標準化采購流程操作手冊實用工具一、適用工作情境本工具適用于企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織在日常運營中開展的各類采購活動，包括但不限于：辦公用品及耗材采購、生產(chǎn)設(shè)備及原材料采購、服務(wù)類采購（如咨詢、維修）、固定資產(chǎn)采購等。通過標準化流程規(guī)范，保證采購活動合規(guī)、高效、透明，降低采購風(fēng)險，優(yōu)化資源配置，適用于采購部門、需求部門、財務(wù)部門及相關(guān)協(xié)同人員的協(xié)同操作。二、標準化操作流程步驟（一）需求發(fā)起與確認操作主體：需求部門負責(zé)人、采購專員操作要點：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、期望交付時間、預(yù)算金額（含明細及依據(jù)）等信息。需求部門負責(zé)人對采購需求的必要性、合理性及預(yù)算匹配性進行審核，簽字確認后提交至采購部門。采購專員對接需求部門，對采購需求的完整性（如規(guī)格參數(shù)是否清晰、預(yù)算是否符合公司標準）進行初步復(fù)核，對模糊或缺失信息要求需求部門補充完善。輸出成果：《采購需求申請表》（需求部門負責(zé)人簽字版、采購專員復(fù)核記錄）（二）采購審批與授權(quán)操作主體：采購部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)采購金額分級）操作要點：采購專員根據(jù)采購金額及類別，按公司《采購審批權(quán)限表》提交相應(yīng)層級審批。例如：金額≤5000元：采購部門負責(zé)人審批；5000元＜金額≤50000元：采購部門負責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞50000元：采購部門負責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+總經(jīng)理審批。審批人重點審核采購需求與業(yè)務(wù)目標的匹配性、預(yù)算合規(guī)性、采購方式選擇的合理性（如達到公開招標標準的需按招標流程執(zhí)行）。審批通過后，采購專員啟動采購執(zhí)行流程；審批駁回的，需明確原因并反饋需求部門調(diào)整。輸出成果：《采購審批單》（完整審批簽字流程記錄）（三）供應(yīng)商尋源與篩選操作主體：采購專員、需求部門代表、質(zhì)檢部門（如需）操作要點：根據(jù)采購需求特點，通過合格供應(yīng)商庫、公開市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式初步篩選3家及以上潛在供應(yīng)商。對供應(yīng)商資質(zhì)進行審核，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證）、質(zhì)量體系認證（如ISO9001）、過往合作業(yè)績（需提供合同復(fù)印件）等，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力。對于金額較大或關(guān)鍵物資采購，組織需求部門、質(zhì)檢部門對供應(yīng)商生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控流程、履約能力進行現(xiàn)場考察，形成《供應(yīng)商考察報告》。輸出成果：《潛在供應(yīng)商名單》、《供應(yīng)商資質(zhì)審核表》、《供應(yīng)商考察報告》（如需）（四）詢比價與議定操作主體：采購專員、需求部門代表、財務(wù)部門代表操作要點：向篩選合格的供應(yīng)商發(fā)出《詢價單》，明確采購物品/服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、交付時間、付款方式、技術(shù)要求及報價截止時間。收集供應(yīng)商報價后，組織“三方比價”：采購專員匯總報價信息，需求部門評估技術(shù)參數(shù)匹配度，財務(wù)部門審核價格合理性（如與歷史采購價格、市場均價對比）。對于價格差異較大的供應(yīng)商，要求其提供報價明細說明（如成本構(gòu)成、品牌溢價依據(jù)），必要時進行議價談判，保證價格公允。比價完成后，形成《詢比價匯總表》，明確推薦供應(yīng)商及理由，按權(quán)限報批。輸出成果：《詢價單》（供應(yīng)商反饋版）、《詢比價匯總表》、《議價記錄》（如需）（五）合同簽訂與執(zhí)行操作主體：采購專員、法務(wù)部門（如需）、雙方授權(quán)代表操作要點：根據(jù)審批結(jié)果，與選定供應(yīng)商簽訂《采購合同》，合同需包含以下核心條款：采購物品/服務(wù)詳情、價格及付款方式、交付時間與地點、質(zhì)量標準與驗收方法、違約責(zé)任、爭議解決方式等。金額較大或復(fù)雜采購需經(jīng)法務(wù)部門審核合同條款，保證合規(guī)性；合同文本經(jīng)雙方加蓋公章（或合同專用章）后生效。采購專員跟蹤合同執(zhí)行進度，督促供應(yīng)商按約定時間交付，同步更新《采購執(zhí)行進度表》。輸出成果：《采購合同》（正本副本各1份）、《采購執(zhí)行進度表》（六）驗收與入庫操作主體：需求部門代表、質(zhì)檢部門（如需）、倉庫管理員、采購專員操作要點：供應(yīng)商交付物品/服務(wù)后，需求部門聯(lián)合質(zhì)檢部門（涉及質(zhì)量驗收時）對照合同約定進行驗收：實物類：核對規(guī)格型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量，必要時進行功能測試（如設(shè)備運行參數(shù)檢測）；服務(wù)類：評估服務(wù)成果是否符合合同要求（如咨詢報告完整性、維修服務(wù)響應(yīng)時間）。驗收合格后，需求部門、質(zhì)檢部門（參與方）、倉庫管理員（實物類采購）共同簽字確認《驗收單》；驗收不合格的，出具《不合格品處理單》，要求供應(yīng)商限期整改或退換，并跟蹤處理結(jié)果。實物類采購辦理入庫手續(xù)，倉庫管理員更新庫存臺賬，保證賬實相符。輸出成果：《驗收單》（多方簽字版）、《不合格品處理單》（如需）、《入庫單》（實物類）（七）付款與結(jié)算操作主體：采購專員、財務(wù)部門、供應(yīng)商操作要點：采購專員收集完整結(jié)算資料：合同復(fù)印件、《驗收單》、發(fā)票（需與合同信息一致，如名稱、金額、稅號等），填寫《付款申請單》。財務(wù)部門審核資料完整性及合規(guī)性，重點核對發(fā)票真?zhèn)?、付款金額與合同約定是否一致、審批流程是否完整。審核通過后，按公司財務(wù)制度安排付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯），付款后及時更新《應(yīng)付賬款臺賬》。供應(yīng)商收到款項后，開具收款收據(jù)（如需），雙方完成結(jié)算閉環(huán)。輸出成果：《付款申請單》（財務(wù)審核版）、《應(yīng)付賬款臺賬》、《收款收據(jù)》（如需）三、實用工具模板設(shè)計模板1：采購需求申請表申請部門申請日期申請人聯(lián)系方式采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)要求數(shù)量單位預(yù)算金額（元）資金來源期望交付時間用途說明需求部門負責(zé)人意見：簽字：日期：采購專員復(fù)核意見：簽字：日期：審批意見（按權(quán)限）：簽字：日期：模板2：詢比價匯總表采購項目名稱采購日期需求部門預(yù)算金額（元）序號供應(yīng)商名稱報價（元）報價明細（可附頁）123比價結(jié)論：參與人員簽字（采購/需求/財務(wù)）：模板3：驗收單驗收日期驗收地點采購合同號供應(yīng)商名稱物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量單位驗收標準（依據(jù)合同條款）：驗收結(jié)果：□合格（具體說明：）□不合格（具體說明：）||||參與人員簽字：||||

