2026年網(wǎng)絡(luò)直播設(shè)備租賃公司租賃合同簽訂管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范公司網(wǎng)絡(luò)直播設(shè)備租賃業(yè)務(wù)的合同簽訂流程，明確合同起草、審核、簽訂、歸檔各環(huán)節(jié)要求，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴(yán)謹(jǐn)無歧義，防范合同糾紛及法律風(fēng)險，保障公司與客戶的合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司租賃業(yè)務(wù)實際，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有網(wǎng)絡(luò)直播設(shè)備租賃業(yè)務(wù)的合同簽訂管理，包括個人客戶、企業(yè)客戶的單次租賃合同、長期租賃合同、定制化設(shè)備租賃合同，涉及銷售部、法務(wù)部、財務(wù)部、設(shè)備管理部、客服部等相關(guān)部門。第三條基本原則合法性原則：合同內(nèi)容及簽訂流程需符合國家法律法規(guī)，無違法違規(guī)條款，確保合同具備法律效力。嚴(yán)謹(jǐn)性原則：合同條款需明確雙方權(quán)利義務(wù)，涵蓋設(shè)備信息、租賃周期、租金金額、支付方式、設(shè)備維護(hù)、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，無模糊表述或遺漏。公平性原則：合同條款對公司與客戶雙方公平合理，不設(shè)置霸王條款，保障客戶合法權(quán)益的同時維護(hù)公司利益?？勺匪菪栽瓌t：合同簽訂全流程需留存記錄（如審核意見、簽字確認(rèn)單），合同文本及相關(guān)材料妥善歸檔，確保后續(xù)查詢或糾紛處理時有據(jù)可依。效率性原則：在合規(guī)前提下簡化合同審核流程，明確各環(huán)節(jié)時限，避免因流程冗長影響業(yè)務(wù)開展。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)分工第四條組織架構(gòu)成立租賃合同管理小組，由法務(wù)部牽頭，成員包括銷售部、財務(wù)部、設(shè)備管理部各1名業(yè)務(wù)骨干及1名客服專員，管理小組直接向公司法務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)合同簽訂全流程工作。第五條部門職責(zé)銷售部：作為合同簽訂發(fā)起部門，負(fù)責(zé)與客戶溝通租賃需求，收集客戶基礎(chǔ)信息（個人客戶身份證復(fù)印件、企業(yè)客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）；根據(jù)客戶需求選用或起草合同文本，確保合同內(nèi)容與客戶約定一致；跟蹤合同審核進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決審核中發(fā)現(xiàn)的問題；組織客戶簽訂合同，收集合同原件并移交歸檔。法務(wù)部：作為合同審核主責(zé)部門，負(fù)責(zé)制定公司標(biāo)準(zhǔn)租賃合同模板（按設(shè)備類型、租賃周期分類）；審核合同條款的合法性、嚴(yán)謹(jǐn)性，修改不合理或有風(fēng)險的條款；提供合同相關(guān)法律咨詢，明確違約責(zé)任及糾紛解決方式；對合同簽訂流程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，規(guī)避法律風(fēng)險。財務(wù)部：審核合同中的租金金額、支付方式、預(yù)付款比例、退款規(guī)則等財務(wù)條款，確保符合公司財務(wù)管理制度；確認(rèn)合同財務(wù)條款與公司定價標(biāo)準(zhǔn)一致，無違規(guī)讓利或收費；跟蹤合同約定的租金支付進(jìn)度，及時反饋未按時支付情況。設(shè)備管理部：審核合同中的設(shè)備信息（型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、交付時間），確保與公司設(shè)備庫存及調(diào)度能力匹配；明確合同中的設(shè)備維護(hù)責(zé)任、損壞賠償標(biāo)準(zhǔn)，確保符合公司設(shè)備管理規(guī)范；根據(jù)合同約定安排設(shè)備交付與回收，提供設(shè)備驗收記錄作為合同履行依據(jù)?？头浚河涗浛蛻魧贤瑮l款的咨詢與異議，及時反饋至銷售部及法務(wù)部；在合同履行過程中跟蹤客戶需求變化，協(xié)助辦理合同變更或補充協(xié)議；合同歸檔后，如需查詢合同信息，協(xié)助相關(guān)部門調(diào)取資料。