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2026年蔬菜種植公司銷售訂單接收、審核與執(zhí)行制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范[公司名稱]蔬菜銷售訂單的接收、審核與執(zhí)行全流程管理,確保訂單信息準(zhǔn)確、審核高效、執(zhí)行到位,避免因訂單管理混亂導(dǎo)致的交貨延遲(如蔬菜超時(shí)腐爛)、品質(zhì)不符(如客戶要一級(jí)果卻發(fā)二級(jí)果)或客戶投訴,保障公司銷售業(yè)務(wù)有序開展與客戶權(quán)益,結(jié)合蔬菜品類特性(易腐性、時(shí)效性、品質(zhì)分級(jí))及銷售模式(批發(fā)、零售、定制合作),特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》(買賣合同相關(guān)規(guī)定)、《中華人民共和國(guó)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》、《農(nóng)產(chǎn)品包裝和標(biāo)識(shí)管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合公司銷售業(yè)務(wù)流程、生產(chǎn)能力及客戶需求制定。第三條基本原則信息完整原則:訂單接收時(shí)需收集完整信息(如品類、數(shù)量、品質(zhì)、交貨期),避免關(guān)鍵信息缺失導(dǎo)致執(zhí)行偏差;協(xié)同審核原則:訂單審核需聯(lián)動(dòng)生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門,確?!澳苌a(chǎn)、有庫(kù)存、可結(jié)算”,不接無(wú)能力執(zhí)行的訂單;時(shí)效優(yōu)先原則:針對(duì)蔬菜易腐特性,訂單接收、審核、執(zhí)行需壓縮時(shí)效(如緊急訂單24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)),確保按時(shí)交貨;合規(guī)誠(chéng)信原則:訂單條款需符合法律法規(guī)及公司規(guī)定,不承諾無(wú)法兌現(xiàn)的條件(如客戶要求“次日交貨”但產(chǎn)能不足時(shí)需明確拒絕),執(zhí)行過(guò)程中不擅自變更訂單內(nèi)容。第四條適用范圍本制度適用于公司所有蔬菜銷售訂單的管理,包括線下批發(fā)訂單(如農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)商戶采購(gòu))、零售訂單(如門店散客、電商平臺(tái)訂單)、定制合作訂單(如企業(yè)食堂、超市供應(yīng)鏈、餐飲連鎖采購(gòu)),覆蓋銷售部門、生產(chǎn)部門、倉(cāng)儲(chǔ)物流部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量管控部門等相關(guān)參與單位。第二章管理職責(zé)第五條牽頭管理部門銷售部門為訂單接收、審核與執(zhí)行的牽頭部門,承擔(dān)以下職責(zé):負(fù)責(zé)各渠道訂單接收(線下對(duì)接客戶、線上處理平臺(tái)訂單),核對(duì)訂單信息完整性;組織訂單審核會(huì)議,協(xié)調(diào)生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)等部門完成審核;下達(dá)《訂單執(zhí)行通知書》,跟蹤訂單執(zhí)行進(jìn)度(如生產(chǎn)、備貨、配送);對(duì)接客戶,反饋訂單審核結(jié)果(如“訂單已通過(guò),預(yù)計(jì)3日內(nèi)交貨”)、執(zhí)行異常(如“因暴雨延遲1天交貨”)及售后問(wèn)題(如“收到反饋,將安排補(bǔ)貨”);建立訂單管理臺(tái)賬,記錄訂單全流程信息(接收時(shí)間、審核結(jié)果、執(zhí)行節(jié)點(diǎn)、交貨情況)。