會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要編寫(xiě)工具集一、典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具集適用于各類(lèi)企業(yè)、組織內(nèi)部及跨部門(mén)會(huì)議的記錄與紀(jì)要編寫(xiě)工作，具體場(chǎng)景包括：例行工作會(huì)議：如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)、季度規(guī)劃會(huì)等，需系統(tǒng)梳理議題進(jìn)展、明確后續(xù)行動(dòng)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、需求評(píng)審會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)討論會(huì)等，需聚焦關(guān)鍵決策、任務(wù)分工與時(shí)間節(jié)點(diǎn)；跨部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議：如資源對(duì)接會(huì)、流程優(yōu)化會(huì)等，需記錄各方意見(jiàn)、協(xié)調(diào)結(jié)果與責(zé)任邊界；決策審批會(huì)議：如方案評(píng)審會(huì)、預(yù)算審議會(huì)等，需準(zhǔn)確呈現(xiàn)討論依據(jù)、表決結(jié)果及執(zhí)行要求；臨時(shí)應(yīng)急會(huì)議：如突發(fā)問(wèn)題處理會(huì)、緊急任務(wù)部署會(huì)等，需快速捕捉核心信息、明確應(yīng)急措施與負(fù)責(zé)人。二、會(huì)議記錄與紀(jì)要編寫(xiě)標(biāo)準(zhǔn)化流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心信息與會(huì)議組織者確認(rèn)會(huì)議主題、目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品迭代方向”“解決跨部門(mén)協(xié)作流程卡點(diǎn)”）、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及議程順序；確認(rèn)參會(huì)人員范圍（必參人員、列席人員）、主持人及記錄人（若未指定，需提前主動(dòng)承擔(dān)）。梳理會(huì)議背景與資料收集會(huì)議相關(guān)背景文件（如上次會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報(bào)表），提前熟悉議題邏輯與關(guān)鍵術(shù)語(yǔ)；若涉及復(fù)雜議題，可提前向參會(huì)人員知曉核心關(guān)注點(diǎn)，預(yù)判討論重點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會(huì)議性質(zhì)選擇記錄方式：常規(guī)會(huì)議可優(yōu)先使用電子工具（如Word、Excel、專(zhuān)業(yè)會(huì)議記錄軟件），需快速記錄時(shí)采用“語(yǔ)音轉(zhuǎn)文字+關(guān)鍵詞標(biāo)注”；敏感或重要會(huì)議建議采用“雙記錄法”（一人速記+一人錄音，需提前告知參會(huì)者錄音用途）；打印或打開(kāi)會(huì)議記錄模板（見(jiàn)后文“核心模板參考”），預(yù)留議程、發(fā)言要點(diǎn)、決議、待辦等模塊填寫(xiě)區(qū)域。（二）會(huì)中記錄：捕捉關(guān)鍵信息聚焦核心內(nèi)容，避免“流水賬”記錄重點(diǎn)：圍繞會(huì)議目標(biāo)，優(yōu)先記錄討論中的“問(wèn)題分析、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同觀點(diǎn)、最終結(jié)論、行動(dòng)指令”五類(lèi)信息；簡(jiǎn)化表達(dá)：用縮寫(xiě)、符號(hào)（如“→”表示“導(dǎo)致”，“√”表示“同意”）替代長(zhǎng)句，對(duì)重復(fù)表述提煉核心觀點(diǎn)（如“經(jīng)理強(qiáng)調(diào)：需在7月15日前完成用戶(hù)調(diào)研報(bào)告，覆蓋3個(gè)核心用戶(hù)群體”簡(jiǎn)化為“經(jīng)理：7.15前提交3群體用戶(hù)調(diào)研報(bào)告”）。