企業(yè)文件材料管理與歸檔制度范本一、總則為規(guī)范企業(yè)文件材料的管理與歸檔工作，有效保護(hù)和利用檔案資源，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的連續(xù)性與可追溯性，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門、下屬單位及涉及文件材料形成、管理、歸檔的所有崗位人員。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)企業(yè)設(shè)立檔案管理部門（或指定專職檔案管理人員），統(tǒng)籌全公司檔案工作，具體職責(zé)包括：制定并完善檔案管理制度及業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)各部門開展文件材料管理工作；接收、整理、保管各部門移交的檔案，建立檔案檢索體系，保障檔案安全；組織檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)及利用工作，定期向企業(yè)管理層匯報(bào)檔案管理情況；開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的一體化管理；組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升全員檔案管理意識(shí)與實(shí)操能力。（二）各部門職責(zé)企業(yè)各職能部門、業(yè)務(wù)單元需指定專人擔(dān)任兼職檔案員，履行以下職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門文件材料的日常收集、積累與初步整理，確保文件材料完整、準(zhǔn)確；按規(guī)定時(shí)間向檔案管理部門移交歸檔文件，辦理移交手續(xù)；配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定等工作，提供專業(yè)意見；監(jiān)督本部門文件材料的形成過程，避免文件遺漏或損壞。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)需：審批檔案管理制度及重大檔案事項(xiàng)（如銷毀、對(duì)外提供利用等）；協(xié)調(diào)檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門的工作銜接，保障檔案工作資源投入；監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為提出整改要求。三、文件材料的形成與積累（一）形成要求各部門在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)研發(fā)、對(duì)外合作等活動(dòng)中形成的文件材料，需符合以下要求：完整性：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程，包括決策依據(jù)、執(zhí)行過程、結(jié)果記錄等，不得遺漏關(guān)鍵環(huán)節(jié)；準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)反映實(shí)際情況，數(shù)據(jù)、表述準(zhǔn)確無誤，簽署、用印規(guī)范；規(guī)范性：文件格式符合企業(yè)公文標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范，電子文件命名、存儲(chǔ)路徑清晰可辨。（二）積累范圍需積累的文件材料包括但不限于：文書類：企業(yè)章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、管理制度、合同協(xié)議、請(qǐng)示報(bào)告、會(huì)議記錄、對(duì)外公函等；科技類：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、研發(fā)報(bào)告、設(shè)備說明書、基建工程檔案等；會(huì)計(jì)類：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等（按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行）；聲像類：會(huì)議照片、宣傳視頻、產(chǎn)品實(shí)物照片、重要活動(dòng)錄音等；電子類：電子郵件、電子文檔、數(shù)據(jù)庫文件、系統(tǒng)日志等，需保留元數(shù)據(jù)信息。（三）積累方式各部門應(yīng)建立“隨時(shí)形成、隨時(shí)積累”的機(jī)制，檔案員定期（如每周/每月）匯總本部門文件，避免集中整理導(dǎo)致的遺漏；電子文件需與紙質(zhì)文件同步積累，確保內(nèi)容一致；如需修改，應(yīng)保留修改痕跡或版本記錄，注明修改時(shí)間、人員及原因；涉密文件材料需單獨(dú)登記、保管，標(biāo)注密級(jí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。四、文件材料的整理與歸檔（一）整理要求分類：按照“年度—部門—文件類型”或企業(yè)定制的分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)分類，確保同類文件集中管理；組卷：遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，將相關(guān)文件組合成卷（或電子檔案包），卷內(nèi)文件按時(shí)間或重要程度排序；編號(hào)：對(duì)案卷（或電子檔案包）進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編制案卷目錄，注明文件題名、形成時(shí)間、頁數(shù)、責(zé)任者等核心信息；編目：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，說明文件的完整性、修改情況及整理人、審核人信息。（二）歸檔時(shí)間年度文書檔案：次年第一季度完成整理并移交檔案管理部門；項(xiàng)目檔案：項(xiàng)目驗(yàn)收（或結(jié)束）后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔；會(huì)計(jì)檔案：憑證、賬簿類檔案在會(huì)計(jì)年度終了后1年內(nèi)移交，報(bào)表、審計(jì)報(bào)告類按規(guī)定期限移交；聲像、電子檔案：活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔，確保與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)。（三）歸檔范圍需歸檔的文件材料包括：反映企業(yè)主要職能活動(dòng)、具有查考價(jià)值的文件；對(duì)企業(yè)發(fā)展、決策有重要依據(jù)作用的文件；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律風(fēng)險(xiǎn)的文件（如專利申請(qǐng)、訴訟文書等）。不歸檔范圍：重復(fù)文件、臨時(shí)性事務(wù)文件、無查考價(jià)值的便函、草稿等。（四）歸檔手續(xù)移交部門填寫《檔案移交清單》，注明文件數(shù)量、類型、保管期限等信息；檔案管理部門與移交人共同核對(duì)文件，確認(rèn)無誤后雙方簽字，清單一式兩份，各留一份存檔；電子檔案移交需通過專用系統(tǒng)或存儲(chǔ)介質(zhì)傳遞，確保數(shù)據(jù)完整、可讀。五、檔案的保管與利用（一）保管要求庫房管理：檔案庫房需符合防盜、防火、防潮、防光、防塵、防磁、防蟲、防鼠要求，溫度保持在14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%；裝具規(guī)范：使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具（如檔案盒、密集架），電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)（如硬盤、光盤）需定期檢測(cè)、備份；定期檢查：檔案管理部門每半年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面檢查，記錄庫房環(huán)境、檔案完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）利用管理內(nèi)部利用：企業(yè)員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)；借閱期限一般不超過15天，逾期需續(xù)借；歸還時(shí)需檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。外部利用：外單位人員需利用檔案，需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門提供復(fù)制件（涉密檔案除外），原則上不提供原件。利用方式：檔案利用可通過查閱、復(fù)制、摘錄等方式進(jìn)行，電子檔案可通過檔案管理系統(tǒng)在線查閱（需設(shè)置權(quán)限）；涉密檔案利用嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，禁止擅自傳播。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定周期與組織檔案管理部門每5年（或根據(jù)企業(yè)實(shí)際）會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法律部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行重新鑒定；鑒定小組需對(duì)照《企業(yè)檔案保管期限表》，結(jié)合企業(yè)發(fā)展需求，確定檔案的保管期限（永久、30年、10年等）。（二）銷毀程序?qū)Υ_無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、形成時(shí)間、數(shù)量等信息；《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門與監(jiān)銷人（兩人以上）共同銷