第六條配合部門職責(zé)生產(chǎn)部門:接收銷售部門的訂單產(chǎn)能查詢需求,1個(gè)工作日內(nèi)反饋“可生產(chǎn)數(shù)量”(如“本周番茄可額外生產(chǎn)3噸,滿足訂單需求”)或“產(chǎn)能缺口”(如“訂單要5噸黃瓜,當(dāng)前僅能生產(chǎn)3噸”);訂單審核通過(guò)后,2個(gè)工作日內(nèi)制定《訂單生產(chǎn)計(jì)劃》,明確蔬菜采收時(shí)間(如“5月10日采收訂單所需番茄”)、品質(zhì)控制要求(如“一級(jí)果占比不低于80%”);執(zhí)行生產(chǎn)計(jì)劃,確保按時(shí)完成采收,若遇不可抗力(如暴雨、病蟲害)導(dǎo)致生產(chǎn)延遲,需提前24小時(shí)告知銷售部門,以便同步客戶。倉(cāng)儲(chǔ)物流部門:訂單接收后,1個(gè)工作日內(nèi)核對(duì)庫(kù)存(如“現(xiàn)有一級(jí)番茄庫(kù)存1.5噸,可滿足訂單的1噸需求”),反饋“庫(kù)存充足”或“需生產(chǎn)補(bǔ)貨”;訂單執(zhí)行階段,根據(jù)生產(chǎn)部門的采收通知,1個(gè)工作日內(nèi)完成備貨(如按訂單數(shù)量分揀蔬菜、按要求包裝),配合質(zhì)量管控部門完成抽檢;安排配送(如協(xié)調(diào)冷藏車、確定配送路線),確保在訂單約定交貨期內(nèi)送達(dá),同步向銷售部門反饋配送進(jìn)度(如“貨物已發(fā)出,預(yù)計(jì)明日上午到達(dá)”)。財(cái)務(wù)部門:訂單審核時(shí),1個(gè)工作日內(nèi)審核訂單付款條款(如“預(yù)付款30%,貨到付尾款”是否符合公司規(guī)定)、客戶信用狀況(如長(zhǎng)期合作客戶是否有欠款未結(jié));收到客戶預(yù)付款后,1個(gè)工作日內(nèi)通知銷售部門“款項(xiàng)已到賬,可啟動(dòng)執(zhí)行”;訂單交貨后,3個(gè)工作日內(nèi)完成尾款結(jié)算(如向客戶開具發(fā)票、跟進(jìn)尾款到賬),記錄訂單財(cái)務(wù)信息。質(zhì)量管控部門:訂單審核時(shí),1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)訂單品質(zhì)要求(如“有機(jī)認(rèn)證黃瓜”“無(wú)農(nóng)殘葉菜”)是否公司可滿足;訂單執(zhí)行階段,備貨后、發(fā)貨前各開展1次品質(zhì)抽檢(如檢測(cè)蔬菜農(nóng)殘、分級(jí)是否達(dá)標(biāo)),出具《訂單品質(zhì)檢測(cè)報(bào)告》,合格后方可發(fā)貨;客戶驗(yàn)收時(shí),若有品質(zhì)爭(zhēng)議(如客戶稱“蔬菜有腐爛”),需24小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)或遠(yuǎn)程核實(shí),出具爭(zhēng)議處理意見(如“確屬品質(zhì)問(wèn)題,同意補(bǔ)貨”)。第七條崗位人員要求訂單接收人員:熟悉公司蔬菜品類(名稱、品質(zhì)等級(jí)、包裝規(guī)格),能準(zhǔn)確記錄客戶需求(如“客戶要‘粉冠1號(hào)’番茄,不是‘硬粉’番茄”),具備基礎(chǔ)溝通能力(如向客戶確認(rèn)模糊需求);訂單審核人員:了解生產(chǎn)產(chǎn)能、倉(cāng)儲(chǔ)庫(kù)存及財(cái)務(wù)政策,能快速協(xié)調(diào)各部門反饋,不積壓審核流程;訂單執(zhí)行跟蹤人員:具備責(zé)任心,能實(shí)時(shí)跟進(jìn)生產(chǎn)、備貨、配送節(jié)點(diǎn),發(fā)現(xiàn)異常(如配送車故障)及時(shí)協(xié)調(diào)解決;所有參與人員:嚴(yán)格保密客戶信息(如企業(yè)食堂的采購(gòu)預(yù)算)、訂單商業(yè)信息(如大額訂單價(jià)格),不泄露給無(wú)關(guān)人員。