建設(shè)單位安全記錄與檔案管理制度一、總則（一）制度宗旨為規(guī)范建設(shè)單位安全生產(chǎn)記錄與檔案的管理，確保安全記錄真實、完整、可追溯，檔案存放有序、查閱便捷，為安全生產(chǎn)決策、隱患排查、事故調(diào)查及責任追溯提供依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理條例》及建設(shè)單位《安全生產(chǎn)文明施工管理制度》，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建設(shè)單位投資項目全周期（立項、勘察設(shè)計、施工準備、施工過程、竣工驗收及保修階段）產(chǎn)生的所有安全生產(chǎn)相關(guān)記錄與檔案，涵蓋建設(shè)單位內(nèi)部各部門、施工單位、監(jiān)理單位、勘察設(shè)計單位等參建方提交的安全管理資料，涉及紙質(zhì)檔案與電子檔案兩類載體。（三）核心原則全程管控原則：覆蓋安全記錄從生成、收集、審核、歸檔到保管、利用、銷毀的全流程，確保每個環(huán)節(jié)責任明確、操作規(guī)范；真實完整原則：安全記錄需如實反映安全生產(chǎn)管理實際情況，檔案需完整收集相關(guān)佐證材料，不得偽造、篡改或遺漏；分類歸檔原則：按項目階段、資料類型、重要程度對安全檔案進行分類整理，便于檢索與利用；安全保密原則：對涉及項目核心安全數(shù)據(jù)、參建人員隱私的檔案，嚴格控制查閱權(quán)限，防止信息泄露。二、安全記錄與檔案的分類（一）按項目階段分類立項與勘察設(shè)計階段：安全風險評估報告（含第三方專項評估報告）、項目安全風險防控清單；勘察安全評估報告、勘察現(xiàn)場記錄（如地質(zhì)勘察日志、地下管線探測記錄）；設(shè)計文件安全審查記錄、安全技術(shù)交底記錄（設(shè)計單位向施工/監(jiān)理單位交底）；圖紙會審紀要（含安全隱患整改意見及確認記錄）。施工準備階段：施工單位安全生產(chǎn)資質(zhì)文件（安全生產(chǎn)許可證、專職安全員證書、特種作業(yè)人員資質(zhì)證書復印件）；施工現(xiàn)場臨時設(shè)施安全驗收記錄（如宿舍、辦公室、倉庫驗收表）；臨時用電專項方案審批記錄、用電設(shè)備安全檢測報告；消防設(shè)施配置清單及驗收記錄（滅火器、消防水帶、應急照明等）。施工過程階段：安全檢查記錄（日常巡查記錄、專項檢查報告、聯(lián)合檢查紀要）；隱患整改記錄（安全隱患整改通知書、整改回復、復查驗收記錄）；高風險作業(yè)管理資料（深基坑/高支模/起重吊裝專項方案審批記錄、旁站監(jiān)督記錄、作業(yè)安全交底記錄）；特種設(shè)備管理資料（設(shè)備合格證、檢測報告、維護保養(yǎng)記錄、使用登記證復印件）；安全教育培訓記錄（培訓簽到表、培訓課件、考核試卷及成績）；應急管理資料（應急預案、應急演練方案、演練記錄、演練評估報告）；安全生產(chǎn)月報/季報（施工單位上報的安全統(tǒng)計數(shù)據(jù)、監(jiān)理單位安全監(jiān)理報告）?？⒐を炇张c保修階段：安全生產(chǎn)專項驗收報告（如消防驗收報告、防雷接地檢測報告、電梯安全驗收報告）；安全管理資料核查記錄（竣工驗收時對安全檔案的審核意見）；保修階段維修作業(yè)安全方案、維修現(xiàn)場安全監(jiān)督記錄；項目安全生產(chǎn)總結(jié)報告（含全周期安全事故統(tǒng)計、安全投入明細）。