綜合行政管理手冊及操作流程一、手冊概述與適用范圍本手冊旨在規(guī)范企業(yè)綜合行政管理工作，明確各環(huán)節(jié)操作標準，提升行政服務效率，保障企業(yè)日常運營有序開展。適用于企業(yè)全體員工，行政部門（含行政部、后勤部等）及相關崗位人員（如行政專員、后勤主管等）需嚴格遵照執(zhí)行。涵蓋辦公環(huán)境維護、辦公用品管理、會務組織、固定資產管理、印章使用、文件歸檔等核心行政事務，為企業(yè)行政工作提供標準化指引。二、核心行政事務操作流程（一）辦公環(huán)境維護操作流程問題反饋員工發(fā)覺辦公區(qū)域（如工位、會議室、走廊等）存在設施損壞（如燈具故障、桌椅松動）、環(huán)境問題（如空調異常、衛(wèi)生死角）時，需通過企業(yè)內部溝通系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、釘釘群）提交《辦公環(huán)境維護申請表》，或直接聯(lián)系行政專員*。申請表需注明：問題發(fā)生位置、具體問題描述、緊急程度（一般/緊急）、期望完成時間。派單處理行政專員*收到申請后，1小時內核實問題真實性及緊急程度：緊急問題（如電路故障、水管爆裂）：立即聯(lián)系維修人員到場處理，同步通知申請人；一般問題：24小時內分配給對應維修人員（如物業(yè)、設備供應商），并在OA系統(tǒng)更新派單狀態(tài)。跟進維修維修人員到場后，行政專員*需全程跟進維修進度，保證問題徹底解決；若需更換配件，需提前確認庫存，必要時啟動采購流程。驗收反饋維修完成后，申請人現(xiàn)場確認問題是否解決，在《辦公環(huán)境維護申請表》簽字驗收；行政專員*更新系統(tǒng)狀態(tài)，歸檔申請表，形成閉環(huán)管理。（二）辦公用品采購操作流程需求提報各部門每月25日前提交次月《辦公用品采購申請表》，注明物品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、預估單價、用途說明（如“行政部日常辦公用”“市場部展會物料”）。部門負責人審核需求合理性，避免重復采購或過度囤積。審批審核行政專員*匯總各部門需求，編制《辦公用品采購匯總表》，提交行政部門負責人審核，重點核查：是否屬于辦公用品目錄內物品；數(shù)量是否符合實際需求，是否存在超預算情況。供應商選擇審核通過后，行政專員*根據(jù)“質優(yōu)價廉、服務穩(wěn)定”原則選擇供應商：常規(guī)物品（如紙張、筆）可從現(xiàn)有合格供應商庫中選擇；新增或大額采購需進行比價（至少3家供應商），形成《比價記錄表》，報行政部門負責人審批。采購執(zhí)行確定供應商后，簽訂采購合同（單次采購金額超5000元需簽訂），明確交付時間、質量標準、付款方式；下單后跟蹤物流進度，保證按時到貨。入庫驗收物品到貨后，行政專員*與倉庫管理員共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與采購單一致；檢查質量是否合格，有破損或不符合要求的當場拒收并聯(lián)系供應商更換。驗收合格后，填寫《辦公用品入庫單》，登記臺賬，更新庫存信息。領用登記員工領用辦公用品時，需填寫《辦公用品領用登記表》，注明領用人、部門、物品名稱、數(shù)量、領用日期；行政專員*核對庫存，發(fā)放物品并簽字確認。（三）會議組織操作流程會議發(fā)起會議發(fā)起人（部門負責人或項目人員）需提前2-3個工作日確定會議主題、時間、地點、參會人員、議程，填寫《會議組織審批表》，提交行政部門負責人審批。方案制定審批通過后，行政部門根據(jù)會議規(guī)模制定方案：小型會議（10人以下）：安排會議室、調試設備（投影儀、麥克風等）、準備茶水；大型會議（10人以上）：需額外布置會場（橫幅、席卡、資料袋）、協(xié)調安保、安排攝影攝像、制定應急預案（如設備故障、人員疏散）。