機(jī)關(guān)單位采購流程操作手冊一、引言為規(guī)范機(jī)關(guān)單位采購行為，提升采購效率與資金使用效益，確保采購活動合法合規(guī)、透明有序，結(jié)合機(jī)關(guān)單位工作實(shí)際，制定本操作手冊。本手冊適用于機(jī)關(guān)單位使用財(cái)政性資金或自籌資金開展的貨物、工程、服務(wù)類采購活動，為采購全流程提供清晰指引與實(shí)用參考。二、采購前期準(zhǔn)備（一）需求調(diào)研與論證采購需求是采購活動的核心起點(diǎn)。業(yè)務(wù)部門需結(jié)合工作實(shí)際，梳理采購標(biāo)的的功能、技術(shù)、數(shù)量等需求，避免超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍采購。對于專業(yè)性較強(qiáng)的項(xiàng)目（如信息化系統(tǒng)、大型設(shè)備等），應(yīng)組織內(nèi)部業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)專家或外聘第三方機(jī)構(gòu)開展需求論證，重點(diǎn)審核需求的必要性、合理性及與現(xiàn)有資產(chǎn)的兼容性，形成《采購需求論證報(bào)告》并留存歸檔。（二）預(yù)算編制與審批采購預(yù)算需與單位年度預(yù)算、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃緊密銜接。財(cái)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合市場調(diào)研（如咨詢潛在供應(yīng)商、參考同類項(xiàng)目價(jià)格），合理編制采購預(yù)算，明確資金來源（財(cái)政撥款、自籌資金等）。預(yù)算編制完成后，按單位內(nèi)部流程（部門初審→財(cái)務(wù)復(fù)核→黨組會審議）通過后，報(bào)同級財(cái)政部門或主管部門備案，確保預(yù)算合法合規(guī)、可執(zhí)行。三、采購方式選擇與審批（一）采購方式類型及適用情形機(jī)關(guān)單位采購方式分為公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)、單一來源采購等，需根據(jù)項(xiàng)目性質(zhì)、金額、時間要求等選擇：公開招標(biāo)：貨物、服務(wù)類項(xiàng)目預(yù)算金額達(dá)到法定限額（如省級規(guī)定貨物類50萬元以上），且技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、供應(yīng)商充足的，應(yīng)采用公開招標(biāo)。招標(biāo)公告需在省級以上政府采購平臺發(fā)布，公告期不少于20日。競爭性談判：招標(biāo)后無供應(yīng)商響應(yīng)、技術(shù)復(fù)雜或性質(zhì)特殊無法招標(biāo)、緊急項(xiàng)目需縮短采購周期的，可采用競爭性談判。需邀請3家以上供應(yīng)商參與談判，明確談判程序與成交標(biāo)準(zhǔn)。單一來源采購：僅適用于三種法定情形：①只能從唯一供應(yīng)商處采購（如專利產(chǎn)品、獨(dú)家授權(quán)服務(wù)）；②發(fā)生不可預(yù)見的緊急情況（如搶險(xiǎn)救災(zāi)）；③原采購項(xiàng)目需續(xù)購，且添購金額不超過原合同10%。采用單一來源需在指定平臺公示不少于5個工作日，說明理由并征求潛在供應(yīng)商意見。詢價(jià)：貨物類項(xiàng)目規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、貨源充足、價(jià)格波動小的（如辦公耗材、通用設(shè)備），可采用詢價(jià)。需向3家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對比報(bào)價(jià)確定成交供應(yīng)商。（二）采購方式審批流程公開招標(biāo)：預(yù)算通過后自動適用，無需額外審批，但需在采購文件中明確招標(biāo)要求。非招標(biāo)方式（競爭性談判、單一來源、詢價(jià)）：需填寫《采購方式變更申請表》，說明變更理由、項(xiàng)目基本情況，附需求論證報(bào)告、市場調(diào)研材料等，報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政部門審批。單一來源采購還需提交供應(yīng)商唯一性說明、公示情況等材料。四、采購實(shí)施階段（一）采購文件編制采購文件（招標(biāo)文件、談判文件、詢價(jià)通知書等）是采購活動的核心依據(jù)，需包含以下內(nèi)容：項(xiàng)目概況：采購標(biāo)的名稱、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、交付要求等；商務(wù)條款：付款方式、履約期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等；評審標(biāo)準(zhǔn)：明確價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等評分權(quán)重（如公開招標(biāo)中價(jià)格分占比一般不低于30%），避免設(shè)置傾向性、排他性條款（如指定品牌、限定地域供應(yīng)商）。文件編制完成后，需經(jīng)單位法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核，確保合法合規(guī)、表述清晰。（二）采購信息發(fā)布公開招標(biāo)、競爭性談判、詢價(jià)等方式的采購公告，需在“中國政府采購網(wǎng)”或省級政府采購平臺發(fā)布，內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱、預(yù)算、供應(yīng)商資格、獲取文件方式、響應(yīng)截止時間等。單一來源采購需發(fā)布公示，說明項(xiàng)目概況、唯一供應(yīng)商理由、公示期限（5個工作日）及異議反饋渠道。（三）供應(yīng)商響應(yīng)與資格審查供應(yīng)商可通過采購公告指定的方式（如郵件、平臺報(bào)名）獲取采購文件，按要求提交響應(yīng)文件（含資格證明、技術(shù)方案、報(bào)價(jià)等）。