（二）按資料類型分類管理類檔案：安全生產(chǎn)管理制度、責任分工文件、合同中安全條款約定、考核獎懲記錄；技術(shù)類檔案：安全專項方案、技術(shù)交底記錄、檢測報告、驗收記錄；記錄類檔案：檢查記錄、整改記錄、培訓記錄、演練記錄、設(shè)備運行記錄；事故類檔案：生產(chǎn)安全事故報告、事故調(diào)查記錄、事故處理決定、整改防范措施記錄。三、安全記錄的生成與收集（一）記錄生成要求填寫規(guī)范：安全記錄需使用建設(shè)單位統(tǒng)一制定的表格模板（如《安全巡查記錄表》《隱患整改通知書》），內(nèi)容需填寫完整、字跡清晰（電子記錄需錄入準確、無錯別字）；記錄需注明生成日期、記錄人、審核人，涉及多方確認的需相關(guān)責任人簽字（如隱患整改記錄需整改單位負責人、復查人簽字）；數(shù)據(jù)類記錄（如PM10揚塵監(jiān)測數(shù)據(jù)、特種設(shè)備維護周期）需真實準確，不得編造，必要時附佐證材料（如監(jiān)測截圖、維護照片）。生成時限：日常安全巡查記錄需當日生成，當日提交至安全管理部門；專項檢查報告需在檢查結(jié)束后3個工作日內(nèi)完成；隱患整改通知書需在發(fā)現(xiàn)隱患后24小時內(nèi)下達，整改單位需在整改期限屆滿前提交整改回復；應急演練記錄需在演練結(jié)束后1周內(nèi)完成整理，包含演練照片、視頻、參與人員簽到表。（二）記錄收集責任建設(shè)單位內(nèi)部責任：安全管理部門：牽頭收集所有安全記錄，重點收集檢查記錄、整改記錄、應急管理資料；工程部：收集技術(shù)類記錄（如專項方案、交底記錄、檢測報告），并提交至安全管理部門歸檔；成本部：收集安全投入明細、安全費用支付記錄，提交至安全管理部門；各部門指定專人負責本部門安全記錄的生成與提交，每月5日前匯總上月記錄至安全管理部門。參建方責任：施工單位：每月25日前提交當月《安全生產(chǎn)月報》《隱患整改完成情況表》，項目竣工后1個月內(nèi)提交全套施工安全管理資料；監(jiān)理單位：每月30日前提交《安全監(jiān)理月報》，對高風險作業(yè)的旁站記錄需在作業(yè)完成后3個工作日內(nèi)提交；勘察設(shè)計單位：在勘察/設(shè)計工作完成后15日內(nèi)提交勘察/設(shè)計階段安全資料，涉及設(shè)計變更的需在變更審批后5日內(nèi)提交變更相關(guān)安全記錄。四、安全檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程整理排序：安全管理部門收到記錄后，按“項目階段→資料類型→生成時間”的順序整理，對紙質(zhì)資料編寫頁碼，對電子資料建立文件夾分類存儲；審核確認：檔案管理員對收集的資料進行審核，確認內(nèi)容完整、簽字齊全、格式規(guī)范，審核不合格的退回提交單位補充完善；編號歸檔：紙質(zhì)檔案：按“項目編號-階段編號-類型編號-順序號”編制檔案編號（如“XM2025-03-JL-001”，其中“03”代表施工過程階段，“JL”代表記錄類檔案），填寫《檔案歸檔登記表》，存入檔案柜；電子檔案：在建設(shè)單位檔案管理系統(tǒng)中按相同編號規(guī)則建立電子檔案目錄，上傳電子資料（掃描件需清晰，分辨率不低于300dpi），并關(guān)聯(lián)對應的紙質(zhì)檔案編號，便于雙向追溯。