企業(yè)辦公自動化設備使用管理辦法為規(guī)范辦公自動化設備的使用、維護與管理，提升辦公效率，保障設備安全穩(wěn)定運行，同時維護企業(yè)信息安全，結合公司實際運營需求，制定本辦法。一、適用范圍本辦法適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋辦公場所內所有歸屬企業(yè)的自動化設備，包括但不限于計算機及外部設備、打印復印傳真一體機、通訊設備、辦公電器等。二、管理職責（一）行政部（或設備管理崗）統(tǒng)籌辦公自動化設備的全生命周期管理，包括需求調研、采購申請審核、設備登記建檔、維護計劃制定、報廢評估等工作；負責協(xié)調設備維修、耗材供應及相關供應商管理；監(jiān)督各部門設備使用合規(guī)性，定期開展設備使用培訓與檢查。（二）各部門負責人落實本部門設備的日常管理責任，明確設備使用責任人，監(jiān)督員工遵守使用規(guī)范；及時反饋設備故障、需求及安全隱患，配合行政部開展設備盤點、維護等工作。（三）設備使用人嚴格遵守本辦法及設備操作規(guī)范，做好設備日常清潔與基礎維護；發(fā)現(xiàn)故障或異常及時報修，妥善保管設備及配套資料；未經(jīng)批準不得擅自轉借、改裝或處置設備，對設備使用過程中的信息安全與物理安全負責。三、設備分類與管理（一）設備分類根據(jù)功能與用途，辦公自動化設備分為以下類別：1.計算與存儲設備：包含臺式計算機、筆記本電腦、服務器、移動存儲設備（如U盤、移動硬盤）等；2.輸出輸入設備：打印機、復印機、掃描儀、傳真機、投影儀等；3.通訊與辦公電器：電話機、對講機、碎紙機、空調、飲水機、不間斷電源（UPS）等。（二）采購與登記1.采購流程：各部門因工作需要新增設備時，需提交《設備采購申請單》，注明設備類型、配置要求、預算及使用場景，經(jīng)部門負責人審核、行政部評估后，報分管領導審批。審批通過后，由行政部通過招標或定點采購方式選擇供應商，確保設備質量與售后保障。2.登記建檔：所有設備須在行政部建立《設備管理臺賬》，記錄設備名稱、型號、購置時間、使用人、存放地點、保修期限等信息；設備交接（如人員調崗、部門調整）時，須辦理交接手續(xù)并更新臺賬，確保責任清晰。（三）調配與報廢1.內部調配：因部門調整或工作需求，設備需跨部門調配時，由需求部門提出申請，經(jīng)行政部評估可行性后，協(xié)調原使用部門辦理交接，更新臺賬并告知雙方使用規(guī)范。2.報廢處置：設備出現(xiàn)嚴重故障且維修成本超過購置價50%、或使用年限超限（如計算機類設備使用滿5年、辦公電器類滿8年）、或性能無法滿足工作需求時，由使用部門提出報廢申請，附故障說明或評估報告，經(jīng)行政部核實、分管領導審批后，按企業(yè)資產處置流程處理（如環(huán)?；厥铡堉底冑u），嚴禁私自丟棄或處置。四、使用規(guī)范（一）設備操作1.開機與關機：嚴格按照設備說明書操作，禁止強行斷電、頻繁重啟；長期不使用時（如下班、假期），需關閉設備電源并斷開外接電源（如打印機、電腦主機），避免待機能耗與雷擊風險。2.軟件使用：設備內置軟件須為企業(yè)授權的正版軟件，禁止安裝盜版、破解版或與工作無關的軟件（如游戲、非官方插件）；嚴禁私自修改系統(tǒng)設置、卸載安全防護軟件（如殺毒、防火墻），確需調整時須報行政部審批。3.外設連接：未經(jīng)批準，不得私自連接非企業(yè)配置的外設（如私人U盤、移動硬盤），確因工作需要使用時，須通過殺毒軟件掃描并經(jīng)部門負責人同意；禁止將設備外接至不安全網(wǎng)絡（如公共WiFi、未加密熱點）。