某舞蹈家協(xié)會會議室使用管理辦法

一、總則本協(xié)會會議室是開展各類會議、培訓(xùn)、研討等活動(dòng)的重要場所，為了充分合理利用會議室資源，確保會議活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高會議室使用效率和管理水平，特制定本管理辦法。本辦法適用于協(xié)會內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及經(jīng)批準(zhǔn)使用會議室的會員及相關(guān)合作單位。會議室的使用管理遵循統(tǒng)一安排、提前預(yù)約、合理使用、愛護(hù)設(shè)施、保持整潔的原則。協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)安排，確保會議室資源得到公平、合理、高效的利用。二、會議室種類及設(shè)施協(xié)會擁有[X]間不同規(guī)格的會議室，分別為大型會議室、中型會議室和小型會議室。大型會議室可容納[X]人，配備有先進(jìn)的音響設(shè)備、投影儀、電子顯示屏、會議桌椅、麥克風(fēng)等設(shè)施，適用于協(xié)會全體會員大會、大型培訓(xùn)講座、重要對外交流會議等。中型會議室可容納[X]人，配備有音響設(shè)備、投影儀、電子白板、會議桌椅、麥克風(fēng)等設(shè)施，常用于部門工作會議、小型研討會、內(nèi)部培訓(xùn)等。小型會議室可容納[X]人，配備有基本的會議桌椅、投影儀、飲水機(jī)等設(shè)施，適合進(jìn)行小組討論、一對一交流等小型會議活動(dòng)。各會議室的設(shè)施設(shè)備由協(xié)會辦公室定期進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。任何部門和個(gè)人不得擅自拆卸、改裝或損壞會議室的設(shè)施設(shè)備。三、使用申請流程1.申請時(shí)間：各部門、分支機(jī)構(gòu)如需使用會議室，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫《會議室使用申請表》，并提交至協(xié)會辦公室。緊急會議或臨時(shí)需要使用會議室的情況，可在會議開始前[X]小時(shí)內(nèi)申請，但需經(jīng)協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)人同意。2.申請內(nèi)容：《會議室使用申請表》應(yīng)詳細(xì)填寫申請部門、使用時(shí)間（開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間）、會議主題、參會人數(shù)、是否需要使用特殊設(shè)備（如音響設(shè)備、投影儀、電子顯示屏等）等信息。3.審批流程：協(xié)會辦公室收到《會議室使用申請表》后，對申請信息進(jìn)行審核。如申請時(shí)間與其他會議安排無沖突，將予以批準(zhǔn)；如存在沖突，協(xié)會辦公室將與申請部門協(xié)商調(diào)整使用時(shí)間或提供其他會議室選擇。審批通過后，協(xié)會辦公室將在《會議室使用申請表》上簽字蓋章，并反饋給申請部門。對于涉及重要活動(dòng)或大型會議的申請，需經(jīng)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可使用。四、使用規(guī)范1.按時(shí)使用：申請部門應(yīng)按照批準(zhǔn)的時(shí)間使用會議室，不得提前或延遲使用。如需提前或延長使用時(shí)間，需提前向協(xié)會辦公室提出申請，并經(jīng)同意后方可進(jìn)行。如未按時(shí)使用會議室，且未提前告知協(xié)會辦公室，將視為自動(dòng)放棄本次使用申請，協(xié)會辦公室有權(quán)將會議室重新安排給其他部門或單位使用。2.設(shè)備使用：使用部門在使用會議室的設(shè)施設(shè)備前，應(yīng)提前熟悉設(shè)備的操作方法。如遇設(shè)備故障或問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系協(xié)會辦公室安排人員進(jìn)行維修處理，不得自行隨意操作或拆卸設(shè)備。使用完畢后，應(yīng)確保設(shè)備關(guān)閉、電源切斷，并將設(shè)備恢復(fù)到初始狀態(tài)。3.會議秩序：在會議室使用期間，參會人員應(yīng)保持良好的會議秩序，不得大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。嚴(yán)禁在會議室內(nèi)吸煙、飲食，如因特殊原因需要在會議室內(nèi)提供茶歇等飲食服務(wù)，需提前向協(xié)會辦公室報(bào)備，并在會議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾，保持會議室整潔。4.資料整理：使用部門在會議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會議資料，不得將資料遺留在會議室內(nèi)。如需在會議室內(nèi)張貼宣傳資料、懸掛橫幅等，需提前向協(xié)會辦公室申請，并在會議結(jié)束后及時(shí)拆除，恢復(fù)會議室原狀。五、衛(wèi)生與安全管理1.日常衛(wèi)生：協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)安排專人對會議室進(jìn)行日常清潔衛(wèi)生工作，包括地面清掃、桌面擦拭、垃圾清理等，確保會議室環(huán)境整潔、舒適。使用部門在會議結(jié)束后，應(yīng)自覺將會議桌椅擺放整齊，清理桌面垃圾，保持會議室的基本衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)使用部門未做好衛(wèi)生清理工作，協(xié)會辦公室將對該部門進(jìn)行通報(bào)批評，并要求其限期整改。2.安全管理：會議室的安全管理由協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)，包括防火、防盜、用電安全等方面。使用部門在使用會議室期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)安全規(guī)定，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備等。會議結(jié)束后，使用部門應(yīng)確保關(guān)閉會議室的門窗、電源，做好安全防范工作。協(xié)會辦公室定期對會議室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)進(jìn)行整改，確保會議室的安全使用。六、費(fèi)用管理1.內(nèi)部使用：協(xié)會內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)使用會議室，不收取任何費(fèi)用。但如因使用不當(dāng)造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞的，使用部門需承擔(dān)相應(yīng)的維修或賠償費(fèi)用。2.外部使用：會員及相關(guān)合作單位因特殊情況需使用協(xié)會會議室的，經(jīng)協(xié)會批準(zhǔn)后，可按照協(xié)會規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取一定的費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)會議室的規(guī)格、使用時(shí)間等因素確定，并報(bào)協(xié)會領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。所收取的費(fèi)用將納入?yún)f(xié)會專項(xiàng)賬戶，用于會議室設(shè)施設(shè)備的維護(hù)、更新等方面的支出。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制：協(xié)會辦公室負(fù)責(zé)對會議室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)各部門、分支機(jī)構(gòu)及外部單位使用會議室的情況，包括使用時(shí)間、使用頻率、設(shè)施設(shè)備維護(hù)情況等。如發(fā)現(xiàn)違反本管理辦法的行為，協(xié)會辦公室有權(quán)及時(shí)制止并要求整改。2.考核制度：將會議室使用情況納入部門績效考核體系，對遵守本管理辦法、合理使用會議室資源、積極配合管理工作的部門給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對違反本管理辦法、造成會議室設(shè)施設(shè)備損壞或影響會議室正常使用的部門，進(jìn)行扣分處理，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、附則本管理辦法自發(fā)布之日