限為15天；內(nèi)部級檔案借閱期限為10天；機密級檔案借閱期限為5天；絕密級檔案借閱期限原則上不超過3天。特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應在借閱期限屆滿前至少提前3天向檔案管理部門提出續(xù)借申請。俱樂部內(nèi)部員工續(xù)借檔案，需填寫《檔案續(xù)借申請表》，說明續(xù)借原因和續(xù)借期限，經(jīng)所在部門負責人審批后提交給檔案管理部門。部門負責人續(xù)借機密級檔案，還需經(jīng)俱樂部分管領(lǐng)導再次審批；高層管理人員續(xù)借絕密級檔案，需經(jīng)董事會再次審議批準。會員續(xù)借公開級檔案，需在會員服務中心填寫《會員檔案續(xù)借申請表》，說明續(xù)借原因，經(jīng)會員服務中心工作人員審核，檔案管理部門同意后可辦理續(xù)借手續(xù)。外部相關(guān)單位續(xù)借檔案，需重新出具單位介紹信，填寫《外部單位檔案續(xù)借申請表》，按照原借閱審批流程進行審批，審批通過后辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限不得超過原借閱期限的一半，且絕密級檔案只能續(xù)借一次。檔案管理部門應在《檔案借閱登記簿》上記錄續(xù)借信息，包括續(xù)借日期、續(xù)借期限等。六、檔案歸還與檢查借閱人應在借閱期限或續(xù)借期限屆滿前按時歸還檔案。歸還檔案時，需將檔案交至檔案管理部門指定地點，由檔案管理人員進行接收。檔案管理人員對歸還的檔案進行認真檢查，首先核對檔案的名稱、編號是否與借閱登記一致，確保檔案數(shù)量準確無誤。然后檢查檔案的完整性，查看檔案是否有破損、缺頁、涂改等情況；對于電子檔案，檢查文件是否能夠正常打開、內(nèi)容是否完整等。如果發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等問題，檔案管理人員應立即向借閱人指出，并記錄詳細情況。對于一般性損壞，借閱人應按照檔案管理部門的要求進行修復；對于嚴重損壞或丟失檔案的情況，借閱人需承擔相應責任，根據(jù)檔案的重要性和損失程度，按照俱樂部相關(guān)規(guī)定進行賠償或接受其他處理措施。檔案管理人員在確認檔案完好無損后，在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認。對于已歸還的檔案，檔案管理人員應及時將其歸位至檔案存儲庫，確保檔案存儲的有序性。七、檔案借閱監(jiān)督與違規(guī)處理檔案管理部門負責對檔案借閱登記工作進行日常監(jiān)督，定期檢查《檔案借閱申請表》《檔案借閱登記簿》等記錄，確保借閱登記工作規(guī)范進行。同時，監(jiān)督借閱人對檔案的使用情況，防止檔案被違規(guī)使用或泄露。俱樂部審計部門定期對檔案借閱登記工作進行審計，檢查借閱審批流程是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，督促檔案管理部門和相關(guān)借閱人進行整改。如發(fā)現(xiàn)借閱人有違反本實施細則的行為，如未經(jīng)審批擅自借閱檔案、超期限未歸還檔案、轉(zhuǎn)借檔案、損壞或丟失檔案、泄露檔案機密等，俱樂部將視情節(jié)輕重給予相應的處理。對于情節(jié)較輕的，給予口頭警告或書面警告；情節(jié)較重的，根據(jù)俱樂部規(guī)章制度進行罰款、停職等處罰；對于因違規(guī)行為給俱樂部造成重大損失的，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。外部相關(guān)單位或人員違反本實施細則的規(guī)定，俱樂部將視情況采取停止其借閱權(quán)限、終止合作關(guān)系等措施，并依法追究其法律責任。八、附則本實施細則自發(fā)布之日起生效，如有未盡事宜，由俱樂部檔案管理部門負責解釋和修訂。俱樂部檔案管理部門應根據(jù)實際工