第三章合同文本管理第六條標(biāo)準(zhǔn)合同模板制定法務(wù)部根據(jù)設(shè)備類型（基礎(chǔ)型、專業(yè)型、高端定制型）及租賃周期（單次、3-6個月、6-12個月、12個月以上），制定6類標(biāo)準(zhǔn)租賃合同模板，模板需包含以下核心條款：雙方基本信息（公司名稱/客戶姓名、聯(lián)系方式、地址）；設(shè)備信息（型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、設(shè)備現(xiàn)狀描述）；租賃周期（開始日期、結(jié)束日期、交付/回收時間）；費用條款（租金總額、支付方式、預(yù)付款比例、逾期違約金標(biāo)準(zhǔn)）；設(shè)備維護(hù)與損壞賠償（日常維護(hù)責(zé)任方、損壞界定標(biāo)準(zhǔn)、賠償金額計算方式）；違約責(zé)任（客戶逾期付款、公司逾期交付、設(shè)備無法使用的責(zé)任認(rèn)定及處理）；合同變更與解除（變更條件、解除流程、提前終止合同的賠償規(guī)則）；爭議解決方式（協(xié)商、調(diào)解、訴訟/仲裁）。標(biāo)準(zhǔn)合同模板需經(jīng)租賃合同管理小組審核通過，報公司法務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后正式啟用；法務(wù)部每年度根據(jù)法律法規(guī)更新及業(yè)務(wù)變化，修訂標(biāo)準(zhǔn)模板，確保條款時效性。第七條非標(biāo)準(zhǔn)合同起草若客戶有特殊需求（如定制化設(shè)備改造、專屬技術(shù)支持），無法使用標(biāo)準(zhǔn)模板的，由銷售部牽頭起草非標(biāo)準(zhǔn)合同，起草時需參考標(biāo)準(zhǔn)模板核心條款，不得遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。非標(biāo)準(zhǔn)合同起草完成后，需附《非標(biāo)準(zhǔn)合同說明》，注明特殊條款的必要性及風(fēng)險評估，提交租賃合同管理小組審核；審核通過后，方可與客戶溝通確認(rèn)。第四章合同簽訂全流程管理第八條合同起草與初步審核銷售部根據(jù)客戶需求，選擇對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)模板或起草非標(biāo)準(zhǔn)合同，填寫合同中的可變信息（設(shè)備數(shù)量、租金金額、交付時間等），確保信息準(zhǔn)確無誤；填寫完成后，銷售部負(fù)責(zé)人需進(jìn)行初步審核，檢查信息完整性及與客戶約定的一致性，審核通過后提交至法務(wù)部。法務(wù)部在收到合同后2個工作日內(nèi)完成法律審核，重點檢查：條款是否合法、權(quán)利義務(wù)是否明確、違約責(zé)任是否清晰、有無法律風(fēng)險；若發(fā)現(xiàn)問題，需標(biāo)注修改意見并反饋至銷售部，銷售部需在1個工作日內(nèi)修改并重新提交審核。第九條多部門聯(lián)合審核法務(wù)部審核通過后，將合同同步至財務(wù)部、設(shè)備管理部，開展聯(lián)合審核：財務(wù)部在1個工作日內(nèi)審核財務(wù)條款，確認(rèn)費用計算正確、支付方式合規(guī)；設(shè)備管理部在1個工作日內(nèi)審核設(shè)備條款，確認(rèn)設(shè)備信息與庫存匹配、維護(hù)賠償規(guī)則合理；若審核不通過，相關(guān)部門需書面說明原因，銷售部修改后重新提交審核；若審核通過，各部門需在《合同審核確認(rèn)單》上簽字確認(rèn)。聯(lián)合審核通過后，銷售部將合同提交至租賃合同管理小組，管理小組在1個工作日內(nèi)進(jìn)行最終復(fù)核，確認(rèn)無遺漏問題后，同意與客戶溝通簽訂。第十條客戶溝通與確認(rèn)銷售部將審核通過的合同文本（電子版或紙質(zhì)版）提供給客戶，逐一講解核心條款（尤其是費用、違約責(zé)任、賠償規(guī)則），確保客戶理解并認(rèn)可；若客戶對條款有異議，銷售部需記錄異議內(nèi)容，反饋至相關(guān)部門協(xié)商修改，修改后需重新履行審核流程?？蛻舸_認(rèn)合同條款無異議后，銷售部約定簽訂時間（線上簽訂或線下簽訂），明確簽訂所需材料（個人客戶身份證原件、企業(yè)客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及公章）。第十一條合同簽訂與蓋章線下簽訂：客戶攜帶所需材料到公司指定地點，銷售部核對客戶身份信息（個人客戶核對身份證原件，企業(yè)客戶核對營業(yè)執(zhí)照及公章真實性）；核對無誤后，客戶簽署合同（個人客戶簽字，企業(yè)客戶蓋章并由法定代表人或授權(quán)代表簽字）；客戶簽訂后，銷售部將合同提交至公司行政部蓋章，行政部需核對合同審核記錄，確認(rèn)審核通過后加蓋公司合同專用章。