商業(yè)合同信息統(tǒng)一格式錄入模板使用指南一、模板概述與核心價(jià)值在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，商業(yè)合同是明確雙方權(quán)責(zé)、保障交易安全的核心法律文件。但不同部門(mén)、人員錄入的合同信息常存在格式不統(tǒng)一、字段缺失、表述模糊等問(wèn)題，導(dǎo)致后續(xù)檢索困難、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)偏差、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)增加。本模板旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化錄入格式，實(shí)現(xiàn)合同信息的結(jié)構(gòu)化管理，提升合同處理效率，降低信息傳遞誤差，為企業(yè)合同全生命周期管理（如歸檔、履約跟蹤、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等）提供數(shù)據(jù)支撐。二、適用范圍與場(chǎng)景說(shuō)明本模板適用于企業(yè)內(nèi)部所有類型的商業(yè)合同信息錄入，具體場(chǎng)景包括但不限于：合同簽訂環(huán)節(jié)：法務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)在起草或?qū)徍撕贤瑫r(shí)統(tǒng)一錄入基礎(chǔ)信息；合同歸檔環(huán)節(jié)：行政或檔案部門(mén)在接收已簽訂合同后，補(bǔ)充完善歸檔信息；數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)：財(cái)務(wù)、風(fēng)控部門(mén)在統(tǒng)計(jì)合同金額、履約進(jìn)度、對(duì)手方風(fēng)險(xiǎn)等信息時(shí)，作為數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)；跨部門(mén)協(xié)作：業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等多部門(mén)共享合同數(shù)據(jù)時(shí)，保證信息傳遞的一致性。三、分步操作流程詳解第一步：明確合同基礎(chǔ)信息操作說(shuō)明：首先填寫(xiě)合同的核心標(biāo)識(shí)信息，保證每份合同擁有唯一“身份ID”，避免重復(fù)或遺漏。合同編號(hào)：按企業(yè)規(guī)則填寫(xiě)（如“年份-部門(mén)代碼-序號(hào)”，示例：2024-FW-001），編號(hào)需唯一，不得重復(fù)；合同名稱：使用官方全稱（示例：“科技有限公司與商貿(mào)有限公司軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同”），避免簡(jiǎn)稱或模糊表述（如“合作協(xié)議”）；合同類型：從下拉選項(xiàng)中選擇（如“采購(gòu)合同”“銷售合同”“服務(wù)合同”“租賃合同”等），若選項(xiàng)中無(wú)對(duì)應(yīng)類型，填寫(xiě)“其他”并備注具體類型；簽訂日期：填寫(xiě)合同雙方簽字蓋章的日期，格式為“YYYY-MM-DD”（示例：2024-03-15）；合同版本：若合同存在修訂，填寫(xiě)當(dāng)前版本號(hào)（如“V1.0”“修訂版2”），首次簽訂填寫(xiě)“初始版”。第二步：錄入合同主體信息操作說(shuō)明：準(zhǔn)確填寫(xiě)合同雙方（及可能涉及的第三方）的主體信息，保證主體身份可追溯，避免因主體信息錯(cuò)誤導(dǎo)致的合同無(wú)效風(fēng)險(xiǎn)。甲方信息：?jiǎn)挝幻Q：填寫(xiě)法定全稱（示例：“科技有限公司”），與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致；統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：填寫(xiě)18位信用代碼（示例：91110108MA0567）；法定代表人：填寫(xiě)法定代表人姓名（示例：*明）；聯(lián)系人：填寫(xiě)合同對(duì)接人姓名（示例：*華）；聯(lián)系方式：填寫(xiě)聯(lián)系人手機(jī)號(hào)（示例：138，僅限內(nèi)部使用，對(duì)外可隱藏）；地址：填寫(xiě)注冊(cè)或經(jīng)營(yíng)地址（示例：北京市海淀區(qū)路1號(hào)大廈10層）。乙方信息：按甲方信息字段要求填寫(xiě)，若合同涉及多方主體，增加“丙方”“丁方”等模塊，字段格式同上。