2026年蔬菜種植公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照及農(nóng)業(yè)資質(zhì)證照管理制度第一章總則第一條制度目的為規(guī)范[公司名稱]營(yíng)業(yè)執(zhí)照及農(nóng)業(yè)類資質(zhì)證照的管理，確保證照合法有效、使用合規(guī)，避免因證照管理不當(dāng)導(dǎo)致的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)（如無證經(jīng)營(yíng)、資質(zhì)過期影響生產(chǎn)），保障公司蔬菜種植、銷售等業(yè)務(wù)正常開展，結(jié)合公司行業(yè)特性與運(yùn)營(yíng)需求，特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全法》《食品生產(chǎn)許可管理辦法》《無公害農(nóng)產(chǎn)品管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合市場(chǎng)監(jiān)管、農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門對(duì)企業(yè)證照管理的要求及公司實(shí)際情況制定。第三條基本原則證照管理遵循“統(tǒng)一管理、全程跟蹤、合規(guī)使用、安全保密”原則。所有證照由指定部門集中保管，建立全流程管理臺(tái)賬；實(shí)時(shí)跟蹤證照有效期，提前辦理延續(xù)或變更；嚴(yán)格按規(guī)定用途使用，杜絕偽造、涂改、出借等違規(guī)行為；涉及公司經(jīng)營(yíng)信息的證照，需做好保密工作，防止信息泄露。第四條適用范圍本制度適用于公司所有證照的管理，包括但不限于：主體資格證照：營(yíng)業(yè)執(zhí)照（含正本、副本）、公司印章備案證明；農(nóng)業(yè)類資質(zhì)證照：無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證證書、綠色食品認(rèn)證證書、農(nóng)產(chǎn)品地理標(biāo)志使用授權(quán)書、農(nóng)藥經(jīng)營(yíng)許可證（如涉及農(nóng)資銷售）、種子經(jīng)營(yíng)備案證明、植物檢疫登記證、農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全追溯體系認(rèn)證證書；其他相關(guān)證照：食品經(jīng)營(yíng)許可證（如涉及蔬菜加工銷售）、稅務(wù)登記證、銀行開戶許可證等與公司經(jīng)營(yíng)相關(guān)的證照。第二章管理職責(zé)第五條牽頭管理部門行政部門為證照管理牽頭部門，承擔(dān)以下職責(zé)：負(fù)責(zé)證照的統(tǒng)一申請(qǐng)、辦理、變更、延續(xù)、年檢、注銷等手續(xù)；建立證照管理臺(tái)賬，記錄證照名稱、編號(hào)、發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期、審批事項(xiàng)、保管人等信息；負(fù)責(zé)證照的日常保管、維護(hù)，確保證照完好無損壞；監(jiān)督證照使用情況，核查使用合規(guī)性，制止違規(guī)使用行為。第六條配合部門職責(zé)技術(shù)部門：配合行政部門辦理農(nóng)業(yè)類資質(zhì)證照（如無公害農(nóng)產(chǎn)品認(rèn)證），提供種植技術(shù)方案、田間管理記錄、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告等所需材料；銷售部門：根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向行政部門申請(qǐng)證照使用（如投標(biāo)時(shí)需提供資質(zhì)復(fù)印件），并反饋?zhàn)C照使用后的結(jié)果（如投標(biāo)是否成功）；財(cái)務(wù)部門：配合行政部門辦理與財(cái)務(wù)相關(guān)的證照（如銀行開戶許可證），提供資金證明、財(cái)務(wù)報(bào)表等材料，同時(shí)負(fù)責(zé)證照辦理、年檢過程中的費(fèi)用支付；生產(chǎn)部門：提供蔬菜種植面積、茬口安排、農(nóng)事操作記錄等材料，協(xié)助行政部門完成資質(zhì)年審或續(xù)期審核。第七條保管人要求行政部門指定專人擔(dān)任證照保管人，保管人需熟悉各類證照的管理要求，具備責(zé)任心；保管人需定期檢查證照狀態(tài)（如是否破損、有效期是否臨近），發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)；保管人離職或崗位調(diào)整時(shí)，需與接任者辦理證照交接手續(xù)，填寫《證照交接清單》，確保證照無遺漏、無損壞。