機(jī)關(guān)檔案管理制度及操作指南機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)履行職能、開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，是機(jī)關(guān)歷史記憶的重要載體，在服務(wù)決策參考、規(guī)范行政管理、維護(hù)合法權(quán)益等方面發(fā)揮著不可替代的作用。為規(guī)范機(jī)關(guān)檔案管理工作，提升檔案利用效率，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實際，制定本制度及操作指南。一、檔案管理制度框架（一）基本原則機(jī)關(guān)檔案管理遵循集中管理、分級負(fù)責(zé)、安全保密、便于利用的原則。集中管理要求機(jī)關(guān)形成的各類檔案由檔案管理部門統(tǒng)一管理，避免分散存放；分級負(fù)責(zé)明確各部門、各崗位在檔案形成、移交、利用等環(huán)節(jié)的責(zé)任；安全保密貫穿檔案管理全過程，確保檔案內(nèi)容及載體安全；便于利用則通過科學(xué)的管理手段，滿足機(jī)關(guān)內(nèi)部及合規(guī)性利用需求。（二）管理體制1.管理部門職責(zé)：機(jī)關(guān)檔案管理部門（如辦公室或檔案科）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案管理工作，包括制度制定、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案接收、整理、保管、利用及數(shù)字化建設(shè)等，同時承擔(dān)與上級檔案主管部門的溝通協(xié)調(diào)工作。2.部門及人員責(zé)任：機(jī)關(guān)各科室需指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理及預(yù)歸檔工作，確保檔案形成過程的規(guī)范性；檔案管理人員需具備專業(yè)素養(yǎng)，定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。二、檔案管理操作流程（一）檔案收集檔案收集是管理工作的基礎(chǔ)，需覆蓋機(jī)關(guān)全部工作范疇，具體包括：收集范圍：文書檔案（公文、會議紀(jì)要、請示批復(fù)等）、人事檔案（干部任免、考核、獎懲材料）、財務(wù)檔案（會計憑證、賬簿、報表）、業(yè)務(wù)檔案（項目審批、執(zhí)法記錄、調(diào)研成果）、聲像檔案（照片、視頻、錄音）及實物檔案（獎牌、證書、印章模）等。收集要求：紙質(zhì)檔案需保證字跡清晰、無涂改、簽章完整；電子檔案需同步收集文件內(nèi)容、元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改記錄、權(quán)限信息）及關(guān)聯(lián)載體（如郵件附件、系統(tǒng)截圖），確?！皯?yīng)歸盡歸”。（二）檔案整理整理工作以“分類科學(xué)、編號唯一、編目清晰”為目標(biāo)，步驟如下：1.分類：采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”分類法，如2023年辦公室形成的永久保管文書檔案，歸入“2023—辦公室—永久”類目。2.編號：對每份檔案賦予唯一檔號（如年度+機(jī)構(gòu)代碼+保管期限代碼+件號），電子檔案需與紙質(zhì)檔案檔號一一對應(yīng)。3.編目：編制《檔案目錄》，記錄檔號、題名、責(zé)任者、日期、頁數(shù)、密級等信息，同時建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索。（三）檔案鑒定檔案鑒定旨在優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，由檔案管理部門牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)科室、法律顧問等組成鑒定小組，每5年開展一次定期鑒定：依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》，對到期檔案的保存價值進(jìn)行重新評估，確定“繼續(xù)保管”或“銷毀”；對需銷毀的檔案，需詳細(xì)登記檔案內(nèi)容、數(shù)量，形成《檔案銷毀清冊》，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實施。（四）檔案保管檔案保管需兼顧實體安全與信息安全：實體保管：檔案庫房需滿足“八防”要求（防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防高溫、防污染），配備溫濕度調(diào)控、消防報警、防蟲防霉設(shè)備；檔案裝具（如檔案盒、密集架）需符合國家標(biāo)準(zhǔn)，定期檢查檔案完好情況。電子檔案保管：電子檔案需存儲于專用服務(wù)器或合規(guī)云平臺，采用加密、備份（異地備份至少1份）、異質(zhì)（如磁帶+硬盤）存儲方式，每半年進(jìn)行一次數(shù)據(jù)校驗，確?？勺x性。（五）檔案利用檔案利用需在合規(guī)前提下滿足工作需求：內(nèi)部利用：機(jī)關(guān)人員借閱檔案需填寫《檔案借閱登記表》，注明用途、期限，涉密檔案需經(jīng)保密部門審批；復(fù)制檔案需登記用途，嚴(yán)禁篡改、偽造。外部利用：因工作需要外借或提供檔案復(fù)制件的，需經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批，且僅限非涉密、非敏感內(nèi)容，必要時簽訂保密協(xié)議。利用反饋：檔案管理部門需跟蹤利用效果，收集反饋意見，優(yōu)化管理服務(wù)。（六）檔案銷毀檔案銷毀需嚴(yán)格履行審批程序：對經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由鑒定小組提出銷毀意見，報機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需有2名以上監(jiān)銷人員在場，核對檔案數(shù)量與清冊一致后，采用粉碎、焚燒等不可逆方式處理；監(jiān)銷人員需在《檔案銷毀清冊》簽字，銷毀記錄永久存檔。三、特殊檔案管理操作指南（一）電子檔案管理電子檔案需遵循“雙套制”（紙質(zhì)+電子同步管理），重點關(guān)注：格式規(guī)范：文書類電子檔案采用PDF/A格式，圖像類采用TIFF或JPEG2000，視頻類采用MP4或AVI，確保長期可讀性；元數(shù)據(jù)管理：完整采集電子檔案的創(chuàng)建者、修改記錄、訪問權(quán)限等元數(shù)據(jù)，與檔案內(nèi)容一并歸檔；安全防護(hù)：電子檔案系統(tǒng)需部署防火墻、入侵檢測等安全設(shè)備，定期開展漏洞掃描，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改。（二）聲像與實物檔案管理聲像檔案：照片需標(biāo)注拍攝時間、地點、人物、事由，視頻、錄音需轉(zhuǎn)錄為文字說明，存儲于防磁柜，定期檢查畫質(zhì)、音質(zhì)；實物檔案：獎牌、證書等實物需登記編號、來源、時間，采用防潮、防氧化裝具保存，重要實物需拍攝照片并入檔。四、保障措施（一）人員保障定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)《檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法規(guī)及數(shù)字化管理技能；開展保密教育，強化檔案人員的安全意識，簽訂保密責(zé)任書，明確違規(guī)責(zé)任。（二）制度執(zhí)行將檔案管理納入機(jī)關(guān)績效考核，對歸檔及時、管理規(guī)范的部門或個人予以表彰，對失職行為進(jìn)行問責(zé)；建立檢查監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門每季度自查，機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)每年抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）技術(shù)支持引入專業(yè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案收集、整理、檢索、利用的全流程數(shù)字化；推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，對存量紙質(zhì)檔案