會(huì)議紀(jì)要編寫及存檔規(guī)范模板一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本規(guī)范適用于各類工作會(huì)議的紀(jì)要編寫與存檔管理，包括但不限于：部門周例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題研討會(huì)、年度/季度工作總結(jié)會(huì)等。會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議成果的書面載體，核心價(jià)值在于：客觀記錄會(huì)議決策過程與結(jié)論，明確行動(dòng)責(zé)任與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，為后續(xù)工作推進(jìn)提供依據(jù)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)會(huì)議信息的可追溯與規(guī)范化管理，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率。二、全流程操作步驟說明（一）會(huì)前：充分準(zhǔn)備，奠定基礎(chǔ)明確會(huì)議要素：提前獲取會(huì)議通知，確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含主持人、記錄人）、議程及主要議題，避免記錄時(shí)遺漏關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備記錄工具：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式——電子設(shè)備（電腦、平板）可使用Word/Excel/專業(yè)會(huì)議紀(jì)要軟件，支持實(shí)時(shí)編輯與格式調(diào)整；紙質(zhì)記錄需提前準(zhǔn)備專用筆記本，保證頁面整潔、留有修改空間。若會(huì)議涉及重要數(shù)據(jù)或演示材料，可提前拷貝電子版至記錄設(shè)備，便于后續(xù)引用。熟悉背景資料：提前查閱與會(huì)議議題相關(guān)的歷史紀(jì)要、項(xiàng)目文檔、待討論方案等，快速知曉議題背景，保證記錄時(shí)能準(zhǔn)確捕捉關(guān)鍵信息（如項(xiàng)目進(jìn)展數(shù)據(jù)、待解決問題等）。（二）會(huì)中：精準(zhǔn)記錄，聚焦核心記錄基礎(chǔ)信息：會(huì)議開始后，首先記錄以下固定要素（可參考模板表格“會(huì)議基本信息”部分）：會(huì)議全稱（如“2023年第四季度產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)”）具體時(shí)間（年/月/日上/下午時(shí)分-時(shí)分，精確到分鐘）會(huì)議地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)名稱，如“騰訊會(huì)議（會(huì)議號(hào)：X）”；線下會(huì)議注明具體會(huì)議室）主持人、記錄人姓名（用“”代替，如“主持人：經(jīng)理”“記錄人：*助理”）參會(huì)人員（分“出席”與“缺席”兩類，缺席人員需注明原因，如“*主管：因出差缺席”）會(huì)議主題（簡(jiǎn)明概括核心目標(biāo)，如“明確Q4產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)及資源分配”）會(huì)議議程（按討論順序列出各議題，如“1.Q3產(chǎn)品復(fù)盤；2.Q4功能需求評(píng)審；3.資源協(xié)調(diào)方案討論”）記錄討論內(nèi)容：按議程順序逐項(xiàng)記錄，重點(diǎn)關(guān)注“誰提出了什么觀點(diǎn)”“存在哪些分歧”“最終達(dá)成了什么共識(shí)”，避免大段復(fù)制發(fā)言原文，需提煉核心觀點(diǎn)（用“代表提出：建議優(yōu)化用戶登錄流程，以提升新用戶留存率”）。對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、專業(yè)術(shù)語、待解決問題需原樣記錄（如“當(dāng)前用戶登錄轉(zhuǎn)化率為35%，目標(biāo)提升至45%”“需協(xié)調(diào)技術(shù)部團(tuán)隊(duì)支持接口開發(fā)”）。