辦

公

用

品

管

理

制

目錄

第一章總則

第二章合用范圍

第三章辦公用品的分類

第四章管理體制

第五章管理原則

第六章辦公用品的申請

第七章辦公用品的審批

第八章辦公用品的采購

第九章辦公用品入庫管理

第十章辦公用品的領(lǐng)用

第十一章辦公用品使用管理

第十二章辦公用品報廢

第十三章辭職清退狀況處理

第十四章附則

第一章總則

第一條為規(guī)范辦公用品日勺申報、記錄、審，比、采購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、

盤存與交接等方面日勺管理，控制費用開支，使企業(yè)辦公用品的管理工作做到統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)

配給，發(fā)放有序，勤儉使用，結(jié)合企業(yè)實際狀況，特制定本制度。

第二章合用范圍

第二條企業(yè)內(nèi)所有部門對辦公用品口勺申購、領(lǐng)用及報廢等的管理。

第三章辦公用品的分類

第三條辦公用品分為文具事務(wù)用品、辦公耗材、日用品、辦公設(shè)備及財務(wù)用品等。

一、文具事務(wù)用品

01、文獻檔案管理類：有孔文獻夾（兩孔、三孔文獻夾）、無孔文獻夾（單強力夾、雙

強力夾等）、匯報夾、板夾、分類文獻夾、掛勞夫、電腦夾、票據(jù)夾、檔案盒、資料冊、檔案

袋、文獻套、名片盒/冊、CD包/'冊、公事包、拉鏈袋、卡片袋、文獻柜、資料架、文獻籃、

書立、相冊、圖紙夾等。

02、桌面用品：訂書機、起釘器、打孔器、剪刀、美工刀、切紙刀、票夾、釘針系列、

削筆刀、膠棒、膠水、膠帶、膠帶座、計算器、儀尺、筆筒、筆袋、臺歷架等

03、辦公本簿：無線裝訂本、螺旋本、皮面本、活頁本、拍紙本、便利貼、便簽紙/盒、

會議記錄本等。

04、書寫修正用品：中性筆（簽字筆）、圓珠筆、鉛筆、臺筆、白板筆、熒光筆、鋼筆、

記號筆、水彩筆、POP筆、橡皮、修正液、修正帶、墨水筆芯、軟筆、蠟筆、毛筆等。

05、財務(wù)用品：賬本/賬冊、無碳復(fù)寫票據(jù)、憑證/單據(jù)、復(fù)寫紙、用友耗材、票據(jù)裝訂

機、財務(wù)計算器、印臺/印油、支票央、專用印章、印章箱、手提金庫、號碼機等。

06、輔助用品：報刊架、雜志架、白板系列、證件卡、包裝用品、臺座系列、證書系列、

鑰匙管理等。

07、電腦周圍用品：光盤、U盤、鍵盤、鼠標、移動硬盤、錄音筆、插線板、電池、耳

麥、光驅(qū)、讀卡器、存儲卡等。

08、電子也器用品：排插等。

二、辦公耗材

01、打印耗材：硒鼓、墨盒、色帶等。

02、裝訂耗材：裝訂夾條、裝訂膠圈、裝訂透片、皮紋紙等。

03、辦公用紙：復(fù)印紙、傳真紙、電腦打印紙、彩色復(fù)印紙、相片紙、噴墨打印紙、繪

圖紙、不干膠打印紙、其他紙張等。

04、IT耗材：網(wǎng)約、水晶頭、網(wǎng)線轉(zhuǎn)換接頭、視頻線、電源線等。

三、日用品

生活用紙、一次性用品、清潔用品、勞保用品、五金工具、碳酸飲料、辦公茶咖啡、純

凈水、以便食品等

四、辦公設(shè)備