第三章訂單接收管理第八條訂單接收渠道與要求線下批發(fā)訂單:客戶到公司洽談或通過(guò)電話、微信下單,訂單接收人員需現(xiàn)場(chǎng)或線上填寫《線下銷售訂單表》,收集信息包括:客戶名稱(個(gè)人/企業(yè)全稱)、聯(lián)系方式、蔬菜品類(如番茄、黃瓜)、規(guī)格(如5斤/箱、10斤/箱)、數(shù)量(明確單位,如“20箱”“5噸”)、品質(zhì)等級(jí)(一級(jí)/二級(jí)/普通)、交貨時(shí)間(如“5月12日前”)、交貨地點(diǎn)(詳細(xì)地址,如“XX農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)A區(qū)10號(hào)”)、付款方式(預(yù)付款/貨到付款/賬期)、特殊要求(如“紙箱包裝,外貼‘新鮮直達(dá)’標(biāo)簽”);若客戶需求模糊(如“要一批好番茄”),需引導(dǎo)客戶明確:“‘好番茄’是指一級(jí)果嗎?單果重量要達(dá)到200克以上嗎?”,避免后續(xù)爭(zhēng)議。零售訂單(含電商平臺(tái)):門店散客訂單:收銀員通過(guò)收銀系統(tǒng)錄入訂單,信息包括:蔬菜品類、數(shù)量(按斤/按份)、單價(jià)(系統(tǒng)自動(dòng)匹配當(dāng)前定價(jià))、付款方式(微信/支付寶/現(xiàn)金),打印小票給客戶,小票需注明“售后聯(lián)系方式”;電商平臺(tái)訂單(如美團(tuán)、拼多多):訂單接收人員每日9點(diǎn)、15點(diǎn)兩次登錄平臺(tái)后臺(tái),導(dǎo)出訂單數(shù)據(jù),核對(duì)信息(如收貨地址是否完整、是否有特殊備注“需放快遞柜”),異常訂單(如地址僅“XX小區(qū)”無(wú)門牌號(hào))需1小時(shí)內(nèi)通過(guò)平臺(tái)私信聯(lián)系客戶補(bǔ)充。定制合作訂單:針對(duì)企業(yè)食堂、超市等長(zhǎng)期合作客戶,需簽訂《長(zhǎng)期銷售合作協(xié)議》,協(xié)議中明確常規(guī)需求(如“每周一、三、五交貨,每次500斤葉菜,一級(jí)品質(zhì)”);每次訂單按協(xié)議執(zhí)行,若客戶有臨時(shí)調(diào)整(如“本周三多要200斤黃瓜”),需客戶出具《定制訂單變更單》,訂單接收人員確認(rèn)后錄入臺(tái)賬。第九條訂單信息核對(duì)與登記信息核對(duì):訂單接收后1小時(shí)內(nèi),接收人員需核對(duì)信息完整性:若缺失關(guān)鍵信息(如無(wú)交貨時(shí)間、無(wú)品質(zhì)等級(jí)),需立即聯(lián)系客戶補(bǔ)充,不延遲;核對(duì)信息準(zhǔn)確性:如客戶說(shuō)“要50箱黃瓜”,需確認(rèn)“一箱是5斤還是10斤”;客戶說(shuō)“月底交貨”,需確認(rèn)“是當(dāng)月最后一天還是月底前任意時(shí)間”,避免理解偏差。訂單登記:所有訂單需在接收后2小時(shí)內(nèi)錄入《銷售訂單管理臺(tái)賬》,臺(tái)賬內(nèi)容包括:訂單編號(hào)(按“年份+月份+序號(hào)”編制,如“202605001”)、接收時(shí)間、客戶信息、訂單詳情(品類、數(shù)量、品質(zhì)等)、接收渠道、接收人;線下訂單需將《線下銷售訂單表》掃描存檔,電商訂單需截圖平臺(tái)訂單頁(yè)面存檔,定制訂單需將《定制訂單變更單》附在協(xié)議后存檔。