企業(yè)日常采購審批及預(yù)算控制流程工具指南一、適用范圍與核心目的本工具適用于企業(yè)各類日常采購活動(dòng)，包括但不限于辦公設(shè)備、耗材、生產(chǎn)原材料、服務(wù)外包（如保潔、維修）等非大宗采購場(chǎng)景。核心目的在于通過標(biāo)準(zhǔn)化流程規(guī)范采購行為，保證每筆支出均在預(yù)算范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)資金合理配置，同時(shí)明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，提升采購效率與合規(guī)性。二、全流程操作步驟詳解步驟1：采購需求發(fā)起與初步審核操作主體：需求部門申請(qǐng)人（*）操作內(nèi)容：申請(qǐng)人根據(jù)部門實(shí)際需求，填寫《標(biāo)準(zhǔn)化采購申請(qǐng)審批表》（見模板表格），詳細(xì)注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)、用途及預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)-耗材”“生產(chǎn)成本-原材料”）。附件需附上至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（或市場(chǎng)調(diào)研價(jià)格說明），保證價(jià)格合理性；若為服務(wù)類采購，需提供服務(wù)需求說明書。提交至部門負(fù)責(zé)人（*）進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核對(duì)采購必要性、數(shù)量合理性及是否符合部門年度工作計(jì)劃。輸出結(jié)果：部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)的《采購申請(qǐng)審批表》。步驟2：預(yù)算余額核查與合規(guī)性確認(rèn)操作主體：財(cái)務(wù)部預(yù)算專員（*）操作內(nèi)容：接到部門提交的申請(qǐng)后，通過企業(yè)預(yù)算管理系統(tǒng)（或Excel預(yù)算臺(tái)賬）核查對(duì)應(yīng)預(yù)算科目的剩余額度，保證預(yù)估總價(jià)≤預(yù)算余額。若預(yù)算不足，需反饋申請(qǐng)人：若為緊急采購，按預(yù)算調(diào)整流程（另行規(guī)定）申請(qǐng)追加；若為非緊急，建議暫緩或調(diào)整采購方案。預(yù)算充足時(shí)，在審批表“預(yù)算核查”欄簽字確認(rèn)，并標(biāo)注預(yù)算執(zhí)行比例（如“已使用60%，剩余40%”）。輸出結(jié)果：財(cái)務(wù)部預(yù)算核查意見。步驟3：采購審批權(quán)限分級(jí)執(zhí)行操作主體：采購部經(jīng)理（）、分管領(lǐng)導(dǎo)（）、總經(jīng)理（*）操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額分級(jí)審批（示例，企業(yè)可自行調(diào)整金額標(biāo)準(zhǔn)）：小額采購（預(yù)估總價(jià)≤5000元）：由采購部經(jīng)理（*）審核，重點(diǎn)確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證）及報(bào)價(jià)是否符合市場(chǎng)價(jià)，審批后直接進(jìn)入步驟4。中額采購（5000元＜預(yù)估總價(jià)≤50000元）：采購部經(jīng)理審核后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)（*）審批，需額外說明供應(yīng)商選擇理由（如比選結(jié)果、長(zhǎng)期合作優(yōu)勢(shì)）。大額采購（預(yù)估總價(jià)＞50000元）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理（*）最終審批，必要時(shí)需提交采購委員會(huì)集體討論。輸出結(jié)果：對(duì)應(yīng)審批權(quán)限人的簽字審批表。步驟4：供應(yīng)商選擇與訂單下達(dá)操作主體：采購部專員（*）操作內(nèi)容：根據(jù)審批通過的采購需求，從合格供應(yīng)商庫（或通過公開比選、詢價(jià)）確定最終供應(yīng)商，優(yōu)先選擇性價(jià)比高、服務(wù)穩(wěn)定的合作方。與供應(yīng)商簽訂采購合同（或訂單），明確物品/服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及付款方式（如“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付款”）。將采購合同復(fù)印件、《采購申請(qǐng)審批表》一同歸檔，并在企業(yè)采購登記臺(tái)賬中記錄訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、金額等信息。輸出結(jié)果：簽訂的采購合同/訂單、采購登記臺(tái)賬更新。