01、事務(wù)設(shè)備：碎紙機、裝訂機、支票打印機、指紋機、點鈔機、過塑機、名片掃描儀、

電話機等。

02、辦公電器：加濕器、飲水機、電風(fēng)扇、吸塵器等。

五、財務(wù)用品

01、手工記賬包括：賬本（總賬、明細賬、日志賬等等）、憑證（收入憑證、支出憑證、

轉(zhuǎn)賬憑證）、報表（利潤表、資產(chǎn)負債表等等）、鋼筆（最佳是財務(wù)專用的那種）、墨水（藍、

黑、紅色）、算盤（目前基本上都用計算器了）、尺、回形針、大頭針、科目章、自己姓名圖

章、印泥、出納需要各類銀行結(jié)算憑證（貸記憑證、電匯憑證、支票等等，可去銀行購置）,

有條件日勺可認為出納配置點鈔機等。

02、電腦記賬包括：電腦記賬憑證、財務(wù)軟件、鋼筆（最佳是財務(wù)專用口勺那種）、墨水

（藍、黑、紅色）、算盤（目前基本上都用計算器了）、尺、回形針、大頭針、橡皮筋、出納

需要各類銀行結(jié)算憑證（貸記憑證、電匯憑證、支票等等）

第四章管理體制

第四條企業(yè)辦公用品管理體制如下

一、企業(yè)行政人資部是辦公用品管理口勺職能部門，負責(zé)對企業(yè)各部門上報的月度辦公用

品需求計劃進行審核，并據(jù)以編制企業(yè)辦公用品月度匯總需求計劃，上報人資副總經(jīng)理審枇,

預(yù)算外時及緊急辦公需求還須呈送總經(jīng)理審枇。

二、企業(yè)財務(wù)部是辦公用品采購日勺職能部門，負責(zé)根據(jù)行政人資部每月遞轉(zhuǎn)的企業(yè)辦公

用品月度匯總需求計劃審批件，制定企業(yè)辦公用品的采購計劃，并據(jù)以實行采購任務(wù)。采購

完畢后負責(zé)入庫、倉管及出庫等方面的管理工作。

三、行政人資部負責(zé)企業(yè)辦公用品時提取、發(fā)放以及辦公用品的管理等工作，并對各部

門領(lǐng)用狀況采用登記、匯總、計劃額度的控制。

四、未經(jīng)行政人資部授權(quán)的任何職能部門不得自行購置辦公用品，對未經(jīng)授權(quán)或同意而

私下實行辦公用品采購，企業(yè)行政人資部與財務(wù)部有權(quán)拒簽報銷憑證。

第五章管理原則

第五條辦公用品管理工作以“統(tǒng)一管理、專業(yè)歸口、統(tǒng)一采購、低庫存”的原則，企

業(yè)指定行政人資部為辦公用品的專業(yè)歸口管理部門。

第六章辦公用品的申請

第六條每月25日，各部根據(jù)工作需要編制下月口勺辦公用品需求計劃，由該部門經(jīng)理

填寫《辦公用品需求申請表》。經(jīng)本部門直屬副總經(jīng)理或直屬總監(jiān)簽字承認后報至行政人資部。

第七條原則上辦公用品日勺申請資格人為經(jīng)理級及以上管理人員。一般員工的辦公用品

需要應(yīng)當(dāng)向自己口勺經(jīng)理提出，由經(jīng)理統(tǒng)一進行申請。

第八條每月26日，行政主管根據(jù)年初企業(yè)既定日勺各部例月辦公用品費用預(yù)算明細表

進行審核，并對辦公用品庫存進行核查。審核無誤后，根據(jù)既有庫存量編制企業(yè)下月辦公用

品需求匯總計劃，報予行政人資部經(jīng)理。對于各部所報的月度辦公用品需求計劃假如超過預(yù)