歸檔時限：日常記錄（如巡查記錄、培訓記錄）按月歸檔，每月10日前完成上月記錄的歸檔；階段性資料（如專項方案、驗收報告）在階段工作完成后15日內(nèi)歸檔；項目竣工后3個月內(nèi)完成全周期安全檔案的匯總歸檔，形成完整的項目安全檔案冊。（二）保管要求紙質(zhì)檔案保管：存儲環(huán)境：檔案柜放置在干燥、通風、避光的房間，溫度控制在14-24℃，相對濕度控制在45%-60%，配備除濕機、防蟲藥劑（如樟腦丸）；防護措施：紙質(zhì)檔案采用牛皮紙檔案盒裝訂，盒內(nèi)放置防潮紙，檔案柜上鎖，鑰匙由檔案管理員專人保管；定期檢查：每季度對紙質(zhì)檔案進行一次檢查，查看是否有霉變、蟲蛀、破損，發(fā)現(xiàn)問題及時處理（如霉變檔案需烘干后修復，破損檔案需修補）。電子檔案保管：存儲備份：電子檔案存儲在建設(shè)單位專用服務(wù)器，同時進行異地備份（如拷貝至移動硬盤，存放于另一場所），每月進行一次備份數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)可恢復；安全防護：檔案管理系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限（管理員、部門負責人、普通員工分級授權(quán)），開啟日志記錄功能，跟蹤用戶查閱、修改操作；格式兼容：電子檔案采用通用格式存儲（如文檔用PDF格式，圖片用JPG格式，視頻用MP4格式），避免因軟件版本問題導致無法打開。保管期限：一般安全記錄（如日常巡查記錄、培訓簽到表）保管期限不少于5年；重要技術(shù)檔案（如專項方案、驗收報告、檢測報告）保管期限不少于10年；事故類檔案、項目竣工驗收安全檔案需永久保管；保管期限從檔案歸檔完成的次年1月1日起計算。四、安全檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限建設(shè)單位內(nèi)部：管理員權(quán)限（安全管理部門檔案管理員）：可查閱所有檔案，負責檔案的歸檔、保管、銷毀；部門負責人權(quán)限：可查閱本部門職責相關(guān)的檔案（如工程部負責人可查閱技術(shù)類檔案，成本部負責人可查閱安全費用記錄）；普通員工權(quán)限：需經(jīng)部門負責人批準，方可查閱與工作相關(guān)的特定檔案（如施工管理人員查閱高風險作業(yè)交底記錄）。外部單位：行業(yè)主管部門、應急管理部門因監(jiān)管需要查閱檔案的，需出具單位介紹信，由建設(shè)單位主要負責人批準后，在檔案管理員陪同下查閱；參建方（施工/監(jiān)理/勘察/設(shè)計單位）因工作需要查閱檔案的，需提交查閱申請（注明查閱用途、檔案名稱及編號），經(jīng)建設(shè)單位對應部門負責人批準后查閱；司法機關(guān)因案件調(diào)查需要查閱檔案的，需出具法律文書（如調(diào)查令、傳票），建設(shè)單位需配合提供。（二）查閱流程內(nèi)部查閱：申請人填寫《安全檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、編號、用途、查閱方式（現(xiàn)場查閱/復?。徊块T負責人審核簽字，涉及重要檔案（如事故檔案、永久保管檔案）需報建設(shè)單位主要負責人審批；檔案管理員核對審批意見，提供檔案查閱服務(wù)，現(xiàn)場查閱需在指定區(qū)域進行，不得帶出檔案存放室；查閱結(jié)束后，申請人在《檔案查閱登記冊》上簽字確認，注明查閱日期、歸還時間。