區(qū)分發(fā)言類(lèi)型，標(biāo)注責(zé)任主體對(duì)“陳述事實(shí)”“表達(dá)意見(jiàn)”“提出建議”“作出決策”等不同發(fā)言類(lèi)型，用不同符號(hào)或顏色標(biāo)記（如事實(shí)陳述用“□”，建議用“○”，決策用“★”）；明確每條信息的責(zé)任主體：發(fā)言者姓名（用號(hào)代替，如“總”“主管”）、任務(wù)負(fù)責(zé)人（如“工負(fù)責(zé)跟進(jìn)資源對(duì)接”）、截止時(shí)間（如“8月30日前完成”）。動(dòng)態(tài)標(biāo)注待辦事項(xiàng)與爭(zhēng)議點(diǎn)對(duì)會(huì)議中明確的“任務(wù)、動(dòng)作、負(fù)責(zé)人、時(shí)間”四要素，單獨(dú)記錄在“待辦事項(xiàng)清單”區(qū)域，用“【】”標(biāo)注（如“【*工：整理需求文檔初稿→8.10前】”）；對(duì)未達(dá)成一致或需進(jìn)一步討論的爭(zhēng)議點(diǎn)，記錄“爭(zhēng)議焦點(diǎn)+各方觀點(diǎn)+待確認(rèn)事項(xiàng)”（如“爭(zhēng)議：是否增加A功能→總：優(yōu)先保障核心功能，A功能延后；主管：用戶(hù)需求強(qiáng)烈，需評(píng)估成本→待：*工8.12日前提交成本分析報(bào)告”）。（三）會(huì)后整理：形成規(guī)范紀(jì)要信息核對(duì)與補(bǔ)充會(huì)后1小時(shí)內(nèi)回顧記錄，對(duì)照會(huì)議錄音（若有）補(bǔ)充遺漏的關(guān)鍵信息，重點(diǎn)核對(duì)決議內(nèi)容、待辦事項(xiàng)的“責(zé)任主體、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、交付標(biāo)準(zhǔn)”是否準(zhǔn)確；對(duì)模糊表述（如“盡快完成”“適當(dāng)調(diào)整”），需聯(lián)系相關(guān)參會(huì)者明確具體要求（如“‘盡快完成’=8月20日前提交初稿”）。編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要按“會(huì)議基本信息→核心議題→討論要點(diǎn)→決議結(jié)論→待辦事項(xiàng)→附件”結(jié)構(gòu)撰寫(xiě)，邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔（避免口語(yǔ)化，如“我覺(jué)得”改為“會(huì)議認(rèn)為”，“他們要”改為“相關(guān)部門(mén)需”）；決議結(jié)論需明確“做什么（What）、誰(shuí)負(fù)責(zé)（Who）、何時(shí)完成（When）”，待辦事項(xiàng)按優(yōu)先級(jí)或時(shí)間順序排序，標(biāo)注“緊急/重要”程度（如“【緊急重要】工：8.15前提交預(yù)算審批表→財(cái)務(wù)部經(jīng)理”）。審核與分發(fā)紀(jì)要初稿完成后，提交主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，保證內(nèi)容準(zhǔn)確反映會(huì)議成果；審核通過(guò)后，24小時(shí)內(nèi)通過(guò)內(nèi)部溝通工具（如企業(yè)釘釘）或郵件發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)方，抄送存檔部門(mén)（如行政部、項(xiàng)目管理辦公室）；紀(jì)要文件命名規(guī)范：“會(huì)議主題-日期-版本號(hào)”（如“Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)-20230815-終稿”）。三、核心模板參考（一）會(huì)議記錄模板（速記版）會(huì)議基本信息|會(huì)議主題：項(xiàng)目需求評(píng)審會(huì)

時(shí)間：2023年8月15日14:00-16:30

地點(diǎn)：3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（企業(yè)）

主持人：*總