資格審查分為資格預(yù)審（報(bào)名時審查）或資格后審（評審時審查），審查內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、信用記錄（如“信用中國”無失信記錄）、納稅/社保繳納證明等，不符合要求的供應(yīng)商將被淘汰。（四）評審組織與實(shí)施評審小組由采購人代表（不超過1/3）和技術(shù)、經(jīng)濟(jì)專家組成（專家從政府采購專家?guī)祀S機(jī)抽?。?，人數(shù)為單數(shù)。評審流程：①開標(biāo)（公開招標(biāo)）或談判/詢價(jià)會議；②審查響應(yīng)文件的合法性、完整性；③按評審標(biāo)準(zhǔn)打分或?qū)Ρ葓?bào)價(jià)；④形成《評審報(bào)告》，推薦成交候選人（公開招標(biāo)推薦1-3名，競爭性談判、詢價(jià)推薦1名）。評審結(jié)果需在采購平臺公示（如公開招標(biāo)公示1個工作日），接受社會監(jiān)督。五、合同簽訂與履約管理（一）合同起草與審核成交供應(yīng)商確定后，需在30日內(nèi)簽訂采購合同。合同應(yīng)參照政府采購合同范本，明確標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，不得與采購文件、響應(yīng)文件實(shí)質(zhì)性內(nèi)容沖突。合同起草后，需經(jīng)單位法務(wù)、財(cái)務(wù)部門審核，重點(diǎn)檢查付款條件、履約風(fēng)險(xiǎn)（如質(zhì)保期、違約責(zé)任）等。（二）合同簽訂與備案合同由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。貨物、服務(wù)類合同需在簽訂后7個工作日內(nèi)，工程類合同需在15個工作日內(nèi)，報(bào)同級財(cái)政部門備案（通過政府采購平臺提交合同掃描件）。（三）履約跟蹤與協(xié)調(diào)采購人應(yīng)指定專人跟蹤履約進(jìn)度，建立《履約臺賬》，記錄到貨時間、服務(wù)進(jìn)度、質(zhì)量反饋等。如遇履約變更（如工期調(diào)整、技術(shù)方案優(yōu)化），需簽訂補(bǔ)充協(xié)議，明確變更內(nèi)容、責(zé)任劃分及價(jià)款調(diào)整，補(bǔ)充協(xié)議需報(bào)財(cái)政部門備案。若供應(yīng)商違約（如延遲交貨、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)），應(yīng)按合同約定追究責(zé)任（如扣減貨款、要求返工、解除合同并索賠）。六、驗(yàn)收與資金結(jié)算（一）驗(yàn)收組織與標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收小組由用戶部門、技術(shù)部門、財(cái)務(wù)部門人員組成（必要時邀請專家或第三方機(jī)構(gòu)），人數(shù)為單數(shù)。驗(yàn)收依據(jù)為合同、技術(shù)規(guī)范、采購文件等，需現(xiàn)場核查貨物數(shù)量、質(zhì)量（如設(shè)備參數(shù)、運(yùn)行測試），服務(wù)類項(xiàng)目需驗(yàn)證服務(wù)成果（如培訓(xùn)效果、系統(tǒng)上線運(yùn)行情況）。驗(yàn)收通過后，出具《驗(yàn)收報(bào)告》（需小組成員簽字確認(rèn)）；不合格的，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，重新驗(yàn)收。驗(yàn)收過程需留存影像資料（如設(shè)備照片、測試記錄）。（二）資金結(jié)算流程結(jié)算依據(jù)：驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、合同、補(bǔ)充協(xié)議（如有）等。財(cái)務(wù)部門審核票據(jù)合法性、手續(xù)完整性后，按合同約定付款（如預(yù)付款不超過30%，進(jìn)度款按履約節(jié)點(diǎn)支付，尾款預(yù)留5%-10%質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無問題后支付）。涉及財(cái)政資金的，需通過國庫集中支付系統(tǒng)辦理，確保資金流向合規(guī)。七、采購監(jiān)督與檔案管理（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制單位紀(jì)檢、內(nèi)審部門應(yīng)全程監(jiān)督采購活動，重點(diǎn)檢查需求論證、預(yù)算執(zhí)行、采購方式選擇、評審過程、合同履約等環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為（如圍標(biāo)串標(biāo)、擅自變更合同）應(yīng)責(zé)令整改，依規(guī)追究責(zé)任人責(zé)任。定期開展采購審計(jì)，分析資金使用效益，提出優(yōu)化建議（如同類項(xiàng)目集中采購、供應(yīng)商庫動態(tài)管理）。（二）外部監(jiān)督與投訴處理供應(yīng)商認(rèn)為采購活動違法違規(guī)的，可在知道或應(yīng)當(dāng)知道之日起7個工作日內(nèi)，向財(cái)政部門提起投訴，需提交投訴書、相關(guān)證據(jù)（如采購文件、響應(yīng)文件、溝通記錄）。財(cái)政部門應(yīng)在30個工作日內(nèi)作出處理決定，維護(hù)公平競爭的市場秩序。（三）檔案歸集與保管采購檔案包括需求論證報(bào)告、預(yù)算文件、采購文件、響應(yīng)文件、評審報(bào)告、合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，需按項(xiàng)目立卷歸檔，保管期限不少于15年（工程類項(xiàng)目不少于30年）。檔案應(yīng)專人保管，電子檔案需備份，確?？勺匪?、可查驗(yàn)。八、注意事項(xiàng)1.采購活動需嚴(yán)格執(zhí)行《政府采購法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，杜絕“化整為零”規(guī)避招標(biāo)（如拆分項(xiàng)目使金額低于限額標(biāo)準(zhǔn)）。2.供應(yīng)商資格審查應(yīng)堅(jiān)持“公平、公正、公開”，不得設(shè)置與項(xiàng)目無關(guān)的資格條件（如限定特定地域、特定品