2025年外貿(mào)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷合同協(xié)議本合同由以下雙方于二零二五年訂立：甲方：[公司全稱]（以下簡(jiǎn)稱“公司”）乙方：[員工姓名]（身份證號(hào)：[身份證號(hào)碼]）（以下簡(jiǎn)稱“員工”）鑒于公司為保障業(yè)務(wù)正常開展及員工因執(zhí)行公司業(yè)務(wù)發(fā)生合理費(fèi)用的補(bǔ)償，特制定本費(fèi)用報(bào)銷合同協(xié)議（以下簡(jiǎn)稱“本協(xié)議”），以明確雙方權(quán)利與義務(wù)。第一條適用范圍與定義1.1本協(xié)議適用于公司全體員工，或經(jīng)公司指定的特定部門/崗位員工，或執(zhí)行特定外貿(mào)業(yè)務(wù)的員工。具體適用范圍由公司根據(jù)實(shí)際情況界定并公示。1.2本協(xié)議所稱“可報(bào)銷費(fèi)用”是指員工因履行公司職責(zé)，按照公司安排，在規(guī)定范圍內(nèi)發(fā)生的、符合公司財(cái)務(wù)制度且事先審批的合理支出。主要包括但不限于國(guó)內(nèi)及國(guó)際差旅產(chǎn)生的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、伙食補(bǔ)助費(fèi)；通訊費(fèi)；因公出差的差旅保險(xiǎn)費(fèi)；因公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要而發(fā)生的培訓(xùn)費(fèi)、投標(biāo)費(fèi)、市場(chǎng)推廣費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。具體可報(bào)銷費(fèi)用項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)詳見本協(xié)議第二條。1.3本協(xié)議所稱“不可報(bào)銷費(fèi)用”是指員工因私人原因發(fā)生的支出、與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的支出、公司明確規(guī)定不允許報(bào)銷的支出（如罰款、賠償金、高消費(fèi)娛樂等）、超出本協(xié)議規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的支出、以及任何用于非法目的的支出。1.4本協(xié)議所稱“費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)”是指員工按照本協(xié)議規(guī)定流程提交的，要求公司對(duì)其發(fā)生的可報(bào)銷費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷的書面或電子文檔。1.5本協(xié)議所稱“費(fèi)用報(bào)銷審批”是指公司根據(jù)本協(xié)議約定，對(duì)員工提交的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)進(jìn)行審核、批準(zhǔn)或拒絕的過程。第二條可報(bào)銷費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)與明細(xì)2.1交通費(fèi)2.1.1國(guó)內(nèi)交通費(fèi)：*飛機(jī)票：因公出差原則上乘坐經(jīng)濟(jì)艙，特殊情況需經(jīng)公司批準(zhǔn)。機(jī)票費(fèi)用按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，需提供航空公司正式發(fā)票。*火車票：優(yōu)先選擇火車硬臥，特殊情況下經(jīng)批準(zhǔn)可乘坐軟臥或動(dòng)車/高鐵二等座?；疖嚻辟M(fèi)用按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，需提供鐵路部門正式發(fā)票。*汽車費(fèi)：因公租車或使用符合公司規(guī)定的其他交通工具，按公司相關(guān)制度執(zhí)行，可能按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷或按標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)貼。需提供租車協(xié)議或相關(guān)費(fèi)用票據(jù)。*市內(nèi)交通費(fèi)：市內(nèi)公共交通（公交、地鐵）費(fèi)用，每月累計(jì)不超過人民幣[具體金額]元，超出部分由員工自行承擔(dān)。員工需保留當(dāng)月有效乘車憑證，按月度申報(bào)報(bào)銷。2.1.2國(guó)際交通費(fèi)：*國(guó)際機(jī)票：因公出差的國(guó)際往返機(jī)票，原則上乘坐經(jīng)濟(jì)艙。機(jī)票費(fèi)用按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，需提供航空公司正式發(fā)票。*國(guó)際火車/汽車：如因特殊原因國(guó)際間需乘坐火車或汽車，費(fèi)用按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，并需提供相關(guān)票據(jù)。2.2住宿費(fèi)2.2.1國(guó)內(nèi)住宿費(fèi)：根據(jù)出差地區(qū)及員工職級(jí)，參照公司制定的住宿標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)（如經(jīng)濟(jì)型酒店、商務(wù)型酒店）執(zhí)行。住宿費(fèi)按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，上限為對(duì)應(yīng)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，需提供酒店正式發(fā)票。2.2.2國(guó)際住宿費(fèi)：根據(jù)出差國(guó)家/城市及員工職級(jí)，參照公司制定的住宿標(biāo)準(zhǔn)等級(jí)執(zhí)行。