算，行政主管有權(quán)核減。

第七章辦公用品的審批

第九條行政人資部經(jīng)理對行政主管報送日勺企業(yè)下月辦公用品需求匯總計劃予以審核，

審核無誤后報予人資副總經(jīng)理簽批。預(yù)算外口勺需求或臨時緊急需求，還須總經(jīng)理進行審批。

預(yù)算內(nèi)日勺則由人資副總經(jīng)理簽批即可O

第八章辦公用品的采購

第十條企業(yè)財務(wù)部統(tǒng)一負責(zé)各職能部門平常辦公用品的采購工作。

第十一條每月28日，財務(wù)部根據(jù)行政人資部遞送已審批后口勺企業(yè)下月辦公用品需求

匯總計劃，制定企業(yè)下月辦公用品的采購計劃。并據(jù)以向供應(yīng)商下達采購訂單實行采購任務(wù)。

第十二條為有效完畢采購任務(wù)，原則上由財務(wù)部統(tǒng)一負賁實行采購任務(wù)。對專業(yè)性物

品的采購，由所需部門協(xié)助財務(wù)部共同進行采購。

第十三條由于特殊日勺工作狀況，急需配置某種辦公用品時，請各部門至少提前三天時

間告知行政人資部，并提交“申請匯報”經(jīng)總經(jīng)理審批后，行政人資部方可制定辦公用品緊

急需求計劃，并報予以財務(wù)部，財務(wù)部據(jù)以實行采購。

第十四條辦公用品曰勺采購應(yīng)先進行詢價、比價、議價，對單價不小于1000元以上辦

公用品并將最終議定價格呈報總經(jīng)理同意后，方可實行采購任務(wù)。

第十五條各部門提出口勺購置需求應(yīng)當(dāng)符合如下條件，否則不予采購。

一、確屬辦公所需物品8勺。

二、在辦公用品額度范圍內(nèi)日勺。

第十六條財務(wù)部辦公用品采購口勺時間為每月1日、2日。

第九章辦公用品入庫管理

第十七條供應(yīng)商送來所購日勺辦公用品在入庫前須進行驗收，對于符合規(guī)定規(guī)定日勺，由

倉管人員負責(zé)對采購的辦公用品進行登記入庫，對不符合規(guī)定規(guī)定口勺，倉管人員有權(quán)拒收。

由采購人員負責(zé)辦理調(diào)換或退貨手續(xù)。

第十八條辦公用品采購費用日勺報銷必須附辦公用品的采購清單，由采購人簽字，并倉

管人員簽字確認入庫后，報行政人資部、財務(wù)部門審核、審核確認后須報人資副總經(jīng)理審批,

簽字方可進行費用報銷。

第十九條倉管人員協(xié)助行政主管定期進行辦公用品庫房盤點，保證帳物相符。隨時掌

握庫存辦公用品日勺數(shù)量、質(zhì)量和需求狀況，適時增長庫存，保障供應(yīng)。

第二十條領(lǐng)用辦公用品的部門如未填寫《辦公用品領(lǐng)用表》，或沒有部門經(jīng)理及行政

人資部行政主管簽字的一律不準出庫。

第十章辦公用品的領(lǐng)用

第二十一條辦公用品H勺領(lǐng)用時間為每月5日AM9:00——PM18:00領(lǐng)取辦公用品。

第二十二條各部門憑《辦公用品需求申請袤》可以領(lǐng)用巴采購回介業(yè)的辦公用品。A

領(lǐng)用時，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在行政人資部的《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人

可以是《辦公用品需求申請表》申請人，也可以是申請人指定口勺辦公用品使用人。

第二十三條在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時，行政人資部應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)取人做好登記記錄。

第十一章辦公用品使用管理

第二十四條在平常工作中，到處精打細算，倡導(dǎo)節(jié)省每一張紙，每一支筆，努力減少

辦公成本。

第二十五條辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用，不得用辦公設(shè)備干私

活，謀私利，不許將辦公用品隨意丟棄廢置。

第二十六條精心使用辦公設(shè)備，認真遵守操作規(guī)程，及時關(guān)閉電源。定期維護保養(yǎng)，

最大程度日勺延長辦公設(shè)備、用品使用壽命。

第二十七條辦公用品使用要物有所值，物盡其用，不要大材小用，貴材賤用。復(fù)印紙

用于復(fù)印，不得用做草紙、包裝紙。大頭針、曲別針等要反復(fù)使用。紙張可雙面運用，修改

校對稿可先用廢舊紙張打印等，充足發(fā)揮多種辦公用品的最大使用效率。

第二十八條印制文獻材料要有科學(xué)性和計劃性.要根據(jù)文獻材料印制規(guī)定及數(shù)量選擇

合適的印制方式，既要以便快捷，又要使成本最低。并力爭使印制數(shù)與需用數(shù)基本相符，略

有余富，防止不必要的揮霍。

第二十九條各部門辦公用品從領(lǐng)用到報廢需兩年時間內(nèi)不得反復(fù)領(lǐng)用耐用品，如兩年

內(nèi)出現(xiàn)損壞或無法維修口勺辦公用品，領(lǐng)用部門或領(lǐng)用人將照價賠償。

第三十條員工離職時應(yīng)依《由庠單》所領(lǐng)辦公用品一并退回（消耗品除外）。

第十二章辦公用品報廢

第三十一條企業(yè)對耐用辦公用品日勺報廢實行審批管理。各部門如有耐用辦公用品損

壞，不能使用日勺，應(yīng)當(dāng)根據(jù)如下程序進行處理。

一、對簡樸問題口勺可以自行維修處理。但對有保修辦公用品，且在保修期內(nèi)口勺，不得私

自自行處理。

二、可維修品出現(xiàn)問題時應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請表》至行政人資部統(tǒng)一進行處理。

三、對維修不成口勺咐用辦公用品實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對也許維修口勺，在提交過