會(huì)議記錄及行動(dòng)計(jì)劃工具模板適用場(chǎng)景本工具適用于各類需要明確結(jié)論、分配任務(wù)并跟蹤進(jìn)度的會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：項(xiàng)目例會(huì)（同步進(jìn)度、解決問(wèn)題、規(guī)劃下階段工作）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)（明確職責(zé)、推動(dòng)協(xié)作事項(xiàng)落地）問(wèn)題復(fù)盤會(huì)（分析原因、制定改進(jìn)措施）專項(xiàng)任務(wù)啟動(dòng)會(huì)（明確目標(biāo)、分配資源、規(guī)劃執(zhí)行路徑）周期性工作總結(jié)會(huì)（回顧成果、部署后續(xù)計(jì)劃）操作流程一、會(huì)前準(zhǔn)備：保證會(huì)議高效聚焦明確會(huì)議目標(biāo)：組織者需提前確認(rèn)會(huì)議核心目的（如“確定項(xiàng)目A的Q3執(zhí)行方案”“解決B部門協(xié)作卡點(diǎn)”），避免目標(biāo)模糊導(dǎo)致討論發(fā)散。制定會(huì)議議程：列出會(huì)議需討論的關(guān)鍵議題（建議不超過(guò)5個(gè)），明確每個(gè)議題的預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)和負(fù)責(zé)人，并提前至少1天發(fā)送給參會(huì)人員。準(zhǔn)備會(huì)議材料：將背景資料、數(shù)據(jù)報(bào)表、待討論方案等整理成文檔，隨議程一同分發(fā)，方便參會(huì)者提前熟悉內(nèi)容、準(zhǔn)備意見(jiàn)。確認(rèn)參會(huì)人員：根據(jù)議題內(nèi)容邀請(qǐng)相關(guān)人員（如決策層、執(zhí)行層、關(guān)聯(lián)部門接口人），提前告知會(huì)議角色（如主持人、記錄人、議題匯報(bào)人）。二、會(huì)中記錄：關(guān)鍵信息全面準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息：由記錄人填寫會(huì)議基本信息，包括會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間）、地點(diǎn)（線上/線下會(huì)議室）、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）、主持人、記錄人。同步會(huì)議議程：主持人開場(chǎng)時(shí)重申會(huì)議目標(biāo)及議程，按順序逐項(xiàng)推進(jìn)討論，記錄人需標(biāo)注每個(gè)議題的討論狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已達(dá)成共識(shí)”“需進(jìn)一步調(diào)研”）。抓取核心討論內(nèi)容：對(duì)每個(gè)議題，記錄“討論要點(diǎn)”（關(guān)鍵分歧點(diǎn)、不同意見(jiàn)摘要）和“結(jié)論”（最終達(dá)成的共識(shí)、待明確的待辦項(xiàng)）；區(qū)分“事實(shí)陳述”（如“當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)度滯后15%”）、“觀點(diǎn)表達(dá)”（如“建議增加2名開發(fā)人員”）和“決策結(jié)果”（如“批準(zhǔn)追加預(yù)算元”），避免混淆主觀意見(jiàn)與客觀結(jié)論。明確行動(dòng)計(jì)劃：對(duì)結(jié)論中涉及的任務(wù)，當(dāng)場(chǎng)同步記錄“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”“截止時(shí)間”“交付物”及“所需資源”，保證責(zé)任到人、時(shí)間明確。三、會(huì)后整理：及時(shí)輸出與跟進(jìn)整理會(huì)議記錄：會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)，記錄人根據(jù)會(huì)議筆記補(bǔ)充完整信息（如模糊的討論要點(diǎn)、遺漏的參會(huì)人員意見(jiàn)），形成初稿并提交主持人審核。