采購(gòu)申請(qǐng)與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊(cè)（便捷審批版）一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景本手冊(cè)適用于公司各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的申請(qǐng)與審批管理，涵蓋以下常見(jiàn)場(chǎng)景：日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：辦公文具、耗材、清潔用品等維持日常辦公所需的物資采購(gòu)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：為特定項(xiàng)目實(shí)施采購(gòu)的設(shè)備、材料、服務(wù)等（如研發(fā)項(xiàng)目所需實(shí)驗(yàn)器材、市場(chǎng)活動(dòng)物料等）；固定資產(chǎn)采購(gòu)：?jiǎn)蝺r(jià)超過(guò)2000元、使用期限超過(guò)1年的設(shè)備、辦公家具等資產(chǎn)采購(gòu)；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：咨詢(xún)、培訓(xùn)、維修、第三方服務(wù)等非物資類(lèi)采購(gòu)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購(gòu)申請(qǐng)發(fā)起操作主體：需求部門(mén)申請(qǐng)人（如行政專(zhuān)員、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等）操作步驟：填寫(xiě)申請(qǐng)單：登錄公司OA系統(tǒng)或使用標(biāo)準(zhǔn)化表單（見(jiàn)第三部分），完整填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》，包含以下核心信息：基本信息：申請(qǐng)人姓名（*）、所屬部門(mén)、申請(qǐng)日期、聯(lián)系方式、緊急程度（普通/緊急）；采購(gòu)明細(xì)：物資/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、單位、需求數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總價(jià)（需求數(shù)量×預(yù)估單價(jià)）；申請(qǐng)事由：詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因（如“季度辦公文具補(bǔ)倉(cāng)”“項(xiàng)目需采購(gòu)測(cè)試設(shè)備”）、用途及預(yù)期效益；供應(yīng)商信息（如有）：優(yōu)先選擇公司合格供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商，注明供應(yīng)商名稱(chēng)、聯(lián)系人及報(bào)價(jià)單（金額≥5000元需附至少2家供應(yīng)商比價(jià)記錄）。附件：根據(jù)采購(gòu)類(lèi)型補(bǔ)充必要附件，如：固定資產(chǎn)采購(gòu)：資產(chǎn)配置說(shuō)明、技術(shù)參數(shù)要求；服務(wù)類(lèi)采購(gòu)：服務(wù)方案、需求說(shuō)明書(shū)；金額較大采購(gòu)（≥10000元）：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄表。提交申請(qǐng)：確認(rèn)信息無(wú)誤后，通過(guò)OA系統(tǒng)提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，或線(xiàn)下提交紙質(zhì)表單至部門(mén)負(fù)責(zé)人處。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人審核操作主體：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人（如部門(mén)經(jīng)理）審核要點(diǎn)：需求合理性：核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容是否為部門(mén)工作必需，數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際需求，避免過(guò)度采購(gòu)；預(yù)算匹配性：確認(rèn)采購(gòu)總金額是否在部門(mén)年度預(yù)算范圍內(nèi)，超預(yù)算需說(shuō)明理由并附預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)；完整性檢查：檢查申請(qǐng)單信息是否完整、附件是否齊全（如報(bào)價(jià)單、比價(jià)記錄）。操作結(jié)果：審核通過(guò)：在OA系統(tǒng)中“同意”，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部；或紙質(zhì)表單簽字后轉(zhuǎn)交采購(gòu)部。審核不通過(guò)：注明駁回理由（如“需求描述不清晰”“預(yù)算超支未說(shuō)明”），退回申請(qǐng)人修改后重新提交。（三）采購(gòu)部初審操作主體：采購(gòu)部專(zhuān)員審核要點(diǎn)：采購(gòu)合規(guī)性：確認(rèn)采購(gòu)是否屬于公司集中采購(gòu)范圍，是否符合采購(gòu)管理制度（如單一來(lái)源采購(gòu)是否履行審批）；預(yù)算與價(jià)格：核對(duì)申請(qǐng)總金額與財(cái)務(wù)部備案的部門(mén)預(yù)算是否一致，預(yù)估單價(jià)是否合理（參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)格、市場(chǎng)行情）；供應(yīng)商規(guī)范性：若申請(qǐng)人指定供應(yīng)商，核查該供應(yīng)商是否在合格名錄內(nèi)；未指定供應(yīng)商的，采購(gòu)部需提供2-3家候選供應(yīng)商報(bào)價(jià)供參考。