住宿費(fèi)按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，上限為對(duì)應(yīng)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，需提供酒店正式發(fā)票。2.3伙食補(bǔ)助費(fèi)2.3.1國(guó)內(nèi)伙食補(bǔ)助費(fèi)：按出差天數(shù)計(jì)算，不同地區(qū)執(zhí)行不同標(biāo)準(zhǔn)（具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）。伙食補(bǔ)助費(fèi)無需提供票據(jù)，但員工需在報(bào)銷申請(qǐng)中注明出差起止日期和天數(shù)。因加班等特殊情況需要的額外伙食補(bǔ)助，需經(jīng)批準(zhǔn)并符合公司規(guī)定。2.3.2國(guó)際伙食補(bǔ)助費(fèi)：按在國(guó)外的實(shí)際天數(shù)計(jì)算，執(zhí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)（具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定）。伙食補(bǔ)助費(fèi)無需提供票據(jù)，但員工需在報(bào)銷申請(qǐng)中注明在國(guó)外的起止日期和天數(shù)。2.4通訊費(fèi)2.4.1員工因公使用手機(jī)產(chǎn)生的合理話費(fèi)、流量費(fèi)，經(jīng)公司批準(zhǔn)后，可按月度申報(bào)實(shí)報(bào)實(shí)銷，或按公司規(guī)定的月度標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，員工需提供當(dāng)月手機(jī)話費(fèi)賬單及公司要求的審批文件。2.4.2公司統(tǒng)一配備的工作手機(jī)產(chǎn)生的費(fèi)用，由公司承擔(dān)，員工無需自行申報(bào)。2.5差旅保險(xiǎn)費(fèi)2.5.1公司為員工因公出差統(tǒng)一購(gòu)買意外傷害保險(xiǎn)，相關(guān)費(fèi)用由公司承擔(dān)。2.5.2員工可根據(jù)自身需求，自行購(gòu)買額外的商業(yè)保險(xiǎn)，費(fèi)用自理，報(bào)銷按照公司其他保險(xiǎn)費(fèi)用管理規(guī)定執(zhí)行（若有）。2.6業(yè)務(wù)招待費(fèi)2.6.1員工因執(zhí)行公司業(yè)務(wù)需要發(fā)生的合理業(yè)務(wù)招待費(fèi)，需事先獲得相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.6.2業(yè)務(wù)招待費(fèi)按實(shí)際發(fā)生額報(bào)銷，但須取得與支出金額相符的、合法的增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票。報(bào)銷金額需符合公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理規(guī)定。2.6.3業(yè)務(wù)招待費(fèi)應(yīng)遵循真實(shí)、合理原則，明確招待對(duì)象和事由。2.7培訓(xùn)費(fèi)2.7.1員工因工作需要參加公司統(tǒng)一安排的內(nèi)外部培訓(xùn)，其培訓(xùn)報(bào)名費(fèi)、按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷的差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等，可按公司相關(guān)制度報(bào)銷。2.7.2員工自行參加與工作相關(guān)的培訓(xùn)，其費(fèi)用原則上由個(gè)人承擔(dān)，但在確能提升工作能力、獲得公司明確批準(zhǔn)且符合公司相關(guān)發(fā)展政策的情況下，經(jīng)批準(zhǔn)后可申請(qǐng)報(bào)銷部分或全部費(fèi)用，具體按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.8投標(biāo)費(fèi)/市場(chǎng)推廣費(fèi)2.8.1員工因參與公司投標(biāo)活動(dòng)而發(fā)生的合理支出，如資料費(fèi)、差旅費(fèi)、文件打印費(fèi)等，需事先按項(xiàng)目申報(bào)并獲得批準(zhǔn)。2.8.2相關(guān)費(fèi)用按實(shí)際發(fā)生額據(jù)實(shí)報(bào)銷，需提供合規(guī)票據(jù)，并符合公司項(xiàng)目費(fèi)用管理規(guī)定。第三條費(fèi)用報(bào)銷流程3.1費(fèi)用發(fā)生與記錄：?jiǎn)T工因公發(fā)生費(fèi)用時(shí)，應(yīng)主動(dòng)索取并妥善保管好所有原始票據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等），并清晰、準(zhǔn)確地記錄費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事由、金額、支付對(duì)象等信息。3.2報(bào)銷申請(qǐng)：?jiǎn)T工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后[具體天數(shù)，如5個(gè)工作日]內(nèi)，通過公司指定的費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)或提交《費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)單》（電子或紙質(zhì)），詳細(xì)列明各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)、合計(jì)金額、事由說明，并附上所有完整的原始票據(jù)。申請(qǐng)單需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。3.3審批權(quán)限：財(cái)務(wù)部收到員工提交的完整報(bào)銷材料后，進(jìn)行合規(guī)性、合理性審核，核對(duì)票據(jù)。