2026年虛擬現(xiàn)實教育軟件公司財務(wù)檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實、完整、安全與可追溯，保障公司財務(wù)工作有序開展，防范財務(wù)檔案丟失、損毀或泄露風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國會計法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合虛擬現(xiàn)實教育軟件行業(yè)財務(wù)工作特點（如研發(fā)項目經(jīng)費核算檔案、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)財務(wù)憑證等），制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有財務(wù)檔案的形成、收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱、復(fù)制、移交及銷毀等全流程管理，涵蓋財務(wù)部及涉及財務(wù)活動的研發(fā)部門、銷售部門、項目部門等所有相關(guān)部門。第三條財務(wù)檔案定義與分類財務(wù)檔案定義：指公司在財務(wù)活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，是公司檔案的重要組成部分。財務(wù)檔案分類：會計憑證類：包括原始憑證（如研發(fā)設(shè)備采購發(fā)票、項目合同付款憑證、員工費用報銷單據(jù)等）、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證；會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬（含研發(fā)項目明細(xì)賬、應(yīng)收賬款明細(xì)賬等）、日記賬（現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助賬簿；財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)會計報告（含資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注）、專項財務(wù)報告（如研發(fā)項目經(jīng)費審計報告、知識產(chǎn)權(quán)價值評估報告等）；其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表及完稅證明、財務(wù)預(yù)算方案及審批文件、財務(wù)管理制度、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、財務(wù)軟件及電子檔案備份數(shù)據(jù)等。第四條管理原則合規(guī)性原則：財務(wù)檔案管理全過程嚴(yán)格遵守國家檔案管理及財經(jīng)領(lǐng)域相關(guān)法律法規(guī)，確保管理行為合法合規(guī)；完整性原則：所有財務(wù)活動中形成的具有保存價值的資料均需納入檔案管理，做到不遺漏、不缺失；安全性原則：采取物理防護與電子防護相結(jié)合的方式，保障財務(wù)檔案在保管、查閱等環(huán)節(jié)的安全，防止丟失、損毀、篡改或泄露；可追溯性原則：建立清晰的財務(wù)檔案管理臺賬，記錄檔案的形成、歸檔、查閱、移交等關(guān)鍵信息，確保每一份檔案都可追溯；實用性原則：財務(wù)檔案管理流程設(shè)計需貼合公司實際工作需求，便于財務(wù)人員及相關(guān)授權(quán)人員高效利用檔案，支持公司經(jīng)營決策與業(yè)務(wù)開展。第二章財務(wù)檔案的收集與整理第五條檔案收集責(zé)任與要求收集責(zé)任：財務(wù)部指定專人（以下簡稱“檔案管理員”）負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的統(tǒng)一收集工作；各部門在開展財務(wù)相關(guān)活動時，需及時將形成的財務(wù)資料（如研發(fā)項目合同、設(shè)備采購發(fā)票、費用報銷單據(jù)等）提交至財務(wù)部，確保資料提交及時、完整。