操作結(jié)果：初審?fù)ㄟ^(guò)：流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部復(fù)核；初審不通過(guò)：與申請(qǐng)人溝通補(bǔ)充材料（如提供合格供應(yīng)商報(bào)價(jià)），或退回調(diào)整采購(gòu)需求。（四）財(cái)務(wù)部復(fù)核操作主體：財(cái)務(wù)部專(zhuān)員復(fù)核要點(diǎn)：預(yù)算準(zhǔn)確性：再次核對(duì)采購(gòu)金額是否在部門(mén)可用預(yù)算內(nèi)，跨部門(mén)采購(gòu)需確認(rèn)預(yù)算歸屬；資金安排：確認(rèn)公司當(dāng)前資金狀況是否支持該筆采購(gòu)，大額采購(gòu)（≥50000元）需提前與財(cái)務(wù)部溝通資金計(jì)劃；合規(guī)性：檢查采購(gòu)流程是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需要預(yù)付款審批）。操作結(jié)果：復(fù)核通過(guò)：根據(jù)采購(gòu)金額分級(jí)流轉(zhuǎn)至審批領(lǐng)導(dǎo)（分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)下表）；復(fù)核不通過(guò)：注明原因（如“預(yù)算不足”“資金未落實(shí)”），退回采購(gòu)部或需求部門(mén)。采購(gòu)金額（元）審批層級(jí)＜5000部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部初審5000-20000部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部+財(cái)務(wù)部+分管副總＞20000部門(mén)負(fù)責(zé)人+采購(gòu)部+財(cái)務(wù)部+分管副總+總經(jīng)理（五）分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理審批操作主體：分管副總/總經(jīng)理（根據(jù)金額分級(jí)）審批要點(diǎn)：重點(diǎn)審批采購(gòu)事項(xiàng)的戰(zhàn)略匹配性（如是否符合公司年度工作計(jì)劃）、大額支出的必要性及投入產(chǎn)出比。操作結(jié)果：審批通過(guò)：審批意見(jiàn)生效，流轉(zhuǎn)至采購(gòu)部執(zhí)行；審批不通過(guò)：注明駁回原因，退回至需求部門(mén)重新規(guī)劃。（六）采購(gòu)執(zhí)行與進(jìn)度反饋操作主體：采購(gòu)部專(zhuān)員操作步驟：訂單下達(dá)：根據(jù)審批通過(guò)的申請(qǐng)單，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單（需明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、交付時(shí)間、付款方式等條款，重大采購(gòu)需簽訂正式合同）；進(jìn)度跟蹤：實(shí)時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，保證供應(yīng)商按時(shí)交付；若遇延遲（如供應(yīng)商生產(chǎn)問(wèn)題、物流異常），及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并協(xié)商解決方案；進(jìn)度反饋：通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件向需求部門(mén)同步采購(gòu)進(jìn)度（如“已下單，預(yù)計(jì)X月X日交付”“物流已發(fā)出，單號(hào)X”）。（七）貨物/服務(wù)驗(yàn)收與入庫(kù)操作主體：需求部門(mén)指定驗(yàn)收人（如申請(qǐng)人、部門(mén)助理）+倉(cāng)庫(kù)管理員（如為物資類(lèi)采購(gòu)）操作步驟：實(shí)物驗(yàn)收：對(duì)照采購(gòu)訂單和申請(qǐng)單，核對(duì)到貨物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否一致（如設(shè)備需通電測(cè)試，耗材需檢查包裝完整性）；服務(wù)驗(yàn)收：服務(wù)類(lèi)采購(gòu)需由需求部門(mén)根據(jù)服務(wù)方案確認(rèn)服務(wù)成果（如培訓(xùn)需簽到表、滿(mǎn)意度調(diào)查，維修需故障解決確認(rèn)單）；入庫(kù)登記：驗(yàn)收合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員在OA系統(tǒng)中完成入庫(kù)操作，入庫(kù)單；需求部門(mén)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。異常處理：若驗(yàn)收不合格（如物資損壞、規(guī)格不符），需在24小時(shí)內(nèi)反饋至采購(gòu)部，由采購(gòu)部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或協(xié)商解決方案。