某橄欖球俱樂部器材采購工作細則

一、總則（一）目的為加強本橄欖球俱樂部器材采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的器材質(zhì)量可靠、價格合理，滿足俱樂部日常訓練、比賽及活動需求，特制定本工作細則。（二）適用范圍本細則適用于俱樂部所有器材的采購活動，包括但不限于橄欖球、訓練輔助器材、比賽防護裝備、場地設(shè)施等相關(guān)器材的采購。（三）采購原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保采購流程合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足俱樂部使用需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的器材，保障俱樂部成員的使用安全和訓練比賽效果。3.性價比原則：充分進行市場調(diào)研，對比不同供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和價格，在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)采購成本的最優(yōu)化，提高資金使用效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)保持公開透明，對所有符合條件的供應(yīng)商給予公平參與機會，確保采購決策公正合理。二、采購組織與職責（一）采購小組成立專門的采購小組，負責俱樂部器材采購的各項工作。采購小組由俱樂部行政主管擔任組長，成員包括教練代表、財務(wù)人員、會員代表等。（二）各成員職責1.組長職責-全面負責采購小組的工作，制定采購計劃和策略；-協(xié)調(diào)采購過程中各部門之間的關(guān)系，解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題；-審核采購合同及相關(guān)文件，確保采購活動符合俱樂部利益和相關(guān)規(guī)定。2.教練代表職責-根據(jù)俱樂部訓練、比賽需求，提出器材采購的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求；-協(xié)助對供應(yīng)商提供的樣品進行技術(shù)評估，參與采購驗收工作，確保所采購器材符合實際使用需求。3.財務(wù)人員職責-參與采購預(yù)算的編制，對采購項目進行成本核算和財務(wù)分析；-審核采購費用支出，監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全合理使用；-協(xié)助處理與采購相關(guān)的財務(wù)事宜，如付款流程、發(fā)票管理等。4.會員代表職責-收集會員對器材的意見和建議，反饋會員需求；-參與部分采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作，維護會員權(quán)益，確保采購工作的公正透明。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.每年末，各部門（教練組、場地管理部門等）根據(jù)下一年度的訓練、比賽計劃及器材使用情況，提出器材采購需求，填寫《器材采購需求申請表》，詳細說明所需器材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購小組對各部門提交的采購需求進行匯總和整理，結(jié)合俱樂部的財務(wù)狀況和發(fā)展規(guī)劃，編制年度器材采購預(yù)算草案。3.采購預(yù)算草案需經(jīng)過俱樂部管理層審核通過，并提交董事會審議批準后，方可正式執(zhí)行。（二）預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，相關(guān)部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的預(yù)算安排。采購小組對申請進行審核，并報俱樂部管理層和董事會審批。未經(jīng)批準，不得擅自調(diào)整采購預(yù)算。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購小組通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實地考察等方式，建立供應(yīng)商信息庫。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，評估其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面的情況，選擇符合俱樂部基本要求的供應(yīng)商作為候選對象。3.邀請候選供應(yīng)商提供樣品，由教練代表等專業(yè)人員對樣品進行質(zhì)量檢測和性能評估，確保其滿足俱樂部使用需求。4.對通過樣品評估的供應(yīng)商，采購小組進行實地考察，了解其生產(chǎn)環(huán)境、管理水平、質(zhì)量控制體系等情況，綜合評估供應(yīng)商的實力和信譽。（二）供應(yīng)商評估與管理1.建立供應(yīng)商評估機制，定期（每半年或一年）對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行分級管理。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予增加采購量、優(yōu)先合作等獎勵；對于出現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲等情況的供應(yīng)商，采購小組應(yīng)及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)考慮終止合作。3.采購小組應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解市場動態(tài)和產(chǎn)品信息，為俱樂部的采購決策提供參考。同時，要求供應(yīng)商定期提供產(chǎn)品質(zhì)量報告等相關(guān)資料，確保所采購器材的質(zhì)量穩(wěn)定可靠。五、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)實際需求填寫《器材采購申請表》，詳細注明器材名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交采購小組。2.采購小組對采購申請進行審核，核實申請內(nèi)容是否合理、預(yù)算是否充足等。如申請符合要求，將其納入采購計劃；如存在問題，及時與申請部門溝通，提出修改意見。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的金額、性質(zhì)和特點，選擇合適的采購方式，主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。-對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜的采購項目，一般采用公開招標或邀請招標的方式，通過廣泛征集供應(yīng)商，確保采購的公正性和競爭性。-對于采購需求明確、規(guī)格統(tǒng)一的項目，可采用詢價采購的方式，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較價格后選擇最優(yōu)供應(yīng)商。-對于緊急采購項目或只有唯一供應(yīng)商的情況，可采用單一來源采購方式，但需嚴格履行審批手續(xù)，確保采購的合理性和必要性。2.采購方式的選擇需經(jīng)采購小組集體討論決定，并報俱樂部管理層審批。（三）采購實施1.招標采購-如采用公開招標或邀請招標方式，采購小組應(yīng)編制招標文件，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等內(nèi)容。-通過指定媒體發(fā)布招標公告或向邀請的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，接受供應(yīng)商的投標報名。-組織開標、評標會議，按照既定的評標標準對投標文件進行評審，確定中標供應(yīng)商。-向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。