記錄決議與行動(dòng)項(xiàng)：會(huì)議中形成的決議（如“同意優(yōu)先開發(fā)‘智能推薦’功能”）需明確標(biāo)注“決議：X”；行動(dòng)項(xiàng)需采用“任務(wù)+負(fù)責(zé)人+時(shí)限”三要素記錄（如“行動(dòng)項(xiàng)1：負(fù)責(zé)完成用戶調(diào)研報(bào)告，10月30日前提交”“行動(dòng)項(xiàng)2：協(xié)調(diào)市場(chǎng)部提供推廣素材，11月5日前到位”），避免使用“盡快”“適時(shí)”等模糊表述。（三）會(huì)后：及時(shí)整理，規(guī)范輸出初稿撰寫（24小時(shí)內(nèi)完成）：會(huì)后將記錄內(nèi)容整理成文，結(jié)構(gòu)可參考模板表格“會(huì)議內(nèi)容紀(jì)要”部分，包括“議題-討論要點(diǎn)-決議-行動(dòng)項(xiàng)”四模塊。語言需客觀、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，避免口語化（如將“我覺得這個(gè)方案不行”改為“*認(rèn)為該方案存在風(fēng)險(xiǎn)，需進(jìn)一步評(píng)估”）。對(duì)存疑信息（如未明確的負(fù)責(zé)人、模糊的時(shí)限），及時(shí)聯(lián)系主持人或相關(guān)參會(huì)人確認(rèn)，避免主觀臆斷。審核與修訂（48小時(shí)內(nèi)完成）：初稿完成后，提交主持人審核，重點(diǎn)確認(rèn)：決議事項(xiàng)是否準(zhǔn)確反映會(huì)議結(jié)論；行動(dòng)項(xiàng)的負(fù)責(zé)人、時(shí)限、任務(wù)描述是否清晰無誤；參會(huì)人員姓名、職務(wù)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)是否存在錯(cuò)誤。根據(jù)主持人的反饋修改后，形成定稿（若涉及多人審核，可采用“修訂模式”標(biāo)注修改痕跡，避免信息混亂）。簽發(fā)與分發(fā)（定稿后24小時(shí)內(nèi)完成）：定稿經(jīng)主持人簽字（或電子簽章）后，按公司規(guī)定范圍分發(fā)（通常包括參會(huì)人員、部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)協(xié)作部門及存檔管理部門）。分發(fā)時(shí)需注明“會(huì)議紀(jì)要-簽發(fā)稿”，并保留分發(fā)記錄（如郵件發(fā)送截圖、簽收表等）。（四）存檔：分類歸檔，便于追溯命名規(guī)范：電子檔文件名統(tǒng)一格式為“會(huì)議日期_會(huì)議名稱_記錄人”，如“20231025_Q4產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)_*助理”；紙質(zhì)檔需在首頁右上角標(biāo)注相同名稱，并使用公司統(tǒng)一檔案盒存放。分類存放：按“部門-年份-會(huì)議類型”三級(jí)分類（如“產(chǎn)品部-2023-項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)”），電子檔存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾（避免存放在個(gè)人電腦，防止數(shù)據(jù)丟失），紙質(zhì)檔按順序裝入檔案盒，標(biāo)注盒內(nèi)文件清單（如“2023年10月項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)紀(jì)要（共3份）”）。保存期限：常規(guī)會(huì)議紀(jì)要保存期限為3年，重要會(huì)議（如年度戰(zhàn)略會(huì)、重大項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)）需長期保存；涉密會(huì)議紀(jì)要按公司保密規(guī)定單獨(dú)存放，并限制查閱權(quán)限。三、會(huì)議紀(jì)要模板表格會(huì)議基本信息項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分-時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)（線上：平臺(tái)名稱+會(huì)議號(hào)；線下：會(huì)議室名稱）主持人記錄人出席人員（按部門/職務(wù)列出，如“產(chǎn)品部：經(jīng)理、專員；技術(shù)部：*主管”）缺席人員及原因（如“市場(chǎng)部：*主管，因客戶拜訪缺席”）會(huì)議主題會(huì)議議程1.2.3.會(huì)議內(nèi)容紀(jì)要議程編號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)主要發(fā)言人*決議事項(xiàng)1Q3產(chǎn)品復(fù)盤1.用戶增長未達(dá)預(yù)期，轉(zhuǎn)化率下降5%；2.