收集要求：原始憑證需真實、合法、有效，要素齊全（如發(fā)票需注明公司名稱、納稅人識別號、項目名稱、金額、開票日期等，報銷單據(jù)需經(jīng)相關(guān)人員簽字審批）；電子財務(wù)資料（如電子發(fā)票、財務(wù)軟件數(shù)據(jù)、電子報表等）需存儲在公司指定的安全存儲位置，確保數(shù)據(jù)完整、可讀取，且與紙質(zhì)資料內(nèi)容一致；對于研發(fā)項目、大額銷售合同等專項業(yè)務(wù)形成的財務(wù)資料，需按業(yè)務(wù)周期同步收集，避免因業(yè)務(wù)結(jié)束后資料散落導(dǎo)致收集不完整。第六條檔案整理規(guī)范整理時間：每月結(jié)束后10個工作日內(nèi)，檔案管理員需完成當(dāng)月會計憑證的整理；每年度結(jié)束后3個月內(nèi)，完成全年會計賬簿、財務(wù)報告及其他財務(wù)檔案的整理。整理標(biāo)準(zhǔn)：會計憑證：按時間順序編號，每冊厚度不超過2厘米，裝訂前需檢查憑證附件是否齊全，對破損或折疊的憑證進行修補、平整，裝訂后在封面注明憑證名稱、年度、月份、冊數(shù)、起止憑證號及裝訂人、審核人姓名；會計賬簿：年度結(jié)束后，對活頁式賬簿進行整理，按科目順序裝訂成冊，在封面注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)及裝訂人、審核人姓名，固定資產(chǎn)卡片需按資產(chǎn)類別整理歸檔；財務(wù)報告：按年度、季度、月度分類整理，同一周期的報告需按報表類型（主表、附注、專項報告）順序排列，裝訂后在封面注明報告名稱、周期、編制日期及編制人、審核人、審批人姓名；其他類檔案：按類別（如銀行資料、稅務(wù)資料、制度文件等）整理，同一類別的資料按時間順序排列，裝訂或裝入檔案盒，在封面或盒面注明檔案類別、年度、起止日期及整理人姓名。電子檔案整理：電子財務(wù)檔案需按與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的分類方式建立文件夾結(jié)構(gòu)，文件夾命名規(guī)范（如“2026年-會計憑證-1月”“2026年-財務(wù)報告-年度”），電子文件命名需包含文件類型、日期、核心內(nèi)容等關(guān)鍵信息，確保便于檢索；同時對電子檔案進行定期備份，備份介質(zhì)需與原始存儲介質(zhì)分離存放。第七條檔案審核檔案整理完成后，檔案管理員需提交財務(wù)部負(fù)責(zé)人進行審核，審核內(nèi)容包括檔案分類是否準(zhǔn)確、整理是否規(guī)范、資料是否完整、簽字手續(xù)是否齊全等；審核發(fā)現(xiàn)問題的，檔案管理員需在5個工作日內(nèi)完成整改，整改后重新提交審核；審核通過的，方可進入歸檔環(huán)節(jié)。第三章財務(wù)檔案的歸檔與保管第八條檔案歸檔流程審核通過的財務(wù)檔案，由檔案管理員填寫《財務(wù)檔案歸檔登記表》，注明檔案名稱、類別、份數(shù)、起止日期、保管期限、歸檔日期及歸檔人姓名；《財務(wù)檔案歸檔登記表》需經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，與歸檔檔案一并存入指定檔案保管場所；電子財務(wù)檔案歸檔時，除完成上述登記外，還需在公司電子檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案相關(guān)信息，建立電子檔案索引，便于檢索。第九條保管場所與設(shè)施要求保管場所：公司設(shè)立專門的財務(wù)檔案庫房，庫房需具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等條件，遠離火源、水源、磁場及易產(chǎn)生粉塵的區(qū)域；保管設(shè)施：庫房內(nèi)配備專用檔案柜（紙質(zhì)檔案使用防磁檔案柜，電子檔案備份介質(zhì)使用專用存儲柜）、溫濕度計、滅火器、除濕機、防蟲藥劑等設(shè)施，溫濕度需控制在合理范圍（溫度14℃-24℃，相對濕度45%-60%）；安全管理：檔案庫房實行封閉管理，配備門禁系統(tǒng)，僅檔案管理員及經(jīng)授權(quán)的人員可進入；庫房內(nèi)禁止存放易燃易爆、腐蝕性物品及與財務(wù)檔案無關(guān)的其他資料。