綜合辦公文件歸檔與檢索規(guī)范模板一、總則為規(guī)范本單位綜合辦公文件的形成、收集、整理、歸檔與檢索工作，保證文件信息的完整性、安全性和可利用性，提高辦公效率，依據(jù)國家《檔案法》及本單位《行政管理辦法》，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于本單位各部門、各分支機(jī)構(gòu)在辦公過程中形成的各類具有保存價(jià)值的紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料。二、適用范圍與對象本規(guī)范適用于以下場景與對象：行政公文類：包括通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函等具有規(guī)范文種的行政文件；業(yè)務(wù)管理類：如項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、工作計(jì)劃與總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、會議紀(jì)要等；人事管理類：員工檔案、招聘錄用、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件；財(cái)務(wù)資產(chǎn)類：預(yù)算報(bào)表、財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)臺賬等（涉密財(cái)務(wù)文件按專項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行）；聲像實(shí)物類：會議照片、活動錄像、榮譽(yù)證書、獎牌、實(shí)物檔案等；電子文件類：通過辦公自動化系統(tǒng)、郵件、即時(shí)通訊工具形成的具有歸檔價(jià)值的電子文本、數(shù)據(jù)、圖表等。涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的文件，按相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)滿足本規(guī)范基本要求。三、職責(zé)分工文件形成部門/個人：負(fù)責(zé)本部門/個人職責(zé)范圍內(nèi)文件的及時(shí)收集、初步整理（如檢查文件完整性、規(guī)范性），并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向檔案室移交。部門負(fù)責(zé)人：對移交文件的完整性、真實(shí)性及分類準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交檔案室。檔案管理員：負(fù)責(zé)接收、登記、分類、編目、保管、提供利用及到期鑒定銷毀等工作，定期對檔案保管情況進(jìn)行檢查。信息化管理部門：配合檔案管理員做好電子文件的歸檔、存儲及電子檢索系統(tǒng)的維護(hù)，保證電子文件的真實(shí)性、可用性和安全性。四、文件歸檔范圍與分類原則（一）歸檔范圍反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件；在工作中形成的具有查考利用價(jià)值的文件材料（包括正件與附件、定稿與草稿）；與其他單位往來的重要文件（如合同、協(xié)議、函件等）；上級單位下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的文件；下級單位報(bào)送的重要報(bào)告、總結(jié)等；對單位具有保存價(jià)值的聲像、實(shí)物等其他載體材料。以下文件不納入歸檔范圍：重份文件（無特殊說明的）；事務(wù)性、臨時(shí)性便條、無簽批意見的傳閱單；內(nèi)容不完整、無法辨認(rèn)或已失去查考價(jià)值的文件；與本單位業(yè)務(wù)無關(guān)的私人文件。（二）分類原則采用“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限”三級分類法：年度：以文件形成年度（如“2023”）作為第一級分類；機(jī)構(gòu)（問題）：按部門名稱（如“綜合管理部”“業(yè)務(wù)部”）或文件內(nèi)容問題（如“行政管理”“財(cái)務(wù)管理”）作為第二級分類；保管期限：根據(jù)文件價(jià)值劃分為永久、長期（10-30年）、短期（10年以下）三級，作為第三級分類。五、文件歸檔操作流程（一）文件形成與積累文件形成過程中，需同步收集相關(guān)附件（如審批單、圖表、照片等），保證文件內(nèi)容完整、要素齊全（如標(biāo)題、文號、責(zé)任者、日期、蓋章等）；電子文件需在形成時(shí)及時(shí)備份（至少一式兩份，一份存儲于服務(wù)器，一份存儲于移動介質(zhì)），避免因系統(tǒng)故障或誤操作導(dǎo)致文件丟失；聲像材料需注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件及拍攝者信息，實(shí)物材料需附文字說明（如名稱、來源、時(shí)間、用途）。（二）部門整理與審核組卷：每年12月底前，各部門將本年度歸檔文件按“問題—時(shí)間”順序組卷，同一問題的文件集中存放，不同問題文件分開組卷；編目：填寫《卷內(nèi)文件目錄》（見模板一），每卷文件按順序編寫頁號（正面右下角，背面左下角，用鉛筆標(biāo)注）；裝訂：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，使用不銹鋼夾或線裝，保證整齊牢固，不損毀文件內(nèi)容；審核：部門負(fù)責(zé)人*對組卷文件的完整性、分類準(zhǔn)確性及保管期限劃分進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后在《歸檔文件移交清單》（見模板二）上簽字。（三）移交檔案室次年1月31日前，各部門將審核后的檔案及《歸檔文件移交清單》一并移交檔案室；檔案管理員*接收檔案時(shí)，逐項(xiàng)核對《移交清單》與實(shí)物文件，檢查文件是否齊全、裝訂是否規(guī)范、目錄是否準(zhǔn)確；雙方確認(rèn)無誤后，在《移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份備查。（四）檔案室編目與入庫分類編號：按照“年度—機(jī)構(gòu)（問題）—保管期限—案卷號”規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，如“2023-綜合管理部-永久-001”；編制總目錄：將所有移交檔案信息錄入《歸檔文件目錄總表》（見模板三），建立紙質(zhì)與電子雙重目錄；入庫保管：檔案按編號順序裝入檔案盒，標(biāo)注盒號（如“2023-綜-永-001”），放入檔案柜存放；電子檔案至檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置權(quán)限管理。