第三章證照獲取與初始管理第八條證照申請(qǐng)辦理新辦證照：因業(yè)務(wù)開展需要新申請(qǐng)證照時(shí)，由需求部門向行政部門提交《證照辦理申請(qǐng)單》，注明證照名稱、申請(qǐng)?jiān)?、用途及所需材料清單；行政部門收到申請(qǐng)后，3個(gè)工作日內(nèi)梳理辦理流程、所需材料及辦理時(shí)限，反饋給需求部門；各配合部門需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提供材料（如技術(shù)部門需在5個(gè)工作日內(nèi)提供無公害認(rèn)證所需的檢測(cè)報(bào)告），行政部門整理材料后提交至發(fā)證機(jī)關(guān)，全程跟蹤辦理進(jìn)度，及時(shí)反饋辦理結(jié)果。協(xié)辦證照：若需第三方機(jī)構(gòu)協(xié)助辦理（如委托代理公司辦理綠色食品認(rèn)證），行政部門需先考察第三方機(jī)構(gòu)資質(zhì)，簽訂委托協(xié)議，明確辦理責(zé)任與時(shí)限，避免因第三方原因延誤證照辦理。第九條證照初始登記與建檔證照辦理完成后，行政部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成初始登記，將證照信息錄入《證照管理臺(tái)賬》，包括：證照名稱、發(fā)證機(jī)關(guān)、證照編號(hào)、有效期起止時(shí)間、審批事項(xiàng)、年檢/續(xù)期時(shí)間、保管人、存放位置等；建立證照檔案，每個(gè)證照單獨(dú)建檔，檔案內(nèi)包含：證照正本復(fù)印件、副本原件（或復(fù)印件）、辦理申請(qǐng)表、審批文件、相關(guān)材料（如檢測(cè)報(bào)告、技術(shù)方案）等；電子檔案需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)檔案放入專用檔案柜保管。第十條證照核驗(yàn)行政部門收到新辦證照后，需核對(duì)證照信息（如公司名稱、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、有效期等）是否與申請(qǐng)內(nèi)容一致，如有錯(cuò)誤（如名稱錯(cuò)別字、經(jīng)營(yíng)范圍遺漏），需在3個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系發(fā)證機(jī)關(guān)更正；確認(rèn)無誤后，方可納入日常管理。第四章證照日常保管與維護(hù)第十一條保管要求紙質(zhì)證照存放：營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本需懸掛在公司辦公場(chǎng)所顯眼位置（如前臺(tái)或行政辦公室），副本及其他資質(zhì)證照原件放入專用保險(xiǎn)柜保管，鑰匙由保管人專人保管；禁止將證照隨意放置在無人看管的區(qū)域，或交由非保管人保管；電子證照管理：電子證照（如電子版營(yíng)業(yè)執(zhí)照、認(rèn)證證書）需存儲(chǔ)在行政部門指定的電腦或云盤，設(shè)置訪問密碼，僅授權(quán)人員可查看或下載；定期備份電子證照，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；環(huán)境要求：存放證照的檔案柜需遠(yuǎn)離潮濕、高溫、火源及腐蝕性物品，避免證照受潮、褪色或損壞。第十二條定期檢查月度檢查：保管人每月末對(duì)所有證照進(jìn)行一次檢查，核對(duì)證照數(shù)量、有效期、完好程度，檢查結(jié)果記錄在《證照月度檢查表》中；若發(fā)現(xiàn)證照臨近有效期（不足3個(gè)月），需立即標(biāo)注并向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)；若發(fā)現(xiàn)證照破損（如缺角、字跡模糊），需及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)辦；季度核查：行政部門每季度末組織一次證照核查，由部門負(fù)責(zé)人牽頭，核對(duì)《證照管理臺(tái)賬》與實(shí)際證照是否一致，檢查電子檔案與紙質(zhì)檔案是否同步更新，確保無遺漏、無錯(cuò)誤。