第十條特殊訂單接收緊急訂單:客戶要求“24小時(shí)內(nèi)交貨”的訂單,接收人員需在10分鐘內(nèi)標(biāo)記“緊急訂單”,優(yōu)先核對(duì)信息,同步告知銷售部門負(fù)責(zé)人,啟動(dòng)快速審核流程;若公司無(wú)庫(kù)存且生產(chǎn)無(wú)法在24小時(shí)內(nèi)完成(如“緊急要1噸有機(jī)生菜,當(dāng)前無(wú)庫(kù)存,種植需7天”),接收人員需1小時(shí)內(nèi)明確告知客戶“無(wú)法滿足”,推薦替代方案(如“普通生菜可24小時(shí)內(nèi)交貨,是否考慮”)。大額訂單(金額≥5萬(wàn)元):接收后需由銷售部門負(fù)責(zé)人再次核對(duì)訂單信息(如“5萬(wàn)元番茄訂單,數(shù)量是否為10噸,單價(jià)是否為5元/斤”),確認(rèn)無(wú)誤后再錄入臺(tái)賬;需提前與客戶溝通預(yù)付款事宜(如“大額訂單需預(yù)付30%貨款,到賬后安排生產(chǎn)”),避免后續(xù)資金風(fēng)險(xiǎn)。第四章訂單審核管理第十一條審核流程與時(shí)限初審(銷售部門內(nèi)部審核):訂單接收后1個(gè)工作日內(nèi),銷售部門訂單審核人員完成初審:核對(duì)訂單信息是否完整(如無(wú)遺漏交貨地點(diǎn))、是否符合公司基礎(chǔ)要求(如客戶無(wú)嚴(yán)重欠款記錄、品質(zhì)要求不超出公司能力范圍);初審?fù)ㄟ^(guò):進(jìn)入復(fù)審環(huán)節(jié),將訂單信息同步至生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、質(zhì)量管控部門;初審不通過(guò):反饋接收人員,由接收人員聯(lián)系客戶調(diào)整(如“客戶要求‘賬期3個(gè)月’,公司最多接受2個(gè)月,需溝通”)。復(fù)審(多部門協(xié)同審核):生產(chǎn)部門:1個(gè)工作日內(nèi)反饋“產(chǎn)能是否匹配”(如“訂單要5噸黃瓜,本周可生產(chǎn)6噸,產(chǎn)能充足”);倉(cāng)儲(chǔ)部門:1個(gè)工作日內(nèi)反饋“庫(kù)存是否可補(bǔ)”(如“產(chǎn)能缺口1噸,庫(kù)存有1.2噸,可補(bǔ)”);財(cái)務(wù)部門:1個(gè)工作日內(nèi)反饋“付款條款是否合規(guī)”(如“預(yù)付款20%符合公司規(guī)定,客戶信用良好”);質(zhì)量管控部門:1個(gè)工作日內(nèi)反饋“品質(zhì)要求是否可滿足”(如“客戶要‘無(wú)農(nóng)殘菠菜’,公司可提供檢測(cè)報(bào)告,符合要求”);所有部門反饋后,銷售部門在1個(gè)工作日內(nèi)匯總審核結(jié)果,形成《訂單審核意見書》。第十二條審核結(jié)果處理審核通過(guò):銷售部門在1個(gè)工作日內(nèi)下達(dá)《訂單執(zhí)行通知書》,明確執(zhí)行節(jié)點(diǎn)(如“5月8日生產(chǎn)完成,5月9日備貨,5月10日配送”),發(fā)送至生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)、物流部門,同時(shí)告知客戶“訂單已通過(guò),預(yù)計(jì)5月10日交貨”;財(cái)務(wù)部門收到客戶預(yù)付款后(如有),1個(gè)工作日內(nèi)通知銷售部門“可啟動(dòng)執(zhí)行”。