步驟5：物品/服務(wù)驗(yàn)收與確認(rèn)操作主體：需求部門驗(yàn)收人（）、采購部專員（）操作內(nèi)容：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門組織驗(yàn)收（如為物品，需核對(duì)數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量；如為服務(wù)，需確認(rèn)服務(wù)內(nèi)容是否符合約定標(biāo)準(zhǔn)）。驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人（*）在《驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)；若不合格，需注明問題并反饋采購部，由采購部與供應(yīng)商協(xié)商退換貨或解決方案。采購部專員（*）將《驗(yàn)收單》與采購合同、審批表一并留存，作為后續(xù)付款依據(jù)。輸出結(jié)果：簽字確認(rèn)的《驗(yàn)收單》。步驟6：付款申請(qǐng)與財(cái)務(wù)審核操作主體：財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)（）、出納（）操作內(nèi)容：采購部專員（*）憑審批完整的《采購申請(qǐng)審批表》《采購合同》《驗(yàn)收單》及供應(yīng)商開具的合規(guī)憑證（如收據(jù)/結(jié)算單，避免直接使用“發(fā)票”一詞），向財(cái)務(wù)部提交付款申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)（*）審核單據(jù)完整性（是否齊全）、金額準(zhǔn)確性（是否與合同、驗(yàn)收單一致）及付款合規(guī)性（是否符合企業(yè)付款流程），審核無誤后簽字。出納（*）根據(jù)審批通過的付款申請(qǐng)，通過銀行轉(zhuǎn)賬或支票方式向供應(yīng)商付款，并在付款登記臺(tái)賬中記錄付款日期、金額、對(duì)方賬戶等信息。輸出結(jié)果：完成付款、付款憑證及臺(tái)賬更新。步驟7：資料歸檔與流程閉環(huán)操作主體：采購部專員（）、財(cái)務(wù)部檔案管理員（）操作內(nèi)容：采購部將本次采購全流程資料（申請(qǐng)表、審批表、合同、驗(yàn)收單、付款憑證復(fù)印件）整理成冊(cè)，按“采購申請(qǐng)單號(hào)+日期”命名后歸檔保存，保存期限不少于3年。財(cái)務(wù)部將付款憑證、預(yù)算執(zhí)行記錄等財(cái)務(wù)資料同步歸檔，保證賬實(shí)一致。輸出結(jié)果：完整采購檔案歸檔。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請(qǐng)審批表單采購申請(qǐng)單號(hào)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期預(yù)算科目采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估總價(jià)（元）采購用途說明供應(yīng)商信息（至少2家）名稱報(bào)價(jià)（元）聯(lián)系人/電話優(yōu)勢(shì)說明部門負(fù)責(zé)人審核□同意采購，必要性與合理性屬實(shí)□不同意，理由：簽字：__________日期：______預(yù)算核查（財(cái)務(wù)部）□預(yù)算充足，余額：______元□預(yù)算不足，建議：__________簽字：__________日期：______采購部審批□同意采購，供應(yīng)商選擇合規(guī)□需補(bǔ)充材料：簽字：__________日期：______分管領(lǐng)導(dǎo)審批□同意□不同意，理由：簽字：__________日期：______總經(jīng)理審批（大額采購必填）□同意□不同意，理由：簽字：__________日期：______訂單號(hào)交付日期驗(yàn)收情況□驗(yàn)收合格，驗(yàn)收人：__________日期：______□驗(yàn)收不合格，問題說明：__________驗(yàn)收人：__________日期：______付款申請(qǐng)?zhí)枌?shí)際付款金額（元）備注四、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避預(yù)算剛性控制：嚴(yán)禁無預(yù)算、超預(yù)算采購，確需調(diào)整預(yù)算的，需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，避免臨時(shí)突擊采購導(dǎo)致資金風(fēng)險(xiǎn)。審批權(quán)限明確：嚴(yán)格按照金額分級(jí)審批，不得越權(quán)審批或簡(jiǎn)化流程，保證各環(huán)節(jié)責(zé)任可追溯。供應(yīng)商管理規(guī)范：優(yōu)先從合格供應(yīng)商庫選擇，定期對(duì)供應(yīng)商履約情況（如質(zhì)量、交期）進(jìn)行評(píng)估，建立“優(yōu)進(jìn)劣出”機(jī)制。信息真實(shí)準(zhǔn)確：申請(qǐng)人需對(duì)采購信息（數(shù)量、用途、預(yù)估價(jià)）真實(shí)性負(fù)責(zé)，虛