第十三條損壞與丟失處理證照損壞：若證照因保管不當(dāng)導(dǎo)致輕微損壞（如邊角褶皺），可嘗試修復(fù)（如平整處理）；若損壞嚴(yán)重（如頁面殘缺、關(guān)鍵信息模糊），保管人需在1個(gè)工作日內(nèi)提交《證照補(bǔ)辦申請(qǐng)》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，準(zhǔn)備補(bǔ)辦材料（如損壞證照原件、公司證明），由行政部門向發(fā)證機(jī)關(guān)申請(qǐng)補(bǔ)辦，補(bǔ)辦期間需做好臨時(shí)應(yīng)對(duì)（如向業(yè)務(wù)合作方提供破損證照復(fù)印件并說明情況）；證照丟失：若證照丟失，保管人需立即向行政部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系發(fā)證機(jī)關(guān)說明情況，按要求登報(bào)聲明作廢（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照丟失需在市級(jí)以上報(bào)紙刊登遺失聲明）；同時(shí)準(zhǔn)備補(bǔ)辦材料（如聲明報(bào)紙、公司介紹信、負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件），行政部門在5個(gè)工作日內(nèi)提交補(bǔ)辦申請(qǐng)，跟蹤補(bǔ)辦進(jìn)度，避免因證照丟失影響業(yè)務(wù)開展。第五章證照使用管理第十四條使用申請(qǐng)與審批內(nèi)部使用：公司內(nèi)部部門因業(yè)務(wù)需要使用證照（如投標(biāo)、簽訂合同、申請(qǐng)補(bǔ)貼），需提前1個(gè)工作日向行政部門提交《證照使用申請(qǐng)單》，注明使用事由、使用證照名稱、使用形式（原件/復(fù)印件）、使用期限、接收單位（如招標(biāo)公司、政府部門）；行政部門審核申請(qǐng)合理性，若使用原件，需報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批；若涉及重要證照（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照正本、綠色食品認(rèn)證證書），需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外部借用：原則上不允許將證照原件借給外部單位或個(gè)人，確因特殊情況（如政府部門臨時(shí)查驗(yàn)）需借出的，需提交《證照借出申請(qǐng)單》，經(jīng)公司主要負(fù)責(zé)人審批后，簽訂《證照借用協(xié)議》，明確借用期限、使用范圍及損壞賠償責(zé)任；借用期限不得超過3個(gè)工作日，到期后由行政部門負(fù)責(zé)收回。第十五條使用登記與跟蹤行政部門在提供證照時(shí)，需做好使用登記，記錄在《證照使用登記表》中，內(nèi)容包括：使用部門、使用人、使用時(shí)間、證照名稱、使用形式、接收單位、歸還時(shí)間；若使用期限超過3個(gè)工作日，行政部門需在到期前1個(gè)工作日提醒使用人歸還；使用人需在使用完畢后，立即將證照歸還保管人，保管人核對(duì)證照完好情況后，在登記表中注明“已歸還”。第十六條復(fù)印件管理提供證照復(fù)印件時(shí)，需在復(fù)印件上加蓋“本復(fù)印件僅用于XX事項(xiàng)（如2026年XX項(xiàng)目投標(biāo)），再次復(fù)印無效”的印章，注明使用日期；禁止提供未標(biāo)注用途的空白復(fù)印件，禁止將復(fù)印件用于申請(qǐng)中未注明的其他用途；使用人需妥善保管復(fù)印件，使用完畢后及時(shí)銷毀，不得隨意丟棄。第六章證照變更、年檢與延續(xù)第十七條證照變更變更觸發(fā)：當(dāng)公司發(fā)生登記信息變更（如名稱、地址、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人），或農(nóng)業(yè)資質(zhì)證照對(duì)應(yīng)的認(rèn)證信息變更（如種植基地地址調(diào)整、產(chǎn)品品種新增），需辦理證照變更手續(xù)；由變更涉及的部門（如行政部門負(fù)責(zé)地址變更、技術(shù)部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品品種變更）向行政部門提交《證照變更申請(qǐng)單》，說明變更原因及變更內(nèi)容；變更流程：行政部門收到申請(qǐng)后，2個(gè)工作日內(nèi)梳理變更所需材料（如地址變更需提供新辦公場(chǎng)所租賃合同、房產(chǎn)證復(fù)印件），協(xié)調(diào)相關(guān)部門提供材料；材料準(zhǔn)備齊全后，5個(gè)工作日內(nèi)提交至發(fā)證機(jī)關(guān)，跟蹤變更辦理進(jìn)度；變更完成后，及時(shí)更新《證照管理臺(tái)賬》及證照檔案，回收舊證照（如需要），按規(guī)定銷毀或存檔。