會前準備行政專員*提前1天完成：會議室布置：檢查桌椅擺放、設備調試、網(wǎng)絡連接；物料準備：會議資料、簽到表、筆、紙、飲用水等；通知參會人員：通過OA系統(tǒng)或群發(fā)消息發(fā)送會議提醒，含時間、地點、議程。會議執(zhí)行會議當天，行政專員*提前30分鐘到場，再次檢查設備、物料；參會人員簽到時，發(fā)放會議資料；會議期間負責設備支持、茶水服務，記錄會議要點（如《會議紀要模板》）。會后總結會議結束后，行政專員*協(xié)助清理會場，回收剩余物料；發(fā)起人需在2個工作日內整理《會議紀要》，明確決議事項、責任人、完成時間，提交行政部門歸檔；重要會議需同步將紀要抄送相關領導。（四）固定資產管理操作流程資產入庫企業(yè)購置固定資產（如電腦、打印機、辦公家具）后，行政專員*核對采購合同與實物信息（名稱、型號、序列號、購買日期），填寫《固定資產入庫單》，粘貼資產標簽（含編號、部門、責任人），錄入固定資產管理系統(tǒng)。領用登記員工領用固定資產時，需填寫《固定資產領用/歸還登記表》，簽字確認；行政專員*在系統(tǒng)中更新資產狀態(tài)（“在用”）、使用人、存放地點。日常維護行政部門每季度對固定資產進行一次全面檢查，包括設備運行狀況、存放環(huán)境等；發(fā)覺故障時，及時聯(lián)系維修，并記錄《固定資產維修記錄表》。歸還/轉移員工離職或部門間資產轉移時，需先歸還固定資產，行政專員*檢查資產完好情況，確認無損壞后，在《固定資產領用/歸還登記表》簽字，更新系統(tǒng)使用人信息；若資產損壞，需按企業(yè)規(guī)定賠償。盤點清查行政部門每年6月和12月組織全員固定資產盤點，核對實物與系統(tǒng)信息是否一致；填寫《固定資產盤點表》，對盤盈、盤虧、報廢資產查明原因，報行政部門負責人審批后處理。（五）印章使用操作流程用印申請用印人需填寫《印章使用申請表》，注明用印部門、文件名稱、用印事由、份數(shù)、審批人（部門負責人簽字），附需蓋章文件電子版。內容審核行政專員*審核用印文件內容：是否符合法律法規(guī)及企業(yè)規(guī)章制度；文件內容是否完整，有無涂改（涂改需加蓋騎縫章）；用印權限是否符合規(guī)定（如合同用印需經(jīng)總經(jīng)理審批）。權限審批根據(jù)用印權限逐級審批：日常文件（如通知、函件）：行政部門負責人審批；重要文件（如合同、協(xié)議）：總經(jīng)理審批；對外公章用?。盒杩偨?jīng)理簽字批準。規(guī)范用印審批通過后，用印人到指定地點（行政部門辦公室）用印，行政專員*核對申請表與文件一致后，在指定位置蓋章（如文件落款處、騎縫處）；用印文件需清晰、完整，不得模糊或重疊。文件歸檔用印完成后，行政專員*收回文件復印件，在《印章使用登記表》登記用印日期、文件名稱、份數(shù)、用印人、審批人等信息，與申請表一并歸檔保存，保存期限不少于5年。（六）文件歸檔操作流程文件分類行政專員*根據(jù)文件類型（如行政類、人事類、財務類）、部門、年份對文件進行分類，分類標準需統(tǒng)一、明確，便于后續(xù)檢索。整理排序歸檔前檢查文件完整性，去除訂書釘、回形針等金屬物，按時間順序或邏輯順序排序；重要文件（如合同、制度）需標注“密級”（如“內部公開”“機密”）。編制目錄填寫《文件歸檔清單》，注明檔案盒編號、文件類別、文件標題、文號、形成日期、頁數(shù)、密級、保管期限、存放位置，保證每份文件可快速定位。裝盒存檔將整理好的文件裝入統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒，在盒脊標注“檔案編號-類別-年份”（如“XZ-行政-2023”），放入檔案柜存放；檔案柜需張貼存放位置示意圖，標注區(qū)域、排、列、層。