通用采購(gòu)合同審核及管理模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本模板適用于企業(yè)日常采購(gòu)活動(dòng)中各類采購(gòu)合同的審核、簽訂、履行及歸檔管理場(chǎng)景，涵蓋原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等多種類型。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程，可規(guī)范合同管理全環(huán)節(jié)，降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率、明確責(zé)任分工，保證采購(gòu)行為合規(guī)有序，為企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)提供風(fēng)險(xiǎn)防控與流程優(yōu)化支持。二、全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備需求提報(bào)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，填寫《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、交付時(shí)間等核心要素，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后啟動(dòng)合同流程。供應(yīng)商選定：通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)或單一來(lái)源采購(gòu)等方式選定供應(yīng)商，保證供應(yīng)商資質(zhì)合法（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等），并收集供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書（如由代理人簽約）等資料。合同初稿擬定：采購(gòu)部門根據(jù)雙方談判結(jié)果，參照本模板擬定合同初稿，內(nèi)容需包含合同雙方基本信息、采購(gòu)標(biāo)的詳細(xì)描述、數(shù)量與質(zhì)量要求、價(jià)款及支付方式、交付與驗(yàn)收條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款。（二）合同審核（多部門協(xié)同）業(yè)務(wù)部門審核：重點(diǎn)審核采購(gòu)標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否與需求一致，保證合同內(nèi)容滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求。財(cái)務(wù)部門審核：審核合同價(jià)款、支付方式、稅費(fèi)條款、發(fā)票類型是否符合財(cái)務(wù)制度，預(yù)算是否在可控范圍內(nèi)，是否存在大額預(yù)付款或異常付款條件。法務(wù)部門審核：審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括主體資格是否有效、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定清晰，避免法律漏洞（如格式條款無(wú)效風(fēng)險(xiǎn)）。風(fēng)控部門審核（可選）：針對(duì)大額或高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)合同，評(píng)估合同履行中的潛在風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商履約能力、市場(chǎng)波動(dòng)影響等），提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。審核意見反饋與修改：各審核部門需在2個(gè)工作日內(nèi)反饋書面意見，采購(gòu)部門根據(jù)意見修改合同初稿，直至所有部門審核通過(guò)。（三）合同簽訂與生效最終稿確認(rèn)：審核通過(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商就合同最終條款達(dá)成一致，雙方加蓋公章（或合同專用章）；若為法定代表人簽約，需提供法定代表人身份證明；若為代理人簽約，需提供授權(quán)委托書及代理人身份證明。合同編號(hào)與分發(fā)：行政部門對(duì)合同進(jìn)行唯一編號(hào)（格式建議：采購(gòu)年份-采購(gòu)部門-合同序號(hào)，如2024-采-001），并將原件至少留存2份（采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門各1份），復(fù)印件分發(fā)給相關(guān)部門（如業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門）。（四）合同履行與跟蹤交付與驗(yàn)收：供應(yīng)商按合同約定交付標(biāo)的物，采購(gòu)部門組織業(yè)務(wù)部門、質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，明確驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格處理方式（如退貨、換貨、折價(jià)接受）。付款申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的支付方式（如貨到付款、分期付款）審核付款申請(qǐng)，采購(gòu)部門提供發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等附件，按企業(yè)審批流程辦理付款。履約跟蹤：采購(gòu)部門定期跟蹤合同履行進(jìn)度，記錄供應(yīng)商履約情況（如交付延遲、質(zhì)量瑕疵等），對(duì)異常情況及時(shí)上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急處理機(jī)制（如催告、索賠）。（五）合同變更、解除與歸檔合同變更：若需變更合同條款（如標(biāo)的、數(shù)量、交付時(shí)間等），雙方需簽訂《合同變更協(xié)議》，經(jīng)原審核部門重新審核后生效，變更后的合同與原合同具有同等法律效力。合同解除：出現(xiàn)法定或約定解除情形（如一方違約、不可抗力等）時(shí)，雙方協(xié)商簽訂《合同解除協(xié)議》，明確解除后的善后處理（如已付款項(xiàng)返還、違約賠償?shù)龋?。合同歸檔：合同履行完畢或解除后，采購(gòu)部門將合同文本、附件（如審批單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、變更/解除協(xié)議等）整理成冊(cè)，標(biāo)注合同編號(hào)，移交檔案部門統(tǒng)一保存，保存期限一般不少于合同履行結(jié)束后5年。三、核心工具表格表1：采購(gòu)合同基本信息表合同編號(hào)采購(gòu)部門簽訂日期甲方（采購(gòu)方）名稱：地址：法定代表人：*乙方（供應(yīng)商）名稱：地址：法定代表人：*采購(gòu)標(biāo)的名稱：規(guī)格型號(hào)：數(shù)量：質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：合同金額大寫：小寫：支付方式□一次性付款□分期付款（請(qǐng)注明節(jié)點(diǎn)）□其他：交付時(shí)間年月日前交付地點(diǎn)：驗(yàn)收方式□現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收□第三方檢測(cè)□其他：合同期限自年月日至年月日備注表2：合同審核意見表合同編號(hào)審核部門審核人審核日期審核內(nèi)容□業(yè)務(wù)條款□財(cái)務(wù)條款□法律條款□其他：審核意見修改建議審核結(jié)果□同意□同意（需修改后重審）□不同意（說(shuō)明理由）表3：合同履行跟蹤表合同編號(hào)履約階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)實(shí)際完成情況責(zé)任人異常記錄交付年月日*驗(yàn)收年月日□合格□不合格*付款年月日*其他表4：合同歸檔目錄表歸檔編號(hào)合同編號(hào)合同名稱歸檔日期存放位置保管期限備注四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與管理要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：供應(yīng)商需提供最新營(yíng)業(yè)執(zhí)照（保證在有效期內(nèi)且未被吊銷、注銷），若涉及特殊行業(yè)（如食品、醫(yī)療器械），需核查行業(yè)許可證；簽約人需為法定代表人或持有授權(quán)委托書的代理人，授權(quán)委托書需明確授權(quán)范圍、權(quán)限及有效期。管理建議：建立合格供應(yīng)商名錄，定期對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行復(fù)審，避免與無(wú)資質(zhì)主體簽約。（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：標(biāo)的條款需明確、具體（如設(shè)備型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容），避免模糊表述（如“優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品”“satisfactoryservice”）；價(jià)款條款需明確含稅/不含稅、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票），避免口頭約定；違約責(zé)任需量化（如逾期交貨的違約金比例、質(zhì)量不合格的賠償標(biāo)準(zhǔn)），避免“承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等模糊表述；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定企業(yè)所在地法院管轄，避免約定不明確導(dǎo)致管轄爭(zhēng)議。管理建議：采用標(biāo)準(zhǔn)合同范本，對(duì)非標(biāo)條款需經(jīng)法務(wù)部門專項(xiàng)審核，保證條款合法、可執(zhí)行。（三）履行過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：驗(yàn)收環(huán)節(jié)需留存書面驗(yàn)收記錄（如簽字蓋章的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)報(bào)告），付款前需核對(duì)合同條款、驗(yàn)收單、發(fā)票等單據(jù)是否一致，避免“先付款后驗(yàn)收”或單據(jù)不全付款。管理建議：建立履約跟蹤臺(tái)賬，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)多次違約的供應(yīng)商納入黑名單。（四）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)審核要點(diǎn)：合同文本需為雙方蓋章原件，復(fù)印件需注明“與原件一致”并由雙方簽字確認(rèn)；歸檔資料需完整，包括合同文本、審批單、變更/解除協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。管理建議：指定專人負(fù)