采購與供應(yīng)鏈管理通用工具模板類說明一、適用場景與價值體現(xiàn)二、標準化操作流程1.需求發(fā)起與提報責(zé)任主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）關(guān)鍵動作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)計劃（如生產(chǎn)排程、項目節(jié)點、庫存預(yù)警）填寫《采購申請表》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、需求數(shù)量、到貨日期、預(yù)算金額、用途說明等核心信息；需求部門負責(zé)人*對申請內(nèi)容的合理性、必要性進行審核，重點核對數(shù)量與實際需求的匹配度；采購部接收申請表后，對采購預(yù)算（如超出預(yù)算需附說明）、規(guī)格描述的清晰度進行初審，避免模糊描述導(dǎo)致后續(xù)采購偏差。輸出文件：《采購申請表》（需部門負責(zé)人及采購專員簽字確認）2.供應(yīng)商尋源與評估責(zé)任主體：采購部關(guān)鍵動作：根據(jù)采購需求類型（如標準件、定制化服務(wù)），通過供應(yīng)商庫篩選、行業(yè)推薦、公開招標等方式確定候選供應(yīng)商；對候選供應(yīng)商進行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、質(zhì)量體系認證等）和現(xiàn)場考察（如生產(chǎn)能力、倉儲條件、品控流程）；組織技術(shù)、質(zhì)量、財務(wù)等多部門聯(lián)合評審，從價格、交期、質(zhì)量、服務(wù)、合作穩(wěn)定性等維度評分，形成《供應(yīng)商評估報告》，合格供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》。輸出文件：《供應(yīng)商評估報告》《合格供應(yīng)商名錄》（每季度動態(tài)更新）3.采購訂單執(zhí)行責(zé)任主體：采購部、供應(yīng)商關(guān)鍵動作：采購專員*根據(jù)《采購申請表》及《合格供應(yīng)商名錄》，向選定供應(yīng)商下達《采購訂單》，明確訂單編號、物料信息、價格、交貨地點、驗收標準、付款條款等；供應(yīng)商確認訂單后，反饋生產(chǎn)/備貨周期，采購部跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)進度，關(guān)鍵節(jié)點（如原材料采購、生產(chǎn)排程）需同步確認；若需變更訂單（如數(shù)量調(diào)整、交期延遲），由采購部發(fā)起《訂單變更申請》，經(jīng)需求部門、財務(wù)部審核后，書面通知供應(yīng)商并留存確認記錄。輸出文件：《采購訂單》《訂單變更申請》（需多方簽字確認）4.交付驗收與入庫責(zé)任主體：采購部、倉庫部、需求部門關(guān)鍵動作：供應(yīng)商按訂單交貨后，倉庫部核對送貨單信息（物料名稱、數(shù)量、批次）與訂單一致性，檢查外包裝完整性；需求部門或質(zhì)檢部按《驗收標準表》進行檢驗（如物料規(guī)格、功能參數(shù)、合格證），驗收合格則簽署《入庫單》；若驗收不合格，倉庫部填寫《不合格品處理單》，采購部及時與供應(yīng)商溝通（退換貨、索賠等），處理結(jié)果需經(jīng)質(zhì)量部*確認。輸出文件：《入庫單》《不合格品處理單》《驗收標準表》5.付款結(jié)算與對賬責(zé)任主體：財務(wù)部、采購部關(guān)鍵動作：供應(yīng)商根據(jù)《入庫單》開具合規(guī)發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（抬頭、稅號、金額）與訂單、入庫單一致性，確認無誤后提交《付款申請表》；財務(wù)部審核付款申請，確認合同約定的付款節(jié)點（如預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金）及資金預(yù)算，審批通過后安排付款；每月采購部與供應(yīng)商對賬，核對收貨數(shù)量、付款金額，保證賬實相符，形成《月度對賬表》。輸出文件：《付款申請表》《月度對賬表》（需采購經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理簽字）三、核心工具模板清單1.采購申請表序號物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量到貨日期預(yù)算金額（元）用途說明需求部門申請人審核人1鋼材Q23520mm噸52023-12-1025,000生產(chǎn)A產(chǎn)品生產(chǎn)部張*李*2.供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話資質(zhì)等級（如ISO9001）價格評分（30%）交期評分（25%）質(zhì)量評分（25%）服務(wù)評分（20%）總分評級（A/B/C）評估部門評估日期鋼鐵廠王*138一級8590889288.75A采購部2023-11-203.采購訂單訂單編號：PO20231120001訂單日期：2023-11-20供應(yīng)商名稱：鋼鐵廠供應(yīng)商地址：市區(qū)收貨地址：公司1號倉庫聯(lián)系人：王*序號物料名稱—————-1鋼材Q235備注：預(yù)付30%，到貨付60%，質(zhì)保金10%采購專員：趙*4.入庫單入庫單編號：RK20231210001入庫日期：2023-12-10供應(yīng)商名稱：鋼鐵廠訂單編號：PO20231120001序號物料名稱—————-1鋼材Q235四、關(guān)鍵風(fēng)險控制要點需求管理風(fēng)險：需求部門需提前3-5個工作日提交采購申請，緊急采購需附《緊急采購說明》，避免因倉促采購導(dǎo)致規(guī)格不符或成本上升；供應(yīng)商風(fēng)險：新供應(yīng)商首次合作需簽訂《試用期合作協(xié)議》，試用期內(nèi)質(zhì)量不合格率超過5%直接淘汰；核心供應(yīng)商每半年進行一次現(xiàn)場復(fù)評；合同風(fēng)險：采購金額超5000元或定制化物料必須簽訂書面合同，明確違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力條款等；驗收風(fēng)險：質(zhì)檢人員需獨立于采購和需求部門，驗收時留存樣品（如適用），不合格品需隔離存放并拍照記錄，避免混料；付款