審核不通過(guò):因產(chǎn)能不足不通過(guò):如“訂單要3噸番茄,本周僅能生產(chǎn)2噸”,銷售部門需1個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系客戶,協(xié)商調(diào)整交貨期(如“分兩批交貨,5月10日交2噸,5月15日交1噸”)或減少數(shù)量;因付款條款不通過(guò):如“客戶要求‘貨到付款’,但客戶有歷史欠款未結(jié)”,需溝通“預(yù)付50%方可執(zhí)行”,客戶同意后重新提交審核;因品質(zhì)要求不通過(guò):如“客戶要‘歐盟標(biāo)準(zhǔn)有機(jī)番茄’,公司僅能提供‘國(guó)內(nèi)有機(jī)標(biāo)準(zhǔn)’”,需明確告知差異,客戶接受則繼續(xù),不接受則取消訂單。第十三條審核爭(zhēng)議解決若部門間存在審核爭(zhēng)議(如生產(chǎn)部門說(shuō)“能生產(chǎn)3噸”,倉(cāng)儲(chǔ)部門說(shuō)“庫(kù)存僅夠補(bǔ)0.5噸,總產(chǎn)能不足訂單的5噸”),銷售部門需在1個(gè)工作日內(nèi)組織爭(zhēng)議部門召開協(xié)調(diào)會(huì),明確:若通過(guò)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃(如“優(yōu)先生產(chǎn)訂單所需蔬菜,延后其他小訂單生產(chǎn)”)可滿足,按調(diào)整方案執(zhí)行;若確實(shí)無(wú)法滿足,按“審核不通過(guò)”處理,由銷售部門溝通客戶。第五章訂單執(zhí)行管理第十四條生產(chǎn)與備貨執(zhí)行生產(chǎn)安排:生產(chǎn)部門收到《訂單執(zhí)行通知書》后2個(gè)工作日內(nèi),制定《訂單生產(chǎn)計(jì)劃》,明確:采收時(shí)間(如“5月8日上午采收番茄”)、采收人員(如“甲片區(qū)種植員負(fù)責(zé)”)、品質(zhì)控制(如“采收時(shí)挑揀一級(jí)果,單果重≥200克,無(wú)病蟲害”);生產(chǎn)過(guò)程中若遇異常(如“5月7日暴雨,采收延遲1天”),需提前24小時(shí)告知銷售部門,銷售部門同步客戶并協(xié)商新交貨期。備貨與抽檢:生產(chǎn)完成后1個(gè)工作日內(nèi),倉(cāng)儲(chǔ)部門按訂單要求備貨:按數(shù)量分揀(如“20箱番茄,每箱5斤”)、按包裝要求打包(如“紙箱包裝,內(nèi)襯保鮮膜”),包裝外標(biāo)注訂單編號(hào)、客戶名稱、交貨期;質(zhì)量管控部門在備貨后1個(gè)工作日內(nèi)完成抽檢,檢測(cè)項(xiàng)目包括:農(nóng)殘(需符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn))、品質(zhì)等級(jí)(是否達(dá)標(biāo))、新鮮度(如葉菜無(wú)萎蔫、果菜無(wú)腐爛),抽檢合格出具《品質(zhì)合格證明》,倉(cāng)儲(chǔ)部門憑證明安排發(fā)貨;不合格則需重新備貨(如“挑出5%的二級(jí)果,補(bǔ)充一級(jí)果”)。第十五條配送與交貨執(zhí)行配送安排:倉(cāng)儲(chǔ)部門在發(fā)貨前1個(gè)工作日內(nèi),聯(lián)系物流團(tuán)隊(duì)(公司自有冷藏車或合作物流),確定配送方案:需冷鏈的蔬菜(如葉菜、番茄)用冷藏車,溫度控制在0-8℃;耐儲(chǔ)蔬菜(如胡蘿卜、洋蔥)用普通貨車,避免擠壓;配送前需核對(duì):貨物數(shù)量(與訂單一致)、包裝完好(無(wú)破損)、隨貨單據(jù)(如《品質(zhì)合格證明》、送貨單),單據(jù)需注明“客戶可憑單驗(yàn)收”。