2.詢價采購-采購小組向三家以上符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)提供產(chǎn)品報價及相關(guān)資料。-對供應(yīng)商的報價進行比較和分析，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商作為成交對象。-與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。3.競爭性談判-采購小組成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等內(nèi)容。-邀請三家以上供應(yīng)商參與談判，通過多輪談判，確定成交供應(yīng)商，并簽訂采購合同。4.單一來源采購-對于單一來源采購項目，采購小組應(yīng)提供充分的理由和相關(guān)證明材料，報俱樂部管理層和董事會審批。-審批通過后，與唯一供應(yīng)商進行談判，確定采購價格、交貨期等條款，并簽訂采購合同。（四）合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括器材名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)、付款方式等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)及俱樂部的相關(guān)規(guī)定，確保俱樂部的利益得到充分保障。2.采購合同需經(jīng)采購小組審核、俱樂部管理層審批后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購小組應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門做好接收、驗收等準備工作。3.采購小組負責跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通，了解器材生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。如出現(xiàn)合同執(zhí)行問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保器材按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。六、采購驗收（一）驗收準備1.器材到貨前，采購小組應(yīng)及時通知使用部門和相關(guān)人員做好驗收準備工作，包括制定驗收計劃、明確驗收標準、準備驗收工具等。2.對于大型、復(fù)雜的器材采購項目，采購小組可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收工作，確保驗收的專業(yè)性和準確性。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：核對所到器材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量是否與采購合同一致。2.質(zhì)量驗收：按照合同約定的質(zhì)量標準，對器材的外觀、性能、技術(shù)參數(shù)等進行檢驗，確保器材質(zhì)量符合要求。對于需要進行檢測的器材，應(yīng)提供相應(yīng)的檢測報告。3.資料驗收：檢查供應(yīng)商提供的產(chǎn)品說明書、合格證、保修卡等相關(guān)資料是否齊全。（三）驗收流程1.器材到貨后，采購小組組織使用部門、教練代表等相關(guān)人員進行現(xiàn)場驗收。驗收人員應(yīng)認真填寫《器材驗收報告》，詳細記錄驗收情況。2.如驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，驗收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定時間內(nèi)解決問題。如問題嚴重影響器材使用，采購小組可根據(jù)合同約定，采取退貨、換貨、扣除貨款等措施。3.驗收合格后，驗收人員在《器材驗收報告》上簽字確認，采購小組將驗收報告提交財務(wù)部門，作為付款依據(jù)。七、付款管理（一）付款申請1.采購合同執(zhí)行完畢且驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提交付款申請，并提供合法有效的發(fā)票及相關(guān)憑證。2.采購小組對供應(yīng)商的付款申請進行審核，核實發(fā)票金額、內(nèi)容與合同及驗收報告是否一致，確認無誤后填寫《付款審批單》，報俱樂部財務(wù)部門審核。（二）付款審批1.財務(wù)部門對《付款審批單》及相關(guān)憑證進行審核，重點審核付款金額、付款方式、發(fā)票合規(guī)性等方面。審核通過后，報俱樂部管理層審批。2.俱樂部管理層根據(jù)財務(wù)狀況和合同執(zhí)行情況，對付款申請進行最終審批。審批通過后，財務(wù)部門按照規(guī)定的付款流程辦理付款手續(xù)。（三）付款方式俱樂部應(yīng)根據(jù)合同約定和實際情況，選擇合適的付款方式，主要包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票等。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴格遵守財務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)，確保付款安全、準確。八、檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購申請、采購計劃、招標文件、投標文件、談判記錄、詢價單、采購合同、驗收報告、付款憑證、供應(yīng)商資料等與采購活動相關(guān)的各類文件和資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購小組指定專人負責采購檔案的整理和歸檔工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.對采購檔案進行分類整理，按照采購項目的時間順序或項目類別進行編號、裝訂，建立電子和紙質(zhì)檔案目錄，便于查詢和管理。3.定期將整理好的采購檔案移交俱樂部檔案室統(tǒng)一保管，檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和俱樂部相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱與借閱1.俱樂部內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，在檔案管理人員的陪同下進行查閱。2.如需借閱采購檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和俱樂部管理層批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)按時歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。九、監(jiān)督與評估（一）內(nèi)部監(jiān)督1.俱樂部設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負責對器材采購工作進行全程監(jiān)督。監(jiān)督小組由俱樂部監(jiān)事、會員代表等組成，獨立于采購小組之外。2.監(jiān)督小組對采購流程的各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，包括采購計劃的制定、供應(yīng)商選擇、采購方式確定、合同簽訂與執(zhí)行、驗收付款等，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明。3.對于監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）績效評估1.建立采購績效評估機制，定期（每年）對采購工作進行績效評估。評估指標包括采購成本控制、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、供應(yīng)商管理等方面。2.采購小組根據(jù)評估指標體