業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化執(zhí)行手冊(cè)操作易行版一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)需通過(guò)自動(dòng)化工具簡(jiǎn)化重復(fù)操作、提升效率的標(biāo)準(zhǔn)化流程，常見(jiàn)場(chǎng)景包括：審批流程自動(dòng)化：如費(fèi)用報(bào)銷、請(qǐng)假申請(qǐng)、采購(gòu)審批等需多環(huán)節(jié)簽字的流程；數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化：如每日銷售數(shù)據(jù)匯總、客戶信息批量錄入、報(bào)表自動(dòng)等；任務(wù)觸發(fā)自動(dòng)化：如新員工入職后自動(dòng)開通系統(tǒng)權(quán)限、客戶下單后自動(dòng)發(fā)送確認(rèn)郵件等；跨部門協(xié)作自動(dòng)化：如項(xiàng)目進(jìn)度同步、跨部門需求提報(bào)與反饋流程等。二、分步驟操作說(shuō)明1.前期準(zhǔn)備：明確流程目標(biāo)與范圍步驟1.1：梳理當(dāng)前流程痛點(diǎn)，明確需自動(dòng)化的核心環(huán)節(jié)（如“減少人工審批環(huán)節(jié)”“避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入”）；步驟1.2：繪制流程圖，標(biāo)注觸發(fā)條件、執(zhí)行步驟、涉及角色及輸出結(jié)果（示例：?jiǎn)T工提交報(bào)銷單→系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)單據(jù)完整性→直屬上級(jí)審批→財(cái)務(wù)復(fù)核→自動(dòng)轉(zhuǎn)賬通知）；步驟1.3：確認(rèn)自動(dòng)化工具權(quán)限（如OA系統(tǒng)、RPA工具或低代碼平臺(tái)），保證所需數(shù)據(jù)接口可訪問(wèn)（如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接）。2.流程設(shè)計(jì)：拆解自動(dòng)化節(jié)點(diǎn)步驟2.1：定義觸發(fā)條件（如“員工提交報(bào)銷單且附件齊全時(shí)”“每月1號(hào)自動(dòng)上月銷售報(bào)表”）；步驟2.2：拆解執(zhí)行步驟：數(shù)據(jù)采集：明確從哪些系統(tǒng)/表格獲取數(shù)據(jù)（如從OA獲取報(bào)銷單號(hào)，從財(cái)務(wù)系統(tǒng)獲取預(yù)算余額）；規(guī)則設(shè)置：設(shè)定判斷條件（如“報(bào)銷金額≤1000元，直屬上級(jí)審批即可”“超出預(yù)算需部門負(fù)責(zé)人額外審批”）；動(dòng)作執(zhí)行：確定自動(dòng)化操作類型（如“自動(dòng)發(fā)送審批提醒郵件”“將審批結(jié)果同步至員工門戶”）；步驟2.3：分配角色權(quán)限：明確流程中各環(huán)節(jié)的操作人（如“員工：提交單據(jù)”“系統(tǒng)：自動(dòng)校驗(yàn)”“財(cái)務(wù)：復(fù)核金額”）。3.工具配置：搭建自動(dòng)化流程步驟3.1：登錄自動(dòng)化工具（以某OA系統(tǒng)為例），進(jìn)入“流程設(shè)計(jì)”模塊；步驟3.2：創(chuàng)建新流程，命名規(guī)則為“業(yè)務(wù)場(chǎng)景+自動(dòng)化”（如“費(fèi)用報(bào)銷審批自動(dòng)化”）；步驟3.3：按流程圖配置節(jié)點(diǎn)：起始節(jié)點(diǎn)：設(shè)置觸發(fā)條件（如“表單提交：報(bào)銷申請(qǐng)表”）；處理節(jié)點(diǎn)：添加“校驗(yàn)規(guī)則”（如“檢查發(fā)票日期是否在有效期內(nèi)”“預(yù)算是否充足”），若校驗(yàn)失敗則自動(dòng)退回并提示原因；審批節(jié)點(diǎn)：配置審批人（如“直屬上級(jí)：經(jīng)理”“財(cái)務(wù)：專員”），設(shè)置超時(shí)提醒（如“審批超時(shí)2小時(shí)自動(dòng)通知上級(jí)”）；結(jié)束節(jié)點(diǎn)：設(shè)定執(zhí)行動(dòng)作（如“審批通過(guò)后，自動(dòng)調(diào)用財(cái)務(wù)接口轉(zhuǎn)賬”“將流程結(jié)果存檔至指定文件夾”）。