合同審批管理標(biāo)準(zhǔn)化操作流程引言合同是企業(yè)經(jīng)營活動中明確雙方權(quán)利義務(wù)、保障合法權(quán)益的重要法律文件，規(guī)范合同審批流程對控制法律風(fēng)險、提高業(yè)務(wù)效率、保證資源合理配置具有關(guān)鍵作用。本標(biāo)準(zhǔn)化操作流程旨在為企業(yè)合同審批提供全環(huán)節(jié)指引，明確各崗位職責(zé)與操作要求，實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本流程適用于企業(yè)各類經(jīng)濟(jì)合同的審批管理，包括但不限于：采購類合同：原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)外包等；銷售類合同：產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、授權(quán)合作等；合作類合同：聯(lián)營協(xié)議、技術(shù)開發(fā)、項目共建等；其他類合同：租賃合同、借款合同、保密協(xié)議等。適用對象：企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)發(fā)起部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)及行政歸檔部門。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）合同發(fā)起與前置準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如采購、銷售等），由經(jīng)辦人*發(fā)起合同審批。材料準(zhǔn)備：收集合作方主體資格材料：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如簽約非法定代表人）；確定合同核心條款：標(biāo)的物名稱/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價款/報酬、履行期限/地點/方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等；準(zhǔn)備附件：技術(shù)協(xié)議、報價單、驗收標(biāo)準(zhǔn)、會議紀(jì)要等與合同相關(guān)的支撐文件。填寫申請：登錄企業(yè)OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)，填寫《合同審批申請表》，合同草案及附件材料，注明合同類型、預(yù)估金額、緊急程度等信息。（二）部門初審（業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）審核內(nèi)容：業(yè)務(wù)真實性：合同內(nèi)容是否符合企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求，是否存在虛假交易；條款完整性：核心要素是否明確，無遺漏（如“數(shù)量”“質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”等模糊表述需補(bǔ)充具體約定）；預(yù)算匹配度：合同金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算是否已履行預(yù)算調(diào)整流程。操作規(guī)范：初審?fù)ㄟ^：在OA系統(tǒng)中簽署“同意”意見，流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；初審不通過：注明退回原因（如“條款不完整，請補(bǔ)充質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)”），退回業(yè)務(wù)部門修改后重新發(fā)起。（三）法務(wù)合規(guī)審核審核內(nèi)容：主體資格：合作方是否具備簽約資質(zhì)（如特種設(shè)備生產(chǎn)需行業(yè)許可證），授權(quán)委托書是否在有效期內(nèi)；法律風(fēng)險：條款是否符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)，是否存在“霸王條款”或顯失公平內(nèi)容；權(quán)利義務(wù)：雙方權(quán)利義務(wù)是否對等，違約責(zé)任是否明確、可執(zhí)行（如“逾期付款違約金按日萬分之五計算”）；爭議解決：爭議解決方式（訴訟/仲裁）、管轄法院/仲裁機(jī)構(gòu)是否明確且符合企業(yè)偏好。操作規(guī)范：審核通過：簽署“法務(wù)審核通過”意見，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門；審核不通過：出具《法務(wù)審核意見書》，列明修改條款及法律依據(jù)（如“爭議解決條款建議約定由企業(yè)所在地法院管轄，以降低維權(quán)成本”），業(yè)務(wù)部門根據(jù)意見修改后重新提交法務(wù)審核。（四）財務(wù)審核審核內(nèi)容：付款條款：付款方式（預(yù)付/分期/尾款）、比例、時間是否合理，是否符合企業(yè)財務(wù)制度；資金安排：合同金額是否在可用資金范圍內(nèi)，是否涉及融資需求，融資方案是否已審批；稅費約定：稅費承擔(dān)方式（如“含稅價/不含稅價”）是否符合稅法規(guī)定，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）與業(yè)務(wù)是否匹配；對方賬戶：收款方賬戶信息與合同主體是否一致，避免因賬戶錯誤導(dǎo)致資金風(fēng)險。操作規(guī)范：審核通過：簽署“財務(wù)審核通過”意見，流轉(zhuǎn)至對應(yīng)審批領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過：注明修改意見（如“預(yù)付款比例超過30%，請調(diào)整為符合財務(wù)制度規(guī)定的20%”），退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批審批層級（根據(jù)合同金額/類型確定）：一般合同（金額≤10萬元）：由部門總監(jiān)審批；重大合同（10萬元＜金額≤50萬元）：由分管副總審批；特殊合同（金額＞50萬元或戰(zhàn)略類/涉外類）：由總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公會審批。