公司文檔與信息管理制度模板一、總則（一）目的為規(guī)范公司內(nèi)部文檔與信息的全流程管理，保證文檔的完整性、安全性、可用性，提高信息傳遞效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、全體員工及參與公司業(yè)務(wù)的外部協(xié)作人員，涵蓋公司各類紙質(zhì)文檔、電子文檔（含郵件、即時(shí)通訊記錄、云存儲文件等）及信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息。（三）術(shù)語定義文檔：指公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的記錄，包括但不限于制度、報(bào)告、合同、會議紀(jì)要、圖紙、數(shù)據(jù)報(bào)表等。信息：指公司各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等，以文字、圖表、圖像、音頻、視頻等形式存在。密級：根據(jù)信息敏感程度分為“公開”“內(nèi)部”“秘密”三級（具體分級標(biāo)準(zhǔn)見第三章）。二、管理職責(zé)（一）行政部負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、解釋與監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌公司文檔的集中歸檔、保管與銷毀工作；建立文檔管理臺賬，定期組織文檔安全檢查。（二）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文檔的分類、初審與審批流程監(jiān)督；指定本部門文檔管理員，落實(shí)文檔日常管理責(zé)任；保證本部門員工嚴(yán)格遵守本制度要求。（三）文檔管理員負(fù)責(zé)本部門文檔的收集、整理、編號、暫存與移交；協(xié)助行政部完成文檔歸檔與借閱登記；定期檢查本部門文檔管理情況，及時(shí)上報(bào)問題。（四）全體員工按規(guī)范創(chuàng)建、使用、存儲文檔，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，禁止泄露公司秘密信息；發(fā)覺文檔或信息安全隱患時(shí)，立即向部門負(fù)責(zé)人或行政部報(bào)告。三、文檔分類與分級（一）文檔分類根據(jù)業(yè)務(wù)屬性將文檔分為以下一級分類，各部門可根據(jù)實(shí)際需求細(xì)化二級分類：一級分類二級分類示例（供參考）行政管理類制度文件、會議紀(jì)要、通知公告、辦公物資管理記錄等人力資源類招聘資料、勞動(dòng)合同、員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核等財(cái)務(wù)管理類預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷單、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等項(xiàng)目管理類項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、合同、進(jìn)度計(jì)劃、驗(yàn)收報(bào)告等技術(shù)研發(fā)類技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、研發(fā)記錄、專利申請材料、測試報(bào)告等市場營銷類營銷策劃案、客戶資料、合同、市場調(diào)研報(bào)告、宣傳材料等（二）文檔密級分級標(biāo)準(zhǔn)密級定義保管期限知悉范圍公開可向社會公開，對公司經(jīng)營無影響的信息按需確定全體員工及外部相關(guān)方內(nèi)部公司內(nèi)部使用，泄露后可能對正常運(yùn)營造成輕微影響的信息3-10年公司內(nèi)部相關(guān)部門及人員秘密關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息、核心技術(shù)資料等，泄露后可能對公司造成重大損失或法律風(fēng)險(xiǎn)長期或永久保管經(jīng)授權(quán)的特定人員及部門負(fù)責(zé)人四、文檔生命周期管理流程（一）文檔創(chuàng)建與命名規(guī)范創(chuàng)建要求：文檔內(nèi)容需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司業(yè)務(wù)規(guī)范；電子文檔需使用公司指定辦公軟件（如Office、WPS等），避免使用非正版或加密軟件。命名規(guī)則：紙質(zhì)文檔：部門代碼-文檔分類代碼-年份-序號（示例：HR-ZD-2024-001，HR為人力資源部代碼，ZD為制度文件分類代碼）；電子文檔：[部門]-[文檔分類]-[年份]-[序號]-[關(guān)鍵詞]（示例：[行政部]-[會議紀(jì)要]-2024-001-戰(zhàn)略研討會）。（二）文檔審核與審批審核流程：經(jīng)辦人擬稿：按命名規(guī)則創(chuàng)建文檔，填寫《文檔審批流轉(zhuǎn)表》（見附件1）；部門初審：部門負(fù)責(zé)人審核文檔內(nèi)容合規(guī)性、完整性，簽署意見；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)文檔密級及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)*（如副總經(jīng)理、總工程師等）審批；終審（如需）：涉及公司重大決策或秘密級文檔，需提交總經(jīng)理*終審。審批時(shí)限：一般文檔應(yīng)在提交后2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，緊急文檔可標(biāo)注“特急”，1個(gè)工作日內(nèi)完成。（三）文檔發(fā)布與流轉(zhuǎn)發(fā)布：審批通過后，行政部對紙質(zhì)文檔加蓋“公司專用章”，電子文檔至公司指定云存儲平臺（如企業(yè)網(wǎng)盤），發(fā)布權(quán)限由行政部統(tǒng)一設(shè)置。