（八）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)與資料歸檔操作主體：需求部門(mén)申請(qǐng)人+財(cái)務(wù)部+采購(gòu)部操作步驟：報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)：驗(yàn)收合格后，申請(qǐng)人整理采購(gòu)發(fā)票（抬頭為公司全稱(chēng)、稅號(hào)準(zhǔn)確）、入庫(kù)單、驗(yàn)收單、采購(gòu)合同（如有）等資料，提交至財(cái)務(wù)部報(bào)銷(xiāo)；財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)申請(qǐng)單、驗(yàn)收單是否一致，確認(rèn)無(wú)誤后安排付款；資料歸檔：采購(gòu)部將采購(gòu)申請(qǐng)單、審批記錄、訂單、合同、驗(yàn)收單等資料整理歸檔（電子檔存OA系統(tǒng)，紙質(zhì)檔按年度分類(lèi)保存），保存期限不少于3年。三、采購(gòu)申請(qǐng)單模板采購(gòu)申請(qǐng)單基本信息申請(qǐng)編號(hào)（由采購(gòu)部自動(dòng)）申請(qǐng)人姓名（*）所屬部門(mén)申請(qǐng)日期聯(lián)系方式緊急程度□普通□緊急采購(gòu)明細(xì)序號(hào)物資/服務(wù)名稱(chēng)規(guī)格型號(hào)12合計(jì)金額（大寫(xiě)）合計(jì)金額（小寫(xiě)）申請(qǐng)事由（詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)原因、用途及預(yù)期效益，可另附頁(yè)）供應(yīng)商信息（若指定供應(yīng)商，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)；否則由采購(gòu)部提供）供應(yīng)商名稱(chēng)聯(lián)系人聯(lián)系方式報(bào)價(jià)金額（元）附件清單□報(bào)價(jià)單□比價(jià)記錄□技術(shù)參數(shù)□其他審批流程部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字日期采購(gòu)部初審意見(jiàn)經(jīng)辦人：財(cái)務(wù)部復(fù)核意見(jiàn)經(jīng)辦人：分管副總審批意見(jiàn)簽字：總經(jīng)理審批意見(jiàn)簽字：采購(gòu)部執(zhí)行確認(rèn)經(jīng)辦人：驗(yàn)收確認(rèn)需求部門(mén)驗(yàn)收簽字日期倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)簽字日期四、關(guān)鍵提示與常見(jiàn)問(wèn)題處理（一）申請(qǐng)人注意事項(xiàng)信息真實(shí)性：保證申請(qǐng)單填寫(xiě)信息真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)需求或預(yù)算；提前溝通：大額采購(gòu)（≥10000元）或緊急采購(gòu)，建議提前與采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部溝通，確認(rèn)流程可行性；附件齊全：金額≥5000元的采購(gòu)需附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單，≥10000元需附至少2家比價(jià)記錄，避免因附件缺失影響審批進(jìn)度。（二）審批人注意事項(xiàng)及時(shí)審批：收到審批申請(qǐng)后，需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審核（緊急采購(gòu)需4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)），避免流程積壓；合規(guī)優(yōu)先：嚴(yán)格把控采購(gòu)合規(guī)性，對(duì)超預(yù)算、超范圍的采購(gòu)需重點(diǎn)核實(shí)，必要時(shí)要求補(bǔ)充說(shuō)明；明確反饋：駁回申請(qǐng)時(shí)需注明具體原因，方便申請(qǐng)人針對(duì)性修改，提高流程效率。（三）流程時(shí)效要求常規(guī)流程：從申請(qǐng)?zhí)峤坏阶罱K審批完成，原則上不超過(guò)3個(gè)工作日；緊急流程：標(biāo)注“緊急”的采購(gòu)申請(qǐng)，審批人需加急處理，整個(gè)流程不超過(guò)1個(gè)工作日；采購(gòu)執(zhí)行：審批通過(guò)后，采購(gòu)部需在2個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)訂單，常規(guī)物資交付周期不超過(guò)5個(gè)工作日（特殊定制物資除外）。（四）特殊情況處理緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障影響生產(chǎn)）需緊急采購(gòu)，可先通過(guò)電話(huà)向部門(mén)負(fù)責(zé)人和采購(gòu)部負(fù)責(zé)人報(bào)備，事后1個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)全申請(qǐng)手續(xù)；預(yù)算調(diào)整：若采購(gòu)金額超出部門(mén)預(yù)算，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)》，經(jīng)財(cái)務(wù)部和分管副總審批后，再啟動(dòng)采購(gòu)流程；供應(yīng)商變更：采購(gòu)過(guò)程中如需更換供應(yīng)商（如原供應(yīng)商無(wú)法按時(shí)交付），需重新進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)審核和比價(jià)，保證采購(gòu)合規(guī)。（五）資料歸檔規(guī)