標(biāo)準(zhǔn)化采購申請審批雙軌制模板工具一、適用場景與價值本模板工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織（以下簡稱“單位”）的采購管理場景，尤其適合需要兼顧審批效率與風(fēng)險控制的中大型單位。具體應(yīng)用場景包括：日常采購規(guī)范化：針對辦公耗材、低值易耗品等常規(guī)采購，通過標(biāo)準(zhǔn)化流程避免審批隨意性；分級授權(quán)管理：針對不同采購金額（如5000元以下、5000-2萬元、2萬元以上）設(shè)置差異化的審批路徑，實現(xiàn)“小額快批、大額嚴(yán)審”；跨部門協(xié)作：涉及多部門需求的采購（如固定資產(chǎn)采購、項目物資采購），通過雙軌并行（線上系統(tǒng)+線下紙質(zhì)）保證信息同步、責(zé)任共擔(dān)；審計合規(guī)需求：完整記錄采購申請、審批、執(zhí)行全流程，滿足內(nèi)部審計及外部監(jiān)管要求，降低合規(guī)風(fēng)險。通過雙軌制審批（線上流程化審批+線下關(guān)鍵節(jié)點紙質(zhì)會簽），既能提升審批效率（減少重復(fù)溝通），又能強(qiáng)化風(fēng)險管控（關(guān)鍵環(huán)節(jié)留痕），實現(xiàn)“效率與合規(guī)”的平衡。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程本流程分為“申請發(fā)起-雙軌提交-審批處理-結(jié)果反饋-歸檔”五大環(huán)節(jié)，保證每個節(jié)點清晰可控，無邏輯漏洞。步驟一：采購申請發(fā)起與前置準(zhǔn)備操作主體：采購申請人（通常為需求部門經(jīng)辦人）明確采購需求：確認(rèn)采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息，保證需求合理、合規(guī)（如符合單位采購目錄、預(yù)算額度內(nèi)）。準(zhǔn)備支撐材料：根據(jù)采購類型準(zhǔn)備相應(yīng)材料，包括但不限于：日常采購：物品需求清單、比價記錄（至少2家供應(yīng)商報價，小額采購可簡化為線上比價截圖）；固定資產(chǎn)采購：資產(chǎn)配置申請表、技術(shù)參數(shù)說明、可行性分析（單臺金額超1萬元需提供）；服務(wù)采購：服務(wù)需求說明書、服務(wù)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）。填寫《采購申請審批表》：根據(jù)模板表格（詳見第三部分）完整填寫基礎(chǔ)信息、采購明細(xì)、預(yù)算金額等，保證無遺漏項。步驟二：雙軌并行提交審批操作主體：采購申請人線上提交：通過單位OA系統(tǒng)、ERP采購模塊或指定審批平臺，發(fā)起線上審批流程，《采購申請審批表》及支撐材料電子版。線上系統(tǒng)自動根據(jù)預(yù)設(shè)規(guī)則（如金額、采購類型）流轉(zhuǎn)至第一審批節(jié)點（如需求部門負(fù)責(zé)人）。線下提交：將填寫完整的《采購申請審批表》（紙質(zhì)版）及支撐材料復(fù)印件，一并提交至線下審批鏈中的首個審批人（通常為需求部門負(fù)責(zé)人），同步告知“已發(fā)起線上流程，請同步審批”。關(guān)鍵要求：線上與線下審批內(nèi)容必須一致，保證“雙軌”信息同步，避免因信息差異導(dǎo)致審批延誤或錯誤。步驟三：審批節(jié)點處理（雙軌并行推進(jìn)）操作主體：各審批節(jié)點負(fù)責(zé)人（部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理等）1.需求部門負(fù)責(zé)人審批（第一節(jié)點）線上操作：在審批系統(tǒng)中查看申請材料，核對需求合理性（如是否符合部門工作計劃、數(shù)量是否必要），通過系統(tǒng)“同意”并填寫意見，或駁回并注明原因（如“需求描述不清晰，請補充規(guī)格參數(shù)”）。線下操作：在紙質(zhì)《采購申請審批表》“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)，同步核對線上審批意見，保證線上線下一致。時限要求：1個工作日內(nèi)完成，緊急采購（如生產(chǎn)急需物料）可縮短至4小時內(nèi)。2.財務(wù)部審批（第二節(jié)點，涉及預(yù)算或大額采購時觸發(fā)）線上操作：財務(wù)專員在系統(tǒng)中查看預(yù)算余額、付款方式（如預(yù)付款/尾款比例）、成本合理性（如單價是否偏離市場價），通過系統(tǒng)提交“同意”或“駁回”意見，超預(yù)算申請需標(biāo)注“建議調(diào)整預(yù)算”并說明原因。線下操作：在紙質(zhì)表“財務(wù)部審核”欄簽字，附上《采購預(yù)算審核表》（如有），與線上意見保持一致。時限要求：2個工作日內(nèi)完成，復(fù)雜預(yù)算分析可延長至3個工作日。3.分管/總經(jīng)理審批（第三節(jié)點，根據(jù)采購金額分級）小額采購（如≤5000元）：由需求部門負(fù)責(zé)人審批通過后生效，無需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)；中額采購（5000元-2萬元）：需分管領(lǐng)導(dǎo)（如行政副總、業(yè)務(wù)總監(jiān)）審批；大額采購（＞2萬元）：需分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交總經(jīng)理（或單位負(fù)責(zé)人）最終審批。