新功能“智能搜索”bug反饋率較高；3.競(jìng)品“”上線類似功能經(jīng)理、主管、*專員1.分析轉(zhuǎn)化率下降原因，10月28日前提交報(bào)告；2.技術(shù)部?jī)?yōu)先修復(fù)“智能搜索”bug，11月3日前上線補(bǔ)丁2Q4功能需求優(yōu)先級(jí)1.市場(chǎng)部建議優(yōu)先開發(fā)“會(huì)員積分體系”；2.用戶調(diào)研顯示“個(gè)性化推薦”需求占比最高；3.技術(shù)部評(píng)估開發(fā)周期總監(jiān)、經(jīng)理、*主管決議：優(yōu)先開發(fā)“個(gè)性化推薦”功能，同步啟動(dòng)“會(huì)員積分體系”需求細(xì)化，11月10日前完成PRD文檔3資源協(xié)調(diào)方案1.設(shè)計(jì)部人力緊張，需新增1名UI設(shè)計(jì)師；2.測(cè)試資源不足，需協(xié)調(diào)外部團(tuán)隊(duì)支持經(jīng)理、主管決議：人力資源部11月5日前啟動(dòng)UI設(shè)計(jì)師招聘；測(cè)試部制定外部團(tuán)隊(duì)接入方案，11月8日前提交行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)描述負(fù)責(zé)人*完成時(shí)限備注（所需資源/支持）A001提交Q3轉(zhuǎn)化率下降分析報(bào)告*專員2023-10-28需數(shù)據(jù)部提供用戶行為日志B002修復(fù)“智能搜索”bug并上線補(bǔ)丁*主管2023-11-03需產(chǎn)品部確認(rèn)測(cè)試用例C003完成PRD文檔撰寫*經(jīng)理2023-11-10需技術(shù)部配合評(píng)估技術(shù)可行性D004制定外部測(cè)試團(tuán)隊(duì)接入方案*主管2023-11-08需法務(wù)部審核合作條款附件清單附件名稱份數(shù)備注（如“詳見會(huì)議材料P3”）Q3產(chǎn)品數(shù)據(jù)報(bào)告1數(shù)據(jù)部提供競(jìng)品“”功能分析1市場(chǎng)部提供用戶調(diào)研結(jié)果匯總1產(chǎn)品部提供四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）記錄客觀性原則紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議原貌，不加入記錄人的主觀評(píng)價(jià)（如“該方案不合理”），可改為“認(rèn)為該方案存在風(fēng)險(xiǎn)，需進(jìn)一步評(píng)估”。對(duì)未達(dá)成共識(shí)的議題，需明確標(biāo)注“未達(dá)成共識(shí)”，并記錄各方觀點(diǎn)（如“支持方案A，*支持方案B，雙方同意會(huì)后進(jìn)一步溝通”）。（二）重點(diǎn)信息突出避免冗長記錄，聚焦“決策內(nèi)容”“行動(dòng)項(xiàng)”“待解決問題”三大核心要素。對(duì)決議事項(xiàng)可加粗標(biāo)注，行動(dòng)項(xiàng)需單獨(dú)列表（如“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表”），保證責(zé)任人一眼即可定位自身任務(wù)。（三）行動(dòng)項(xiàng)可執(zhí)行性行動(dòng)項(xiàng)需遵循“5W1H”原則：Who（負(fù)責(zé)人）、What（任務(wù)描述）、When（完成時(shí)限）、Where（涉及部門/場(chǎng)景）、Why（任務(wù)目的）、How（簡(jiǎn)要執(zhí)行路徑）。例如“*負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)設(shè)計(jì)部完成首頁改版（Why：提升用戶停留時(shí)長），11月15日前提交設(shè)計(jì)稿（When），需產(chǎn)品部確認(rèn)需求細(xì)節(jié)（How）”。（四）術(shù)語與格式規(guī)范使用行業(yè)通用術(shù)語（如“PRD”“KPI”），首次出現(xiàn)時(shí)可簡(jiǎn)要解釋（如“PRD：產(chǎn)品需求文檔”）；格式統(tǒng)一（如標(biāo)題字號(hào)、段落間距、項(xiàng)目符號(hào)），保證紀(jì)要整潔易讀。（五）保密與合規(guī)涉密會(huì)議紀(jì)要需標(biāo)注“內(nèi)部資料，注意保密”，并嚴(yán)格控制查閱范圍；涉及公司戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息時(shí)，需經(jīng)主持人審批后方可分發(fā)；存檔時(shí)加密