交貨驗(yàn)收:配送人員到達(dá)交貨地點(diǎn)后,需與客戶共同核對(duì):貨物數(shù)量(如“20箱番茄,開箱抽查3箱,數(shù)量無(wú)誤”)、品質(zhì)(如“無(wú)腐爛、無(wú)黃葉”)、包裝(如“無(wú)破損、標(biāo)簽正確”);客戶驗(yàn)收合格:在《送貨單》上簽字確認(rèn),配送人員將單據(jù)帶回,交倉(cāng)儲(chǔ)部門存檔;客戶驗(yàn)收有異議(如“發(fā)現(xiàn)5%番茄有輕微腐爛”),配送人員需立即聯(lián)系銷售部門,銷售部門協(xié)調(diào)質(zhì)量管控部門24小時(shí)內(nèi)核實(shí),若確屬公司責(zé)任,按約定處理(如“補(bǔ)貨5%”)。第十六條訂單變更與取消執(zhí)行訂單變更(客戶要求調(diào)整):客戶需在交貨期前3個(gè)工作日提出變更申請(qǐng)(如“減少5箱番茄,增加3箱黃瓜”),提交《訂單變更單》;銷售部門收到后1個(gè)工作日內(nèi)組織重新審核(如“減少番茄不影響生產(chǎn),增加黃瓜需確認(rèn)產(chǎn)能”),審核通過(guò)則更新《訂單執(zhí)行通知書》,告知相關(guān)部門;審核不通過(guò)(如“增加黃瓜無(wú)產(chǎn)能”),需溝通客戶放棄變更。訂單取消(客戶要求):客戶需在交貨期前5個(gè)工作日提出取消申請(qǐng),提交《訂單取消申請(qǐng)》;若尚未生產(chǎn):銷售部門審核后同意取消,告知生產(chǎn)部門停止計(jì)劃,財(cái)務(wù)部門退還預(yù)付款(如有);若已生產(chǎn)或備貨:需按《銷售合同》約定處理(如“客戶需支付20%的違約金,補(bǔ)償生產(chǎn)成本”),違約金到賬后取消訂單。第十七條售后跟進(jìn)執(zhí)行客戶反饋處理:銷售部門在交貨后3個(gè)工作日內(nèi),主動(dòng)回訪客戶(如“蔬菜品質(zhì)是否滿意,交貨是否及時(shí)”),收集反饋;若客戶反饋問(wèn)題(如“部分葉菜有萎蔫”),銷售部門需1個(gè)工作日內(nèi)記錄《售后問(wèn)題臺(tái)賬》,協(xié)調(diào)質(zhì)量管控部門核實(shí):屬公司責(zé)任(如配送時(shí)間過(guò)長(zhǎng)),需在2個(gè)工作日內(nèi)提出解決方案(如“補(bǔ)貨或減免部分貨款”),客戶同意后執(zhí)行;屬客戶責(zé)任(如“收貨后未及時(shí)冷藏”),需向客戶說(shuō)明原因,提供后續(xù)儲(chǔ)存建議。訂單結(jié)案:客戶驗(yàn)收合格、尾款到賬、無(wú)售后問(wèn)題(或售后問(wèn)題已解決)后,銷售部門在1個(gè)工作日內(nèi)將訂單標(biāo)記“已結(jié)案”,更新臺(tái)賬;整理訂單全流程資料(接收表單、審核意見書、執(zhí)行通知書、送貨單、售后記錄),歸檔至銷售檔案柜。第六章監(jiān)督與考核第十八條監(jiān)督檢查日常監(jiān)督:銷售部門負(fù)責(zé)人每周抽查《訂單管理臺(tái)賬》,檢查訂單接收信息完整性(如10份訂單中缺失信息的不超過(guò)1份)、審核時(shí)限(如初審是否在1個(gè)工作日內(nèi)完成)、執(zhí)行節(jié)點(diǎn)達(dá)標(biāo)率(如交貨期達(dá)標(biāo)率≥95%);質(zhì)量管控部門每月抽查訂單品質(zhì)抽檢記錄,檢查“抽檢合格但客戶反饋品質(zhì)問(wèn)題”的訂單占比(目標(biāo)≤3%),分析原因(如抽檢樣本不具代表性);財(cái)務(wù)部門每月核對(duì)訂單付款情況,檢查“預(yù)付款未到賬卻啟動(dòng)執(zhí)行”的訂單數(shù)量(目標(biāo)為0)。專項(xiàng)檢查:在銷售旺季(如春節(jié)前、國(guó)慶前)、突發(fā)情況(如暴雨、疫情)時(shí),公司分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭開展專項(xiàng)檢查,重點(diǎn)關(guān)注:緊急訂單響應(yīng)

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