線上簽訂：客戶通過公司指定電子簽約平臺簽署合同，銷售部需指導(dǎo)客戶完成身份認(rèn)證（人臉識別或上傳身份證照片）；客戶簽署完成后，系統(tǒng)自動生成電子合同，銷售部下載電子合同并提交行政部，行政部加蓋電子合同專用章后，將完整電子合同發(fā)送給客戶。合同簽訂后，銷售部需在1個工作日內(nèi)將合同原件（線下簽訂）或電子合同備份（線上簽訂）移交至檔案管理部門歸檔，同時向客戶提供合同副本（紙質(zhì)版或電子版）。第五章合同履行跟蹤與變更第十二條合同履行跟蹤銷售部在合同簽訂后，建立《合同履行跟蹤表》，記錄設(shè)備交付、租金支付、設(shè)備回收等關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)度；每周更新跟蹤表，發(fā)現(xiàn)未按約定履行的情況（如客戶逾期付款、設(shè)備無法按時交付），需在1個工作日內(nèi)通知相關(guān)部門（財務(wù)部或設(shè)備管理部），并與客戶溝通解決。設(shè)備管理部在設(shè)備交付時，需讓客戶簽署《設(shè)備驗收單》，注明設(shè)備現(xiàn)狀；設(shè)備回收時，簽署《設(shè)備回收驗收單》，注明設(shè)備損耗情況；驗收單需作為合同履行憑證，與合同一并歸檔。財務(wù)部根據(jù)合同約定跟蹤租金支付情況，若客戶逾期付款，需在逾期1個工作日內(nèi)通知銷售部，銷售部負(fù)責(zé)催繳；逾期超過3個工作日的，需提交法務(wù)部，按合同約定追究違約責(zé)任。第十三條合同變更與補充若在合同履行過程中需變更條款（如調(diào)整租賃周期、增加設(shè)備數(shù)量），需由銷售部與客戶協(xié)商一致后，起草《合同補充協(xié)議》，補充協(xié)議需包含變更內(nèi)容、生效時間及其他相關(guān)條款，與原合同具有同等法律效力?！逗贤a充協(xié)議》需履行與原合同相同的審核流程（法務(wù)部審核、多部門聯(lián)合審核、管理小組復(fù)核），審核通過后與客戶簽訂；簽訂完成后，補充協(xié)議需與原合同一并歸檔。第六章合同歸檔與糾紛處理第十四條合同歸檔管理檔案管理部門在收到合同后，按客戶類型（個人客戶、企業(yè)客戶）及簽訂時間（年度、季度）分類歸檔，建立《合同歸檔臺賬》，注明合同編號、客戶名稱、租賃設(shè)備、歸檔時間；線下簽訂的合同需存放于帶鎖檔案柜，線上簽訂的合同需存儲在加密服務(wù)器，確保合同安全。合同歸檔后，各部門如需查閱合同，需填寫《合同查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱；查閱時不得涂改、復(fù)制合同內(nèi)容，確需復(fù)制的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。合同歸檔保存期限為合同履行結(jié)束后5年，保存期滿后，檔案管理部門需提交《合同銷毀申請表》，經(jīng)租賃合同管理小組審批后，按規(guī)定銷毀合同（紙質(zhì)合同碎紙?zhí)幚?，電子合同永久刪除），銷毀記錄需留存?zhèn)洳?。第十五條合同糾紛處理協(xié)商解決：若因合同履行產(chǎn)生糾紛，銷售部需在1個工作日內(nèi)組織公司相關(guān)部門與客戶協(xié)商，明確糾紛原因及責(zé)任，提出解決方案；協(xié)商達(dá)成一致的，簽訂《糾紛解決協(xié)議》，作為合同補充文件歸檔。調(diào)解解決：若協(xié)商無法達(dá)成一致，可共同委托行業(yè)協(xié)會或第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解；調(diào)解過程中，法務(wù)部需提供法律支持，準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)（合同文本、驗收單、溝通記錄）；調(diào)解達(dá)成一致的，按調(diào)解協(xié)議執(zhí)行；調(diào)解失敗的，進(jìn)入法律程序。法律程序：調(diào)解失敗后，根據(jù)合同約定的爭議解決方式，法務(wù)部負(fù)責(zé)提起訴訟或申請仲裁；準(zhǔn)備訴訟/仲裁材料（合同、證據(jù)清單、法律文書），跟蹤案件進(jìn)展；案件結(jié)束后，將判決書或裁決書與合同一并歸檔，總結(jié)糾紛處理經(jīng)驗，優(yōu)化合同條款。第七章附則第十六條制度培訓(xùn)法務(wù)部每季度組織一次租賃合同簽訂管理制度培訓(xùn)，覆蓋所有相關(guān)部門員工，培訓(xùn)內(nèi)容包括合同模板使用、審核流程、簽訂規(guī)范、糾紛處理流程；新員工入職時，需完成專項培訓(xùn)并考核合格，方可參與合同相關(guān)工作。第十七條