流轉(zhuǎn)：內(nèi)部流轉(zhuǎn)：通過公司OA系統(tǒng)或指定即時(shí)通訊工具傳遞，禁止使用個(gè)人郵箱、等非指定渠道；外部流轉(zhuǎn)：涉及外部單位的文檔，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，通過加密方式發(fā)送（如加密郵件、企業(yè)專屬傳輸工具），并留存發(fā)送記錄。（四）文檔歸檔歸檔范圍：審批完成的正式文檔、具有保存價(jià)值的草稿、修改稿等均需歸檔。歸檔步驟：整理：文檔管理員按分類整理文檔，去除無關(guān)附件，保證頁碼連續(xù)；填寫清單：填寫《文檔歸檔清單》（見附件2），注明文檔編號、名稱、密級、頁數(shù)、歸檔日期等信息；移交歸檔：每月5日前，將上月歸檔文檔（含紙質(zhì)版及電子版）移交至行政部，行政部核對無誤后入庫登記。歸檔存儲：紙質(zhì)文檔：存放于符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的文件柜，標(biāo)注分類標(biāo)簽，防火、防潮、防蟲；電子文檔：存儲于公司指定服務(wù)器，定期進(jìn)行備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)異地保存。（五）文檔借閱與使用借閱權(quán)限：公開級文檔：員工可自行在云平臺查閱；內(nèi)部級文檔：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級文檔：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，且僅限在工作場所查閱。借閱流程：員工填寫《文檔借閱申請表》（見附件3），注明借閱文檔、用途、歸還時(shí)間；審批通過后，文檔管理員辦理借閱登記（紙質(zhì)文檔簽字確認(rèn)，電子文檔開通臨時(shí)訪問權(quán)限）；借閱期限：內(nèi)部級文檔不超過7天，秘密級文檔不超過3天，到期需續(xù)借的重新申請。使用要求：借閱文檔不得涂改、勾畫、抽取、撤換，禁止復(fù)制、摘抄秘密級文檔（經(jīng)批準(zhǔn)除外）。（六）文檔銷毀銷毀范圍：超過保管期限、無繼續(xù)保存價(jià)值的文檔，或因業(yè)務(wù)變更失效的文檔。銷毀流程：鑒定：行政部會同相關(guān)部門每半年對到期文檔進(jìn)行鑒定，形成《文檔銷毀清單》；審批：《銷毀清單》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后，方可銷毀；執(zhí)行：紙質(zhì)文檔采用碎紙機(jī)銷毀，電子文檔進(jìn)行徹底刪除（低級格式化或?qū)I(yè)銷毀工具），銷毀時(shí)需由2人以上監(jiān)督，并在《銷毀清單》上簽字確認(rèn)。五、信息安全要求（一）存儲安全電子文檔需存儲在公司指定服務(wù)器或云平臺，禁止存放在個(gè)人電腦、移動(dòng)硬盤（非加密）或公共網(wǎng)盤；秘密級電子文檔需采用公司指定的加密軟件進(jìn)行加密，密鑰由行政部統(tǒng)一保管；定期檢查存儲設(shè)備狀態(tài)，保證數(shù)據(jù)無損壞、無丟失。（二）傳輸安全傳輸敏感信息（含秘密級、內(nèi)部級文檔）時(shí)，必須使用加密通道（如SSL加密郵件、公司內(nèi)部加密通訊工具）；禁止在互聯(lián)網(wǎng)論壇、社交媒體、個(gè)人社交平臺等公開或半公開渠道傳輸公司文檔；傳輸重要文件后，需通過電話或即時(shí)通訊工具與接收方確認(rèn)，保證對方已收到且內(nèi)容完整。（三）權(quán)限管理行政部根據(jù)員工崗位職責(zé)分配文檔訪問權(quán)限，權(quán)限變更時(shí)（如員工離職、轉(zhuǎn)崗）及時(shí)調(diào)整；禁止越權(quán)查閱、復(fù)制或修改文檔，發(fā)覺權(quán)限濫用立即上報(bào)；員工離職時(shí)，部門需收回其所有文檔訪問權(quán)限，并確認(rèn)其個(gè)人設(shè)備中無未歸檔的公司文檔。六、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督行政部每季度組織一次文檔管理專項(xiàng)檢查，內(nèi)容包括：文檔分類、歸檔是否規(guī)范；借閱登記、審批流程是否完整；電子文檔存儲、備份是否符合要求；員工對制度執(zhí)行情況。（二）考核與獎(jiǎng)懲對在文檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人（如及時(shí)發(fā)覺信息泄露風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范歸檔等），給予通報(bào)表揚(yáng)或適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)；對違反本制度的行為，根據(jù)情節(jié)輕重處理：輕微違規(guī)（如文檔命名不規(guī)范、借閱逾期未還）：口頭警告，責(zé)令整改；一般違規(guī)（如未審批流轉(zhuǎn)內(nèi)部級文檔、在非指定設(shè)備存儲文檔）：書面警告，扣減當(dāng)月績效分?jǐn)?shù)；嚴(yán)重違規(guī)（如泄露秘密信息、擅自銷毀文檔）：按公司《員工獎(jiǎng)懲制度》給予處分，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任。七、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，修訂后需報(bào)總經(jīng)理*批準(zhǔn)生效；本制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)；附件：《文檔審批流轉(zhuǎn)表》《文檔歸檔清單》《文檔借閱申請表》（略，可根據(jù)公司實(shí)際格式補(bǔ)充）。附件1：文檔審批流轉(zhuǎn)表（示例）文檔編號文檔名稱分類密級經(jīng)辦人創(chuàng)建日期部門初審意見（簽字/日期）分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見（簽字/日期）歸檔狀態(tài)HR-ZP-2024-0012024年春季招聘計(jì)劃人力資源類內(nèi)部2024-03-01同意，按計(jì)劃執(zhí)行（/2024-03-02）同意（*/2024-03-03）已歸檔附件2：文檔歸檔清單（示例）歸檔編號文檔名稱分類密級頁數(shù)歸檔日期移交人接收人DA-2024-03-0012024年3月部