記錄人：*助理

參會(huì)人員：總（產(chǎn)品部）、經(jīng)理（研發(fā)部）、主管（測(cè)試部）、工（設(shè)計(jì)部）、*專(zhuān)員（市場(chǎng)部）

列席人員：*實(shí)習(xí)生議程發(fā)言要點(diǎn)決議/結(jié)論待辦事項(xiàng)1.需求背景介紹*專(zhuān)員：市場(chǎng)部調(diào)研顯示，用戶(hù)對(duì)“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能需求占比65%，當(dāng)前版本無(wú)法滿(mǎn)足批量導(dǎo)出需求。確認(rèn)“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”為本次迭代核心功能。無(wú)2.技術(shù)可行性討論經(jīng)理：研發(fā)部需評(píng)估開(kāi)發(fā)周期，涉及底層接口改造，預(yù)計(jì)需15個(gè)工作日；工：設(shè)計(jì)部可同步提供交互原型。技術(shù)方案需8月20日前提交，原型與方案同步評(píng)審?！?經(jīng)理：8.20日前提交技術(shù)方案→研發(fā)部】3.優(yōu)先級(jí)確認(rèn)總：優(yōu)先保障“Excel格式導(dǎo)出”，CSV格式延后；主管：測(cè)試部需同步制定測(cè)試用例。“Excel導(dǎo)出”功能為P0級(jí)需求，8月30日前上線?！局鞴埽?.25日前提交測(cè)試用例→測(cè)試部】【工：8.18日前完成交互原型→設(shè)計(jì)部】4.資源協(xié)調(diào)總：研發(fā)部抽調(diào)2名開(kāi)發(fā)人員專(zhuān)項(xiàng)支持，專(zhuān)員需配合提供用戶(hù)場(chǎng)景案例。資源支持已確認(rèn)，用戶(hù)案例8月17日前提交?！?專(zhuān)員：8.17日前提交3個(gè)用戶(hù)場(chǎng)景案例→市場(chǎng)部】備注：爭(zhēng)議點(diǎn)“是否支持導(dǎo)出加密文件”，未達(dá)成一致，需下次會(huì)議討論。（二）會(huì)議紀(jì)要模板（正式版）公司Q3產(chǎn)品規(guī)劃會(huì)議紀(jì)要一、會(huì)議基本信息會(huì)議主題：Q3產(chǎn)品功能迭代規(guī)劃會(huì)議時(shí)間：2023年8月15日09:00-11:30會(huì)議地點(diǎn)：總部大樓5樓多功能廳主持人：*總（產(chǎn)品總監(jiān)）記錄人：*助理參會(huì)人員：產(chǎn)品部經(jīng)理、研發(fā)部經(jīng)理、測(cè)試部主管、市場(chǎng)部專(zhuān)員、運(yùn)營(yíng)部*主管分發(fā)范圍：公司管理層、各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人二、核心議題與討論要點(diǎn)議題一：Q3用戶(hù)核心需求優(yōu)先級(jí)排序市場(chǎng)部*專(zhuān)員匯報(bào)：基于二季度用戶(hù)調(diào)研（樣本量1000+），Top3需求為“數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能（65%）”“界面?zhèn)€性化（45%）”“消息提醒優(yōu)化（38%）”。研發(fā)部*經(jīng)理反饋：“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”需底層架構(gòu)調(diào)整，開(kāi)發(fā)周期較長(zhǎng)；“界面?zhèn)€性化”可復(fù)用現(xiàn)有組件，周期較短。運(yùn)營(yíng)部*主管補(bǔ)充：“消息提醒優(yōu)化”對(duì)用戶(hù)留存提升顯著，建議優(yōu)先級(jí)前置。議題二：資源分配與時(shí)間規(guī)劃產(chǎn)品部*經(jīng)理提出：Q3迭代周期為12周，可分配3個(gè)開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)（A組、B組、C組），每組支持1個(gè)核心功能。測(cè)試部*主管建議：每個(gè)功能需預(yù)留1周回歸測(cè)試時(shí)間，避免延期。