外部查閱：外部單位提交查閱申請及相關(guān)證明材料（介紹信、法律文書）；建設(shè)單位安全管理部門負責人審核，報主要負責人批準；檔案管理員陪同查閱，對查閱過程進行記錄，如需復印檔案，需在復印件上加蓋“檔案復印件專用章”，注明用途及有效期；查閱結(jié)束后，收回所有檔案，核對無誤后在《外部單位查閱登記冊》上記錄。（三）檔案利用用于安全生產(chǎn)管理：通過查閱歷史檢查記錄、隱患整改記錄，分析常見安全問題，優(yōu)化安全管控措施；用于考核獎懲：依據(jù)檔案中的培訓記錄、考核記錄、隱患整改情況，對參建方及內(nèi)部部門進行安全考核；用于事故調(diào)查：事故發(fā)生后，調(diào)取相關(guān)檔案（如作業(yè)記錄、設(shè)備維護記錄、隱患整改記錄），查明事故原因，界定責任；用于項目復盤：項目竣工后，通過分析安全檔案，總結(jié)安全生產(chǎn)管理經(jīng)驗，為后續(xù)項目提供參考。五、安全檔案的銷毀（一）銷毀條件檔案保管期限屆滿，且無繼續(xù)保存價值（如已超過保管期限的日常巡查記錄，無后續(xù)查考需求）；檔案內(nèi)容已過時（如依據(jù)舊法規(guī)制定的安全制度，與現(xiàn)行法規(guī)沖突，且無歷史查考價值）；電子檔案已完成永久備份，紙質(zhì)檔案無保存必要（如電子檔案已異地備份且可正常讀取，紙質(zhì)檔案可銷毀）。（二）銷毀流程提出申請：檔案管理員對保管期限屆滿的檔案進行梳理，填寫《安全檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀理由；審核審批：安全管理部門負責人對銷毀申請進行初審，確認檔案無繼續(xù)保存價值；建設(shè)單位檔案管理委員會（由主要負責人、安全管理部門、法務(wù)部門組成）進行復審，對永久保管檔案、事故檔案的銷毀需特別審議；審批通過后，形成《檔案銷毀審批表》，存檔備查。組織銷毀：檔案管理員組織銷毀工作，至少2人在場監(jiān)督銷毀過程（如紙質(zhì)檔案送至指定銷毀機構(gòu)，電子檔案通過專業(yè)軟件徹底刪除）；銷毀前核對檔案數(shù)量、編號，確保與《銷毀申請表》一致；銷毀后，監(jiān)督人員在《檔案銷毀記錄表》上簽字確認，注明銷毀日期、銷毀方式、銷毀地點。檔案留存：《檔案銷毀申請表》《銷毀審批表》《銷毀記錄表》需永久保存，作為檔案銷毀的依據(jù)。六、監(jiān)督與責任追究（一）監(jiān)督機制日常監(jiān)督：建設(shè)單位安全管理部門每月檢查檔案管理情況，重點檢查記錄收集的及時性、檔案歸檔的完整性、保管環(huán)境的合規(guī)性；定期審計：每年年末由建設(shè)單位檔案管理委員會對安全檔案管理進行審計，評估檔案的真實性、完整性、安全性，出具審計報告；責任落實：將檔案管理工作納入部門及個人績效考核，考核指標包括記錄收集率、歸檔及時率、檔案完好率。（二）責任追究對未按規(guī)定生成安全記錄（如偽造記錄、遺漏重要內(nèi)容）的責任人，給予警告、通報批評，情節(jié)嚴重的扣減績效工資；對未按時收集、歸檔檔案，導致檔案丟失或損壞的，追究相關(guān)部門負責人及檔案管理員責任，給予記過處分，造成重大損失的（如事故調(diào)查因檔案缺失無法界定責任），按公司規(guī)定嚴肅處理；對未經(jīng)批準擅自查閱、復制、銷毀檔案，或泄露檔案內(nèi)容的，給予降級處分，情節(jié)嚴重的解除勞動合同，構(gòu)成違法的（如泄露商業(yè)秘密、隱私），依法追究法律責任；對因檔案保管不當（如未做好防潮、防蟲措施，導致檔案霉變、蟲