排球俱樂部檔案管理實(shí)施實(shí)施細(xì)則

一、總則本俱樂部檔案是俱樂部在運(yùn)營、訓(xùn)練、比賽以及各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。為加強(qiáng)俱樂部檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本實(shí)施細(xì)則。本細(xì)則適用于俱樂部各部門、各層級工作人員。檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，便于開發(fā)利用，服務(wù)于俱樂部的發(fā)展和決策。俱樂部設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，明確職責(zé)，保障檔案管理工作的順利開展。二、檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善俱樂部檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。承擔(dān)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計(jì)等日常工作。對各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保檔案工作規(guī)范有序。積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為俱樂部的訓(xùn)練、比賽、管理等各項(xiàng)工作提供及時(shí)有效的檔案服務(wù)。定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定銷毀失去保存價(jià)值的檔案，并做好銷毀記錄。負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案收集范圍俱樂部行政文件材料，包括俱樂部章程、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、決議、通知等。訓(xùn)練比賽檔案，涵蓋訓(xùn)練計(jì)劃、教案、運(yùn)動(dòng)員訓(xùn)練成績記錄、比賽秩序冊、成績冊、賽事總結(jié)、比賽照片、視頻等。會(huì)員檔案，包含會(huì)員登記表、會(huì)員資格審查材料、會(huì)員活動(dòng)記錄等。財(cái)務(wù)檔案，有財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。人事檔案，涉及員工招聘、錄用、考核、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)材料。四、檔案收集要求各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案管理部門。檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，書寫規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)完備。對于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。重大活動(dòng)、重要會(huì)議等形成的檔案材料，主辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理并移交檔案管理部門。五、檔案整理與分類檔案管理部門應(yīng)按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為行政類、訓(xùn)練比賽類、會(huì)員類、財(cái)務(wù)類、人事類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)實(shí)際情況細(xì)分二級、三級類目。對檔案進(jìn)行編號，建立檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于保管和查閱；對電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。六、檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境適宜。檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案損壞、丟失等問題。對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。七、檔案借閱與利用俱樂部內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱時(shí)間、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不超過規(guī)定天數(shù)，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性。外部單位或個(gè)人查閱俱樂部檔案，須持單位介紹信或有效證件，經(jīng)俱樂部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級和利用規(guī)定，提供相應(yīng)的檔案信息，確保檔案信息安全。積極開展檔案信息的開發(fā)利用工作，通過編研檔案資料、提供專題檔案信息等方式，為俱樂部的發(fā)展提供決策支持和歷史借鑒。八、檔案保密明確檔案的密級，分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。不同密級的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，嚴(yán)格控制知悉范圍。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。對涉及商業(yè)秘密、運(yùn)動(dòng)員個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)加強(qiáng)管理，嚴(yán)格限制查閱和利用。在檔案傳遞、存儲(chǔ)、利用等過程中，應(yīng)采取加密、安全傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保檔案信息的保密性和安全性。九、檔案鑒定與銷毀定期對檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，根據(jù)檔案的保存價(jià)值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行評估，確定是否繼續(xù)保存或銷毀。對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)俱樂部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀可采用焚毀、粉碎、電子數(shù)據(jù)擦除等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完成后，在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。十、檔案信息化管理積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行分類整理和數(shù)據(jù)掛接，便于快速查詢和利用。利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱、審批、歸還等功能，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，采取數(shù)據(jù)備份、防火墻、入侵檢測等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。十一、附則本實(shí)施細(xì)則自