六、文件整理與裝訂要求紙質(zhì)文件：使用A4標(biāo)準(zhǔn)紙張，文件內(nèi)容需清晰、無涂改（特殊情況下需涂改處由責(zé)任人簽字確認(rèn)）；批復(fù)、請示等關(guān)聯(lián)文件按“批復(fù)在前、請示在后”順序排列；卷內(nèi)目錄、備考表（說明文件特殊情況，如頁數(shù)變更、缺損等）置于卷首，卷底備考表由整理人、審核人簽字及日期。電子文件：采用通用格式存儲（如PDF、DOCX、JPG等），避免使用加密或非主流格式；文件名規(guī)范為“年度-部門-文號-題名”，如“2023-業(yè)務(wù)部-業(yè)字〔2023〕5號-項(xiàng)目合作協(xié)議”；定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺與格式轉(zhuǎn)換，保證長期可讀。聲像實(shí)物檔案：照片、錄像需刻錄成光盤，標(biāo)注內(nèi)容說明及存儲格式；實(shí)物檔案使用專用陳列柜存放，避免受潮、擠壓，定期檢查保存狀態(tài)。七、文件檢索與利用（一）檢索工具紙質(zhì)檢索工具：包括《歸檔文件目錄總表》《案卷目錄》等，按年度、機(jī)構(gòu)、題名、文號等索引排列；電子檢索工具：通過檔案管理系統(tǒng)支持關(guān)鍵詞（如題名、責(zé)任者、日期）、文號、分類號等多條件檢索，實(shí)現(xiàn)快速定位。（二）檢索流程提出申請：因工作需要查閱檔案的，由申請人填寫《檔案查閱申請表》（見模板四），說明查閱事由、檔案名稱及范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字后提交檔案室；權(quán)限審核：檔案管理員審核查閱權(quán)限，涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；提供查閱：查閱人需在檔案室指定區(qū)域查閱，原則上不借出原件（特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過3個工作日）；登記與反饋：檔案管理員登記查閱信息（查閱人、時(shí)間、檔案名稱、用途），查閱后填寫《檔案利用效果反饋表》（見模板五），評估檔案價(jià)值。（三）保密要求查閱涉密檔案需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄、拍照（經(jīng)批準(zhǔn)除外）；查閱人不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案文件，違反者按單位規(guī)定處理；電子檔案查閱需通過身份認(rèn)證，操作記錄留存?zhèn)洳?。八、檔案保管與鑒定銷毀（一）保管要求檔案庫房：具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防磁等條件，溫度控制在14-24℃，相對濕度45%-60%；定期檢查：檔案管理員每季度對庫存檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)，檢查是否有霉變、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；電子檔案備份：每年對電子檔案進(jìn)行一次異地備份，保證數(shù)據(jù)安全。（二）鑒定與銷毀到期鑒定：對于保管期限屆滿的檔案，由檔案管理員會同相關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案價(jià)值進(jìn)行重新鑒定；銷毀程序：對無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》（見模板六），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后，由兩人以上監(jiān)銷，保證檔案信息無法恢復(fù)；銷毀記錄：監(jiān)銷人在《銷毀清冊》上簽字，銷毀情況存檔備查。九、附則本規(guī)范由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行；各部門可根據(jù)本規(guī)范結(jié)合實(shí)際情況制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)綜合管理部備案；未盡事宜，按國家及行業(yè)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。模板表格模板一：卷內(nèi)文件目錄序號責(zé)任者文件題名文號/編號日期頁次備注1綜合管理部2023年度工作計(jì)劃綜辦〔2023〕1號2023-01-051-32業(yè)務(wù)部關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的請示業(yè)字〔2023〕5號2023-02-154-53分管領(lǐng)導(dǎo)*關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的批復(fù)分管批復(fù)〔2023〕2號2023-02-206…整理人：審核人：日期：模板二：歸檔文件移交清單年度部門檔案題名起止日期保管期限卷內(nèi)頁數(shù)移交人接收人移交日期備注2023綜合管理部行政管理類檔案2023-01-01至2023-12-31永久150**2024-01-152023業(yè)務(wù)部項(xiàng)目管理類檔案2023-01-10至2023-12-20長期220**2024-01-20…………部門負(fù)責(zé)人簽字：檔案室負(fù)責(zé)人簽字：模板三：歸檔文件目錄總表年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限案卷號文件題名起止日期頁數(shù)存放位置備注2023綜合管理部永久001年度工作計(jì)劃總結(jié)2023-01-01至2023-12-31150A1-01-012023業(yè)務(wù)部長期002項(xiàng)目實(shí)施方案2023-03-01至2023-10-31100A1-02-01………模板四：檔案查閱申請表申請人部門聯(lián)系方式查閱日期趙六*財(cái)務(wù)部2024-03-15查閱事由需查閱2023年度項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，用于審計(jì)備查檔案名稱2023年度財(cái)務(wù)管理類-短期-項(xiàng)目報(bào)銷憑證檔案范圍卷號005（2023-財(cái)-短-005），頁碼30-50部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：______檔案室意見簽字：__________日期：______模板五：檔案利用效果反饋表查閱人查閱日期檔案名稱利用目的孫七*2024-03-162023年度工作總結(jié)編寫2024年工作計(jì)劃利用效果通過查閱檔案，明確了2023年度重點(diǎn)工作完成情況，為2024