4.測(cè)試驗(yàn)證：保證流程順暢步驟4.1：準(zhǔn)備測(cè)試數(shù)據(jù)（如模擬不同場(chǎng)景的報(bào)銷單：正常單據(jù)、缺少附件單據(jù)、超預(yù)算單據(jù)）；步驟4.2：觸發(fā)流程運(yùn)行，觀察各節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況：檢查觸發(fā)條件是否準(zhǔn)確響應(yīng)（如提交不完整單據(jù)時(shí)是否自動(dòng)觸發(fā)退回）；驗(yàn)證審批提醒是否及時(shí)發(fā)送（如郵件/系統(tǒng)消息是否包含正確和內(nèi)容）；確認(rèn)輸出結(jié)果是否符合預(yù)期（如審批通過(guò)后是否自動(dòng)報(bào)銷憑證）；步驟4.3：收集測(cè)試問(wèn)題，優(yōu)化流程配置（如調(diào)整校驗(yàn)規(guī)則邏輯、修改審批人排序）。5.正式運(yùn)行與監(jiān)控步驟5.1：發(fā)布流程，通知相關(guān)操作人（如通過(guò)企業(yè)群公告告知員工“報(bào)銷流程已自動(dòng)化，請(qǐng)通過(guò)OA提交”）；步驟5.2：設(shè)置監(jiān)控機(jī)制，定期查看流程運(yùn)行報(bào)表（如“審批平均時(shí)長(zhǎng)”“退回率”“異常節(jié)點(diǎn)占比”）；步驟5.3：建立問(wèn)題反饋渠道（如設(shè)置自動(dòng)化流程專屬客服群），及時(shí)處理運(yùn)行中出現(xiàn)的異常（如數(shù)據(jù)接口中斷、規(guī)則邏輯錯(cuò)誤）。三、流程自動(dòng)化配置模板表流程名稱觸發(fā)條件執(zhí)行步驟（按順序）涉及角色預(yù)期輸出結(jié)果負(fù)責(zé)人狀態(tài)（開發(fā)中/已上線）費(fèi)用報(bào)銷審批自動(dòng)化員工提交報(bào)銷單且附件≥3張1.系統(tǒng)校驗(yàn)單據(jù)完整性2.直屬上級(jí)審批3.財(cái)務(wù)復(fù)核金額4.自動(dòng)轉(zhuǎn)賬員工、經(jīng)理、專員報(bào)銷憑證、轉(zhuǎn)賬記錄已上線新員工入職權(quán)限開通人事錄入員工信息且轉(zhuǎn)正狀態(tài)為“是”1.系統(tǒng)同步員工信息至LDAP2.自動(dòng)開通OA/郵箱權(quán)限3.發(fā)送賬號(hào)通知至員工郵箱人事專員、IT支持員工賬號(hào)開通記錄、通知郵件開發(fā)中月度銷售報(bào)表每月1號(hào)0:001.從CRM系統(tǒng)提取銷售數(shù)據(jù)2.按區(qū)域/產(chǎn)品分類匯總3.Excel報(bào)表并自動(dòng)發(fā)送至管理層數(shù)據(jù)分析師、*總監(jiān)月度銷售報(bào)表（Excel）已上線四、操作關(guān)鍵提醒數(shù)據(jù)安全優(yōu)先：自動(dòng)化流程涉及敏感數(shù)據(jù)（如員工信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)），需設(shè)置數(shù)據(jù)加密傳輸及訪問(wèn)權(quán)限，避免未授權(quán)操作；規(guī)則邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：校驗(yàn)規(guī)則需覆蓋所有異常場(chǎng)景（如“日期無(wú)效”“金額格式錯(cuò)誤”），避免因規(guī)則漏洞導(dǎo)致流程中斷或錯(cuò)誤；權(quán)限最小化原則：僅授予角色必要的操作權(quán)限（如“員工僅可提交單據(jù)，不可修改審批節(jié)點(diǎn)”），減少誤