第三步：填寫(xiě)合同核心條款摘要操作說(shuō)明：提取合同關(guān)鍵條款信息，無(wú)需全文錄入，但需保證核心權(quán)利義務(wù)、金額、期限等數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，便于快速掌握合同核心內(nèi)容。合同金額：合同總金額：填寫(xiě)大寫(xiě)和小寫(xiě)（示例：人民幣伍萬(wàn)元整（￥50,000.00）），幣種需明確（如人民幣、美元等）；金額構(gòu)成：若合同含分項(xiàng)金額（如服務(wù)費(fèi)、材料費(fèi)），可另附表格說(shuō)明（示例：“軟件開(kāi)發(fā)費(fèi)30,000元，維護(hù)費(fèi)20,000元”）。履行期限：起始日期：合同義務(wù)開(kāi)始時(shí)間（示例：2024-04-01）；截止日期：合同義務(wù)結(jié)束時(shí)間（示例：2024-12-31）；履行方式：選擇“一次性履行”“分期履行”“按節(jié)點(diǎn)履行”等，并注明節(jié)點(diǎn)（示例：“分三期，每季度末支付”）。付款方式：填寫(xiě)支付路徑、周期及條件（示例：“驗(yàn)收合格后30日內(nèi)，銀行轉(zhuǎn)賬至乙方指定賬戶”）；主要權(quán)利義務(wù)：簡(jiǎn)要概括雙方核心責(zé)任（示例：“甲方提供技術(shù)需求文檔，乙方按期交付軟件并負(fù)責(zé)維護(hù)”），每項(xiàng)不超過(guò)50字；違約責(zé)任：填寫(xiě)關(guān)鍵違約條款（示例：“逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金”）；爭(zhēng)議解決方式：選擇“仲裁”或“訴訟”，并明確機(jī)構(gòu)或管轄地（示例：“提交北京仲裁委員會(huì)仲裁”）。第四步：補(bǔ)充合同附件與關(guān)聯(lián)信息操作說(shuō)明：合同附件是主合同的重要組成部分，需單獨(dú)列明；關(guān)聯(lián)信息可輔助后續(xù)合同管理，如關(guān)聯(lián)項(xiàng)目、訂單等。附件清單：填寫(xiě)所有附件名稱及份數(shù)（示例：“附件1：技術(shù)規(guī)格書(shū)（2份）；附件2：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（1份）”）；關(guān)聯(lián)項(xiàng)目/訂單編號(hào)：若合同屬于某項(xiàng)目或訂單的子文件，填寫(xiě)對(duì)應(yīng)編號(hào)（示例：“項(xiàng)目編號(hào)：P2024-003；訂單編號(hào)：PO20240315-001”）；合同接收部門(mén)：填寫(xiě)合同流轉(zhuǎn)至的負(fù)責(zé)部門(mén)（示例：“市場(chǎng)部”“采購(gòu)部”）；錄入人及日期：填寫(xiě)信息錄入人的姓名及錄入日期（示例：錄入人：*磊；日期：2024-03-16）。第五步：審核與提交操作說(shuō)明：錄入完成后，需通過(guò)“自審-交叉審核-終審”流程保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤，再提交至指定系統(tǒng)或歸檔。自審：錄入人對(duì)照合同原件檢查字段完整性、數(shù)據(jù)一致性（如金額大小寫(xiě)、日期格式）；交叉審核：由法務(wù)或業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核條款摘要與原件是否一致，重點(diǎn)核對(duì)金額、主體、履行期限等關(guān)鍵信息；終審：檔案或管理部門(mén)審核格式規(guī)范性、編號(hào)唯一性后，提交至合同管理系統(tǒng)或歸檔柜，并留存紙質(zhì)版簽字確認(rèn)表。四、商業(yè)合同信息統(tǒng)一錄入模板表格（一）合同基礎(chǔ)信息表字段名稱填寫(xiě)要求示例合同編號(hào)按企業(yè)規(guī)則唯一編號(hào)2024-FW-001合同名稱官方全稱科技有限公司軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同合同類型下拉選擇或填寫(xiě)“其他+備注”服務(wù)合同簽訂日期YYYY-MM-DD格式2024-03-15合同版本初始版/V1.0/修訂版X初始版（二）合同主體信息表主體字段名稱填寫(xiě)要求示例甲方單位名稱法定全稱，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致科技有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110108MA0567法定代表人姓名*明聯(lián)系人合同對(duì)接人姓名*華聯(lián)系電話聯(lián)系人手機(jī)