第十八條證照年檢年檢準(zhǔn)備：行政部門需在《證照管理臺(tái)賬》中標(biāo)注各證照的年檢時(shí)間，提前60日向相關(guān)配合部門發(fā)送年檢提醒（如年檢需提供上一年度生產(chǎn)報(bào)告，由生產(chǎn)部門在30個(gè)工作日內(nèi)完成）；各配合部門需按時(shí)提供年檢材料（如財(cái)務(wù)部門提供年度財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)部門提供產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告）；年檢辦理：行政部門整理年檢材料，在年檢截止日期前30日提交至發(fā)證機(jī)關(guān)，確保不逾期；若年檢需現(xiàn)場(chǎng)核查（如農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門實(shí)地檢查種植基地），行政部門需提前協(xié)調(diào)生產(chǎn)部門做好準(zhǔn)備（如清理基地環(huán)境、整理農(nóng)事記錄）；年檢通過后，將年檢合格證明存入證照檔案，并更新臺(tái)賬中的年檢記錄；若年檢未通過，需按發(fā)證機(jī)關(guān)要求整改，整改完成后重新提交年檢申請(qǐng)。第十九條證照延續(xù)延續(xù)申請(qǐng)：證照有效期屆滿前90日，行政部門需向公司分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確認(rèn)是否辦理延續(xù)；若需延續(xù)，啟動(dòng)延續(xù)申請(qǐng)流程，協(xié)調(diào)配合部門提供延續(xù)所需材料（如綠色食品認(rèn)證延續(xù)需提供近3年產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、種植技術(shù)更新說明）；材料準(zhǔn)備齊全后，在有效期屆滿前60日提交至發(fā)證機(jī)關(guān)；延續(xù)跟蹤：行政部門跟蹤延續(xù)審批進(jìn)度，若審批過程中需補(bǔ)充材料，需在3個(gè)工作日內(nèi)協(xié)調(diào)提供；延續(xù)辦理完成后，更新臺(tái)賬及檔案，將新證照納入日常管理；若未獲批延續(xù)，需及時(shí)評(píng)估對(duì)業(yè)務(wù)的影響，制定替代方案（如申請(qǐng)其他同類資質(zhì)）。第七章證照注銷與廢止第二十條證照注銷注銷情形：當(dāng)證照不再需要使用（如公司停止農(nóng)資銷售，需注銷農(nóng)藥經(jīng)營(yíng)許可證），或證照被發(fā)證機(jī)關(guān)吊銷、撤銷，需辦理注銷手續(xù)；由行政部門提出《證照注銷申請(qǐng)》，說明注銷原因，附相關(guān)證明材料（如停止業(yè)務(wù)的公司決議、吊銷通知書），報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；注銷流程：審批通過后，行政部門在5個(gè)工作日內(nèi)準(zhǔn)備注銷材料，提交至發(fā)證機(jī)關(guān)，按要求完成注銷手續(xù)；注銷完成后，將注銷證明存入檔案，在臺(tái)賬中注明“已注銷”，并及時(shí)回收舊證照，按規(guī)定銷毀。第二十一條證照廢止廢止情形：證照有效期屆滿未辦理延續(xù)、被發(fā)證機(jī)關(guān)宣布無效，或因政策調(diào)整導(dǎo)致證照失效（如舊版資質(zhì)證書被新版替代），需將證照廢止；廢止處理：行政部門確認(rèn)證照廢止后，在臺(tái)賬中注明“已廢止”，將廢止證照原件（或復(fù)印件）存入檔案，保存期限不少于3年；需銷毀的廢止證照，需填寫《證照銷毀清單》，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審批后，由2人以上共同銷毀，并在清單中注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)及參與人。第八章監(jiān)督與責(zé)任第二十二條監(jiān)督檢查公司每半年組織一次證照管理檢查，由行政部門牽頭，聯(lián)合財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，檢查證照臺(tái)賬完整性、保管合規(guī)性、使用登記規(guī)范性、年檢延續(xù)及時(shí)性；對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題（如臺(tái)賬更新不及時(shí)、復(fù)印件未標(biāo)注用途），下達(dá)《整改通知書》，明確整改部門、整改要求及整改期限；行政部門跟蹤整改情況，確保問題整改到位。第二十三條責(zé)任追究若因保管人失職導(dǎo)致證照丟失、損壞，或未及時(shí)提醒證照到期，影響公司業(yè)務(wù)開展，給予保管人績(jī)效考核扣分；情節(jié)嚴(yán)重（如丟失營(yíng)業(yè)執(zhí)照導(dǎo)致公司無法正常投標(biāo)），給予通報(bào)批評(píng)，并處以一定罰款；若使用人違規(guī)使用證照（如擅自轉(zhuǎn)借、偽造復(fù)印件、超范圍使用），給予使用人通報(bào)批評(píng)，若造成