房地產公司檔案歸檔管理辦法

一、總則1.目的為加強本房地產公司檔案管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，有效保護和利用檔案資源，為公司各項工作提供有力支持，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于公司總部及下屬各分支機構、各部門在經營管理活動中形成的各類檔案的歸檔管理。3.管理原則檔案管理遵循集中統(tǒng)一、分類科學、規(guī)范整理、安全保管、有效利用的原則。確保檔案管理工作與公司發(fā)展相適應，為公司決策和業(yè)務開展提供可靠依據(jù)。二、檔案管理職責分工1.行政部門行政部門作為公司檔案管理的歸口部門，負責制定和完善檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查各部門檔案工作，統(tǒng)籌檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.各部門各部門負責本部門業(yè)務活動中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定及時向行政部門移交應歸檔的檔案。同時，各部門應指定專人負責本部門的檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。3.檔案管理人員檔案管理人員負責檔案的接收、分類、編號、編目、裝訂、上架等具體歸檔操作，做好檔案庫房的日常管理，維護檔案的安全，按照規(guī)定為公司內部提供檔案查閱利用服務。三、檔案歸檔范圍1.行政管理類公司設立、變更、注銷等相關文件；公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結、請示報告等；公司內部機構設置、人員編制、人事任免、員工考核、培訓等文件材料。2.項目開發(fā)類項目前期策劃、可行性研究報告、項目立項批復、土地出讓合同、建設用地規(guī)劃許可證、建設工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關文件；項目設計圖紙、設計變更通知、工程勘察報告等；項目招投標文件、工程施工合同、監(jiān)理合同等；項目建設過程中的工程進度、質量、安全等方面的文件材料；項目竣工驗收報告、備案表等。3.市場營銷類市場調研分析報告、項目營銷策劃方案、廣告宣傳資料、銷售合同、客戶資料、銷售統(tǒng)計報表等。4.財務管理類財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；財務審計報告、稅務申報資料；資金往來憑證、借款合同等。5.法務合同類各類合同文本、合同審批表、授權委托書；法律糾紛處理文件，包括起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書等。6.聲像實物類公司重要活動、會議、項目建設過程中的照片、錄像、錄音等資料；公司獲得的榮譽證書、獎杯、牌匾等實物檔案。四、檔案歸檔要求1.文件材料的收集各部門應及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全完整。對于重要文件和緊急事項形成的文件，應及時整理歸檔，不得積壓。2.文件材料的整理歸檔文件材料應進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作。分類應科學合理，便于查找和利用；編號應遵循唯一性原則，確保每份文件有唯一的編號；編目應準確規(guī)范，包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等內容；裝訂應牢固整齊，保持文件的原有面貌。3.歸檔時間一般情況下，各部門應在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的應歸檔文件材料整理完畢并移交行政部門。對于項目檔案，應在項目竣工驗收后[具體期限]內完成歸檔工作。4.歸檔手續(xù)檔案移交時，移交部門應填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。檔案管理人員應按照移交清單進行認真核對，確認無誤后雙方簽字蓋章，完成檔案移交手續(xù)。五、檔案分類與編號1.檔案分類檔案按照行政管理類、項目開發(fā)類、市場營銷類、財務管理類、法務合同類、聲像實物類等一級類目進行分類。在一級類目下，可根據(jù)實際情況進一步細分二級、三級類目。例如，項目開發(fā)類檔案可細分為項目前期、項目設計、項目施工、項目驗收等二級類目；項目施工二級類目下可再細分工程進度、工程質量、工程安全等三級類目。2.檔案編號檔案編號采用層次碼編制方法，由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。全宗號代表公司檔案整體，統(tǒng)一編號；目錄號對應檔案分類的一級類目；案卷號在每個目錄內按順序編號；件號在每個案卷內按順序編號。編號應清晰、規(guī)范，便于管理和查找。六、檔案保管1.檔案庫房建設公司應設立專門的檔案庫房，確保庫房面積滿足檔案保管需求。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防塵、防光等基本條件，配備必要的消防設備、溫濕度控制設備、防蟲藥品、防盜門窗等設施。2.檔案裝具配備檔案庫房應配備合適的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。檔案裝具應符合國家相關標準，材質堅固耐用，便于檔案的存放和管理。3.檔案上架排列檔案應按照分類編號順序上架排列，同一類目的檔案應集中存放，便于查找和管理。檔案上架后，應編制檔案存放索引，標明檔案的存放位置，提高檔案查找效率。4.檔案定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，一般每月至少檢查一次。檢查內容包括檔案的完整性、保管狀況、溫濕度記錄等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的補救措施。七、檔案利用1.內部查閱公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應按照申請表的內容提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、歸還時間等信息。2.檔案借閱因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人和分管領導審批后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。3.外部利用公司以外單位或個人因特殊原因需要查閱或利用公司檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，經公司領導審批后，按照公司規(guī)定的程序辦理查閱或利用手續(xù)。涉及公司商業(yè)秘密的檔案，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行管理，未經許可不得對外提供。八、檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化目標積極推進檔案數(shù)字化建設，逐步實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務水平。2.數(shù)字化流程對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描圖像應清晰、完整，符合國家相關標準。掃描后的圖像應進行圖像處理，包括裁剪、糾偏、去噪等操作，確保圖像質量。同時，應建立檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.數(shù)字化存儲數(shù)字化檔案應存儲在專門的存儲設備或服務器上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲設備或服務器應具備安全防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.數(shù)字化利用通過檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的在線查閱和利用。公司內部員工可通過網絡平臺，按照權限查閱相關數(shù)字化檔案，提高工作效率。九、檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定檔案管理人員應定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。鑒定工作由行政部門牽頭，組織相關部門人員共同進行。2.銷毀程序經鑒定確無保存價值的檔案，應編制檔案銷毀清冊，詳細列出銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。銷毀清冊經公司領導審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保檔案信息不被泄露。銷毀工作應指定專人負責監(jiān)督，銷毀完成后，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認。十、附則1.本辦法自