號(hào)（內(nèi)部使用）138地址注冊(cè)或經(jīng)營(yíng)地址北京市海淀區(qū)路1號(hào)10層乙方單位名稱法定全稱商貿(mào)有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼18位信用代碼91110109MA05678901法定代表人姓名*剛聯(lián)系人合同對(duì)接人姓名*麗聯(lián)系電話聯(lián)系人手機(jī)號(hào)（內(nèi)部使用）1395678地址注冊(cè)或經(jīng)營(yíng)地址上海市浦東新區(qū)路5號(hào)8層（三）合同核心條款摘要表字段名稱填寫(xiě)要求示例合同總金額（小寫(xiě)）數(shù)字+幣種符號(hào)￥50,000.00合同總金額（大寫(xiě)）中文大寫(xiě)+幣種+“整”人民幣伍萬(wàn)元整履行起始日期YYYY-MM-DD格式2024-04-01履行截止日期YYYY-MM-DD格式2024-12-31履行方式一次性/分期/按節(jié)點(diǎn)，注明節(jié)點(diǎn)分三期，每季度末支付付款方式支付路徑、周期、條件驗(yàn)收合格后30日內(nèi)銀行轉(zhuǎn)賬主要權(quán)利義務(wù)雙方核心責(zé)任，每項(xiàng)≤50字甲方提供需求文檔，乙方按期交付軟件違約責(zé)任關(guān)鍵違約條款逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金爭(zhēng)議解決方式仲裁/訴訟，明確機(jī)構(gòu)或管轄地提交北京仲裁委員會(huì)仲裁（四）附件與關(guān)聯(lián)信息表字段名稱填寫(xiě)要求示例附件清單附件名稱+份數(shù)，分行填寫(xiě)附件1：技術(shù)規(guī)格書(shū)（2份）附件2：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)（1份）關(guān)聯(lián)項(xiàng)目編號(hào)所屬項(xiàng)目編號(hào)（可選）P2024-003關(guān)聯(lián)訂單編號(hào)所屬訂單編號(hào)（可選）PO20240315-001合同接收部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)市場(chǎng)部錄入人錄入人姓名*磊錄入日期YYYY-MM-DD格式2024-03-16五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避1.信息完整性：杜絕“字段留空”必填字段（如合同編號(hào)、雙方名稱、合同金額、履行期限）不得為空，若暫時(shí)無(wú)法填寫(xiě)（如金額待定），需在“備注”欄說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)獲取時(shí)間；“統(tǒng)一社會(huì)信用代碼”“法定代表人”等主體信息需與營(yíng)業(yè)執(zhí)照原件一致，避免因名稱錯(cuò)誤導(dǎo)致合同效力風(fēng)險(xiǎn)。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：嚴(yán)控“數(shù)字與文本”錯(cuò)誤金額大小寫(xiě)必須一致，小寫(xiě)金額需標(biāo)注幣種符號(hào)（如￥、$），大寫(xiě)金額末尾加“整”字（示例：“人民幣壹萬(wàn)元整”）；日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，避免使用“2024年3月15日”“24-03-15”等非規(guī)范格式；合同名稱需與合同首頁(yè)標(biāo)題完全一致，不得擅自簡(jiǎn)化（如“軟件開(kāi)發(fā)合同”需補(bǔ)充為“科技有限公司與商貿(mào)有限公司軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)合同”）。3.格式規(guī)范性：遵守“統(tǒng)一排版”模板中所有下拉選項(xiàng)（如合同類型、履行方式）需從指定列表中選擇，不得自行輸入新選項(xiàng)（若需新增，需經(jīng)法務(wù)部門(mén)備案）；附件清單需分行列明，每行一個(gè)附件，避免使用“詳見(jiàn)附件”等模糊表述；關(guān)聯(lián)信息（如項(xiàng)目編號(hào)、訂單編號(hào)）需與企業(yè)ERP、項(xiàng)目管理系統(tǒng)中的編號(hào)一致，保證跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。4.隱私保護(hù)：禁止“敏感信息外泄”聯(lián)系電話、銀行賬戶等隱私信息僅限內(nèi)部系統(tǒng)使用，對(duì)外共享的合同信息（如歸檔、公示）需隱藏非必