需求部門：|質(zhì)檢部門（如需）：|倉庫管理員（實物類）：|采購專員：|

不合格處理要求：||||

供應(yīng)商整改反饋：||||

驗收結(jié)論：□最終合格□重新驗收□退貨||||模板4：采購合同核心條款模板（簡化版）合同編號：__________甲方（采購方）：__________（公司全稱）乙方（供應(yīng)商）：__________（公司全稱）簽訂日期：__________第一條采購物品/服務(wù)詳情名稱規(guī)格型號數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點第二條質(zhì)量標準與驗收乙方交付物品需符合__________標準（如國家/行業(yè)標準、甲方技術(shù)要求），甲方應(yīng)在收到物品后____個工作日內(nèi)完成驗收，驗收合格視為交付完成。第三條付款方式甲方驗收合格且收到乙方合法發(fā)票后_個工作日內(nèi)，通過銀行轉(zhuǎn)賬支付合同總金額的_%，剩余____%作為質(zhì)保金，質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后支付。第四條違約責(zé)任乙方逾期交付的，每逾期1日按合同總額的_%支付違約金；甲方逾期付款的，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的_%支付違約金。第五條爭議解決雙方因合同發(fā)生爭議，應(yīng)協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。雙方簽字蓋章：甲方（蓋章）：__________授權(quán)代表（簽字）：__________乙方（蓋章）：__________授權(quán)代表（簽字）：__________四、關(guān)鍵操作注意事項（一）合規(guī)性優(yōu)先嚴格執(zhí)行公司《采購管理制度》及國家相關(guān)法律法規(guī)（如《采購法》適用范圍內(nèi)采購），嚴禁化整為零規(guī)避招標、指定供應(yīng)商等違規(guī)行為。采購過程中形成的所有書面資料（申請表、審批單、合同、驗收單等）需完整存檔，保存期限不少于5年，保證可追溯。（二）預(yù)算與成本控制采購需求需在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提前提交預(yù)算調(diào)整申請，按審批流程追加后方可開展。詢比價環(huán)節(jié)需優(yōu)先選擇性價比高的供應(yīng)商，避免“唯價格論”，綜合評估質(zhì)量、服務(wù)、履約能力等因素。（三）供應(yīng)商風(fēng)險管理建立合格供應(yīng)商名錄，定期對供應(yīng)商進行績效評估（如交付及時率、合格率、服務(wù)響應(yīng)速度），評估不合格的暫停合作或清退。對于新供應(yīng)商，需嚴格審核資質(zhì)，必要時要求其提供樣品或試用，保證滿足采購需求后再簽訂合同。（四）跨部門協(xié)同需求部門需提前明確采購需求細節(jié)，避免因參數(shù)模糊導(dǎo)致采購偏差；采購部門需及時反饋進度，需求部門配合參與驗