第十條保管期限財務(wù)檔案保管期限按國家相關(guān)規(guī)定及檔案重要程度分為永久保管和定期保管兩類：永久保管：包括年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、涉及公司重大權(quán)益的財務(wù)文件（如重大投融資合同相關(guān)財務(wù)資料、知識產(chǎn)權(quán)價值評估報告等）；定期保管：分為10年和30年，其中會計憑證、會計賬簿（除固定資產(chǎn)卡片外）保管期限為30年，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表及完稅證明保管期限為10年，月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年；保管期限從檔案所屬年度終了后的第一天起計算；對保管期限屆滿但仍涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未完成項目（如未結(jié)題的研發(fā)項目）的財務(wù)檔案，需延長保管期限，直至債權(quán)債務(wù)結(jié)清、項目完成后，再按規(guī)定處理。第十一條保管日常管理檔案管理員需每日檢查檔案庫房的溫濕度、防火、防盜等情況，填寫《財務(wù)檔案庫房日常檢查記錄表》，發(fā)現(xiàn)異常情況（如溫濕度超標(biāo)、設(shè)施故障）需及時處理并報告財務(wù)部負(fù)責(zé)人；定期對紙質(zhì)財務(wù)檔案進行檢查，查看是否存在霉變、蟲蛀、破損等情況，對出現(xiàn)問題的檔案及時采取修補、消毒等措施；電子財務(wù)檔案需定期（每月）進行有效性檢查，確保數(shù)據(jù)可正常讀取，備份介質(zhì)需每半年進行一次數(shù)據(jù)校驗，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞；檔案管理員崗位變動時，需辦理財務(wù)檔案移交手續(xù)，填寫《財務(wù)檔案移交清單》，列明移交檔案的名稱、類別、份數(shù)、保管期限等信息，由移交人、接收人及監(jiān)交人（財務(wù)部負(fù)責(zé)人）簽字確認(rèn)后，方可完成交接。第四章財務(wù)檔案的查閱與復(fù)制第十二條查閱權(quán)限與申請查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員：財務(wù)部人員因工作需要可查閱本人職責(zé)范圍內(nèi)的財務(wù)檔案；其他部門人員（如研發(fā)部門需查閱項目經(jīng)費檔案、銷售部門需查閱客戶回款檔案）需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案；公司管理層可查閱所有財務(wù)檔案，但需告知檔案管理員查閱用途；外部人員（如審計機構(gòu)、稅務(wù)部門、司法機關(guān)等）：需提供有效證明文件（如審計通知書、稅務(wù)檢查通知書、司法文書等），經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理員及相關(guān)內(nèi)部人員陪同下查閱，且僅可查閱與公務(wù)相關(guān)的財務(wù)檔案。查閱申請：查閱財務(wù)檔案需填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱人姓名、部門、查閱事由、查閱檔案名稱及類別、查閱時間，按權(quán)限審批流程完成簽字后，提交檔案管理員。第十三條查閱與復(fù)制規(guī)范檔案管理員需核對《財務(wù)檔案查閱申請表》的審批手續(xù)是否齊全，確認(rèn)無誤后，方可提供檔案查閱；財務(wù)檔案原則上在檔案庫房內(nèi)查閱，不得帶出庫房；確因工作需要帶出的（如管理層需攜帶財務(wù)報告參加會議），需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審批，填寫《財務(wù)檔案借出登記表》，注明借出期限，到期后需及時歸還，檔案管理員需核對檔案是否完好；查閱紙質(zhì)檔案時，不得在檔案上勾畫、涂改、批注或抽取、增刪頁面，不得損壞檔案；查閱電子檔案時，不得篡改、復(fù)制未授權(quán)的電子數(shù)據(jù)；確需復(fù)制財務(wù)檔案的，需在《財務(wù)檔案查閱申請表》中注明復(fù)制用途及份數(shù)，經(jīng)審批后，由檔案管理員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件需加蓋“財務(wù)檔案復(fù)制件”印章，與原件具有同等效力；外部人員復(fù)制檔案需由檔案管理員記錄復(fù)制內(nèi)容及份數(shù)，并存檔備查。第十四條查閱記錄檔案管理員需建立《財務(wù)檔案查閱登記簿》，記錄每次查閱的時間、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及類別、查閱事由、復(fù)制份數(shù)、歸還時間等信息，由查閱人簽字確認(rèn)，確保查閱過程可追溯。