借閱管理員工借閱歸檔文件時，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱人、部門、文件名稱、借閱事由、借閱期限，經(jīng)部門負責人審批；行政專員*核對無誤后，借出文件并登記借閱時間；到期歸還時，檢查文件是否完好，更新借閱記錄。三、常用管理表單模板（一）辦公環(huán)境維護申請表申請部門申請人聯(lián)系方式維護地點問題描述（可附圖片）緊急程度（□一般□緊急）期望完成時間審批人（部門負責人簽字）日期行政部門處理意見：處理結果：驗收人簽字：處理人簽字：日期（二）辦公用品采購申請表申請部門申請人申請日期物品名稱規(guī)格型號單位用途說明□日常辦公□專項活動□其他：______審批人（部門負責人）：行政部門審核意見：采購執(zhí)行情況：入庫數(shù)量：領用人簽字：日期：（三）會議組織審批表會議名稱發(fā)起部門會議時間會議地點參會人員預計人數(shù)會議議程：所需物料：□投影儀□麥克風□簽到表□其他：______預算明細：審批人（部門負責人）：行政部門審批意見：會議紀要編號：歸檔情況：□已歸檔□未歸檔（四）固定資產領用/歸還登記表資產編號資產名稱規(guī)格型號單位數(shù)量領用/歸還日期領用人/歸還人所在部門責任人使用狀態(tài)（□正?！蹙S修□報廢）備注：（五）印章使用申請表用印部門申請人用印日期文件名稱及份數(shù)用印事由□合同□函件□證明□其他：______審批人（部門負責人）：法務/行政部門審核意見：用印人簽字：文件歸檔編號：（六）文件歸檔清單檔案盒編號：存放位置：區(qū)域______排______列______層______序號文件類別文件標題文號形成日期12歸檔人：歸檔日期：檢查人：檢查日期：四、管理規(guī)范與風險提示（一）辦公環(huán)境管理建立“問題反饋-快速響應-閉環(huán)驗收”機制，緊急維修需2小時內到場處理，一般維修24小時內完成；定期開展辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查（每周一次），保持環(huán)境整潔，禁止堆放雜物；員工需愛護辦公設施，人為損壞需照價賠償，惡意損壞將按企業(yè)獎懲制度處理。（二）辦公用品管理嚴格執(zhí)行“先審批、后采購”原則，嚴禁未經(jīng)審批自行購買辦公用品；推行“按需領用、杜絕浪費”，每人每月限領常用物品（如筆、筆記本）不超過2次；每月25日進行庫存盤點，保證賬實相符，對臨近保質期的物品（如墨盒、硒鼓）優(yōu)先領用。（三）會務管理重要會議（如年度總結會、客戶洽談會）需提前3天報備，制定詳細方案及應急預案；會議材料需經(jīng)部門負責人審核，保證內容準確、無涉密信息；會議結束后2個工作日內完成《會議紀要》整理，同步至企業(yè)知識庫共享。（四）固定資產管理固定資產需“一人一責”，使用人離職時必須辦理交接手續(xù)，未交接清楚不得辦理離職；每季度檢查設備運行狀況，對老化、故障資產及時維修或報廢，避免影響正常工作；固定資產標簽不得隨意撕毀，若丟失需及時聯(lián)系行政部門補辦。（五）印章管理印章實行“專人保管、專柜存放”，保管人（如行政專員*）不得擅自將印章帶出辦公室；嚴禁在空白紙張、空白合同、未審批文件上用印，違規(guī)用印將追究保管人責任；印章使用登記需信息完整，包括用印日期、文件名稱、審批人等，保證可追溯。（六）文件管理涉密文件（如未公開制度、財務數(shù)據(jù)）需單獨存放，借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準