三、決議結(jié)論功能優(yōu)先級(jí)確認(rèn)：P0級(jí)（必做）：“數(shù)據(jù)導(dǎo)出（Excel格式）”“消息提醒優(yōu)化”；P1級(jí)（選做）：“界面?zhèn)€性化”，若資源允許可啟動(dòng)。時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確：8月20日前：產(chǎn)品部輸出詳細(xì)需求文檔，研發(fā)部提交技術(shù)方案；8月27日前：完成原型評(píng)審與開(kāi)發(fā)計(jì)劃拆解；10月15日前：P0級(jí)功能上線，10月20日前完成全量測(cè)試。四、待辦事項(xiàng)清單序號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任人截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)交付物1輸出“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”功能詳細(xì)需求文檔*經(jīng)理8月20日緊急重要需求文檔（V1.0）2提交“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”技術(shù)方案*經(jīng)理8月20日緊急重要技術(shù)方案（含排期）3輸出“消息提醒優(yōu)化”需求文檔*主管8月22日緊急重要需求文檔（V1.0）4制定“界面?zhèn)€性化”備選方案*工8月25日重要備選方案原型（2版）5同步Q3迭代計(jì)劃至各部門(mén)*助理8月28日重要迭代計(jì)劃表（審批版）五、附件《Q3用戶(hù)需求調(diào)研報(bào)告》《Q3產(chǎn)品迭代甘特圖（草案）》六、后續(xù)安排下次會(huì)議時(shí)間：2023年8月22日14:00，議題：技術(shù)方案與原型評(píng)審，參會(huì)人員：產(chǎn)品部、研發(fā)部、設(shè)計(jì)部、測(cè)試部負(fù)責(zé)人。記錄人簽字：*助理審核人簽字：*總?cè)掌冢?023年8月15日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）信息準(zhǔn)確性：避免“二次傳遞失真”對(duì)數(shù)據(jù)、時(shí)間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，需與發(fā)言者當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)（如“*總，您剛才提到的截止時(shí)間是8月30日，對(duì)嗎？”）；禁止根據(jù)個(gè)人理解“概括”發(fā)言?xún)?nèi)容，尤其對(duì)決策類(lèi)表述（如“同意調(diào)整方案”需明確調(diào)整方向，“暫緩執(zhí)行”需明確觸發(fā)條件）。（二）客觀中立性：記錄“事實(shí)”而非“觀點(diǎn)”區(qū)分“事實(shí)陳述”（如“用戶(hù)調(diào)研樣本量為1000+”）與“個(gè)人觀點(diǎn)”（如“我認(rèn)為這個(gè)功能沒(méi)必要”），對(duì)后者需標(biāo)注發(fā)言主體（如“*主管認(rèn)為該功能優(yōu)先級(jí)較低”）；不在紀(jì)要中添加主觀評(píng)價(jià)（如“*經(jīng)理的提議非常合理”），改為客觀記錄“會(huì)議認(rèn)為該提議具有可行性”。（三）及時(shí)性：杜絕“拖延記錄與分發(fā)”會(huì)后2小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄整理，24小時(shí)內(nèi)完成紀(jì)要編寫(xiě)與審核，避免信息遺忘或細(xì)節(jié)模糊；緊急會(huì)議（如突發(fā)問(wèn)題處理會(huì)）需在會(huì)議結(jié)束后立即輸出簡(jiǎn)版紀(jì)要（含核心決議與待辦），后續(xù)補(bǔ)充完整版。（四）保密性：嚴(yán)守“敏感信息邊界”對(duì)涉及公司戰(zhàn)略、未公開(kāi)數(shù)據(jù)、個(gè)人隱私等敏感信息，需按公司保密制度標(biāo)注“內(nèi)部保密”“僅傳閱”等字樣，限制分發(fā)范圍；禁止將會(huì)議記錄、紀(jì)要等文件通過(guò)非加密渠道（如個(gè)人公共郵箱）傳輸。（五）格式規(guī)范性：提升“信息查閱效率”統(tǒng)一模板格式：字體（宋體/微軟雅黑）