第五章財務(wù)檔案的銷毀第十五條銷毀前準(zhǔn)備財務(wù)檔案保管期限屆滿后，檔案管理員需對擬銷毀的檔案進行梳理，填寫《財務(wù)檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀檔案的名稱、類別、份數(shù)、形成年度、保管期限、銷毀原因等信息；對擬銷毀的檔案需進行再次核查，確認(rèn)不存在未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未完成項目等需延長保管期限的情況；核查發(fā)現(xiàn)問題的，需調(diào)整擬銷毀清單，對需繼續(xù)保管的檔案重新明確保管期限；《財務(wù)檔案銷毀清冊》需經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核、公司負(fù)責(zé)人審批后，報公司檔案管理部門（如設(shè)有）備案。第十六條銷毀流程財務(wù)檔案銷毀需成立銷毀小組，成員包括檔案管理員、財務(wù)部負(fù)責(zé)人、公司檔案管理部門人員（如設(shè)有）及一名非財務(wù)部門人員（如行政部門人員），負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程；銷毀前，銷毀小組需再次核對《財務(wù)檔案銷毀清冊》與擬銷毀檔案是否一致，確認(rèn)無誤后，方可進行銷毀；紙質(zhì)財務(wù)檔案可采用粉碎方式銷毀，電子財務(wù)檔案及備份介質(zhì)需采用物理銷毀（如粉碎）或?qū)I(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件徹底清除數(shù)據(jù)的方式銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)；銷毀過程中，銷毀小組需填寫《財務(wù)檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時間、地點、方式、銷毀檔案名稱及類別、份數(shù)，由銷毀小組成員簽字確認(rèn)；《財務(wù)檔案銷毀清冊》及《財務(wù)檔案銷毀記錄表》需永久保存。第六章責(zé)任追究第十七條責(zé)任追究情形與方式存在下列情形之一的，按情節(jié)嚴(yán)重程度追究相關(guān)人員責(zé)任：未按規(guī)定收集、整理財務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案缺失、不完整的：情節(jié)較輕的，給予警告處分，責(zé)令限期整改；情節(jié)較重的，扣減當(dāng)月績效獎金的10%-20%；未按規(guī)定保管財務(wù)檔案，導(dǎo)致檔案損毀、丟失或電子數(shù)據(jù)損壞的：情節(jié)較輕的，扣減當(dāng)月績效獎金的20%-30%；情節(jié)較重的，扣減當(dāng)月績效獎金的50%，并取消當(dāng)年評優(yōu)資格；情節(jié)嚴(yán)重的，給予降職或撤職處分，必要時追究經(jīng)濟賠償責(zé)任；未經(jīng)審批擅自提供財務(wù)檔案查閱、復(fù)制，或泄露財務(wù)檔案內(nèi)容的：情節(jié)較輕的，給予記過處分，扣減當(dāng)月績效獎金的30%-50%；情節(jié)嚴(yán)重的，給予撤職處分，如造成公司經(jīng)濟損失或不良影響，需追究法律責(zé)任；故意篡改、偽造財務(wù)檔案或在檔案銷毀過程中弄虛作假的：直接給予撤職處分，追究經(jīng)濟賠償責(zé)任，并移交相關(guān)部門處理；外部人員查閱檔案時，陪同人員未履行監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)致檔案損壞或信息泄露的：按情節(jié)輕重，給予警告至記過處分，扣減當(dāng)月績效獎金的10%-30%。責(zé)任追究流程：由財務(wù)部牽頭調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，形成《財務(wù)檔案管理責(zé)任追究調(diào)查報告》，明確責(zé)任人員、違規(guī)事實、情節(jié)嚴(yán)重程度，提出處理建議，報公司管理層審批后執(zhí)行；責(zé)任人員對處理結(jié)果有異議的，可在收到通知后5個工作日內(nèi)提出申訴，管理層需對申訴內(nèi)容進行復(fù)核，并出具最終處理意見。第七