橄欖球俱樂部辦公設(shè)備采購(gòu)管理制度

一、總則1.目的為加強(qiáng)本橄欖球俱樂部辦公設(shè)備采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高資金使用效益，確保辦公設(shè)備的及時(shí)供應(yīng)與質(zhì)量保障，滿足俱樂部日常運(yùn)營(yíng)及橄欖球事業(yè)發(fā)展需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于俱樂部各部門所需辦公設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)。辦公設(shè)備包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、辦公桌椅、文件柜等固定資產(chǎn)類辦公設(shè)備，以及計(jì)算器、裝訂機(jī)等低值易耗品類辦公設(shè)備。3.采購(gòu)原則采購(gòu)工作應(yīng)遵循公開、公平、公正、誠(chéng)信和效益的原則，嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)及俱樂部規(guī)定執(zhí)行，確保采購(gòu)過程透明、結(jié)果合理。同時(shí)，注重采購(gòu)效率，在保證質(zhì)量的前提下，降低采購(gòu)成本。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組成立俱樂部采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由俱樂部管理層成員組成。負(fù)責(zé)審議俱樂部年度辦公設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃，決定重大采購(gòu)事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的重大問題，對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。2.采購(gòu)部門設(shè)立專門的采購(gòu)部門，負(fù)責(zé)具體的辦公設(shè)備采購(gòu)工作。其職責(zé)包括：根據(jù)各部門需求編制采購(gòu)計(jì)劃；進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，選擇合格供應(yīng)商；組織采購(gòu)談判、招標(biāo)等活動(dòng)；簽訂采購(gòu)合同；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，驗(yàn)收采購(gòu)貨物；建立采購(gòu)檔案等。3.使用部門各使用部門負(fù)責(zé)提出辦公設(shè)備采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)和使用要求；參與采購(gòu)設(shè)備的驗(yàn)收工作；負(fù)責(zé)采購(gòu)設(shè)備的日常使用、維護(hù)與管理。4.財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算和采購(gòu)合同，安排采購(gòu)資金，對(duì)采購(gòu)費(fèi)用進(jìn)行核算與監(jiān)督，確保采購(gòu)資金的合理使用。三、采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制每年末，各部門應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，提出下一年度辦公設(shè)備采購(gòu)需求，填寫《辦公設(shè)備采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)價(jià)格等信息，提交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)需求進(jìn)行匯總、整理和分析，結(jié)合俱樂部的發(fā)展規(guī)劃、財(cái)務(wù)狀況等因素，編制年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算草案。預(yù)算草案應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審議。2.預(yù)算審批采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審議，綜合考慮俱樂部的整體利益和資源配置情況，提出修改意見和建議。采購(gòu)部門根據(jù)審議意見對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行修改完善，形成正式的年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，報(bào)俱樂部管理層審批。經(jīng)俱樂部管理層審批通過的年度辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算，作為俱樂部年度預(yù)算的重要組成部分，具有嚴(yán)肅性和權(quán)威性，各部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。3.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，使用部門應(yīng)填寫《辦公設(shè)備采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整項(xiàng)目、調(diào)整金額等信息，經(jīng)采購(gòu)部門審核后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對(duì)于重大預(yù)算調(diào)整事項(xiàng)，需經(jīng)俱樂部管理層重新審議批準(zhǔn)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自調(diào)整采購(gòu)預(yù)算。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商評(píng)估與選擇機(jī)制，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、信譽(yù)狀況等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供樣品進(jìn)行測(cè)試，評(píng)估其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、管理水平等是否符合俱樂部采購(gòu)要求。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商，建立《供應(yīng)商名錄》，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審和更新。2.供應(yīng)商合作與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期、售后服務(wù)、違約責(zé)任等內(nèi)容。在合作過程中，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解采購(gòu)項(xiàng)目的進(jìn)展情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。鼓勵(lì)與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過集中采購(gòu)、戰(zhàn)略聯(lián)盟等方式，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率和服務(wù)質(zhì)量。3.供應(yīng)商評(píng)價(jià)定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和更多的合作機(jī)會(huì)；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，提出整改要求，如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作關(guān)系。五、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)使用部門根據(jù)工作需要和采購(gòu)預(yù)算，填寫《辦公設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交采購(gòu)部門。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明采購(gòu)設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到使用部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)是否符合采購(gòu)預(yù)算和相關(guān)規(guī)定。審核通過后，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。對(duì)于金額較大或技術(shù)復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，可能需要組織相關(guān)專家進(jìn)行論證后再行審批。3.采購(gòu)方式確定根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的性質(zhì)、金額、時(shí)間要求等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。常用的采購(gòu)方式包括公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來源采購(gòu)等。公開招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)充分的項(xiàng)目；邀請(qǐng)招標(biāo)適用于采購(gòu)金額較大、技術(shù)復(fù)雜或有特殊要求，且潛在供應(yīng)商數(shù)量有限的項(xiàng)目；競(jìng)爭(zhēng)性談判適用于采購(gòu)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、需求緊急，需要通過談判確定最佳供應(yīng)商的情況；詢價(jià)采購(gòu)適用于采購(gòu)規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的項(xiàng)目；單一來源采購(gòu)適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的項(xiàng)目。4.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門根據(jù)確定的采購(gòu)方式，組織開展采購(gòu)活動(dòng)。如采用公開招標(biāo)方式，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和俱樂部規(guī)定，發(fā)布招標(biāo)公告、編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等工作；如采用其他采購(gòu)方式，也應(yīng)嚴(yán)格按照相應(yīng)的程序和要求進(jìn)行操作。在采購(gòu)過程中，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，確保采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款等得到明確和落實(shí)。對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目，可邀請(qǐng)使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參與采購(gòu)談判或評(píng)標(biāo)工作。5.合同簽訂采購(gòu)項(xiàng)目確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商后，采購(gòu)部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和俱樂部規(guī)定，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。6.采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)設(shè)備到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。設(shè)備到貨時(shí)，采購(gòu)部門、使用部門應(yīng)共同按照合同要求對(duì)設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或重要的設(shè)備，可邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)參與驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，使用部門應(yīng)填寫《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》，由采購(gòu)部門、使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)問題，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。7.付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，按照俱樂部財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確保憑證真實(shí)、合法、有效，付款金額準(zhǔn)確無誤。對(duì)于分期付款的采購(gòu)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款時(shí)間和金額進(jìn)行支付，同時(shí)做好付款記錄和跟蹤管理工作。六、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督俱樂部?jī)?nèi)部應(yīng)建立健全采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組、各部門應(yīng)相互監(jiān)督，確保采購(gòu)工作依法依規(guī)進(jìn)行。采購(gòu)部門應(yīng)定期向采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)采購(gòu)工作進(jìn)展情況，接受采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組的監(jiān)督與指導(dǎo)。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況、采購(gòu)流程合規(guī)性、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與履行、采購(gòu)資金使用等方面。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.投訴處理建立投訴處理機(jī)制，接受俱樂部?jī)?nèi)部員工和供應(yīng)商的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如投訴屬實(shí)，應(yīng)依法依規(guī)嚴(yán)肅處理，并將處理結(jié)果及時(shí)反饋給投訴人。鼓勵(lì)員工和供應(yīng)商對(duì)采購(gòu)過程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)有功人員，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。七、附則1.制度解釋本制度由俱樂部采購(gòu)部門負(fù)