舞蹈家協(xié)會檔案管理細(xì)則制度

舞蹈家協(xié)會檔案管理細(xì)則制度第一章總則第一條目的為加強(qiáng)舞蹈家協(xié)會檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高協(xié)會工作效率和管理水平，更好地服務(wù)于舞蹈事業(yè)發(fā)展，特制定本細(xì)則制度。第二條適用范圍本制度適用于舞蹈家協(xié)會總部及各分支機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生和管理的各類檔案。第三條檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、完整性、真實性、保密性、便于利用的原則，確保檔案資料的科學(xué)管理和有效利用。第二章檔案管理職責(zé)分工第四條檔案管理部門協(xié)會設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)協(xié)會的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：制定和完善檔案管理制度；負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作；對協(xié)會各部門和分支機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查；推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。第五條各部門職責(zé)協(xié)會各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門移交檔案。確保本部門產(chǎn)生的檔案資料真實、完整、準(zhǔn)確，及時歸檔。第六條分支機(jī)構(gòu)職責(zé)各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照協(xié)會統(tǒng)一要求，建立健全自身的檔案管理制度，負(fù)責(zé)本分支機(jī)構(gòu)檔案的管理工作，并定期向協(xié)會檔案管理部門報送檔案目錄及重要檔案信息。接受協(xié)會檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。第三章檔案的分類與歸檔范圍第七條檔案分類檔案分為行政管理類、會員管理類、業(yè)務(wù)活動類、財務(wù)審計類、聲像電子類等類別。第八條行政管理類檔案涵蓋協(xié)會的章程、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、人事任免文件、往來公文等與協(xié)會行政管理相關(guān)的文件資料。第九條會員管理類檔案包括會員入會申請、會員基本信息、會員考核記錄、會員表彰與獎勵等與會員管理相關(guān)的檔案資料。第十條業(yè)務(wù)活動類檔案涉及各類舞蹈比賽、演出、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流等活動的策劃方案、活動通知、節(jié)目單、評委評分表、活動照片與視頻、總結(jié)報告等資料。第十一條財務(wù)審計類檔案包含協(xié)會的財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。第十二條聲像電子類檔案如協(xié)會重要活動的照片、錄音、錄像資料，以及各類電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。第四章檔案的收集與整理第十三條收集要求各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門產(chǎn)生的檔案資料。確保檔案資料的齊全、完整，不得私自留存或銷毀應(yīng)歸檔的文件。第十四條整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。第十五條整理方法行政管理類檔案按照年度、問題進(jìn)行分類整理；會員管理類檔案以會員編號為序進(jìn)行整理；業(yè)務(wù)活動類檔案按活動項目分別整理；財務(wù)審計類檔案根據(jù)會計年度和檔案類型進(jìn)行整理；聲像電子類檔案按照時間、主題進(jìn)行分類整理，并標(biāo)注詳細(xì)的文字說明。第五章檔案的保管第十六條保管條件設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案庫房的安全和適宜的保管環(huán)境。第十七條保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定不同的保管期限，分為短期（1-5年）、中期（5-10年）、長期（10年以上）。第十八條定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如霉變、蟲蛀、破損等情況。第六章檔案的鑒定與銷毀第十九條鑒定工作檔案管理部門應(yīng)定期組織對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，會同相關(guān)部門和專業(yè)人員，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案是否仍有保存必要。第二十條銷毀程序?qū)?jīng)鑒定確無保存價值的檔案，編制銷毀清冊，報協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案信息不被泄露。第七章檔案的利用第二十一條利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，積極為協(xié)會內(nèi)部各部門、會員以及社會各界提供檔案利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。第二十二條利用申請協(xié)會內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。外部人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)協(xié)會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。第二十三條利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還。復(fù)制檔案需經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。第八章檔案信息化建設(shè)第二十四條建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理信息化，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。第二十五條數(shù)字化處理對現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。在日常工作中，注重電子文件的收集、整理和歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。第二十六條系統(tǒng)功能檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索查詢、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份等功能，滿足不同用戶的需求，保障檔案信息的安全。第九章附則第二十七條制度解釋本細(xì)則制度由舞蹈家協(xié)會檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。第二十八條生效日期本制度自發(fā)布之日起生效實施。各部門和分支機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度要求，做好檔案管理工作，共同推動協(xié)會檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，為舞蹈事業(yè)的繁榮提供有力支持。