審核與分發(fā)：主持人確認(rèn)記錄內(nèi)容準(zhǔn)確性后，標(biāo)注“最終版”，于1個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)方（如項(xiàng)目組、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），抄送需跟進(jìn)任務(wù)的人員。跟蹤任務(wù)進(jìn)度：負(fù)責(zé)人需按計(jì)劃推進(jìn)任務(wù)，記錄人每周/每月通過(guò)郵件或會(huì)議同步任務(wù)進(jìn)展，對(duì)逾期未完成的任務(wù)及時(shí)提醒并協(xié)調(diào)解決障礙。歸檔記錄：會(huì)議記錄及行動(dòng)計(jì)劃最終版需按“年份+月份+會(huì)議類型”歸檔（如“2024-07項(xiàng)目例會(huì)”），方便后續(xù)查閱復(fù)盤。模板表格表1：會(huì)議基本信息表項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)議名稱例：項(xiàng)目A第三季度進(jìn)度推進(jìn)會(huì)會(huì)議時(shí)間2024年7月15日14:00-16:00會(huì)議地點(diǎn)公司3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議）主持人*記錄人*參會(huì)人員（研發(fā)部）、（市場(chǎng)部）、*（財(cái)務(wù)部）缺席人員及原因*（出差，已提前同步意見(jiàn)）會(huì)議目標(biāo)1.同步項(xiàng)目A當(dāng)前進(jìn)度及風(fēng)險(xiǎn)；2.確定Q3關(guān)鍵里程碑及資源需求表2：會(huì)議議程與討論記錄表序號(hào)議題名稱討論要點(diǎn)（關(guān)鍵分歧/觀點(diǎn)摘要）結(jié)論/決策結(jié)果1項(xiàng)目A當(dāng)前進(jìn)度匯報(bào)：開發(fā)階段完成80%，測(cè)試階段滯后；：測(cè)試資源不足導(dǎo)致延期，需協(xié)調(diào)2名測(cè)試工程師支持。1.開發(fā)部7月20日前完成剩余開發(fā)；2.財(cái)務(wù)部7月18日前審批測(cè)試資源增補(bǔ)申請(qǐng)。2Q3關(guān)鍵里程碑確認(rèn)：建議上線時(shí)間提前至9月30日；：當(dāng)前進(jìn)度難以提前，建議延期至10月15日。確定Q3上線時(shí)間為10月15日，市場(chǎng)部同步調(diào)整推廣計(jì)劃。3跨部門協(xié)作問(wèn)題解決：研發(fā)部未按時(shí)提供技術(shù)文檔，影響市場(chǎng)部方案輸出；：因需求變更頻繁導(dǎo)致文檔更新滯后。1.研發(fā)部每周五下班前同步最新技術(shù)文檔；2.需求變更需提交書面申請(qǐng)，經(jīng)*審批后執(zhí)行。表3：行動(dòng)計(jì)劃跟蹤表任務(wù)描述負(fù)責(zé)人截止時(shí)間交付物當(dāng)前狀態(tài)所需資源/支持完成剩余開發(fā)模塊*2024-07-20開發(fā)代碼及單元測(cè)試報(bào)告進(jìn)行中無(wú)審批測(cè)試資源增補(bǔ)申請(qǐng)*2024-07-18預(yù)算審批表未開始需*確認(rèn)增補(bǔ)人員及成本明細(xì)同步最新技術(shù)文檔*每周五17:00文檔版本V1.0/V2.0…進(jìn)行中需市場(chǎng)部確認(rèn)文檔需求清單調(diào)整Q3市場(chǎng)推廣計(jì)劃*2024-07-22新推廣方案（含時(shí)間節(jié)點(diǎn)）未開始需研發(fā)部提供最終功能清單使用要點(diǎn)記錄客觀簡(jiǎn)潔：避免冗長(zhǎng)描述，用bulletpoint呈現(xiàn)關(guān)鍵信息，區(qū)分“事實(shí)”與“觀點(diǎn)”，對(duì)未達(dá)成一致的議題需標(biāo)注“待下次會(huì)議討論”。行動(dòng)項(xiàng)目可量化：任務(wù)描述需具體（如“完成用戶調(diào)研”改為“完成100份用戶問(wèn)卷調(diào)研并輸出報(bào)告”），截止時(shí)間明確到日期，負(fù)責(zé)人為唯一對(duì)接人。及時(shí)跟進(jìn)閉環(huán)：對(duì)逾期任務(wù)，記錄人需主動(dòng)發(fā)起溝通，明確原因及新計(jì)劃，避免“只記