審核內(nèi)容：業(yè)務(wù)戰(zhàn)略：是否符合企業(yè)年度經(jīng)營目標(biāo)或戰(zhàn)略規(guī)劃；風(fēng)險可控性：結(jié)合法務(wù)、財務(wù)意見，評估合同整體風(fēng)險是否在可接受范圍內(nèi)；資源配置：涉及人力、物力投入的，是否已協(xié)調(diào)相關(guān)部門。操作規(guī)范：審批通過：在系統(tǒng)中簽署“同意簽署”意見，流轉(zhuǎn)至行政/用印部門；審批不通過：注明“不同意”及理由，流程終止，業(yè)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見調(diào)整或終止合作。（六）用印管理用印申請：業(yè)務(wù)部門持審批完成的《合同審批申請表》及合同文本，到行政/指定部門申請用印。用印審核：行政專員核對以下信息：合同文本與審批內(nèi)容是否一致（如金額、條款是否修改）；《合同審批申請表》各環(huán)節(jié)審批是否完整、簽字/蓋章是否齊全；用印份數(shù)是否符合規(guī)定（一般一式X份，雙方各執(zhí)X份）。用印登記：行政專員在《合同用印登記表》中記錄用印日期、合同名稱、編號、用印份數(shù)、申請人、領(lǐng)取人簽字等信息，留存用印申請表復(fù)印件。（七）合同簽署與分發(fā)簽署規(guī)范：紙質(zhì)合同：由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章（合同專用章）；電子合同：通過企業(yè)指定的電子簽約平臺（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名與手寫簽名具有同等法律效力。文本分發(fā)：簽署后，業(yè)務(wù)部門收回合同正本X份，其中：1份原件交財務(wù)部門（作為付款依據(jù)）；1份原件交法務(wù)部門（作為法律憑證）；1份原件交業(yè)務(wù)部門（作為履行跟蹤依據(jù)）；其余副本按需分發(fā)給相關(guān)部門（如采購部留存采購合同副本）。（八）歸檔與履行跟蹤歸檔要求：業(yè)務(wù)部門在合同簽署后5個工作日內(nèi)，將合同正本、審批流程材料（含《合同審批申請表》《法務(wù)審核意見書》等）、附件等整理成冊，移交檔案管理部門；檔案管理部門對合同進(jìn)行分類編號（如“采購-2024-號”），錄入《合同臺賬》，保證檔案可查詢、可追溯。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度（如交貨時間、驗收節(jié)點、付款節(jié)點），及時向部門負(fù)責(zé)人匯報異常情況（如對方逾期交貨）；財務(wù)部門根據(jù)合同約定安排付款，核對收款方賬戶信息，保證資金安全；合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門組織驗收（如采購合同需驗收質(zhì)量、數(shù)量），并出具《合同履行驗收報告》，存入檔案。三、配套工具模板（一）《合同審批申請表》序號項目內(nèi)容說明1合同編號按企業(yè)規(guī)則填寫（如“采購-年份-序號”）2合同名稱需與合同文本標(biāo)題一致（如“原材料采購合同”）3合同類型□采購□銷售□合作□租賃□其他4對方主體信息名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話（需與營業(yè)執(zhí)照一致）5合同基本信息標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價、總金額、履行期限、履行地點、付款方式6附件清單附件名稱（如“技術(shù)協(xié)議”“報價單”）及份數(shù)7審批流程記錄各部門審核意見、領(lǐng)導(dǎo)審批意見（需手寫簽字或電子簽章）8申請人業(yè)務(wù)經(jīng)辦人9申請日期年/月/日10部門負(fù)責(zé)人意見（簽字/日期）（二）《合同用印登記表》序號用印日期合同名稱合同編號用印份數(shù)用印事由申請人領(lǐng)取人簽字審批人12024–采購合同采購-2024-0014份正式簽署***22024–技術(shù)服務(wù)合同服務(wù)-2024-0052份補(bǔ)充協(xié)議***（三）《合同臺賬》序號合同編號合同名稱對方主體合同類型簽訂日期合同金額履行期限履行狀態(tài)歸檔日期備注1采購-2024-001原材料采購合同公司采購2024–10萬元2024–至2024–已完成2024–附件含技術(shù)協(xié)議2銷售-2024-003設(shè)備銷售合同YY集團(tuán)銷售2024–50萬元2024–至2024–履行中2024–分期付款四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與操作提示主體審查“三查”原則：查營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍與合同是否匹配）；查授權(quán)委托書（非法定代表人簽約時，需核對授權(quán)范圍及有效期）；查履約能力（可通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)查詢經(jīng)營異常、涉訴信息）。條款約定“五明確”：明確標(biāo)的（避免“一批材料”等模糊描述，需注明規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)）；明確質(zhì)量（約定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如“符合國家GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)”）；明確價款（含稅價/不含稅價，稅費承擔(dān)方式，發(fā)票類型及開具時間）；明確履行（時間、地點、驗收方式，如“交貨后7個工作日內(nèi)驗收”）；明確違約（違約責(zé)任具體化，如“逾期交貨按合同總額0.5%/日支付違約金”）。審批流程“四嚴(yán)禁”：嚴(yán)禁先簽署后補(bǔ)審批流程（緊急合同需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后，24小時內(nèi)補(bǔ)齊審批手續(xù)）；嚴(yán)禁跳過審核環(huán)節(jié)（如法務(wù)審核未通過直接提交領(lǐng)導(dǎo)審批）；嚴(yán)禁用印前未完成審批（行政部門需核對審批流程完整性后方可用?。?；泄露合同信息（合同文本及審批信息僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁對外泄露）。變更與終止管理：合同履行過程中如需變更，需重新履行審批流程，簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》；合同提前終止的，業(yè)務(wù)部門需書面通知對方，明確終止原因及后續(xù)處理（如