（二）移動設備管理筆記本電腦、移動硬盤等便攜設備外出攜帶時，使用人須填寫《設備外出登記表》，注明用途、預計歸還時間；攜帶過程中須妥善保管，避免設備丟失或物理損壞；返回后及時將設備交行政部檢查（如是否感染病毒、數(shù)據(jù)是否完整），并更新使用記錄。（三）耗材使用打印機、復印機等耗材類設備，使用人須按需打印、復印，避免過度使用或浪費；耗材（如墨盒、硒鼓、紙張）須從企業(yè)指定渠道采購，更換后舊耗材交行政部統(tǒng)一回收，禁止私自截留或帶離辦公場所；發(fā)現(xiàn)耗材異常（如打印模糊、卡紙頻繁）時，及時報修并說明情況，不得強行操作。五、維護與維修（一）日常維護使用人須每周對設備進行清潔（如計算機屏幕、鍵盤除塵，打印機進紙口清理），每月檢查設備外觀、連接線是否完好；行政部每季度組織一次設備巡檢，對重點設備（如服務器、大型打印機）進行性能檢測與保養(yǎng)，記錄維護情況。（二）故障報修設備出現(xiàn)故障時，使用人應立即停止操作，通過企業(yè)OA系統(tǒng)或書面形式提交《設備報修單》，注明故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、操作流程等信息；部門負責人接到報修后，24小時內反饋至行政部，行政部應在48小時內安排維修（緊急故障如服務器宕機、打印機無法使用，須2小時內響應）。（三）維修管理行政部須與具備資質的維修商簽訂服務協(xié)議，明確維修時效、配件質量及保密條款；維修過程中，維修人員須經(jīng)行政部確認身份并全程監(jiān)督，禁止維修人員私自拷貝設備內數(shù)據(jù)；維修后須填寫《設備維修記錄單》，注明故障原因、維修內容、更換配件等，由使用人、部門負責人簽字確認，行政部存檔備查。六、安全與保密（一）信息安全設備中存儲的企業(yè)信息（如客戶資料、財務數(shù)據(jù)、合同文檔）須設置訪問密碼，重要文件加密存儲；禁止將企業(yè)信息以任何形式（如郵件、U盤、云盤）泄露給外部人員，確需外發(fā)時須經(jīng)部門負責人審批并登記；設備使用完畢后，須鎖屏或退出賬號，防止他人越權訪問。（二）物理安全設備須放置在干燥、通風、遠離水源與火源的場所，避免陽光直射或重物擠壓；辦公區(qū)域無人時，須關閉設備電源并鎖好門窗，防止設備被盜或損壞；移動設備外出攜帶時，須使用密碼鎖或物理鎖具，避免遺失后數(shù)據(jù)泄露。（三）網(wǎng)絡與涉密設備管理連接企業(yè)內網(wǎng)的設備，須安裝企業(yè)指定的殺毒軟件與防火墻，及時更新系統(tǒng)補丁；涉密設備（如處理保密文件的計算機、打印機）實行“專人專機”管理，禁止與互聯(lián)網(wǎng)連接，使用前須經(jīng)保密辦審批，使用后須清除操作痕跡并物理隔離。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為：包括但不限于私自安裝盜版軟件、違規(guī)連接外部設備導致病毒感染；未按規(guī)范操作導致設備損壞（如強行插拔U盤、過載使用電源）；私自轉借、變賣企業(yè)設備或耗材；泄露設備內企業(yè)信息；虛報耗材使用量、故意浪費等。2.處理方式：視情節(jié)輕重給予處理：初次違規(guī)且未造成損失的，給予書面警告并責令整改；造成設備損壞或信息泄露的，由責任人承擔維修費用或賠償損失，同時扣減績效獎金；情節(jié)嚴重（如故意泄露商業(yè)機密、多