曲藝家協(xié)會檔案銷毀管理辦法

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本曲藝家協(xié)會檔案管理，確保檔案銷毀工作的規(guī)范性、科學(xué)性和安全性，有效保護(hù)協(xié)會的重要信息資源，避免因檔案管理不善導(dǎo)致信息泄露或資源浪費(fèi)，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于本曲藝家協(xié)會所有需要銷毀的檔案管理工作，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案以及其他形式的檔案資料。3.原則：檔案銷毀工作應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批程序，堅(jiān)持保密、安全、規(guī)范、適度的原則。確保銷毀過程嚴(yán)謹(jǐn)，不造成信息外泄，同時(shí)保證確無保存價(jià)值的檔案得以合理銷毀，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。二、檔案銷毀鑒定1.鑒定小組：成立檔案銷毀鑒定小組，成員包括協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀檔案進(jìn)行全面審查和評估。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：-保管期限已滿：根據(jù)檔案保管期限表，對保管期限已滿且無繼續(xù)保存必要的檔案進(jìn)行鑒定。例如，一般性的會議記錄、臨時(shí)性活動資料等，在達(dá)到規(guī)定保管期限后，若沒有后續(xù)參考價(jià)值，可考慮銷毀。-失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值：一些檔案因協(xié)會業(yè)務(wù)發(fā)展、政策法規(guī)變更等原因，已無法為當(dāng)前工作提供有效支持，如過時(shí)的規(guī)章制度文件、不再適用的技術(shù)資料等。-重復(fù)或冗余：對于內(nèi)容重復(fù)、信息冗余的檔案，經(jīng)鑒定小組確認(rèn)后，可列入銷毀范圍。3.鑒定流程：-檔案管理人員初步篩選：檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對庫存檔案進(jìn)行逐一排查，初步確定擬銷毀檔案清單，注明檔案名稱、形成時(shí)間、保管期限等基本信息。-鑒定小組審核：鑒定小組對初步篩選的檔案清單進(jìn)行集中審核，通過查閱檔案內(nèi)容、咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)人員等方式，綜合判斷檔案是否符合銷毀條件。對于存在爭議的檔案，應(yīng)進(jìn)行充分討論，并形成明確的鑒定意見。-撰寫鑒定報(bào)告：鑒定小組根據(jù)審核結(jié)果，撰寫檔案銷毀鑒定報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括鑒定工作的組織實(shí)施情況、擬銷毀檔案的總體情況、鑒定依據(jù)和結(jié)論等。鑒定報(bào)告需由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。三、檔案銷毀審批1.申請?zhí)峤唬簷n案管理人員根據(jù)鑒定報(bào)告，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號、名稱、數(shù)量、來源、形成時(shí)間等信息，并說明銷毀原因和依據(jù)。申請表由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：協(xié)會分管領(lǐng)導(dǎo)對《檔案銷毀申請表》及相關(guān)鑒定報(bào)告進(jìn)行認(rèn)真審核，從協(xié)會整體工作和信息安全的角度進(jìn)行把關(guān)。如無異議，簽署審批意見；若對某些檔案的銷毀存在疑慮，可要求鑒定小組進(jìn)一步核實(shí)或重新評估。審批通過后，申請表及鑒定報(bào)告留存歸檔。四、檔案銷毀實(shí)施1.銷毀方式選擇：-紙質(zhì)檔案：對于紙質(zhì)檔案，可根據(jù)檔案的敏感程度和數(shù)量，選擇采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。對于涉及重要機(jī)密的紙質(zhì)檔案，優(yōu)先采用焚燒方式，并確保焚燒過程徹底，防止信息泄露。-電子檔案：電子檔案的銷毀應(yīng)通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行操作，確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對于存儲有重要信息的電子存儲設(shè)備，如硬盤、U盤等，在數(shù)據(jù)擦除后，可進(jìn)行物理銷毀，如拆解、粉碎等。-特殊檔案：對于一些具有特殊價(jià)值或難以處理的檔案，如珍貴的曲藝資料、歷史文物類檔案等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和專業(yè)要求，采取妥善的處理方式，必要時(shí)可咨詢專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜乙庖姟?.銷毀過程監(jiān)督：檔案銷毀過程必須進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行。-現(xiàn)場監(jiān)督：由檔案管理部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門各派一名工作人員作為監(jiān)督人，對銷毀現(xiàn)場進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督人應(yīng)核實(shí)擬銷毀檔案的清單與實(shí)際銷毀檔案是否一致，檢查銷毀設(shè)備和操作過程是否符合要求，防止出現(xiàn)檔案遺漏或未徹底銷毀的情況。-記錄留存：在銷毀過程中，監(jiān)督人應(yīng)做好詳細(xì)的記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。同時(shí)，可通過拍照、錄像等方式對銷毀過程進(jìn)行記錄，留存相關(guān)影像資料，作為檔案銷毀工作的證據(jù)。記錄資料應(yīng)與《檔案銷毀申請表》及鑒定報(bào)告一并歸檔保存。五、銷毀后處理1.銷毀證明開具：檔案銷毀工作完成后，由負(fù)責(zé)銷毀的單位或機(jī)構(gòu)出具銷毀證明。銷毀證明應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等內(nèi)容，并加蓋公章。檔案管理人員將銷毀證明原件留存歸檔，作為檔案已成功銷毀的憑證。2.賬目核銷：檔案管理人員根據(jù)銷毀證明和相關(guān)審批文件，對檔案管理賬目進(jìn)行核銷處理。在賬目上注明檔案的銷毀情況，確保檔案賬目與實(shí)際庫存相符。同時(shí)，對已銷毀檔案的編號、目錄等信息進(jìn)行標(biāo)記或刪除，防止在后續(xù)工作中誤查或誤用。3.總結(jié)評估：檔案銷毀工作結(jié)束后，檔案管理部門應(yīng)對整個(gè)過程進(jìn)行總結(jié)評估。分析銷毀工作中存在的問題和不足之處，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的檔案管理工作提供參考。評估報(bào)告應(yīng)包括銷毀工作的組織實(shí)施情況、銷毀效果、存在的問題及改進(jìn)措施等內(nèi)容，上報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)。六、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定：在檔案銷毀管理工作中，凡出現(xiàn)以下行為均視為違規(guī)：-未經(jīng)鑒定、審批擅自銷毀檔案的；-故意銷毀應(yīng)繼續(xù)保存的檔案的；-未按照規(guī)定的銷毀方式和程序進(jìn)行操作，導(dǎo)致檔案信息泄露的；-銷毀過程中弄虛作假、篡改記錄的；-其他違反檔案銷毀管理規(guī)定的行為。2.責(zé)任追究措施：對于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人采取以下責(zé)任追究措施：-批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，由協(xié)會內(nèi)部進(jìn)行批評教育，責(zé)令其立即改正。-警告處分：對造成一定不良影響的違規(guī)行為，給予警告處分，并要求責(zé)任人作出書面檢討。-紀(jì)律處分：對于嚴(yán)重違反檔案銷毀管理規(guī)定，給協(xié)會造成重大損失或惡劣影響的行為，按照協(xié)會紀(jì)律規(guī)定，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于記過、降職、撤職等。-法律責(zé)任：如違規(guī)行為涉及違法犯罪，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究法律責(zé)