稅務(wù)公司檔案管理質(zhì)量辦法

一、總則1.目的為加強(qiáng)稅務(wù)公司檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，有效保護(hù)和利用檔案資源，為公司的經(jīng)營決策、業(yè)務(wù)發(fā)展及歷史研究提供有力支持，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于稅務(wù)公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一、真實(shí)完整、安全保密、便于利用的原則。確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、信息化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和高效利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。2.各部門職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。確保本部門產(chǎn)生的檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地移交至檔案管理部門。同時(shí)，各部門有責(zé)任配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案利用需求、協(xié)助檔案鑒定等。3.檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程。負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編目、裝訂、上架等；做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理檔案損壞、變質(zhì)等問題；負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用制度，確保檔案利用的合規(guī)性和安全性。三、檔案的分類與編號1.檔案分類根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)和形成時(shí)間等因素，將檔案分為行政管理檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等大類。每大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干小類。例如，行政管理檔案可細(xì)分為公司文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度等小類；業(yè)務(wù)檔案可細(xì)分為稅務(wù)申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、客戶檔案等小類。2.檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序號等信息。例如，行政管理檔案的編號格式可為“XZ-[年份]-[順序號]”，其中“XZ”代表行政管理檔案，“[年份]”為檔案形成年份，“[順序號]”為該年份內(nèi)該類檔案的流水號。四、檔案的收集與整理1.檔案收集檔案收集工作應(yīng)遵循及時(shí)、完整的原則。各部門應(yīng)在檔案形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將本部門的檔案資料移交至檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案移交情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。2.檔案整理檔案整理工作包括分類、組卷、編目等環(huán)節(jié)。檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對收集到的檔案進(jìn)行分類；將同一類別、同一項(xiàng)目或同一時(shí)期的檔案資料進(jìn)行組卷，確保卷內(nèi)檔案資料的關(guān)聯(lián)性和系統(tǒng)性；對組卷后的檔案進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息。五、檔案的保管與保護(hù)1.檔案保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、密集架、溫濕度控制設(shè)備、防火設(shè)備、防蟲設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.檔案保管方式檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。對重要檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如進(jìn)行數(shù)字化備份、采用防酸紙包裝等。同時(shí)，應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管狀況等信息。3.檔案保護(hù)措施定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、變質(zhì)等問題。對破損檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)，對字跡模糊的檔案應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或數(shù)字化處理。加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，防止檔案遭受火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等事故。六、檔案的利用與服務(wù)1.檔案利用申請公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號、利用期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理查閱手續(xù)。2.檔案利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和利用申請情況，確定檔案的利用方式。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱場所；借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還，逾期未還的應(yīng)及時(shí)催還；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并做好復(fù)制記錄。3.檔案利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門和外部單位提供檔案利用服務(wù)，提高檔案利用效率。在檔案利用過程中，應(yīng)保護(hù)檔案的安全和保密，不得泄露檔案內(nèi)容。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)收集檔案利用反饋信息，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值和保管期限。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同公司相關(guān)部門組成鑒定小組，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行逐一鑒定。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。2.檔案銷毀對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀可采用焚燒、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀工作應(yīng)在專人監(jiān)督下進(jìn)行，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化建設(shè)1.信息化規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。加大對檔案信息化建設(shè)的投入，配備必要的信息化設(shè)備和軟件，推動檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展。2.數(shù)字化加工對重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。數(shù)字化加工應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保電子檔案的質(zhì)量和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中管理和存儲。3.信息化服務(wù)利用檔案信息化系統(tǒng)，為公司各部門和外部單位提供便捷的檔案利用服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、預(yù)約等功能，提高檔案利用效率。加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保電子檔案的安全可靠。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、移交、保管、利用等環(huán)節(jié)。對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。2.考核評價(jià)建立檔案管理工作考核評價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入公司各部門的績效考核體系。對檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎勵；對檔案管理工作不力，造成檔案損失或泄密等事故的部門和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。十、附則1.解釋權(quán)本辦法由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.生