線上/線下操作：審批人在系統(tǒng)中或紙質(zhì)表上完成最終簽字，明確“同意執(zhí)行”或“駁回重審”。時限要求：分管領(lǐng)導(dǎo)3個工作日內(nèi)，總經(jīng)理5個工作日內(nèi)（緊急采購可啟動“綠色通道”，由申請人申請并經(jīng)總經(jīng)理特批后加速）。步驟四：審批結(jié)果反饋與執(zhí)行操作主體：采購申請人、需求部門、采購執(zhí)行部門結(jié)果獲取：審批通過后，申請人通過系統(tǒng)查看“審批完成”通知，或聯(lián)系線下審批人取回已簽字的紙質(zhì)《采購申請審批表》（最終版）。采購執(zhí)行：小額采購：需求部門自行對接供應(yīng)商（需從合格供應(yīng)商庫中選擇），執(zhí)行采購；中大額采購：將審批通過的《采購申請審批表》（含線上線下簽字版）提交至采購部，由采購部根據(jù)流程比價、招標(biāo)或詢價，簽訂合同并執(zhí)行采購。異常處理：若審批駁回，申請人根據(jù)駁回意見修改申請（如補充材料、調(diào)整預(yù)算），重新發(fā)起“雙軌提交”流程。步驟五：資料歸檔操作主體：采購部、行政部（或檔案管理部門）資料收集：采購?fù)瓿珊?，采購部收集《采購申請審批表》（最終紙質(zhì)版+電子版）、采購合同、供應(yīng)商報價單、驗收單等全套資料。分類歸檔：按“采購日期+部門+采購類型”編號，紙質(zhì)資料存入檔案柜，電子資料備份至單位服務(wù)器或云端，保存期限不少于3年（大額采購或固定資產(chǎn)保存期限不少于5年）。三、核心模板工具清單表1：標(biāo)準(zhǔn)化采購申請審批表（模板）基礎(chǔ)信息采購明細(xì)審批流程備注申請部門：_________________采購物品/服務(wù)名稱：_________需求部門負(fù)責(zé)人：___________申請人：_______________申請人：_________________規(guī)格型號/服務(wù)要求：_________財務(wù)部審核：_______________聯(lián)系方式：_____________申請日期：______年__月__日數(shù)量：_____________________分管領(lǐng)導(dǎo)審批：_____________預(yù)算金額：_____________采購類型：□日常物料□固定資產(chǎn)□服務(wù)單價（元）：_______________總經(jīng)理審批：_______________資金來源：□預(yù)算內(nèi)□預(yù)算外用途說明：_________________總價（元）：_______________附件清單：□比價記錄□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他：_________簽字欄：需求部門負(fù)責(zé)人：_________日期：___財務(wù)部：_________日期：___分管領(lǐng)導(dǎo)：_________日期：___總經(jīng)理：_________日期：___表2：采購審批進(jìn)度跟蹤表（輔助工具）申請編號采購內(nèi)容申請人提交日期當(dāng)前節(jié)點線上審批狀態(tài)線下審批狀態(tài)責(zé)任人預(yù)計完成日期實際完成日期異常說明CG-2024-001辦公電腦5臺*某某2024-03-01分管領(lǐng)導(dǎo)審批已通過部門負(fù)責(zé)人已簽字分管領(lǐng)導(dǎo)*某某2024-03-052024-03-04無CG-2024-002打印機(jī)維修服務(wù)*某某2024-03-02財務(wù)審核部門負(fù)責(zé)人已通過待財務(wù)簽字財務(wù)*某某2024-03-06-待補充維修報價單四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避1.材料完整性“一票否決”申請人需保證《采購申請審批表》及支撐材料齊全（如無比價記錄、超預(yù)算未說明等），審批人有權(quán)對材料不全的申請直接駁回，無需說明理由。緊急采購需填寫《緊急采購申請說明》（模板可自定義），經(jīng)總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購，后補審批流程（需在3個工作日內(nèi)補全材料）。2.雙軌審批“同步性”要求線上與線下審批必須在同一工作日內(nèi)同步推進(jìn)，審批人需保證線上線下意見一致，禁止“線上已通過、線下未簽字”或“線下已簽字、線上未審批”的情況。若因?qū)徟嗽颍ㄈ缯埣伲?dǎo)致某一軌延誤，申請人需及時協(xié)調(diào)其授權(quán)同事代為審批，并在備注欄注明原因。3.審批時限“剛性約束”各節(jié)點審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審批，超時未處理且無合理說明的，系統(tǒng)自動默認(rèn)“同意”，或由申請人上級督促處理。大額采購（＞2萬元）需提前3個工作日發(fā)起申請，預(yù)留充足審批時間，避免因流程延誤影響采購執(zhí)行。4.責(zé)任追溯“閉環(huán)管理”審批人對審批意見負(fù)直接責(zé)任（如“同意”后發(fā)覺采購違規(guī)，需承擔(dān)相應(yīng)管理責(zé)任）；申請人對材料真實性