根據(jù)費(fèi)用金額，審批流程可能包括：部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部審批、[更高層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，如分管副總]審批等。具體審批權(quán)限劃分及金額標(biāo)準(zhǔn)由公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定。各級(jí)審批人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批。3.4票據(jù)審核：財(cái)務(wù)部有權(quán)對(duì)報(bào)銷所附票據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行抽查和核實(shí)。員工有義務(wù)配合財(cái)務(wù)部門的審核工作，提供補(bǔ)充材料或解釋。3.5支付結(jié)算：費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)經(jīng)所有審批環(huán)節(jié)通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和流程安排付款?？铐?xiàng)通常通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付至員工指定賬戶。財(cái)務(wù)部門應(yīng)告知預(yù)計(jì)的支付時(shí)間。第四條原始票據(jù)管理4.1員工提交報(bào)銷申請(qǐng)時(shí)，原則上應(yīng)提供原始票據(jù)的復(fù)印件供公司存檔入賬，原件由員工自行妥善保管至少[具體年限，如3年]。4.2公司保留要求員工提供票據(jù)原件進(jìn)行核對(duì)或復(fù)印的權(quán)利。員工應(yīng)積極配合。4.3對(duì)于無法獲取原件或原件損毀的情況，員工需設(shè)法補(bǔ)辦或提供其他有效證明，并說明原因。第五條費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)限5.1報(bào)銷提交時(shí)限：?jiǎn)T工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后[具體天數(shù)，如30天]內(nèi)提交完整的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)材料。5.2公司處理時(shí)限：公司應(yīng)在收到員工提交的完整報(bào)銷申請(qǐng)材料后，按照審批權(quán)限規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審批流程。審批通過后，應(yīng)在[具體天數(shù)，如10個(gè)工作日]內(nèi)完成支付。特殊情況需向員工說明原因。第六條責(zé)任與義務(wù)6.1員工責(zé)任：*必須保證所申報(bào)報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性，不得虛報(bào)、多報(bào)、冒領(lǐng)或重復(fù)報(bào)銷任何費(fèi)用。*妥善保管所有與報(bào)銷相關(guān)的原始票據(jù)，以備公司檢查。*按時(shí)提交符合要求的費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)材料。*積極配合公司財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門或管理層對(duì)費(fèi)用報(bào)銷事宜的查詢、審核和調(diào)查。*嚴(yán)格遵守公司各項(xiàng)財(cái)務(wù)規(guī)章制度及本協(xié)議規(guī)定。6.2公司責(zé)任：*制定清晰、合理、合規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和流程，并適時(shí)進(jìn)行公示和更新。*按照本協(xié)議規(guī)定及公司制度，及時(shí)、準(zhǔn)確地審批和支付經(jīng)審核無誤的員工費(fèi)用報(bào)銷款項(xiàng)。*為員工提供必要的費(fèi)用報(bào)銷政策解讀和培訓(xùn)。*對(duì)員工因執(zhí)行公務(wù)而發(fā)生的合理、必要的費(fèi)用支出給予及時(shí)、合理的補(bǔ)償。第七條違規(guī)處理7.1對(duì)于員工虛報(bào)、多報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用，或提供虛假票據(jù)、非法票據(jù)進(jìn)行報(bào)銷的行為，公司有權(quán)要求員工立即退還全部不當(dāng)?shù)美?，并取消其?dāng)次及后續(xù)報(bào)銷資格。7.2對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重或?qū)掖芜`反本協(xié)議及公司財(cái)務(wù)制度的行為，公司有權(quán)根據(jù)相關(guān)規(guī)定給予警告、罰款直至解除勞動(dòng)合同等處分。7.3員工因工作疏忽導(dǎo)致未能按時(shí)報(bào)銷，或因未按規(guī)定保存票據(jù)導(dǎo)致無法獲得報(bào)銷，責(zé)任由員工自行承擔(dān)。第八條合同的生效、變更與終止8.1本協(xié)議自雙方簽字或蓋章之日起生效，有效期至[具體日期或條件，如公司新的報(bào)銷制度生效時(shí)止]。8.2公司有權(quán)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)變化、公司經(jīng)營(yíng)狀況、內(nèi)部控制要求及業(yè)務(wù)發(fā)展需要，對(duì)本協(xié)議規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)、流程等進(jìn)行修訂。修訂后的制度將向全體員工公示，并自公示之日起生效。員工應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行。8.3本協(xié)議在有效期屆滿前，如雙方無異議，可自動(dòng)續(xù)延[具體年限，如1年]，或由公司根據(jù)需要決定是否續(xù)延及續(xù)延條款。第九條爭(zhēng)議解決9.1因本協(xié)議引起的或與本